RESOLUCION 1747 de 2006

EL SECRETARIO GENERAL, ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función pública está al servicio de los intereses generales y en ese sentido, la gestión administrativa debe realizarse bajo la estrategia de eficiencia institucional para lograr cumplir sus funciones con la mayor efectividad y el menor costo posible, optimizando la asignación y ejecución del gasto público dentro de un escenario de recursos limitados.

Que para el cumplimiento de sus funciones, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar cuenta con una infraestructura de comunicaciones y de cómputo, la cual es utilizada tanto por servidores públicos como por contratistas, por lo que se deben establecer las políticas y reglamentos de uso de los recursos informáticos, para garantizar el control y manejo adecuado de la infraestructura de comunicaciones y de cómputo.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1o.

Adoptar el “Manual General de Políticas de Usuario de la Infraestructura de Comunicaciones y de Cómputo en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar”, como instrumento de aplicación general, el cual forma parte integral de la presente Resolución.

Parágrafo.
En caso de requerirse modificaciones o adiciones al Manual de que trata el presente artículo, éstas deberán solicitarse a través de la Subdirección de Sistemas de. Información. Una vez revisadas por dicha Subdirección, se aprobarán por Secretaría General del ICBF, mediante la expedición de aplicativos que deberán ser difundidos ampliamente entre todos los servidores públicos y contratistas del ICBF.

Artículo 2o.

AMBITO DE APLICACIÓN. El Manual adoptado mediante la presente Resolución debe ser aplicado en las dependencias del ICBF ubicadas en las Regionales, Seccionales y Sede Nacional.

Artículo 3o.

VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D. C. a los 31 JUL. 2006 GERARDO BURGOS BERNAL Secretario General Encargado de las Funciones de Director General MANUAL GENERAL DE POLÍTICAS DE USUARIO DE LA INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES Y DE CÓMPUTO DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Dirección de Planeación Subdirección Sistemas de Información INTRODUCCIÓN La seguridad de la información, se fundamenta en la existencia de un conjunto de normas y políticas que brindan instrucciones claras y obligatorias a los usuarios de la red de infraestructura de comunicaciones y de cómputo del ICBF en todo lo relacionado con la protección de los activos de la información y sus recursos tecnológicos.

Es así como el soporte para la alta gerencia en el cumplimiento de las medidas efectivas de la seguridad de los bienes informáticos de la institución, están basados en la aplicación de este manual por parte de todos los servidores públicos y contratistas autorizados.

Igualmente, el dinamismo en la variedad de nuevos ataques a través de virus y violaciones a la seguridad informática, han llevado a la formalización de las normas y políticas de uso de los bienes informáticos, los cuales, a su vez, deben ser revisados y actualizados continuamente, de tal manera que se garantice la seguridad de la información y los recursos tecnológicos a través del tiempo.

1. OBJETIVO GENERAL

Establecer y definir los lineamientos, políticas y normas de uso de la infraestructura de comunicaciones y de cómputo del ICBF para su utilización diaria.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer el marco de referencia para el uso de la información y los recursos que hacen parte de la infraestructura de comunicaciones y tecnológica del ICBF.

Definir acciones que permitan garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información para el desarrollo y cumplimiento de la misión y objetivos corporativos del ICBF.

Disminuir el riesgo de fraude informático generado, entre otros, por las relaciones con terceros (outsourcing, proveedores) u otros entes externos.

Establecer una política de uso para la infraestructura de comunicaciones y red de cómputo del ICBF, específicamente para los servicios de correo electrónico, transferencia de archivos, voz, Internet, almacenamiento de datos y aplicaciones institucionales entre otros.

3. JUSTIFICACIÓN

Dado el volumen de información electrónica que se maneja diariamente en el instituto, se hace necesario establecer una política y normas de uso claras a todos los servidores públicos y contratistas, en cuanto al servicio que se presta en relación a la infraestructura de comunicaciones y de cómputo del ICBF, con el fin de garantizar y optimizar el uso eficaz y eficiente de los recursos prestados.

4. ALCANCE

Socializar y difundir a través del presente Manual, las políticas y normas de uso de la infraestructura de comunicaciones y de cómputo a todos los servidores públicos y contratistas del ICBF para su diario cumplimiento y aplicación.

5. MARCO LEGAL

Las normas legales que fundamentan el presente manual las constituyen los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, así como las Leyes 679 de 2001 y 734 de 2002 (Código Único Disciplinario) y sus disposiciones reglamentarias y las que en relación con el tema sean expedidas.

