RESOLUCION 444 de 2019

LA DIRECTORA GENERAL En ejercicio de sus facultades, conferidas por el artículo 40, numeral 1 de la Ley 938 del 30 de diciembre de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el Gobierno Nacional expidió la Ley 1940 de 2018, por medio de la cual, se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del primero de enero al 31de diciembre de 2019.

Que en cumplimiento a lo dispuesto a la norma en comento se hace necesario adoptar los lineamientos para el adecuado funcionamiento y ejecución de los recursos públicos para la adecuada prestación de los servicios en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

Que de igual manera se hace necesario atender las directrices emitidas por el Gobierno Nacional a través de las diferentes directivas presidenciales.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1.

ADOPCIÓN. Adoptar la política de la Austeridad del Gasto Público en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

Artículo 2.

OBJETIVOS DE LA POLÍTICA. Definir los lineamientos para la idónea administración, uso racional y ejecución de los recursos públicos destinados por el Gobierno Nacional para el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses - INMLCF; mediante una cultura de austeridad, e implementar los controles que permitan la eficiencia y eficacia en el uso de dichos recursos. Así mismo mediante la presente política se unificarán los criterios que permitan disminuir el gasto operacional del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses - INMLCF.

Artículo 3.

ALCANCE DE LA POLÍTICA. Los lineamientos son aplicables a todos los procesos y dependencias del INMLCF y debe ser acatados por todos los servidores y contratistas del Instituto.

Artículo 4.

MARCO LEGAL Y NORMATIVO.

Decreto 26 de 1998 Decreto 1737 de 1998 Directiva Presidencial 10 de 2002 Directiva Presidencial 04 de 2012 Directiva Presidencial 06 de 2014 Directiva Presidencial 09 de 2018 Ley 1940 de 2018

Artículo 5.

GLOSARIO.

Austeridad: Reducción del gasto por parte del Gobierno Nacional con el objetivo de reducir el déficit presupuestario. Indicador: Representación cuantitativa establecida entre dos o más variables con el fin de medir avances o retrocesos en el logro de un objetivo. INMLCF: Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Planeación: Proceso debidamente organizado, mediante el cual se establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas, en función de los objetivos y metas del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses - INMLCF; tomando en consideración la disponibilidad de recursos reales y potenciales, lo que permite establecer un marco de referencia necesario para concretar planes y acciones específicas a realizar en el tiempo y en el espacio, de acuerdo al Plan Anual de Adquisiciones. Presupuesto General de la Nación: Instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social. Política de Austeridad: Son las acciones encaminadas a bajar los gastos púbicos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses - INMLCF, realizando una mejor administración y uso de los recursos públicos. Cero Papel: Es la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sin eliminar completamente su uso.

Artículo 6.

POLÍTICA. El Instituto Nacional de Medicina legal y Ciencias Forenses atendiendo lo ordenado por el Gobierno Nacional, en cuanto a la austeridad del gasto, se compromete a adoptar e incorporar nuevas prácticas administrativas y ambientales que permitan la optimización del uso de los recursos públicos y la generación de resultados eficientes en cumplimiento de la misión institucional.

Artículo 7.

COMPROMISOS FRENTE A LOS GASTOS DE PERSONAL.

1. INDEMNIZACIÓN POR VACACIONES.
Dado que la liquidación de las vacaciones se realiza frente al periodo en el cual se causan, desde las distintas dependencias se deberá contribuir a que los servidores públicos del INMLCF disfruten de sus vacaciones una vez se cause su derecho, ello con el propósito de evitar acumulación de periodos que generan aumento en la liquidación de las mismas. Así mismo, las vacaciones se aplazarán única y exclusivamente por necesidades del servicio debidamente justificadas, ello en aras de contribuir a la idónea planeación presupuestal y la efectiva prestación del servicio del INMLCF. FÓRMULA: No. de Servidores que salieron a vacaciones en el trimestre / Total de Servidores programados en el trimestre * 100

