RESOLUCION 620 de 2014

EL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO En ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias en especial las que le confiere los numerales 15 y 17 del artículo 6 del Decreto Ley 2897 de 2011, Y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que "la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad y publicidad (...)".
Que así mismo, el artículo 3 de la Ley 489 de 1998 dispone que "la función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atenientes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia (...) ".
Que según el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, uno de los fines de la contratación estatal es buscar el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servidores públicos y la efectividad de los derechos e Intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.
Que el Manual de Contratación del Ministerio de Justicia y del Derecho, adoptado mediante Resolución No, 0388 de 2014, en su Capítulo I "Generalidades y Aspectos Comunes" incluye la reglamentación interna en lo relativo a las funciones, conformación y funcionamiento del Comité de Contratación del Ministerio, así como la aprobación y modificación del Plan Anual de Adquisiciones.
Que teniendo en cuenta que la función principal del Comité de Contratación es de asesorar al ordenar del gasto en temas relacionados con la actividad contractual de la Entidad, y en virtud del dinamismo que tanto esta actividad, como la gestión financiera requieren, se hace necesario que, en aras de brindar mayor celeridad, eficacia y eficiencia al desarrollo de las mismas, sean sometidos para su estudio los temas que por su grado de complejidad, importancia institucional o especificidad técnica, requiera el ordenador del gasto.
Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1.

Modificar el numeral 1. del Manual de Contratación del Ministerio de Justicia y del Derecho, cuyo texto será así:
1. “COMITÉ DE CONTRATACIÓN:

1.1. Objeto: el Comité de Contratación del Ministerio de Justicia y del Derecho tiene como objeto asesorar y formular recomendaciones al ordenador del gasto, cuando este así lo requiera, en relación con la actividad contractual a cargo de la Entidad.

1.2. Conformación: el Comité de Contratación estará integrado por:

1. El Secretario General del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien lo presidirá.

2. Un delegado del despacho del Ministro de Justica y del Derecho.

3. El director, subdirector, jefe o coordinador de la dependencia que solicita la celebración del contrato.

4. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

5. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

6. El Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable.

7. El Coordinador del Grupo de Gestión Contractual.

8. El Subdirector de Sistemas. (Actuará como miembro del mismo, con voz y voto cuando el Comité de Contratación conozca de procesos contractuales para la adquisición de bienes y servicios que tengan relación con el proceso de tecnologías de la información del Ministerio).

1.3.Invitados: El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado permanente y tendrá voz en las sesiones del Comité, pero no voto. Igualmente podrán asistir en calidad de invitados, con voz pero sin voto, los funcionarios públicos y/o contratistas que determinen los miembros del Comité, cuando los temas a tratar lo requieran.

1.4. Funciones del Comité de Contratación: El Comité de Contratación del Ministerio de Justicia y del Derecho, tendrá a cargo las siguientes funciones:

1. Revisar, analizar y recomendar las políticas internas de contratación del Ministerio.

2. Revisar, analizar y recomendar al ordenador el gasto, cuando este lo solicite, la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones correspondiente a cada vigencia fiscal, así como sus modificaciones.

3. Analizar la procedencia de celebrar convenios de apoyo con fundamento en el artículo 355 de la Constitución Política, o de asociación con fundamento en el artículo 96 de la Ley 489 de 1996, y recomendar su celebración
4. Recomendar al ordenador del gasto, cuando lo solicite, la declaratoria de urgencia manifiesta que imposibilite acudir a los procedimientos de selección establecidos por el legislador.

5. Asesorar al ordenador del gasto y a los comités evaluadores cuando así se lo solicite el ordenador del gasto.

6. Recomendar al ordenador del gasto, cuando fuere el caso, la declaratoria de incumplimiento, imposición de multas, efectividad de las garantías, el uso de facultades excepcionales y todo lo relativo a la imposición de sanciones, previa solicitud del jefe del área interesada.

7. Las demás que le sean asignadas. Los pronunciamientos del Comité de Contratación del Ministerio de Justicia y del Derecho, tienen el carácter de recomendaciones para el ordenador del gasto.

1.5. Presidente del Comité de Contratación: El presidente del Comité de Contratación del Ministerio de Justicia y del Derecho es el Secretario General, y tendrá las siguientes funciones:

1. Presidir las sesiones.

2. Convocar a sesión del Comité cuando considere que, dada la complejidad del tema a tratar, su importancia institucional o por el grado de especificidad técnica, la asesoría del mismo sea requerida.

3. Informar a la Secretaría Técnica, la fecha y hora en la que se llevarán a cabo las sesiones.

4. Aceptar o no las recomendaciones del Comité.

1.6. Secretario Técnico del Comité de Contratación: La secretaría técnica del Comité será realizada por el funcionario o contratista designado por escrito para el efecto por el Secretario General en su calidad de presidente. Las funciones del Secretario Técnico son las siguientes:

1. Comunicar la convocatoria a las reuniones ordinanas del comité por lo menos tres (3) días hábiles de antelación y comunicar la convocatoria a sesiones extraordinarias por los menos con un (1) día hábil de antelación a la petición del presidente del comité.

2. Preparar el orden del día y la documentación que debe presentarse al comité, la cual debe ser remitida en la convocatoria de la sesión respectiva.

3. Elaborar el proyecto de acta, asegurando que la misma se sujete a la realidad de lo acordado y que en ella se consigne, con absoluta fidelidad, los datos y disposiciones legales.

4. Llevar en debida forma el archivo y custodia de las Actas del Comité, y enviar copia de las actas, a la carpeta del proceso de selección o del contrato o convenio respectivo, según sea el caso.

