RESOLUCION 4622 de 2016

El Ministro de Salud y Protección Social, En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5º del Decreto-Ley 1281 de 2002 y en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 42 de la Ley 715 de 2001 establece como competencia en salud por parte de la Nación, la dirección del sector salud y del sistema general de seguridad social en salud en el territorio nacional, entre otros, mediante la definición, diseño, reglamentación, implantación y administración del sistema integral de información en salud, con la participación de las entidades territoriales. ~o~ Que el artículo 6º del Decreto-Ley 1281 de 2002 establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las cámaras de comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requiera el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través del administrador fiduciario del Fosyga. ~o~ Que el artículo 4º de la Ley 1438 de 2011 establece que la dirección, orientación y conducción del sector salud estará en cabeza del hoy Ministerio de Salud y Protección Social, como órgano rector de dicho sector. ~o~ Que el parágrafo 2º del artículo 32 de la citada ley contempla que las entidades administradoras de los regímenes especiales y de excepción deberán entregar la información periódica que solicite el hoy Ministerio de Salud y Protección Social. ~o~ Que el artículo 2.2.1.11.3.3 del Decreto 2245 de 2015 establece que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) debe reportar al Ministerio de Salud y Protección Social y a la entidad fiduciaria la información de las personas bajo su vigilancia y custodia en los términos y condiciones requeridos. ~o~ Que el artículo 2.1.1.13.7 del Decreto 780 de 2016, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, contempló que todas las entidades que oferten planes voluntarios de salud tendrán la obligación de reportar al Ministerio de Salud y Protección Social el listado de las personas beneficiarias de estos planes conforme a la estructura y contenidos definidos por el Ministerio. ~o~ Que se hace necesario actualizar la estructura de datos de ingresos y novedades de la afiliación y establecer las condiciones para el reporte y validación de la información que los afiliados registren sobre su estado de afiliación. ~o~ Que resulta vital para el control del sistema general de seguridad social en salud y de sus recursos la estandarización de la información de afiliados en las diferentes entidades que lo conforman, con el objeto de contar con datos consolidados de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, control de la multiafiliación, acreditación de derechos, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros. ~o~ En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1 º — Objeto y campo de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución tienen por objeto establecer el reporte de datos de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, fijar los lineamientos aplicables al régimen contributivo, al régimen subsidiado, a los regímenes especiales y de excepción, a las entidades que ofertan planes voluntarios de salud, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec), y actualizar en lo pertinente, la base de datos única de afiliados (BDUA). ~ o~ Las disposiciones aquí previstas serán de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, las entidades obligadas a compensar (EOC), los municipios, los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, quienes administren los regímenes especiales y de excepción las entidades que oferten planes voluntarios de salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec). Artículo 2 º — Plazo y tipos de archivo a reportar. Las entidades que administran las afiliaciones entregarán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, las novedades en los archivos y estructuras definidas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución. ~o~ 2.1. Plazos para la entrega de los archivos.

Las entidades que administran las afiliaciones entregarán las novedades de sus afiliados en los horarios que para el efecto determine este ministerio, así: a) Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles, y se denominarán “Semana de proceso BDUA”; b) El segundo día hábil de la semana de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC entregarán los archivos S1, R1 y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil; ~o~ c) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EOC, entregarán los archivos S4, R4, MC, MA, NC, MS, NS, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil; ~o~ d) El último día hábil de cada una de las semanas de proceso BDUA, las entidades que administran los regímenes especiales y de excepción, las entidades que oferten planes voluntarios de salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) entregarán los archivos ME, NE, MP y NP para la actualización correspondiente; ~o~ e) Las entidades territoriales, el último día hábil de la última semana de proceso BDUA de cada mes, entregarán los archivos NS y NR, información que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día hábil. ~o~ Con fundamento en lo anterior, el calendario mensual de presentación de novedades para la actualización de la BDUA será el siguiente, el cual se entregará a las entidades al inicio de la correspondiente vigencia: ~ o~ Proceso Día Entidad responsable Archivo a reportar Respuesta del Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces Semana de proceso BDUA (con mínimo cuatro días hábiles)

Segundo día hábil de la semana EPS - Régimen Subsidiado EPS – EOC Régimen Contributivo S1, R1, NR Siguiente día hábil.

