RESOLUCION DG 263 de 2016

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGÍA - INM En ejercicio de sus facultades legales conferidas en el Decreto 4175 de 2011, en desarrollo de lo previsto en el Art. 2°.

CONSIDERANDO:

Que el Instituto Nacional de Metrología - INM, es una Unidad Administrativa Especial de carácter técnico, científico y de investigación, denominada Instituto Nacional de Metrología, con personería jurídica, patrimonio y autonomía administrativa y presupuestal, adscrita al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, creada por el Decreto 4175 de 2011.

Que la Ley 594 de 2000 en el titulo V. Gestión de Documentos en su artículo 21 establece lo siguiente: "Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el use de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivístico"

Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, señala que la gestión de docurnentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Así mismo, el artículo 23 de la citada ley establece que los archivos se clasifican en:

Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos indicados;

Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Que para la aplicación e implementación de la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica, en el Titulo II. De la publicidad y del contenido de la información en el artículo. 15. Programa de Gestión Documental, señala que los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archive General de la Nación y las que demos entidades competentes expidan en la materia.

Que el Decreto 1080 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura" en su artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental, señala que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollara, entre otros a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: "c) El Programa de Gestión Documental (PGD)."

Que el Decreto 1080 de 2015, "Par medio del cual se expide e/ Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura” en su artículo 2.8.2.5.10., señala que todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plaza, coma parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.

Que así mismo, el artículo 2.8.2.5.11. del Decreto 1080 de 2015, señala que el Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional, de igual forma que la implementación y seguimiento POD es responsabilidad de archive de la Entidad en coordinación con Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

Que en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del pasado 28 de marzo de 2016, tal como consta en el acta No. 07, y atendiendo que la información presentada respecto al Programa de Gestión Documental (PGD) cumplía con los criterios exigidos por las disposiciones legales al respecto, dio la respectiva aprobación al PGD para el Instituto Nacional de Metrología INM.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

Aprobar de conformidad con lo señalado en el Decreto 1080 de 2015, el Programa de Gestión Documental — PGD del Instituto Nacional de Metrología, atendiendo para el efecto la aprobación efectuada per el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la entidad.

Artículo segundo.

La Coordinación del Grupo de Servicios Administrativos de la Secretarla General del INM, deberá proceder con la socialización, así come la publicación del Programa de Gestión Documental PGD tanto en la página web coma en la Intranet.

Artículo tercero.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dada en Bogotá D.C. a los 29 JUL 2016 COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE CARLOS EDUARDO PORRAS PORRAS