RESOLUCION 375 de 2020

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas en el artículo 6 del Decreto 4107 de 2011, y CONSIDERANDO Que el Articulo 209 de la Constitución Política, estableció que fa función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que el Artículo 9 de la Ley 1444 de 2011 creó el Ministerio de Salud y Protección Social, cuyos objetivos y funciones serán los escindidos del Ministerio de la Protección Social, de acuerdo con el Articulo 60 de dicha Ley.
Que la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, en su artículo 21, solicita a las entidades públicas la elaboración de Programas de Gestión Documental.
Que la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional ordena en su artículo 15 que los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.
Que el artículo 17 de la citada Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional, establece para el aseguramiento de los sistemas de información electrónica, la alineación con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad.
Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 compilatorio del sector cultura, señala que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) b) La Tabla de Retención Documental (TRD) c) El Programa de Gestión Documental (PGD) d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e) El Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. En consecuencia, el artículo 2.8.2.5.10 del citado decreto, establece que todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico institucional y del Plan de Acción Anual.
Que, así mismo el artículo 2.8.2.5.11 de la norma arriba citada determina que el mismo debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad respectiva. A su vez, el artículo 2.8.2.5.12 subsiguiente prescribe que dicho Programa debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de "Desarrollo Administrativo la Entidad.
Que el Decreto 1499 de 2017 en su artículo 2.2.22.3.8 crea los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño que asumirán las funciones de los anteriores Comités de Desarrollo Administrativo.
Que mediante la Circular Conjunta No. 100-004 suscrita por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación se indicó que a partir de la conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, serán estos las instancias adecuadas para adelantar todas las funciones relacionadas con la política de gestión documental y archivos.
Que el título III de la Resolución No. 2363 del 5 de junio de 2018 “Por la cual se crean, conforman y se definen funciones de algunos órganos de asesoría y coordinación en el Ministerio de Salud y Protección Social y se dictan otras disposiciones”, creó y reglamentó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio, el cual de conformidad con el artículo 12 del citado acto administrativo tiene dentro de sus funciones: “(...) Numeral 1.6 Aprobación de los lineamientos para la adopción de los instrumentos archivísticos definidos por el Archivo General de la Nación y hacer seguimiento al proceso de implementación y actualización periódica: Numeral 1.7. Cumplir las funciones del Comité Interno de Archivos, en el marco de lo previsto en el Decreto 1080 de 2015, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.”
Que mediante Resolución No. 4266 de 2015 se adoptó la Política de Gestión de Documentos y el Plan Institucional de Archivos —PINAR-, se actualizó y aprobó el Programa de Gestión Documental —PGD-, las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental del Ministerio de Salud y Protección Social.
Que el artículo 2.8.5.1. del Decreto 1080 de 2015 del sector cultura, establece para los instrumentos de gestión de la información pública, el deber de articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación.
Que el artículo 2.8.5.2. del citado decreto establece el mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública, los cuales deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado Que teniendo en cuenta el dinamismo de los instrumentos archivísticos y acorde con la normatividad existente se requiere la actualización de los mismos.
Que en sesión No. 01 del 22 de enero de 2020, celebrada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se aprobó la actualización del Plan Institucional de Archivos —PINAR- y el Programa de Gestión Documental -PGD-, cumpliendo las normas exigidas por el Archivo General de la Nación.
Que dichos documentos materializan las normas aplicables en materia de gestión documental y determinan su concreción en el Ministerio.
Que a la fecha se han agotado las diferentes etapas previstas en el Decreto 1080 de 2015, para la construcción de los diferentes instrumentos archivísticos.
Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1.

Plan Institucional de Archivos —PINAR-. Actualizar el Plan Institucional de Archivos, el cual se encuentra contenido en el Anexo No. 1 de la presente Resolución y ordenar su inclusión en el Plan de Acción del Ministerio de Salud y Protección Social.

Artículo 2.

Programa de Gestión Documental —PDG. Actualizar el Programa de Gestión Documental -PGD- contenido en el Anexo No. 2 de la presente Resolución.

Artículo 3.

Modificación. Los documentos que aquí se establecen podrán ser modificados y actualizados de conformidad con las previsiones que regulen la materia.

Artículo 4.

Publicación. Ordenar la publicación de los instrumentos archivísticos, a través de los mecanismos previstos en la Ley 1712 de 2014,

Artículo 5.

Derogar. Mediante el presente acto administrativo se deroga la Resolución No. 4266 de 2015 en lo relacionado al Plan Institucional de Archivos —PINAR- y el Programa de Gestión Documental —PGD-.

Artículo 6.

La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga las disposiciones que les sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., 09 de marzo de 2020 FERNANDO RUIZ GOMEZ

Ministro de Salud y Protección Social