RESOLUCION 157 de 2008

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias y,

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución No. 00 1 del 2 de enero de 2008, emanada del Ministerio de Hacienda y Crédito Público -Dirección General del Presupuesto Público Nacional-, se reglamenta la constitución y funcionamiento de las CAJAS MENORES para la presente vigencia.

Que para la ejecución y operación de las Cajas Menores, se hace necesario que el ICBF delegue la constitución y manejo de las Cajas Menores aprobadas y reglamente su funcionamiento.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1o.

DELEGACIÓN. Delegar la constitución y ordenación de las Cajas Menores para la vigencia fiscal del año 2008, en la Sede Nacional, en la Secretaria General.

Artículo 2o.

CONSTITUCIÓN. La Secretaria General en la Sede Nacional constituirá las Cajas Menores mediante resolución, la cual deberá indicar el responsable, la cuantía fijada para cada rubro presupuestal, la finalidad y la clase de gastos qué se pueden realizar. Estas no podrán superar en número las autorizadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para el efecto, se deberá expedir previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Artículo 3o.

DE LA ORDENACIÓN DEL GASTO. En la Sede Nacional para este efecto se autoriza la ordenación del gasto en la Secretaría General, la Oficina Jurídica, y la Dirección Administrativa, quienes manejaran una (1) caja menor, para un total de tres (3) Cajas Menores en la Sede Nacional.

Artículo 4o.

REGISTRO. La constitución de las Cajas Menores y las operaciones financieras que se deriven de su manejo, deben ser registradas en el Subsistema Financiero SIF -Módulos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad-, con base en la resolución expedida.

Parágrafo.
El Tesorero de la Sede Nacional deberá registrar la Caja Menor en el Módulo de Tesorería -Caja Menor-, para que se generen los registros automáticos en Presupuesto y Contabilidad.

El Contador deberá verificar que el registro haya afectado la cuenta contable “Cajas Menores”.

Artículo 5o.

CUANTÍA DE LAS CAJAS MENORES. La cuantía de la caja menor será para cada una de las autorizadas de acuerdo al Artículo Tercero de la presente resolución de TRES MILLONES DE PESOS ($3.000.000.oo) más el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), teniendo en cuenta que el reembolso debe tramitarse mensualmente.

Parágrafo.
La cuantía de cada una de las Cajas Menores más el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), debe estar de acuerdo con los identificadores presupuestales contenidos en la estructura presupuestal para la vigencia fiscal 2008.

Artículo 6o.

DESTINACIÓN. Los recursos destinados a la constitución de Cajas Menores deben ser utilizados para sufragar los gastos que tengan el carácter de urgentes, identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, según el Decreto No. 4944 del 26 de diciembre de 2007, “Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la Vigencia Fiscal de 2008, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos”, tanto para funcionamiento como para inversión, según el clasificador del gasto y en concordancia con los Lineamientos Preliminares de Programación para la vigencia 2008 y los lineamientos para la ejecución registro y control de los recursos financieros.

Parágrafo.
Sólo se podrá efectuar el pago de Viáticos y Gastos de Viaje por Caja Menor, a Servidores Públicos de la Sede Nacional que deban viajar en comisión de servicios urgentes.

Para el pago de estos Viáticos y Gastos de Viaje, se requiere que las comisiones se hayan autorizado mediante resolución suscrita por el Secretario General. Estos recursos se deben legalizar dentro de los cinco (5) días siguientes al cumplimiento de la comisión.

Artículo 7o.

PROHIBICIONES. No se podrán realizar con fondos de Cajas Menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento.

2. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos, cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de los servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

Parágrafo.
Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Artículo 8o.

MANEJO DE LOS RECURSOS. El manejo de los recursos de las Cajas Menores en la Sede Nacional, se hará a través de una Cuenta Corriente.

Parágrafo. PRIMERO.
El Responsable de la Caja Menor sólo podrá mantener en efectivo y como máximo valor, el equivalente al 20% del monto total de dicha Caja y será responsable de la custodia y disponibilidad de dichos recursos.