5. Las demás que por su competencia le sean asignadas.

1.7. Sesiones: Las reuniones ordinarias del comité se realizarán mensualmente, dentro de los quince (15) primeros días de cada mes, cuando así lo requiera el presidente del Comite. El presidente del Comité de Contratación del Ministerio de Justicia y del Derecho, podrá convocar. a sesiones extraordinarias, cuando asi lo considere pertinente. Previa autorización del presidente del Comité, las reuniones podrán realizarse de manera virtual. 1.8. Cuórum mínímo para deliberar y recomendar: Las sesiones del Comité podrán llevarse a cabo con la mitad más uno de sus miembros siempre que estén presentes el Ordenar del Gasto, el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual y el Jefe de la Dependencia solicitante. El Comité deliberará y recomendará únicamente respecto de los asuntos para los cuales fue convocado, a menos que la mayoría de sus miembros decida tratar otros asuntos."

Artículo 2.

Modificar el numeral 3. del Manual de Contratación del Ministerio de Justicia y del Derecho, cuyo texto será así:
3. "PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN (PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES): El Plan Anual de Adquisiciones es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan anual de compras al que se refiere la Ley Anual del Presupuesto. Es un elemento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar. El Plan debe contener la lista de bienes, obras o servicios que la Entidad pretende adquirir durante el año. 3.1. Elaboracíón: Cada dependencia, dentro de los ocho (08) días hábiles siguientes a la asignación del presupuesto, deberá elaborar el plan anual de adquisiciones, en el cual registrará:
1. Nombre de la dependencia que requiere la contratación.
2. La necesidad que se busca satisfacer.
3. El bien o servicio que se requiere para ella, identificado utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios.
4. El valor estimado del contrato.
5. El tipo de recursos con cargo a los cuales el Ministerio de Justicia y del Derecho pagará el bien, obra o servicio. Estableciendo el nombre del proyecto de inversión, presupuesto asignado para cada proyecto.
6. Objetivo del plan estratégico relacionado con el contrato.
7. La modalidad de Selección del Contratista.
8. Tipo de contrato a celebrarse.
9. Fecha de envío de la solicitud al Grupo de Gestión Contractual.
10. La fecha aproximada en la cual el Ministerio iniciará el Proceso de Contratación.
11. Fecha requerida para la celebración del contrato.
12. Cronograma de ejecución de los contratos requeridos. Antes del término de ocho (08) días hábiles ya mencionado, dicha información será remitida por todas las dependencias a la Oficina Asesora de Planeación, que a su vez contará con un término de cinco (5) días hábiles para consolidarla y someterla al Ordenador del Gasto, quien si lo considera necesario, convocará al Comité de Contratación, para que en sesión extraordinaria reciba la sustentación del mismo por parte de los jefes de las Dependencias, caso en el cual hará las recomendaciones pertinentes al Ordenador del Gasto.

De lo contrario, el Ordenador del Gasto recibirá directamente la sustentación por parte de los Directores, y hará las observaciones que considere pertinentes.

De no aprobarse el Plan de Adquisiciones presentado por alguna dependencia, ella tendrá un término de dos (02) días hábiles para hacer los ajustes correspondientes de conformidad con las observaciones realizadas y remitirlas a la Oficina de Planeación. 3.2. Aprobación: Una vez saneadas las observaciones presentadas y sea consolidado por la Oficina Asesora de Planeación, el Plan Anual de Adquisiciones será presentado al Ordenador del Gasto para su aprobación. Una vez firmado por el ordenador será divulgado y publicado en el SECOP y en la Página Web de la Entidad en la forma que establece la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente — en la Guía para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, a más tardar el 31 de enero de cada año. 3.3.Modificación: Cuando alguna dependencia encuentre necesario modificar el Plan Anual de Adquisiciones, deberá formular la solicitud a la Oficina Asesora de Planeación para que esta sea verificada y presentada al Ordenador del Gasto, quien decidirá si, a través de la Secretaria Técnica, convoca al Comité de Contratación del Ministerio para que le sea presentada la propuesta de modificación y sea revisada, analizada y se hagan las recomendaciones a que haya lugar. En caso de no haberse convocado al Comité de Contratación, el ordenador del gasto aprobará la modificación solicitada.

Si la solicitud de modificación no fue aprobada, la dependencia tendrá un término de dos (02) días hábiles para hacer los ajustes correspondientes de conformidad con las observaciones realizadas y remitirlas nuevamente a la Oficina de Planeación.

La modificación con los ajustes solicitados será presentada nuevamente al Ordenador del Gasto para su firma y posterior publicación el SECOP y en la página Web del Ministerio.

3.4. Seguimiento: Mensualmente todas las dependencias remitirán a la Oficina Asesora de Planeación el reporte de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones, quien elaborará un informe que será presentado a la Secretaria General y a la Oficina de Control Interno. Así mismo, la Oficina Asesora de Planeación deberá informar a la y Coordinación del Grupo de Gestión de la modificación al Plan Anual de Adquisiciones y remitir la actualización del mismo para su publicación periódica en el SECOP y en la página Web del Ministerio El Grupo de Gestión Contractual mensualmente revisará el cronograma establecido en el Plan Anual de Adquisiciones y alertará al Secretario General, informando que dependencias lo están incumpliendo, quien hará los requerimientos que sean del caso para conminarlas a cumplir. Tanto la “Guía para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones” expedida por la Agencia Nacional de Contratación — Colombia Compra Eficiente- como el procedimiento P-GC-01 "Elaboración, aprobación, modificación y seguimiento del plan de contratación”, definen la manera como se adelantarán las tareas anteriormente descritas, relativas al Plan Anual de Adquisiciones.”

Artículo 3.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los YESID ALVARADO Ministro de Justicia y del Derecho