RESOLUCION 1685 de 2006

EL SECRETARIO GENERAL ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias y,

CONSIDERANDO:

Que el Decreto No. 3264 de 2002, estableció la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se determinaron las funciones de sus dependencias.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 518 del Estatuto Tributario, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en su calidad de entidad de derecho público, es agente de retención.

Que el Estatuto Tributario en el Artículo 684 faculta a la DIAN para que requiera a los contribuyentes y/o responsables, dentro de las cuales se encuentran las Entidades Públicas para que suministren información de conformidad con el Artículo 631 del Estatuto Tributario, para estudios y cruces de información. Igualmente, que en las Resoluciones No. 10147 de 2005, establece los obligados a presentar información a la DIAN, el contenido y las características técnicas y la No. 10149 de 2005, establece los obligados a presentar mensualmente información sobre convenios de cooperación y asistencia técnica.

Que con la Resolución No. 12717 de 27 de diciembre de 2005 la DIAN reglamenta los mecanismos dispuestos para el acceso, autenticación y/o firma digital de los documentos inherentes a los trámites que realizan las diferentes agentes.

Que mediante la Resolución No. 12801 del 28 de diciembre de 2005, la DIAN señala algunos responsables y agentes de retención que deben presentar las declaraciones y diligenciar los recibos de pago de los impuestos administrados por la DIAN y de las retenciones en la fuente, a través de los servicios informáticos electrónicos.

Que la DIAN mediante la Resolución No. 00921 del 1 de febrero de 2006, estableció medidas de transición para el cumplimiento del deber formal de declarar a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y algunas funciones y responsabilidades relacionadas con la presentación de declaraciones y el diligenciamiento de los recibos de pago, las cuales son necesarias adoptar en el Instituto.

Que con la Resolución No. 02435 del 16 de marzo de 2006, por la cual se adiciona la Resolución No. 12801 de 2005, incluyó al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en su calidad de Gran Contribuyente de la Administración Especial de Bogotá, como entidad obligada a presentar sus declaraciones tributarias y diligenciar los recibos de pago a través de los servicios electrónicos de fa DIAN, a partir del día 17 de abril de 2006.

Que la Resolución DDI -007459 del 1 de noviembre de 2005, establece las personas naturales o jurídicas que deben suministrar información Exógena a la Dirección Distrital de Impuestos y con la Resolución DDI -005880 del 22 de febrero de 2006 “Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución DDI-007459 de 2005”.

Que para darle cumplimiento a las normas anteriores, se hace necesario definir los responsables, los procedimientos y los plazos de estas obligaciones y de la información que se reporte en las declaraciones tributarias de las Regionales, Seccionales, Grupo Financiero Sede Nacional y del consolidado que debe presentar el Nivel Nacional.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1o.

Para los efectos previstos en el Estatuto Tributario y demás normas emitidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, se asigna la función de agente retenedor de la Retención en la Fuente, Retención de IVA, en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, a los servidores públicos que desempeñan las funciones de Tesoreros y/o Pagadores en las Regionales, Seccionales y Grupo Financiero, en la Sede Nacional.

Para los efectos previstos en los Acuerdos Municipales o Distritales emitidos por los Concejos Distritales o Municipales, se asigna la función de agente de retención del Impuesto de Industria y Comercio y de los demás impuestos como: Estampillas, Impuesto de Frontera y otros impuestos Municipales o Distritales, a los servidores públicos que desempeñen las funciones de Tesoreros y/o Pagadores en las Regionales, Seccionales y el Coordinador del Grupo Financiero, en la Sede Nacional.

Parágrafo.
La denominación de Coordinador Financiero, hace referencia al Coordinador Financiero, al Coordinador Administrativo y Financiero en las Regionales, al Coordinador de Gestión de Recursos en las Seccionales y al Coordinador del Grupo Financiero Sede Nacional.

La denominación de Coordinador Administrativo, hace referencia al Coordinador Administrativo o Coordinador Administrativo y Financiero según corresponda en las Regionales y al Coordinador de Gestión de Recursos o a quien haga sus veces en las Seccionales.

Artículo 2o.

