RESOLUCION 2344 de 2004

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de las facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el parágrafo 3o del artículo 4o de la Ley 716 de 2001, modificado por la Ley 901 de 2004 y reglamentado por el Decreto 3361 de 2004, el ICBF está obligado a reportar a la Contaduría General de la Nación, la información sobre morosos para incluirlos en el Boletín de Deudores Morosos del Estado BDME.

Que mediante Decreto 3361 de 14 de octubre de 2004, el Gobierno Nacional reglamenta el parágrafo 3o del artículo 4 de la Ley 901 de 2004 en lo relacionado con la elaboración y reporte del BDME.

Que la Circular Externa 059 de 2004, emanada de la Contaduría General de la Nación, establece los procedimientos que deben ser aplicados para la elaboración y reporte de la información para la consolidación y publicación en el BDME.

Que para el cumplimiento de las normas mencionadas se hace necesario establecer los plazos y responsables de la elaboración y reporte así como los parámetros y mecanismos que garanticen la correcta elaboración y reporte para el BDME.

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

Capítulo I.

RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN.

Artículo 1o.

El Director Regional o de Agencia y el Contador de cada Regional o Agencia, serán responsables del reporte al Grupo de Contabilidad del Nivel Nacional, cuando personas naturales o jurídicas presenten acreencias en mora a favor del Instituto que superen el plazo de seis (6) meses y la cuantía sea mayor a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, por lo cual, deben ser reportados al BDME, como lo establece el Decreto 3361 de 14 de octubre de 2004. Igualmente serán responsables de la actualización del mismo.

Este reporte debe ser sustentado en la información que deben preparar, revisar y conciliar el Coordinador Administrativo y/o Financiero, el Responsable del área de Recaudo, el Coordinador Jurídico y el Funcionario Ejecutor para la información de jurisdicción coactiva.

Parágrafo.
En la Sede Nacional la responsabilidad estará a cargo del Coordinador del Grupo Financiero Sede, quien a su vez se apoyará en la información que debe presentar el Contador(a), el Funcionario Ejecutor y el Asesor del Programa de Vivienda.

Artículo 2o.

El reporte semestral de la información consolidada de las Regionales, Agencias y Sede Nacional a la Contaduría General de la Nación, será enviada conjuntamente por el Director(a) General del ICBF y el Contador(a) de la Sede Nacional, previa revisión del contenido, permanencia y actualización de la misma por parte del Coordinador de Recaudo, del Funcionario Ejecutor de la Sede Nacional y de la Oficina de Control Interno.

Artículo 3o.

Para la actualización del reporte por la cancelación de la obligación o la suscripción de un acuerdo de pago, será igualmente responsable el Director y el Contador Regional o de Agencia, basado en la actualización de información que deberá ser suministrada por el Coordinador Administrativo y/o Financiero, el responsable del Área de Recaudo, el Coordinador Jurídico y el Funcionario Ejecutor. Esta información debe ser reportada en forma inmediata a los Coordinadores de los Grupos de Contabilidad y Recaudo del Nivel Nacional.

Artículo 4o.

En el Nivel Nacional, para todos los efectos del reporte de novedades al BDME, será responsable del envío y comunicación de manera inmediata a la Contaduría General de la Nación, el Coordinador del Grupo de Contabilidad.

Capítulo II.

PROCEDIMIENTOS.

Artículo 5o.

Para todos los efectos, la información correspondiente se reportará atendiendo los parámetros planteados en la Circular Externa 059 de 2004, expedida por la Contaduría General de la Nación, debidamente diligenciados y conciliados con los saldos de Contabilidad a la misma fecha de corte.

Artículo 6o.

Los Responsables del Área de Recaudo consolidarán la información correspondiente a las deudas morosas por aportes parafiscales 3%, y de las deudas que deben ser informadas por el Funcionario Ejecutor para este reporte. El Responsable de Recaudo entregará el respectivo informe al Contador Regional. El responsable de Talento Humano debe reportar la información relacionada con deudas de exfuncionarios.

Para los demás casos, el Coordinador Administrativo y/o Financiero y/o el Coordinador Jurídico establecerá la responsabilidad en el reporte de la información.

Artículo 7o.

Los Contadores Regionales, consolidarán la información total de los Deudores Morosos por todo concepto, verificando su registro en los Estados Contables.

Artículo 8o.

Una vez obtenido lo anterior los Directores Regionales y los Coordinadores Administrativo y/o Financiero avalarán esta información y harán el envió al Nivel Nacional en las fechas previstas.

Capítulo III.

PLAZOS PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN.

Artículo 9o.

Para efectos del reporte semestral, con corte a 31 de mayo y 30 de noviembre de cada año, las Regionales, Agencias y el Grupo Financiero de la Sede Nacional, enviarán la información al Nivel Nacional dentro de los cinco (5) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre de cada año.

Capítulo IV.

MEDIOS PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN.

Artículo 10.

Las Regionales, Agencias y el Grupo Financiero de la Sede Nacional, deben enviar al Nivel Nacional la información semestral para el BDME, en los formatos “Deudores Morosos del Estado - Tipo 4 y Tipo 5”, establecidos por la CGN con el código regional y el consecutivo, en forma impresa y en medio magnético. (Disquete, disco compacto -CD- y/o correo electrónico).

Artículo 11.

Para actualización del BDME, por la cancelación de la obligación o la suscripción de un acuerdo de pago, las Regionales y/o Agencias y la Sede Nacional, enviarán en forma inmediata al Coordinador del Grupo de Contabilidad del Nivel Nacional, el formato “Deudores Morosos del Estado Retiro de Información”, certificado por los responsables de la información, mediante fax, correo electrónico y en formato impreso.

Artículo 12.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D. C. a los 1 DIC. 2004 BEATRÍZ LONDOÑO SOTO Directora General