Último día hábil de la semana EPS - Régimen Subsidiado EPS – EOC Régimen Contributivo Entidades de Régimen de Excepción y Especial Entidades de Planes Voluntarios, Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)

S4, R4 MS, MC, MA, ME, MP NS, NC, NE, NP Última semana del mes (con mínimo cuatro días hábiles)

Último día hábil de la semana de mes Entidades que administran los Regímenes Especiales y de Excepción y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec)

ME, NE Entidades de Planes Voluntarios, de Salud MP, NP Las Entidades Territoriales NS, NR 2.2. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades.

Régimen o entidad Entidad que reporta Tipo de archivos Tipo de novedad Régimen Contributivo EPS o EOC R1 Novedad de traslado o movilidad NR Novedad retroactiva R4, S4 Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1 o S1 MC y MA Maestro de ingresos y maestro de aportantes NC Novedades de actualización y/o corrección de información Subsidiado EPS NR Novedad retroactiva S1 Novedad de traslado o movilidad S4, R4 Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1 o R1 MS Maestro de ingresos NS Novedades de actualización y/o corrección de información Entidad territorial NR NS Novedad retroactiva Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS, así: (N09) retiro por muerte, (N13) novedad de retiro, (N15) novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio, N20 (Actualización de nivel SISBÉN) y N21 (Tipo de población especial del régimen subsidiado)