Para los efectos de la aplicación de los procedimientos para la determinación de la Retención en la Fuente sobre ingresos laborales, será responsable la Dirección de Gestión Humana en la Sede Nacional y la Coordinación Administrativa.

Artículo 3o.

Son responsables de constatar y de informar al área Financiera que el Contratista efectuó el pago del impuesto de timbre, el Coordinador Jurídico en las Regionales o quien haga sus veces en las Seccionales y en la Sede Nacional, el Jefe de.a Oficina Jurídica.

Artículo 4o.

Para los efectos de la Declaración Mensual de Retención en la Fuente, IVA y Timbre, en las Regionales y Seccionales serán solidariamente responsables de la información certificada, de los soportes y del cumplimiento de los plazos establecidos en la presente Resolución, el Director, el Coordinador Financiero, los servidores públicos que desempeñen las funciones de Contador y de Tesorero o Pagador; y en la Sede Nacional el servidor público que desempeñe las funciones de Coordinador del Grupo Financiero, conjuntamente con el servidor público que desempeñe las funciones de Contador. En el caso de las retenciones por salarios, igual será responsable solidario el Coordinador Administrativo de las Regionales o quien haga sus veces en las Seccionales y en la Sede Nacional, el Coordinador de Registro y Control de la Dirección de Gestión Humana.

Artículo 5o.

Para los efectos de la recepción de la información certificada, la revisión, consolidación y elaboración de las Declaraciones Mensuales de Retención en la Fuente, IVA y Timbre, la Dirección Financiera asignará por escrito estas funciones a un profesional del Grupo de Contabilidad del Nivel Nacional.

Artículo 6o.

Para los efectos de (a presentación virtual y pago a la DIAN de las Declaraciones Mensuales de Retención en la Fuente, IVA y Timbre, responderán solidariamente el servidor público Coordinador del Grupo de Contabilidad que desempeñe las funciones de Contador General y el Coordinador del Grupo de Tesorería que desempeñe las funciones de Tesorero General.

Artículo 7o.

Para los efectos de la presentación de las Declaraciones y pagos mensuales de las Retenciones del Impuesto de Industria y Comercio y los correspondientes a Estampillas y otros impuestos de índole territorial, serán responsables en las Regionales y Seccionales los Directores, los Coordinadores Financieros, en forma conjunta con el Contador y el Tesorero o Pagador. En la Sede Nacional será responsable el Coordinador del Grupo Financiero y el Servidor público que desempeñe las funciones de Contador.

Artículo 8o.

En la Sede Nacional son responsables de la información mensual de Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica y del reporte de la misma al Grupo de Contabilidad del Nivel Nacional, en los plazos establecidos, el Coordinador del Grupo Financiero y el Contador. De la presentación serán responsables el Coordinador del Grupo de Contabilidad que desempeñe las funciones de Contador General, el Ingeniero de Sistemas designado por la Subdirección de Sistemas de Información y el Director Financiero.

Artículo 9o.

La responsabilidad en la preparación de la información Exógena y del reporte de la misma en los plazos establecidos por el Nivel Nacional, se establece así: en las Regionales y Seccionales, el Director, el Coordinador Financiero, el Contador y el Ingeniero de Sistemas. En la Sede Nacional, el Coordinador del Grupo Financiero, el servidor público que desempeñe las funciones de Contador y el Ingeniero de Sistemas designado por escrito por el Subdirector de Sistemas de Información. Por la consolidación y presentación virtual a la DIAN responderán el Coordinador del Grupo de Contabilidad que desempeñe las funciones de Contador General y el Director Financiero.

Artículo 10.

Para todos los casos en que el Instituto requiera presentar en forma consolidada información Tributaria a la DIAN o a las Secretarías de Hacienda Distritales, Municipales o Departamentales, el servidor público que desempeñe las funciones de Subdirector de Sistemas de Información o quien haga sus veces en las Regionales o Seccionales, responderán por las especificaciones técnicas de los equipos de cómputo y los canales de comunicación que establezca la DIAN, las Alcaldías Municipales o Distritales.

Artículo 11.