6. DIRIGIDO A

El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas que prestan sus servicios en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y que hacen uso de los recursos tecnológicos, de cómputo y de comunicaciones disponibles.

7. SERVICIOS INTERNET – INTRANET

El ICBF pone a disposición del usuario los siguientes servicios:

7.1 Correo electrónico Permite acceder a su cuenta de correo desde cualquier ordenador conectado a Internet.

Enviar, recibir y almacenar mensajes.

Enviar y recibir varios archivos simultáneamente, siempre y cuando el tamaño total de los mismos no supere el tamaño del buzón asignado.

Permite la transferencia de archivos cuando éstos no superen el tamaño asignado.

Voz sobre IP (Protocolo de Internet)

Conecta la infraestructura convencional de voz con la red del (CBF ofreciendo servicios de paquetización de voz en los puntos de cubrimiento de la red.

7.3 Internet Una conexión corporativa que permite utilizar los servicios de Internet remotamente. Es decir que el servidor público o contratista puede acceder los servidores del ICBF desde su casa o cualquier otro lugar fuera del Instituto.

8. SOPORTE TÉCNICO

El ICBF cuenta con personal calificado, a través de la mesa de ayuda SIMA, para brindar los servicios técnicos de mantenimiento y administración de los equipos de cómputo, hardware, software y servidores de la plataforma instalada en las Regionales y Sede Nacional.

9. POLÍTICAS DE SEGURIDAD

9.1 Asignación y manejo de las claves de acceso La utilización de los servicios de la infraestructura de comunicaciones y de cómputo exige el empleo de un nombre, por parte del servidor público o contratista del ICBF ( “Nombre de Usuario”) con el que se identificará su cuenta de dominio de correo, y una contraseña ( “Password”).

El ICBF establece la creación de buzones de correo de acuerdo a las normas establecidas a continuación:

El nombre de usuario y clave no se deben crear con palabras, expresiones o conjuntos gráfico-denominativos malsonantes, injuriosos, coincidentes con marcas, nombres comerciales, rótulos de establecimientos, expresiones publicitarias, nombres y seudónimos de personajes de relevancia pública o famosos para cuya utilización no esté autorizado y, en general, contrarios a la ley o a las exigencias de la moral y buenas costumbres generalmente aceptadas.

En particular, el ICBF se reserva el derecho a modificar:

El tamaño de los buzones La solicitud periódica del cambio de las contraseñas La definición de seguridad de las contraseñas de acuerdo a los estándares internacionales.

Definición de alias a las cuentas de correo y demás características que determinan el perfil del buzón de correo.

9.2 Uso y custodia de las claves de acceso El servidor público y/o contratista del ICBF será responsable de hacer uso diligente de las claves de acceso, así como de mantener su custodia y completa reserva.

El servidor público y/o contratista del ICBF, como usuario de los servicios implementados, se responsabiliza de comunicar al administrador de la red, de manera inmediata, la pérdida o robo de las claves de acceso así como cualquier riesgo de acceso a las mismas por un tercero.

En caso contrario, el usuario asumirá la responsabilidad por daños causados a la institución.

Copias de Respaldo El servidor público o contratista es responsable de generar periódicamente sus propias copias de respaldo de información pertinente para el desarrollo de las actividades normales del Instituto. En caso que el usuario no conozca el procedimiento para generar copias de respaldo, este deberá remitirse a la mesa de ayuda, SIMA, para que un ingeniero de soporte haga las respectivas copias de información.

10. POLÍTICAS DE SERVICIO

Los administradores de la infraestructura de comunicaciones y de cómputo, a cargo de la empresa contratista TELEDIFUSIÓN, serán responsables por la funcionalidad, operación, continuidad, manejo y uso de todos los sistemas compartidos así como de las redes, soporte, mantenimiento, software estándar, sistemas telefónicos, de comunicaciones y servicios relacionados. También serán responsables de coordinar los servicios de recuperación de datos y de implementar y manejar efectivamente las funciones y procedimientos de la Subdirección de Sistemas de Información para cumplir con las necesidades de los propietarios de la información del ICBF. Una vez acabe el contrato con TELEDIFUSION, se procederá a renovarlo o continuar con otra empresa que cumpla con los requerimientos anteriormente establecidos.

