RESOLUCION 536 de 2015

EL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO En ejercicio de sus facultades constitucionales: legales y reglamentarias, en particular las conferidas en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, el numeral 15 del artículo 6 del Decreto 2897 de 2011, Y el artículo 2' del Decreto 2898 de 2011, y,

CONSIDERANDO:

Que el inciso 2° del artículo 115 de la Ley 489 de 1998 establece que para atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de organismo o entidad, el representante legal de la Entidad podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

Que el inciso 3° de la norma citada en el considerando anterior, señala que en el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento.

Que el numeral 2 del artículo 22° del Decreto 2897 de 2011 señala como función de la Secretaria General del Ministerio de Justicia y del Derecho: "Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos financieros y contables, contratación pública, soporte técnico informático, servicios administrativos y gestión documental. "

Que mediante Resolución 039 del 15 de septiembre de 2011 se crearon los grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Que el artículo 1° del acto administrativo mencionado en el anterior considerando, creó entre otros el Grupo de Gestión Administrativa, adscrito a la Secretaría General del Ministerio de Justicia y del Derecho, asignándole funciones relacionadas con la gestión documental del Ministerio.

Que el Decreto 2609 de 2012 reglamentó el Título V de la Ley 594 de 2000 y parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y dictó otras disposiciones en materia de Gestión Documental, estableciendo que las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita: a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Que de acuerdo con la importancia del manejo de la información institucional se considera conveniente crear el grupo interno de trabajo de Gestión Documental del Ministerio de Justicia y del Derecho adscrito a la Secretaría General, como soporte de las actividades que desarrolla la institución, en las materias relativas a la salvaguarda del patrimonio documental y a garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia y derecho de acceso a la información pública.

Que se hace necesario definir las funciones del grupo de Gestión Documental, las cuales se adicionarán al artículo 10, en el acápite correspondiente a la Secretaría General, de la Resolución 039 del 15 de septiembre de 2011.

Que existe la disponibilidad presupuestal que ampara el reconocimiento de la prima de coordinación, soportada en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal 4815 expedido para la vigencia 2015.

Que en virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1.

Modificar el artículo 10 de la Resolución 039 del 15 de septiembre de 2011, en el acápite de Secretaría General, Grupo de Gestión Administrativa, en el sentido de eliminar las funciones 7, 8 Y 11.

Artículo 2.

Adicionar al artículo 10 de la Resolución 039 del 15 de septiembre de 2011en el acápite de Secretaría General, en el sentido de crear el Grupo de Gestión Documental.

Artículo 3.

El Grupo de Gestión Documental, adscrito a la Secretaría General del Ministerio de Justicia y del Derecho desarrollará las siguientes funciones:

1. Diseñar, aplicar y actualizar políticas, criterios y estrategias para la gestión documental del Ministerio de acuerdo con la reglamentación vigente.

2. Organizar y administrar el proceso de Gestión Documental de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación y la política archivística establecida en el Ministerio.

3. Prestar apoyo y asistencia técnica a las instituciones del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho en la organización y administración del proceso de Gestión Documental, según los requerimientos recibidos.

4. Elaborar el Programa de Gestión Documental institucional, articulado con el Plan de Acción de la entidad.

5. Elaborar, aplicar y actualizar las tablas de retención documental y valoración documental de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

6. Proteger la información y los datos personales que reposan en medios físicos, bases de datos y documentos electrónicos en los sistemas de información de gestión documental de acuerdo con las políticas y directrices del Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la delegada de la protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones del Ministerio.

8. Establecer y mantener la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos, de acuerdo con los estándares y protocolos definidos por la Subdirección de Sistemas o quien haga sus veces, el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

9. Coordinar acciones con la Subdirección de Sistemas o quien haga sus veces, para cumplir con los elementos esenciales de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos, garantizando que mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.

10. Presupuestar el requerimiento financiero para el desarrollo del Plan de Acción del Grupo, de acuerdo con las necesidades del servicio.

11. Recibir, clasificar y distribuir documentos de usuarios internos y externos que lleguen al Ministerio de Justicia y del Derecho.

12. Realizar seguimiento al cumplimiento de los proyectos, actividades administrativas y técnicas sobre la planificación, manejo, organización y preservación de la documentación producida y recibida por el Ministerio desde su origen (recepción o producción, clasificación, radicación y distribución) hasta su destino final (organización en archivo de gestión, custodia y disposición final de acuerdo con la tabla de retención documental) con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

13. Elaborar documentos (certificaciones sobre la información del archivo central, informes y requerimientos de usuarios internos y externos) en cumplimiento de las funciones asignadas.