Para los efectos de impartir las instrucciones técnicas y de procedimiento para la conformación de los archivos de la información Exógena y de la información de Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica para la DIAN o la información en medios magnéticos para la Dirección Distrital de Impuestos, realizar la recepción de los archivos, efectuar la revisión y producción de las observaciones a que haya lugar a las Regionales, Seccionales, Sede Nacional y Nivel Nacional, responderá el Ingeniero de Sistemas, asignado por escrito por la Subdirección de Sistemas de Información y el Ingeniero de Sistemas de cada Regional o Seccional.

Artículo 12.

En la realización de contratos el Jefe de la Oficina Jurídica de la Sede Nacional o el Coordinador Jurídico o quien haga sus veces en las Regionales y Seccionales, será el responsable de solicitar el Registro Único Tributario, así como, incluir las cláusulas correspondientes que garanticen que los contratistas cumplen con los requisitos de ley en el ámbito tributario.

Capítulo II.

PROCEDIMIENTO.

Artículo 13.

Para la presentación mensual de la Declaración de Retención en la Fuente, IVA y Timbre sobre las operaciones realizadas en las Regionales, Seccionales y Sede Nacional, los responsables deberán:

Revisar, aprobar y firmar el Formato “ICBF-DIAN-001” correspondiente a la Declaración Mensual de Retención en la Fuente, IVA y Timbre. El Coordinador Financiero de las Regionales, Seccionales y del Grupo Financiero Sede Nacional, debe remitir el formulario debidamente firmado adjuntando las copias de los Auxiliares Contables y el Comprobante de Contabilidad MP, con el registro del traslado de las retenciones practicadas y el impuesto de timbre a declarar, al Nivel Nacional a través de una operación de Principal y Subalterna. El Coordinador Financiero, una vez firmado el formulario, debe enviarlo al correo electrónico del Coordinador del Grupo de Contabilidad y del profesional del Grupo de Contabilidad del Nivel Nacional.

Artículo 14.

Para el proceso de consolidación de la información mensual, bimestral y anual que se debe presentar a la DIAN y a las Secretarias de Hacienda Locales, la Dirección Financiera designará a un profesional del Grupo de Contabilidad para que responda por la consolidación de la información como soporte al Contador General, al Tesorero General y al Director Financiero delegados para presentar las declaraciones y la información por la DIAN.

Artículo 15.

Las Regionales, Seccionales y el Grupo Financiero de la Sede Nacional, no deben incluir el valor de las Retenciones en la Fuente e IVA, en las solicitudes de giro que realizan a la Tesorería del Nivel Nacional.

Artículo 16.

Para la conformación de los archivos y reporte de la Información Exógena en las Regionales, Seccionales, Sede Nacional y Nivel Nacional, los procedimientos deben realizarse de acuerdo con las instrucciones que anualmente impartan la Dirección Financiera y la Subdirección de Sistemas de Información.

Capítulo III.

PLAZOS.

Artículo 17.

Los responsables en las Regionales, Seccionales y en el Grupo Financiero Sede Nacional, deben enviar el primer (1er) día hábil de cada mes el formato “ICBF-DIAN-001” debidamente firmado, acompañado con los Auxiliares Contables que soportan la Información del mes inmediatamente anterior y el Comprobante de Contabilidad MP, al Coordinador del Grupo de Contabilidad que desempeñe las funciones de Contador General y al Profesional del Grupo de Contabilidad del Nivel Nacional.

Artículo 18.

Los responsables en las Regionales, Seccionales y en el Grupo Financiero Sede Nacional, deben reportar los archivos correspondientes a la Información Exógena al Ingeniero de Sistemas asignado por la Subdirección de Sistemas de Información, a través del correo electrónico o del RAS en la fecha establecida en los instructivos de la Dirección Financiera y de la Subdirección de Sistemas de Información.

Artículo 19.

Los responsables de la información mensual en la Sede Nacional, deben reportar la información correspondiente a los Convenios de Cooperación y Asistencia L Técnica a la Coordinación del Grupo de Contabilidad y al Ingeniero de Sistemas asignado por la Subdirección de Sistemas de Información, a través del correo electrónico o del RAS en la fecha establecida por la Dirección Financiera para la presentación virtual a la DIAN.

Artículo 20.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D. C., a los 19 JUL. 2006 GERARDO BURGOS BERNAL Secretario General Encargado de las Funciones de Director General