El usuario del ICBF se responsabiliza a utilizar los servicios ofrecidos por la infraestructura de comunicaciones y de cómputo del ICBF de forma correcta y diligente, así como abstenerse de utilizarlos con fines o efectos ilícitos, lesivos de los derechos e intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar, sobrecargar o deteriorar el servicio de la red interna, los equipos informáticos de otro servidor público o de otros usuarios de Internet (hardware y software). Igualmente el usuario es responsable de los documentos, archivos y toda clase de contenidos almacenados en sus equipos informáticos (hacking) que impidan la normal utilización o disfrute de dichos servicios,, equipos informáticos, documentos, archivos y contenidos por parte de los demás usuarios de la red interna y de otros usuarios de Internet.

El servidor público o contratista del ICBF, usuario de la infraestructura de comunicaciones y de cómputo, es consciente y acepta voluntariamente que el uso de este servicio y los recursos informáticos que tienen lugar, en todo caso, están bajo su única y exclusiva responsabilidad y por lo tanto responderá por los daños y perjuicios de toda naturaleza que pueda sufrir el Instituto como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a las que queda sometido, en virtud de las condiciones expuestas o trasgresión de la ley en relación con la utilización del servicio.

En caso que se detecte comportamiento y uso inadecuado de los recursos tecnológicos, la Subdirección de Sistemas de Información informará inmediatamente al jefe del área responsable con el fin de implementar las medidas correctivas del caso, y a la Oficina de Control Interno Disciplinario, quien evaluará la información y determinará las acciones y sanciones a que haya lugar, de acuerdo con lo ordenado por la Ley 734 de 2002.

Cuando los daños o perjuicios sean ocasionados por terceros (outsourcing y proveedores) se aplicarán las cláusulas existentes en los contratos y dada la gravedad de la falta se iniciarán las acciones respectivas con los entes de control pertinentes (Contraloría General de la República y Procuraduría General de la Nación).

11. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE SIMA A CONTRATISTAS QUE HACEN USO DE LA INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES Y DE CÓMPUTO

Los contratistas (personas naturales o jurídicas que hacen uso activo de la infraestructura de comunicaciones y de cómputo del ICBF), se responsabilizan por las siguientes políticas de uso:

En caso que un contratista traiga y utilice su propio equipo de cómputo en la red del ICBF, éste deberá tener como mínimo:

* Windows XP Profesional (Service Pack2)

* Windows 2000 (Service Pack 4)

* Windows 95 ó 98 * No es recomendable usar Sistemas Operativos Windows Home Edition * Millenium ya que no están homologadas para correcto funcionamiento en la red de Microsoft * Office con sus respectivas actualizaciones * Poseer Memoria RAM de 64 Mhz para que el antivirus Microsoft Trend sea instalado correctamente.

* Cualquier software debidamente licenciado.

Los usuarios contratistas unipersonales (personas naturales) tendrán soporte informático, cuando haya daños o errores en el software o correo electrónico.

Microsoft Trend será instalado a los contratistas unipersonales una vez comiencen sus contratos con el ICBF.

Los usuarios contratistas de corporaciones (personas jurídicas) deberán tener soporte informático únicamente por personal técnico autorizado y perteneciente a la empresa para la cual laboran.

1. PROHIBICIONES DE USO DE LA INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIONES Y DE CÓMPUTO

El usuario del ICBF debe abstenerse de:

Ingresar sin autorización a otros sistemas o servidores, ya sean locales ó de redes externas accesibles a través de la red del ICBF.

Intentar violar la seguridad de los sistemas y de la red local o de cualquiera otra red accesible desde los equipos del ICBF.

Intentar acceder a otras cuentas o áreas de los servidores del área de sistemas o recursos a los que no esté autorizado, siendo su responsabilidad el daño a propiedad o hurto de información exclusiva del ICBF.

Enviar mensajes de correo electrónico no solicitados y en particular, publicidad no solicitada, cadenas, mensajes religiosos, comunicaciones no solicitadas con fines de venta directa o con cualquier otra clase de finalidad comercial, mensajes no solicitados dirigidos a una pluralidad de personas con independencia de su finalidad (spamming) y a utilizar el servicio con la finalidad de almacenar mensajes en el hardware del ICBF.

Sustraer equipos de cómputo, hardware, periféricos o software.

Interrumpir o interferir sin autorización el acceso a los sistemas de información.

Transgredir o burlar las verificaciones de identidad u otros sistemas de seguridad.