14. Realizar las operaciones de verificación, control, registro y seguimiento de los documentos remitidos al Ministerio de Justicia y del Derecho por personas naturales o jurídicas con el fin de dar el trámite correspondiente.

15. Establecer el curso del documento desde su producción o recepción en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su función administrativa.

16. Clasificar, ordenar y describir los documentos que posean valores administrativos, fiscales, legales, científicos, económicos, históricos culturales de la Entidad, en las etapas de su ciclo vital.

17. Realizar las actividades orientadas al acceso y recuperación de la información contenida en los documentos de archivos de la Entidad.

18. Seleccionar, eliminar o conservar los documentos producidos por la entidad según lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).

19. Realizar las transferencias de archivos físicos y electrónicos según directrices establecidas por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

20. Atender los requerimientos de inspección y vigilancia sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental que realice el Archivo General de la Nación y demás organismos de control.

21. Realizar la autoevaluación del control y de la gestión con miras a un mejoramiento continuo.

22. Ejecutar las actividades requeridas en el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la entidad en el ámbito de las competencias del Grupo.

23. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

Parágrafo.
corresponde al Grupo de Gestión Documental la iniciativa de ajustar y actualizar los procedimientos que afectan el presente acto administrativo.

Artículo 3.

El coordinador del Grupo de Gestión Documental del Ministro de Justicia y del Derecho, ejercerá las siguientes funciones:

1. Coordinar la administración, seguimiento y control de proyectos y procedimientos de gestión documental, de acuerdo con las necesidades del Ministerio.

2. Coordinar la elaboración, ejecución y control del Programa de Gestión Documental y demás instrumentos archivísticos de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia.

3. Liderar estudios sobre proyectos destinados a generar e implementar instrumentos y soluciones técnicas y tecnológicas en materia de archivística y gestión documental, en coordinación con la Subdirección de Sistemas o quien haga sus veces.

4. Coordinar la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, las Tablas de Valoración Documental y demás documentos que conforman la gestión de archivo de acuerdo con las normas y directrices del Archivo General de la Nación.

5. Coordinar actividades de clasificación, ordenación, depuración, preservación, mantenimiento y custodia del acervo documental del Ministerio.

6. Determinar las necesidades de capacitación en archivística, producción documental y trámite de correspondencia de los servidores públicos del Ministerio, a fin de programar y ejecutar actividades que respondan a esas necesidades.

7. Coordinar el mantenimiento del contenido, de la estructura, del contexto y del vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones del Ministerio.

8. Gestionar el establecimiento y mantenimiento de la interconexión e interoperabilidad de los sistemas de información, en coordinación con la Subdirección de Sistemas o quien haga sus veces, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos de acuerdo con los estándares y protocolos definidos por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

9. Coordinar los requerimientos de los fondos documentales de las entidades adscritas y vinculadas al Sector Administrativo de Justicia y del Derecho, de conformidad con los lineamientos del Gobierno Nacional.

10. Elaborar documentos de la dependencia relacionados con procedimientos archivísticos y de gestión documental.

11. Participar en los comités y reuniones institucionales e interinstitucionales que se convoquen en materia de Gestión Documental y realizar seguimiento a los compromisos adquiridos.

12. Expedir certificaciones sobre el contenido de los documentos del archivo central y demás documentos requeridos por usuarios internos y externos del Ministerio en materia de Gestión Documental.

13. Gestionar las entregas o transferencias de archivos físicos y electrónicos según directrices establecidas por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

14. Coordinar y distribuir el trabajo en el Grupo de Gestión Documental de acuerdo con las necesidades del servicio.

15. Coordinar con las entidades que conforman el Sector Administrativo de Justicia y del Derecho la presentación, discusión y seguimiento de los proyectos de administración y seguimiento de la Gestión Documental.

16. Dar respuesta oportuna a los requerimientos y presentar informes requeridos por los entes de control y vigilancia, en relación con los asuntos de la gestión documental.

17. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza y objetivos para los cuales fue creado el Grupo.

Artículo 4.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga los numerales 7, 8 y 11 del acápite Secretaria General Grupo de Gestión Administrativa del artículo 10 de la Resolución 039 del 15 de septiembre de 2011 y modifica el artículo 10 de la Resolución 039 del 15 de septiembre de 2011 en el sentido de adicionar al acápite Secretaría General el grupo interno de trabajo de Gestión Documental.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los 17 JULIO 2015 YESID REYES ALVARADO Ministro de Justicia y del Derecho