MEDICIÓN: Trimestral CUMPLIMIENTO: 100%

2. HORAS EXTRAS . Las horas extras causadas por los servidores del INMLCF se compensarán en dinero o en tiempo, así, en aras de contribuir al ahorro del presupuesto, el superior jerárquico competente deberá dar a conocer a los funcionarios las bondades de la compensación en tiempo de las horas extras causadas, ello con el propósito de incentivar el descanso como forma de compensación. Así mismo, estas se generan estrictamente por necesidades del servicio debidamente justificadas, siendo ajustadas a las estrictamente necesarias.
Como aporte a la política de compensación en tiempo por concepto de horas extras trabajadas, el Grupo Nacional de Tecnologías de Información y Comunicaciones con el apoyo del Grupo Nacional de Gestión de Desarrollo está revisando el tema de poder viabilizar la implementación de un módulo en el Sistema de Información SIAF-WEB que permita el registro de las horas extras laboradas con su respectiva justificación y soporte. FÓRMULA: ((Horas Extras Vigencia Anterior) 712)- (por definir) horas

MEDICIÓN: Trimestral

3. SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS.
Se realizará una revisión previa y rigurosa de las razones que justifiquen la contratación de personal para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, basada exclusivamente en la inexistencia de personal de planta para desarrollar determinadas actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones del Instituto y a los lineamientos internos específicos en la materia, logrando las mejores condiciones de calidad, oportunidad y transparencia en el proceso contractual. Solo se celebrarán aquellos contratos que sean estrictamente necesarios para coadyuvar el cumplimiento de las funciones y fines del INMLCF, así mismo, en aras de evitar pagos que vulneren el Tesoro Público, se tendrá en cuenta la tabla de costos para contratistas vigente. INDICADOR: Presupuesto invertido en contratos de prestación del servicio del trimestre actual x 5 % Menos con relación al trimestre anterior Pl CPS TRIMESTRE ACTUAL x 5% -/Pl CPS TRIMESTRE ANTERIOR

Artículo 8.

COMPROMISOS FRENTE A LOS GASTOS GENERALES

1. VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE AL INTERIOR

a. COMISIONES DE ESTUDIO. El Comité de Capacitación, órgano competente para otorgar comisiones de estudios al interior y exterior del país, deberá evaluar las solicitudes frente a la contribución que tiene la misma al mejoramiento directo de la prestación del servicio, ello desde de la función que preste el servidor público del INMLCF. Lo anterior, con el propósito de evitar traumatismos administrativos y financieros en el INMLCF dado que la comisión implica que el funcionario comisionado percibe un salario sin la prestación efectiva de sus servicios. Con el fin de poder medir el impacto de esta política en el coeficiente de austeridad del gasto el Instituto incorporo dentro de la documentación del Sistema Integrado de Gestión, el procedimiento EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Código DG-M-P-065 que a su vez contiene el anexo B, el cual permite medir de una manera objetiva la eficacia de la capacitación recibida, en términos de impacto en la prestación del servicio. b. COMISIONES DE SERVICIO. Para este concepto el Instituto ha comunicado reiterativamente la imperiosa necesidad de que las solicitudes de comisiones se deben hacer llegar con 30 días anticipación a la Subdirección Administrativa y Financiera a fin de poder revisar el impacto en el presupuesto y en la prestación del servicio. Con respecto a la política de asistencia a audiencias virtuales dentro del contexto de austeridad del gasto, se ha venido trabajando en la asistencia de los peritos citados a audiencia de juicio oral para que las mismas se realicen en forma virtual. Es importante resaltar que para el diseño de esta política específica se tuvo en cuenta información suministrada por el Consejo Superior de la Judicatura que señala que en el año 2016 se realizaron más de 6000 audiencias virtuales en el territorio nacional y que 110 se llevaron a cabo en el exterior. c. TIQUETES AÉREOS. Debido al alto volumen de tiquetes que debe adquirir el Instituto, para el cumplimento de la misión institucional, la política de austeridad en el gasto para este rubro se compromete a: i. Ubicar la tarifa aérea más económica: todos los viajes vía aérea nacionales e internacionales se realizarán en clase económica o súper económica, procurando la asignación del vuelo en la franja horaria en la cual se pueda generar mayor austeridad del gasto, ii. Para el desplazamiento de los funcionarios y contratistas, la solicitud se debe enviar al Grupo Nacional de Gestión de Comisiones y Viáticos, con 30 días de antelación a la fecha del viaje, iii. Como medida de contingencia para la asistencia a audiencias de juicio oral, solicitadas por autoridad competente, sobre el tiempo a la fecha del viaje, únicamente se gestionaran aquellas que se alleguen con mínimo 5 días de antelación, iv. Los tiquetes aéreos requeridos para la atención de una fuerza mayor o caso fortuito, se emitirán en su momento y deberán ser legalizados el primer día hábil siguiente a la ocurrencia de la fuerza mayor o caso fortuito, v. Para atender los requerimientos por necesidades del servicio de tiquetes aéreos de las directivas, por estrictas necesidades del servicio se emitirán con 1 día de anterioridad, vi. No se emitirán tiquetes aéreos, en los trayectos Bogotá - Ibagué - Bogotá y Bogotá – Villavicencio - Bogotá y aquellos destinos donde su desplazamiento por vía terrestre sea inferior a 4 horas, excepto por cierres viales, o condiciones de salud previamente informadas, vii. Indefectiblemente se debe realizar planeación y ajuste de las comisiones que implican desplazamiento a otras ciudades, con el fin de obtener ahorro en las tarifas de tiquetes aéreos, viii. Disminuir en un 10% la adquisición de tiquetes aéreos para atender situaciones no misionales.