Utilizar los sistemas de información para propósitos ilegales o no autorizados, almacenando contenidos pornográficos, propaganda terrorista, música, etc. o cualquier contenido no relacionado con la naturaleza del cargo o de la institución.

Violar cualquier licencia de software o derechos de autor, incluyendo la Copia o distribución de software protegido legalmente, sin la autorización escrita del propietario, utilizando unidades físicas y lógicas de la institución en su almacenamiento.

Leer la información o archivos de otros usuarios sin su permiso.

Cualquier tipo de deshonestidad laboral.

Alterar, falsificar o de alguna otra forma usar de manera fraudulenta los registros del ICBF o cualquier registro externo (incluyendo registros computarizados, permisos, documentos de identificación, u otros documentos o propiedades).

Lanzar cualquier tipo de virus, gusano o programa de computador cuya intención sea hostil o destructiva.

Descargar o publicar material ilegal, con derechos de propiedad o material nocivo usando un computador de la Institución.

Transportar o almacenar material con derechos de propiedad o material nocivo usando las redes de la institución.

Uso personal de cualquier sistema de información de la Institución para acceder, descargar, imprimir, almacenar, redirigir, transmitir o distribuir material no relacionado con las obligaciones como contratista o servidor público de ICBF.

Violar cualquier ley o regulación nacional respecto al uso de sistemas de información.

Igualmente, el usuario se compromete a no distribuir, transmitir o difundir mensajes, cuyo contenido implique lo siguiente:

Contravenga, menosprecie o atente contra los derechos fundamentales y libertades públicas reconocidas constitucionalmente, en los tratados internacionales y en el resto del ordenamiento jurídico.

Induzca, incite o promueva propaganda política, actuaciones delictivas, denigratorias, difamatorias, infamantes, violentas o, en general, contrarias a la ley, a la moral y buenas costumbres generalmente aceptadas o al orden público.

Induzca, incite o promueva actuaciones, actitudes o ideas discriminatorias por razón de sexo, raza, religión, creencias, edad o condición.

Incorpore, ponga a disposición o permita acceder a productos, elementos, mensajes y/o servicios delictivos, violentos, pornográficos, degradantes y en general, contrarios a la ley, a la moral y buenas costumbres generalmente aceptadas o al orden público.

Induzca o pueda inducir a un estado inaceptable de ansiedad o temor.

Induzca o pueda inducir a involucrarse en prácticas peligrosas, de riesgo o nocivas para la salud y el equilibrio psíquico.

Sea falso, ambiguo, inexacto, exagerado o extemporáneo, de forma que puedan inducir a error sobre su objeto o sobre las intenciones o propósitos del comunicante.

Sea contrario a derecho, al honor, a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen de las personas.

Infrinja la normativa sobre secreto de las comunicaciones.

Incorpore virus u otros elementos físicos o electrónicos que puedan dañar o impedir el normal funcionamiento de la red, del sistema o de equipos informáticos (hardware y software) de terceros o que puedan dañar los documentos electrónicos y archivos almacenados en dichos equipos informáticos.

Provoque por sus características, dificultades en el normal funcionamiento del servicio, como son formatos en aplicaciones no implementadas en el ICBF, transmisión de archivos que superen los tamaños asignados, almacenar archivos en carpetas que superen los 500Mb, entre otros.

Abstenerse de comunicar a terceros, divulgar o comercializar de cualquier modo las listas de distribución a las que pueda tener acceso a través del Servicio.

Reporte a la mesa de ayuda, SIMA, cuando el equipo de cómputo que esté utilizando tenga virus, o cuando recibe un correo electrónico con virus.

El servidor público y/o contratista del ICBF, se hace responsable de utilizar el servicio, de conformidad con la ley, la moral y buenas costumbres generalmente aceptadas.

Cualquier irregularidad al respecto debe ser informada al Centro de Mesa de Ayuda, SIMA, para tomar acciones pertinentes.

2. MODIFICACIONES AL MANUAL

Es importante visualizar este Manual como un instrumento dinámico y sujeto a modificaciones permanentes, de acuerdo a las exigencias de la realidad y el entorno cambiante y en la medida en que resulten oportunidades de mejoramiento, supresión o creación de políticas, lineamientos o trámites, al igual que cuando se presenten Cambios en la normatividad o en la estructura interna del ICBF.