Excepción Fondo del Magisterio, Ecopetrol, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional NE Novedades de actualización y/o corrección de información ME Maestro de ingresos Especial Universidades con régimen especial de salud NE Novedades de actualización y/o corrección de información ME Maestro de ingresos Inpec Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – Inpec NE Novedades de actualización y/o corrección de información ME Maestro de ingresos Planes Voluntarios de Salud EPS, Entidades de Medicina Prepagada, Compañías de Seguros NP Novedades de actualización y/o corrección de información MP Maestro de ingresos Parágrafo— La información remitida por las entidades se entenderá entregada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, una vez sea verificada con la malla validadora, y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página web del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces y acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación, la cual deberá ser firmada electrónicamente. Artículo 3 º — Validación de la información. El Administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, verificará la estructura y consistencia de los archivos entregados por las entidades, validará su contenido, actualizará la base de datos única de afiliados - BDUA con las novedades que cumplan con las respectivas reglas y entregará el resultado de dichas validaciones a las entidades en relación con sus afiliados Artículo 4 º — Actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA). El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, con base en las novedades generadas previamente por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec, procederá a efectuar la actualización de los datos básicos de dichas afiliaciones en la base de datos única de afiliados (BDUA). ~o~ El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, dispondrá copia de los resultados de cada proceso de actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA), a las entidades que administran las afiliaciones en lo correspondiente a sus afiliados, así como a las entidades territoriales respecto de su jurisdicción. ~o~ Adicionalmente, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, elaborará mensualmente el quinto día hábil de cada mes las estadísticas con los resultados finales de la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA), del mes anterior, para su disposición en el sistema de información de la protección social (Sispro). ~o~ Parágrafo.—La actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA) no exime a las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y al Inpec, de la responsabilidad de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información generada desde el momento de la afiliación o celebración del contrato y de reportar de manera oportuna al Administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces. ~o~ Artículo 5 º — Procesos de depuración de la información de la BDUA. Este ministerio definirá las auditorías y los procesos de depuración o actualización a la información contenida en la base de datos única de afiliados (BDUA). ~o~ Como resultado de los procesos de depuración y auditoría, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga) o la entidad que haga sus veces, informará a las entidades que administran las afiliaciones, los registros que presentan inconsistencias y el proceso de corrección a seguir. Los registros que actualmente presentan inconsistencias y los que como resultado de este proceso puedan generarse, se bloquearán para los procesos de reconocimiento de recursos sin perjuicio de la restitución posterior de recursos a que haya lugar, conforme al marco normativo vigente. ~o~ Las entidades que administran las afiliaciones están en la obligación de reportar las novedades que resuelvan las inconsistencias informadas en las diferentes auditorías o presentar las aclaraciones correspondientes dentro de los términos que defina este ministerio. Artículo 6 º — Calidad de datos de afiliación reportada a la BDUA. Las entidades que administran las afiliaciones serán las responsables de la veracidad y calidad de la información reportada a la base de datos única de afiliados - BDUA. ~o~ Adicionalmente, las entidades que administran las afiliaciones, serán las responsables de gestionar la plena identificación de los afiliados, de acuerdo con el documento de identificación previsto en la normativa legal vigente respecto a los ciudadanos colombianos y residentes extranjeros, y también de mantener actualizado el tipo de documento, número de identificación, la novedad de fallecimiento y la respectiva modificación para su correcto registro en la BDUA. ~o Artículo 7 º — Actuaciones frente al incumplimiento de los plazos, términos y condiciones. Los obligados a reportar información de conformidad con lo previsto en los artículos 32, 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad necesaria para la operación integral y monitoreo del sistema general de seguridad social en salud, serán reportados por el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), o la entidad que haga sus veces, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar. ~ Artículo 8 º — Soporte para el giro de recursos. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución y que deberá ser registrada y actualizada en la base de datos única de afiliados (BDUA) constituirá el soporte para el giro de las unidades de pago por capitación - UPC en los regímenes contributivo y subsidiado. ~ Artículo 9 º — Afiliados identificados con tipos de documento adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS). Los afiliados que se encuentran registrados con el tipo de documento (AS y MS), permanecerán en la BDUA con esta identificación hasta tanto se realicen las depuraciones con base en los listados censales que reporten las entidades obligadas a ello y se corrija con la identificación correspondiente. Artículo 10. — Término para el reporte de novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del parágrafo 2º del artículo 2.1.6.1 del Decreto 780 de 2016, el reporte de las novedades generadas con anterioridad al 3 de diciembre de 2015, por las EPS y EOC podrá efectuarse a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución. ~ Artículo 11.— Novedad para conformación del grupo familiar en el régimen subsidiado. Las entidades promotoras de salud (EPS), deberán reportar la novedad N32 “ Conformación grupo familiar en régimen subsidiado” a partir del tercer mes siguiente a la expedición de la presente resolución. Para esto, las EPS que administran el régimen subsidiado deberán disponer los mecanismos necesarios para que sus afiliados registrados en la BDUA, a la entrada en aplicación de la presente resolución, conformen sus grupos familiares en un plazo no mayor a doce (12) meses, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 9º de la presente resolución. Artículo 12. — Reporte de la novedad de suspensión. El reporte de la novedad de suspensión por parte de las EPS y EOC es obligatorio y debe efectuarse de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 2.1.3.15 título 3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, 780 de 2016. ~o~ Cuando la EPS o EOC, no reporte la novedad de suspensión no podrá oponer tal circunstancia al afiliado cotizante y a sus beneficiarios para negar la prestación del servicio de salud, por lo tanto tiene la obligación de garantizar los servicios que estos demanden Artículo 13. — Disposición de la información. Las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes, planes voluntarios de salud y el Inpec contarán en sus bases de datos con toda la información concerniente a la afiliación, garantizando su disposición tanto a los titulares de la misma como a las autoridades que en el marco de sus competencias la requieran. Artículo 14.— Tratamiento de la información. Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que les sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1712 de 2014, el capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad y confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso. ~ Artículo 15. — Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014 y 2232 de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C. a los 3 OCT 2016 Alejandro Gaviria Uribe Ministro de Salud y Protección Social Anexo Técnico Resolución 4622 de 2016.pdf