Meta para todos los indicadores: 100% d. VIÁTICOS: Se tendrá en cuenta la resolución que fija la escala de viáticos en cada vigencia cuando el INMLCF deba realizar el pago de viáticos con ocasión de comisiones de los servidores públicos del Instituto. Cuando la totalidad de los gastos para manutención, alojamiento y transporte que genere la comisión sean asumidos por otro organismo o entidad, no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá diferencia en forma proporcional.
2. EVENTOS Y CAPACITACIONES.
Para propender por la austeridad en el gasto por este concepto, se ha establecido que cuando se requiera la realización de eventos o capacitaciones dirigidos a los servidores del INMLCF se debe hacer llegar toda documentación relacionada o producto de la actividad, vía electrónica, así mismo, deberá hacerse uso de los espacios físicos del Instituto e implementar el uso del Streaming, promoviendo la capacitación virtual efectiva y la plataforma virtual institucional. INDICADOR:

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROPÓSITO Tipo No. de Solicitudes de Videoconferencia Realizadas x100 Definir la capacidad de atención de los requerimientos para la realización de Videoconferencias de cobertura nacional, con base en las solicitudes allegadas a la mesa de ayuda de los grupos TIC y Desarrollo.

Metas y Tolerancias:

Proyectando que idealmente se atiendan el 75% de los requerimientos o más (verde), si se atiende entre el 65% y el 74%, tomar acciones preventivas y si la atención es menor del 64% (rojo) tomar medidas correctivas Formula del indicador:

No. de Solicitudes de Videoconferencia Solicitadas Fuente de información:

Registros en Sistema de Mesa de Ayuda Descripción del indicador Disponibilidad del servicio de videoconferencia a nivel nacional Responsable(s):

GNTIC-GNGD Frecuencia de medición Cuatrimestral Tendencia Aumento Unidad de medida Porcentaje (%) Meta 75% Nivel satisfactorio Entre el 65% y 74% Nivel crítico Menor al 64% NOTA: No todas las actividades grupales o colectivas aplican para ser reemplazadas por videoconferencias

3. VEHÍCULOS OFICIALES.
Los servidores que tienen asignado el uso de vehículos oficiales garantizaran que los conductores respeten en todo momento las disposiciones de tránsito. Así mismo, los vehículos oficiales asignados a los funcionarios no podrán estacionarse en sitios prohibidos en la vía pública. El Grupo Nacional de Transportes y Parque Automotor revisará semanalmente el registro de comparendos y en caso de existir se solicitará al conductor infractor el pago del comparendo. Los vehículos solo podrán ser utilizados de lunes a viernes, y su uso en fines de semana y festivos deberá ser netamente por necesidades del servicio debidamente justificadas. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses contempla el control de los gastos de vehículo y combustible en el desarrollo de las actividades misionales y administrativas; para ello generará ahorro en los gastos de combustible y uso eficiente de los vehículos que están al servicio del Instituto; ello se realizará a través de un control estricto al programa de mantenimiento y reparación de los vehículos. Así mismo, se promoverá que el traslado de dos o más servidores que soliciten servicios en horas similares, en la cual, su destino se encuentre en un trayecto común, se utilizara un solo vehículo para la movilización de los mismos. INDICADOR:

