RESOLUCION 289 de 2012

EL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO En ejercicio de sus facultades legales en especial la que le confiere el Decreto 2897 de 11 de agosto de 2011

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 872 de 2003 se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, y en su artículo 1° se define como una "herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades". Adicionalmente en el Artículo 1° de la mencionada Ley define que "el sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente".
Que en el Artículo 2° establece que "El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional".
Que de acuerdo con el parágrafo 1o del Artículo 2°. "La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta".
Que en el artículo 3° define que "el Sistema se desarrollará de manera integral, intrínseca, confiable, económica, técnica y particular en cada organización, y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad y así garantizar en cada una de sus actuaciones la satisfacción de las necesidades de los usuarios".
Que de acuerdo con el parágrafo del Artículo 3°, "este sistema es complementario a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998".
Que mediante el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004 se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2004, la cual se actualiza en 2009 identificándola con la abreviatura NTCGP1000:2009, que integra el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.
Que de acuerdo con la Resolución 0274 del 26 de diciembre de 2011 se crea el Comité de Coordinación de los sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Que de acuerdo con el literal b del Artículo 3° de la Ley 87 de 1993, se define que "corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización".
Que de acuerdo con el artículo 6°, de la Ley 87 de 1993, "el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".
Que de acuerdo con el Decreto 1599 de 2005, se adopta el Modelo Estándar de Control interno para el estado Colombiano.
Que de acuerdo con el artículo 2° del decreto 1599 de 2005, se determina que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno "será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, asi como de los demás funcionarios de la respectiva entidad".
Que en el artículo 4° del Decreto 1599 de 2005 se define que las entidades obligadas deberán adoptar el Modelo Estándar de Control Interno.
Que de acuerdo con la normatividad existente, es necesario adoptar y crear el Sistema Integrado de Gestión como una herramienta que permita mejorar los servicios y procesos del Ministerio de Justicia y del Derecho y de igual manera determinar los equipos de trabajo y responsabilidades en la implementación y mantenimiento del mismo.

RESUELVE:

Capítulo I.

ADOPCIÓN Y CREACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Artículo 1.

- Crear y adoptar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) en el Ministerio de Justicia y del Derecho, conformado por los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) mediante la norma NTCGP 1000:2009 y Modelo Estándar de Control Interno (MECI1000:2005).
Parágrafo 1. - En caso que el MJD requiera implementar otro (s) sistema (s) de gestión, estos serán parte del Sistema Integrado de Gestión y se conservará la misma estructura para su implementación y mantenimiento.

Artículo 2.

- Con el fin de garantizar la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, se crea la estructura funcional de la siguiente manera:
1. Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad, conformado mediante la Resolución 0274 del 26 de diciembre de 2011.
2. Representante de la Dirección, designado mediante Resolución 0265 del 11 de abril de 2012.
3. Viceministros, Secretaria General, Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina, quienes serán responsables de los Procesos y procedimientos del SIG.
4. Equipo Operativo, conformado por los Líderes de Calidad del Sistema Integrado de Gestión, del cual se describen sus funciones en el capítulo 2 de la presente resolución.
5. Todos los funcionarios y contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho, quienes cumplirán con las disposiciones emitidas desde el SIG, incluyendo los procesos y procedimientos aprobados por los responsables de los procesos.

ARTÍCULO 3.- Adoptar como documentos de obligatorio cumplimiento por parte de las dependencias respectivas, los procesos, procedimientos y en general todos los documentos que regulan las actividades del Ministerio de Justicia y del Derecho, incluidos dentro de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad que conforman el SIG.

Capítulo II.

CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y DESIGNACIÓN DEL LÍDER DE CALIDAD ARTÍCULO 4.- Conformar el equipo operativo del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho, encargado de promover el proceso de planeación, implementación y mantenimiento del SIG, orientado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficiencia y servicio a la ciudadanía por parte de todos los servidores públicos de la entidad.

ARTÍCULO 5.- El Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión estará conformado por los Líderes de Calidad de cada una de las Dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, de la siguiente manera:
- Representante de la Dirección para el SIG o su delegado.
- Un representante del viceministerio de Promoción de la Justicia.
- Un representante de la Dirección de Métodos alternativos de Solución de Conflictos.
- Un representante de la Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional.
- Un representante de la Dirección de Desarrollo del Derecho y del Ordenamiento Jurídico.
- Un representante del viceministerio de Política Criminal y Justicia Restaurativa.
- Un representante de la Dirección de Justicia Transicional.
- Un representante de la Dirección de Política Criminal y Penitenciaría.
- Un representante de la Dirección de Política contra las Drogas y Actividades Relacionadas.
- Un representante de la Oficina de Asuntos Internacionales.
- Un representante de la Oficina de Información en Justicia.
- Un representante de la Oficina de Control Interno.
- Un representante de la Oficina Asesora Jurídica.
- Un representante de la Secretaría General.
Parágrafo.
1.- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como Representante de la Dirección para el SIG, o su delegado, coordinará el Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión SIG.
Parágrafo 2.
- Los Líderes de Calidad deben ser nombrados y/o ratificados, mediante comunicado enviado por los Directivos de la Entidad al Representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión.

Artículo 6.

- PERFIL DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (Líderes de Calidad) En la selección deberán tenerse en cuenta, características personales y profesionales, entre las que se encuentran: a) Capacidad organizativa y ejecutiva b) Capacidad comunicativa oral y escrita c) Capacidad para incentivar la movilización de terceros d) Facilidad para relacionarse e) Creatividad f) Amplio conocimiento de las funciones y actividades que desempeña el área representada y en los procesos en los cuales participa.