Para ello, a través de la Subdirección de Sistemas de Información se recibirán las sugerencias y aportes, los cuales se constituyen en insumos valiosos para mantener este documento a la vanguardia y con métodos innovadores, simplificados y actualizados, que podrán ser remitidas por escrito en medio físico o magnético y que serán revisadas y aprobadas para su eventual publicación.

El texto del Manual podrá ser consultado por las Regionales, Agencias y Sede Nacional en la siguiente dirección: Carpetas Públicas/ Dirección de Planeación/ Subdirección de Sistemas de Información/Manual General de Políticas de Usuario.

GLOSARIO Buzón de correo electrónico: Área de almacenamiento para los correos electrónicos entrantes y salientes de los usuarios, ubicado en el servidor de correo.

Confidencialidad: Proteger la información de ser leída y/o copiada por cualquier persona que no este explícitamente autorizada para esto.

Contraseña (Password): Conjunto de caracteres alfanuméricos que le permite a un usuario el acceso a un determinado recurso o la utilización de un servicio dado en la red. Se destaca que la contraseña no es visible en la pantalla al momento de ser tecleada con el propósito de que sólo pueda ser conocida por el usuario.

Copia de Respaldo o Seguridad (Backup): Acción de copiar archivos o datos de forma que estén disponibles en caso de que un fallo produzca la pérdida de los originales. Esta sencilla acción evita numerosos, y a veces irremediables, problemas si se realiza de forma habitual y periódica.

Disponibilidad: Proteger los servicios para que no se degraden o se encuentren inaccesibles sin autorización.

Hacking: El acto de aprender los detalles de otros sistemas computarizados. Acceder a un sistema informático sin autorización.

Hardware: todos los componentes físicos de la computadora y sus periféricos.

Infraestructura de Comunicaciones: Toda la base tecnológica que soporta la transmisión de voz y datos por la red del ICBF y que permite el uso de Internet, intranet, videoconferencia y correo electrónico entre otros.

Infraestructura de Cómputo: Todos los equipos de computadoras, servidores, impresoras, pantallas y demás periféricos que contribuyen al desarrollo laboral de los servidores públicos y contratistas del ICBF.

Integridad: Proteger la información y los programas de ser borrados o alterados sin el permiso del dueño.

Internet: Internet se define generalmente como la red de redes mundial. Las redes que son parte de esta red se pueden comunicar entre sí a través de un protocolo denominado TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol). Fue concebida a fines de la década de 1960 por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, más precisamente por la ARPA.

Intranet: Las intranets son redes corporativas que utilizan los protocolos y herramientas de Internet. Su aspecto es similar al de las páginas de Internet. Si esta red se encuentra a su vez conectada a Internet, generalmente se la protege mediante firewalls.

Microsoft Trend: Antívirus utilizado por parte de SIMA para prevenir y eliminar virus en la red de Cómputo del ICBF.

Outsourcing: Subcontratación de servicios y productos en una alianza tal con los proveedores elegidos, que éstos prácticamente se convierten en una extensión de los negocios de la organización, pero siguen ocupándose de su propia administración.

Paquetización: La parte de un mensaje que se transmite por una red. Antes de ser enviada a través de Internet, la información se divide en paquetes.

Protocolo de Internet: Conjunto de Comandos que permite que dos computadores se comuniquen entre sí a través de Internet.

Servicio de Red Interna: Servicio que provee Teledifusión a la red de comunicaciones del ICBF y que se basa en la administración y mantenimiento de la misma para que la transferencia de información se presente sin errores y en tiempo mínimo de transmisión.

SIMA: Grupo llamado Servicio Informático y Mesa de Ayuda encargado del soporte y mantenimiento de la red de comunicaciones y de Cómputo del ICBF.

Software: término general que designa los diversos tipos de programas usados en computación.

Spam: Son mensajes no solicitados, habitualmente de tipo publicitario, enviados en cantidades masivas.

Spamming: Acto de enviar correo electrónico no solicitado.

Usuario: Cualquier funcionario, usuario y/o trabajador con acceso autorizado, que hace uso de alguno de los recursos de cómputo con los que cuenta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Virus: Programa que se duplica a sí mismo en un sistema informático incorporándose a otros programas que son utilizados por varios sistemas. Este tipo de programas pueden actuar de diversas maneras como son: a) Solamente advertir al usuario de su presencia, sin causar daño aparente. b) Tratar de pasar desapercibidos para causar el mayor daño posible. c) Adueñarse de las funciones principales (infectar los archivos de sistema).