4. OTROS MEDIOS DE TRANSPORTE AMBIENTAL.
El Instituto Nacional de Medicina Legal y, Ciencias Forenses, implementará sitios adecuados para que los funcionarios que deseen utilizar medios alternativos tales como bicicletas y patinetas, puedan contar con un lugar idóneo para la custodia de los mismos.
5. PAPELERÍA Y TELEFONÍA.
Se deben utilizar medios digitales de manera preferente y evitar impresiones. En caso de realizar impresiones, racionalizar el uso de papel y de tinta, ello a través del uso de papel reciclable y la impresión a doble cara, así mismo deberá realizarse reducción en el tamaño de la letra y de las márgenes del documento y no se podrán imprimir correos electrónicos que no sean necesarios. Se implementara en cada dependencia la revisión de documentos de forma virtual, utilizando el control de cambios en los mismos, permitiendo así, la agilidad de los procedimientos y las correcciones sin afectar los gastos en papelería. INDICADOR:

Como aporte en la Política de Cero Papel el área de informática participa con la iniciativa de implementación del Sistema DISAC, con el cual, ya se encuentran trabajando en la asignación tareas y registro de consecutivos según el tipo de documento a generar, hasta el momento un total de 15 áreas en la sede central. Este proceso, contribuye a la reducción del gasto de papel, teniendo en cuenta que permite generar reportes de documentos generados que se adjuntan como insumo en la generación de indicadores. Por otra parte, se resalta el uso del correo electrónico como medio de envío de informes periciales, estrategia que aplica para el sistema de información SICLICO. Con el propósito de implementar el envió virtual de informes medico legales, el Grupo Nacional de Gestión de Desarrollo se encuentra realizando las pruebas para el envío de los informes de identificación por Lofoscopia, el informe preliminar de necropsia y el informe de necropsia. Se deberá racionalizar llamadas telefónicas internacionales, nacionales y a celulares, sometiendo las mismas a exclusivas necesidades del servicio, siguiendo los lineamientos del Memorando 15- SG-2015: USO DEL SERVICIO DE LLAMADAS A TRAVÉS DE LA SOLUCIÓN DE TELEFONÍA INSTALADA SOBRE LA RED DE VOZ Y DATOS.
6. SUSCRIPCIÓN A PERIÓDICOS, REVISTAS Y BASES DE DATOS.
La suscripción a periódicos, revistas y bases de datos realizado por una dependencia deberá encontrarse debidamente justificado en las necesidades del servicio.
7. EVENTOS Y REGALOS CORPORATIVOS.
Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público.
8. SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL.
La política en este aspecto esta soportada en la obligatoriedad de realizarse campañas pedagógicas dirigidas a servidores públicos y contratistas del INMLCF relacionado con el ahorro de agua y energía al interior de la prestación de sus servicios en la entidad. Así mismo, se deberán realizar campañas relacionadas con la implementación de medidas del uso de reciclaje por cada una de las dependencias del INMLCF. Se fomentará la instalación de ahorradores y toda tecnología que contribuya al ahorro de recursos.
9. PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS.
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses dará cumplimiento formal y real al Estatuto de la Contratación Pública, para lo cual se compromete a observar las disposiciones legales de forma tal que las decisiones para celebrar los contratos se tomen exclusivamente realizando una selección objetiva basada en los lineamientos normativos vigente y en el marco de los principios que rigen la administración pública como son: Igualdad, Moralidad, Eficacia, Eficiencia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad, Debido Proceso, Buena Fe, Responsabilidad, Planeación y Transparencia.

Artículo 9.

RESPONSABILIDADES. Estos lineamientos son de carácter general y cumplimiento obligatorio para todos los servidores públicos y contratistas del INMLCF; promoviendo la cultura del autocontrol cada jefe de dependencia, es responsable del seguimiento a las medidas de austeridad y eficiencia en el gasto público, así como de la promoción de las buenas prácticas administrativas y ambientales contempladas en esta política, de otra parte se debe incluir información sobre ellas en las sesiones de formación o sensibilización. El seguimiento de dichas medidas se realizará de forma trimestral a través de un informe remitido a la Oficina de Control Interno, por medio del cual, se indiquen las medidas implementadas y los resultados de las mismas.

COMUNIQÚESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C 05 de julio de 2019 CLAUDIA ADRIANA GARCÍA FINO