RESOLUCION 1888 de 2006

EL SECRETARIO GENERAL, ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 74 expresa que “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley”.

Que la Ley 594 de 2000 en su artículo 4o señala que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

Que la Ley 594 de 2000 establece la obligatoriedad de i) la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística; ii) elaboración y adopción de las respectivas tablas de retención documental; iii) elaboración y aplicación de programas de gestión documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías.

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado, establece como objetivos fundamentales para el desarrollo del Sistema de Control Interno, entre otros, el de “Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros”.

Que el Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001, proferido por el Archivo General de la Nación, en su artículo cuarto señala que toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los servidores públicos autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución, la cual se debe realizar en concordancia con la estructura del ICBF establecida por el Decreto 3264 de 2002.

Que el Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación, establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y el establecimiento de las unidades de correspondencia.

Que mediante Decreto 3264 de 2002 se establece la estructura del nivel central del ICBF y se determinan las funciones de sus dependencias.

Que mediante la Resolución No. 0900 de mayo de 2002, se adopta la Tabla de Retención Documental en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Que mediante Resolución No. 0606 de abril 21 de 1989 el Director General del ICBF adopta el Manual de Correspondencia proyectado por ARCEC de Colombia Ltda. y el Manual de Archivo proyectado por Archivos Técnicos Administrativos - ATAL, los cuales deben actualizarse de conformidad con la normatividad aplicable al tema de Archivos y Correspondencia.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1o.

Adoptar la Guía para el manejo de la Gestión Documental en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la cual forma parte integral de la presente resolución.

Parágrafo.
En caso de requerirse modificaciones o adiciones a la Guía de Gestión Documental de que trata el presente artículo, éstas deberán solicitarse a través de la Dirección Administrativa. Una vez revisadas por ésta Dirección, se aprobarán por Secretaría General del ICBF, mediante la expedición de aplicativos que deberán ser difundidos ampliamente entre todos los servidores públicos y Contratistas del ICBF.

Artículo 2o.

AMBITO DE APLICACIÓN. La presente Guía que se adopta mediante la presente Resolución debe ser aplicada en las dependencias del 1CBF ubicadas en las Regionales, Seccionales y Sede Nacional.

Artículo 3o.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y revoca todas las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 0606 de abril 21 de 1989.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D. C. a los 10 AGO. 2006.

GERARDO BURGOS BERNAL Secretario General Encargado de las Funciones de Director General