Artículo 7.

- REGLAS BÁSICAS DE TRABAJO Los integrantes del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión deben contar con la disposición y el tiempo requerido para aportar al logro de un efectivo trabajo en equipo, para lo cual cada responsable de proceso debe propiciar los espacios y tiempos para el desarrollo de las reuniones.

Capítulo III.

RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Artículo 8.

- RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Son responsabilidades del representante de la Dirección. a) Recomendar pautas para la determinación. Adaptación e implementación del SIG, en concordancia con la normatividad vigente. b) Dirigir, coordinar y orientar la planeación, desarrollo e implementación del SIG de la entidad. c) Fomentar la difusión de la política y los objetivos de calidad. d) Dirigir y coordinar las actividades del equipo operativo para el desarrollo e implementación del SIG. e) Coordinar a través de las dependencias de la entidad la realización de actividades relacionadas con el SIG. f) Asesorar a las dependencias de la entidad en el establecimiento e implementación, de los procesos necesarios para el SIG. g) Hacer seguimiento a las actividades planeadas para la implementación del SIG. h) Coordinar la elaboración de informes sobre el estado de desempeño del SIG. i) Informar al Comité de coordinación sobre la planificación y avances de la Implementación del SIG. j) Asesorar a las Dependencias en la generación de acciones de mejora producto de la gestión del SIG.

Artículo 9.

- FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE PROCESOS

Corresponde a los Viceministros, Directores, Secretaria General, Jefes de Oficina: a) Seleccionar al Líder de Calidad de la Dependencia y concederle los tiempos requeridos para el desarrollo de las funciones del Equipo Operativo. ' b) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la planificación, operación y control del proceso bajo su responsabilidad sean eficaces y eficientes. c) Documentar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validar su aplicación y pertinencia constantemente. d) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. e) Mantener actualizados los documentos, incluidos los registros, requeridos por los procesos para el cumplimiento de sus funciones, asegurando el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de los procesos establecidos en el SIG. f) Formular y mantener actualizado el nomograma de los procesos. g) Identificar los productos no conformes y aplicar el tratamiento respectivo. h) Dar cumplimiento al procedimiento obligatorio de control de documentos y de control de registros i) Garantizar el conocimiento por parte de todos los servidores a su cargo de los procesos, subprocesos, procedimientos, instructivos, normas, requisitos del cliente y demás documentos relacionados con el SIG, j) Realizar la gestión sobre los riesgos identificados en los procesos bajo su responsabilidad y establecer los controles necesarios para garantizar que no se afecte la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de los procesos. k) Establecer mecanismos de medición, evaluación y verificación, que permitan valorar de forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos bajo su responsabilidad y el nivel de ejecución de los planes y programas, 1) Realizar el seguimiento, la medición y el análisis del proceso. m) Implementar las acciones de mejoramiento necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua, n) Implementar mecanismos para la identificación de los requisitos de sus clientes internos y externos y hacer seguimiento a su satisfacción. o) Participar en las auditorias de calidad programadas por el Ministerio de Justicia y del Derecho en las fechas establecidas para tal fin, adicionalmente otorgar los permisos necesarios a los auditores de calidad que el MJD haya capacitado para garantizar el desarrollo de las mismas.

Artículo 10.

- RESPONSABILIDADES DE LOS LÍDERES DE CALIDAD.
Entre las responsabilidades de los líderes de Calidad: a) Participar activamente en la planeación para la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. b) Apoyar a los responsables de proceso en la planeación de los procesos a su cargo. c) Elaborar y documentar los procesos, procedimientos y demás documentos requeridos para la estandarización de los procesos de su área. d) Ser multiplicadores de las capacitaciones y directrices dadas a través de las reuniones del Equipo Operativo. e) Apoyar al Responsable de Proceso en la formulación y actualización del nomograma de los procesos. f) Apoyar al responsable de proceso en la identificación de los productos no conformes y en la aplicación del tratamiento respectivo. g) Gestionar al interior de su área el cumplimiento de los procedimientos obligatorios de control de documentos y de control de registros. h) Apoyar al responsable de proceso en el seguimiento y tratamiento a los riesgos identificados. i) Apoyar al responsable de proceso en la identificación de los requisitos de sus clientes internos y externos y hacer seguimiento a su satisfacción. j) Apoyar a los responsables de proceso en el seguimiento y medición de los procesos bajo su responsabilidad. k) Apoyar a los responsables de proceso en la preparación de las auditorías de calidad. l) Apoyar a los responsables de proceso en la generación de acciones de mejora. m) Coordinar los temas del sistema Integrado de Gestión al interior de las Dependencias, particularmente las que en su estructura estén conformadas por varios grupos de trabajo.

Artículo 11.

- PARTICIPACIÓN DE TODOS LOS SERVIDORES Y CONTRATISTAS Todos los Servidores y Contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho participarán en las actividades programadas para la implementación y sostenibilidad del SIG, acatarán y cumplirán las directrices emitidas por los procesos y procedimientos y cuando se requiera, propondrán acciones de mejora.

Artículo 13.

- La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación.

Comuníquese y cúmplase Dada en Bogotá a los 26 días del mes de abril del 2012.

JUAN CARLOS ESGUERRA PORTOCARRERO Ministro de Justicia y del Derecho