Parágrafo. SEGUNDO.
Para el manejo de los recursos en efectivo, se deberá expedir un vale provisional a nombre del Servidor Público al cual se le hizo entrega del dinero, quien deberá firmar con el número de la cédula de ciudadanía, indicando además la fecha y hora de recibo. La legalización del vale provisional se deberá realizar dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de su expedición. Estos deberán reemplazarse por los soportes documentales, como facturas, recibos de pago y los demás que cumplan con los requisitos, de acuerdo con las normas vigentes. En caso de no ser posible la presentación de los soportes en el tiempo establecido en este parágrafo, el Servidor Público responsable del manejo de la Caja Menor, podrá ampliar el plazo de la legalización, dependiendo del caso, en máximo cuatro (4) días calendario.

Artículo 9o.

REEMPLAZO TEMPORAL DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR. Cuando el responsable de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, incapacidad o cualquier tipo de licencia o permiso, el Secretario General, mediante resolución deberá encargar a otro Servidor Público. El titular deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegre, mediante Acta y con el respectivo arqueo, los fondos existentes, los libros respectivos y los documentos que soportan los gastos.

Artículo 10.

APERTURA DE LIBROS. LOS SERVIDORES PÚBLICOS RESPONSABLES DE LAS CAJAS MENORES PROCEDERÁN A LA APERTURA DE LOS SIGUIENTES LIBROS. Libro de Bancos, Libro de Caja y Libro de Control Presupuestal, en donde se contabilizarán diariamente las operaciones que afecten dicha caja, de conformidad con los comprobantes que respalden cada operación.

Artículo 11.

LIBRO DE BANCOS. El Libro de Bancos se diligenciará a partir de la apertura de la cuenta corriente destinada para el manejo de los fondos, con el débito del primer valor recibido por el Servidor Público responsable de la Caja Menor.

Igualmente, en este libro se deberá registrar cada uno de los movimientos que afecten el valor de la Caja Menor, como débito los ingresos que se generen por devoluciones o anulaciones de pagos; el Gravamen a los Movimientos Financieros, se registrará como crédito, con el fin de llevar el saldo exacto del efectivo.

Artículo 12.

LIBRO DE CAJA. Su apertura se efectúa para registrar y controlar el efectivo correspondiente al 20% estipulado en el parágrafo primero del artículo Octavo, de la presente resolución. En éste, se debe registrar el nombre del beneficiario, el concepto, la cuantía y la fecha del desembolso, en los términos que para el efecto establece el parágrafo segundo del precitado artículo Octavo.

Artículo 13.

LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL. A este libro se le deberá dar apertura por cada ítem presupuestal y el valor que haya sido autorizado en la Resolución de Constitución de la Caja Menor.

Parágrafo. PRIMERO.
Para efectuar un gasto y el registro del mismo, se debe tener presente el clasificador del gasto establecido en los Lineamientos Preliminares de Programación para la vigencia 2008, verificando que exista el saldo disponible en cada identificador presupuestal.

Parágrafo. SEGUNDO.
El Servidor Público encargado de la Caja Menor no puede ejecutar gastos por un monto superior al disponible en cada ítem presupuestal ni hacer unidad de caja en el momento de efectuar el gasto.

Artículo 14.

PAGOS POR CAJA MENOR. Los pagos que se efectúen con cargo a la Caja Menor, deberán estar soportados con la respectiva factura, en la que debe constar el número del NIT del beneficiario, la fecha, el concepto del gasto, el valor unitario, el valor total y demás requisitos exigidos en las normas sobre la materia. Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes.

Parágrafo. PRIMERO.
El Secretario General en la Resolución de Designación del Responsable, deberán señalar el Nombre del Banco y el Número y tipo de Cuenta en la cual se deben consignar los descuentos efectuados por las retenciones de ley.

Parágrafo. SEGUNDO.
Los Responsables del manejo de Caja Menor deberán realizar la consignación en las cuentas señaladas para tal efecto, en el mismo mes en que se efectuó el descuento y a más tardar el último día hábil del mes enviarán al Grupo Financiero Sede Nacional, copia de la consignación, anexando la respectiva relación, en la cual se debe indicar: Nombre del sujeto de retención, NIT, concepto, valor y porcentaje de la misma.

Parágrafo. TERCERO.
En no pago oportuno de la retención en la fuente y demás gravámenes, genera intereses de mora y sanciones por parte de la DIAN, los cuales deben ser asumidos por el Servidor Público responsable de la Caja Menor que no retuvo o que no consignó oportunamente.

Parágrafo. CUARTO.
El Tesorero de las Regionales o Seccionales y el Coordinador del Grupo Financiero Sede, deberán incluir estos valores en la declaración de Retención en la Fuente para ser girado a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido para cada vigencia fiscal.

