RESOLUCION DG 264 de 2016

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGÍA - INM En ejercicio de sus facultades legales conferidas en el Decreto 4175 de 2011, en desarrollo de lo previsto en el Art. 2°.

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 en el titulo XI "Conservación de Documentos", artículo 4º establece: "Conservación de documentos, los archivos de la Administración Publica deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos"

Que para la aplicación e implementación de la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica, se requiere el cumplimiento de la función Archivística.

Que el Decreto 1080 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura" en su artículo 2.8.2.5.9 "Proceso de la gestión documental" numeral g) define la preservación a largo plazo como: "el conjunto de acciones y estándares aplicadas a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento".

Que el Decreto 1080 de 2015, "Por medio de/ cual se expide el Decreto Reglamentario Unicode/ Sector Cultura" en su artículo 2.8.2.7.8 señala lo siguiente: "la gestión de los documentos electrónicos de archivo, establece los requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de archivo, con el objeto de asegurar su preservación y conservación en el tiempo. ", estableciendo para el efecto lo siguiente:

"Artículo 2.8. 2.7.
8. Requisitos para la preservación y conservación de /os documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesa/es se deben tener en cuenta además las siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación.

El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. S e puede n conservar lo s documento s d e archiv o simultáneamente e n format o análog o y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato. El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivos digitales. Asegurar que /os componentes de /os documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación. La conservación de /os documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender /os principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medias de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma. Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan /os documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación. Proteger la información y los datos persona/es de conformidad con lo señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012. (Decreto 2609 de 2012, Articulo 29)"

Que el artículo 3° del Acuerdo 006 de 2014, define al Sistema lntegrado de Conservación coma el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archive total. Acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales coma unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
Que en el Acuerdo 006 de 2014, Par medio del cual se desarrollan las artículos 4º, 47 y 48 del Título XI ''Conservación de Documentos de la Ley 594 de 2000", en el Artículo o, se definen los programas de conservación preventiva: como el conjunto de procesos y procedimientos de conservación aplicables al Plan de conservación documental y al Plan de preservación digital a largo plaza.

Que en el Acuerdo 006 de 2014 "Artículo 11°; APROBAClÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVAClÓN -SIC. El Sistema lntegrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del Orden nacional o por Comité interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité Que mediante acta No. 07 del 28 de Mayo de 2016, se revisó y aprobó por parte del Comité lnstituciónal de Desarrollo Administrativo, el Sistema lntegrado de Conservación para el Instituto Nacional de Metrología.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

aprobar e implementar el Sistema lntegrado de Conservación para el Instituto Nacional de Metrología (Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación), el cual tiene coma finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del media o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de la entidad desde el momento de la producción, y durante su periodo de vigencia hasta su disposición final de acuerdo con la valoración documental.

Artículo segundo.

De conformidad con lo señalado en el Acuerdo 006 de 2014, la coordinación del Sistema lntegrado de Conservación en el INM estará a cargo del Secretario (a) General a través del Grupo de Servicios Administrativos.

Artículo tercero.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C. a los 29 JUL 2016 EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGÍA – INM CARLOS EDUARDO PORRAS PORRAS