Artículo 15.

REEMBOLSOS. Los reembolsos se deben hacer en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo identificador presupuestal, o cuando se haya consumido más del 70% de alguno o todos los valores de los identificadores presupuestales afectados, lo que ocurra primero.

Artículo 16.

LEGALIZACIÓN DEFINITIVA POR CAMBIO DE RESPONSABLE. En el evento de que se realice el cambio de responsable del manejo de la Caja Menor, el titular deberá hacer una legalización definitiva, reintegrando en la cuenta de la Sede Nacional -Otros Ingresos-, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados según los soportes. El Secretario General, constituirá nuevamente la Caja Menor designando al nuevo responsable.

Artículo 17.

LEGALIZACIÓN DEFINITIVA AL FINALIZAR LA VIGENCIA. La legalización de las Cajas Menores constituidas en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar durante la presente vigencia fiscal, se hará según el cronograma que se defina, fecha en la cual se deberá legalizar la totalidad de los gastos efectuados, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales -Otros Ingresos-, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la Caja Menor y los gastos efectuados de acuerdo con los soportes. Para la Sede Nacional, la consignación se hará en la cuenta de la Sede -Otros Ingresos-.

Parágrafo. PRIMERO.
El Servidor Público encargado de la Pagaduría de la Sede Nacional, al momento de la legalización y/o reembolso, exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por identificadores presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos soportes presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante de gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja Menor, según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Parágrafo. SEGUNDO.
El Servidor Público encargado de la Caja Menor en la Sede Nacional, responderá disciplinariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiere lugar.

Artículo 18.

RESOLUCIÓN DE RECONOCIMIENTO DEL GASTO. La Resolución de Reconocimiento del Gasto de que trata el numeral 5° del artículo anterior, deberá ser expedida por el Secretario General, como Ordenador del Gasto, para cada uno de los reembolsos que efectúe el responsable de la Caja Menor, reconociendo la totalidad de los gastos efectuados.

Artículo 19.

VIGILANCIA Y CONTROL. Además de la vigilancia y control que ejerce la Contraloría General de la República, de conformidad con lo estipulado en la Resolución No. 001 de enero 2 de 2008, el control sobre las Cajas Menores lo deberá ejercer el respectivo Ordenador del Gasto en cada una de las áreas del Nivel Nacional.

Parágrafo.
Los Responsables de las Cajas Menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno.

Artículo 20.

ARQUEO DE LAS CAJAS MENORES. El Servidor Público que desempeñe las funciones de Contador en el Grupo Financiero Sede Nacional, será el responsable de realizar por lo menos una vez cada trimestre. Copia de los arqueos realizados debe ser enviada al Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera y a la Oficina de Control Interno de la Sede Nacional para el correspondiente control y seguimiento.

Parágrafo. PRIMERO.
El Servidor Público responsable de los arqueos deberá informar oportunamente a la Oficina de Control Interno, las observaciones o inconsistencias detectadas en el manejo de dichas cajas, para tomar las medidas respectivas, con copia a la Dirección Financiera.

PARÁGRAÉO SEGUNDO. Los Servidores Públicos con delegación expresa, en ejercicio de las funciones de acompañamiento, seguimiento y control en la Sede Nacional, podrán practicar arqueos sobre las Cajas Menores constituidas para la vigencia fiscal 2008.

Artículo 21.

Los Servidores Públicos designados para el manejo de las Cajas Menores están amparados bajo la Póliza de Manejo Global para Entidades Oficiales contratada por el ICBF, con la cual ampara a todos los Servidores Públicos de planta.

Artículo 22.

RESPONSABILIDAD. Los Servidores Públicos designados para el manejo de las Cajas Menores serán responsables de la debida aplicación de lo establecido en las normas administrativas fiscales que rigen el manejo de las mismas y, en especial, del cumplimiento de la Resolución No.00 1 de 2008, emanada la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, de la Guía de Manejo de Cajas Menores, del Manual de Procedimientos y de lo estipulado en la presente Resolución.

Artículo 23.

VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No.0 610 del 3 de Abril de 2007.

Afecta la vigencia de: Deroga RESOLUCION 610 de 2007 COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los 25 ENE. 2008.

ELVRA FORERO HERNANDEZ Directora General