RESOLUCION 3068 de 2001

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 78 de la Ley 489 de 1998; el literal b) del artículo 28 de la Ley 7ª de 1979; el literal c) del artículo 28 de los Estatutos del ICBF; el numeral 6° del artículo 21 del Decreto 2388 de 1979; el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995; el artículo 25 de la Ley 482 de 1998; los Artículos 27 y 28 del Decreto 1137 de 1999; el Decreto 1138 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Ley 714 de Diciembre 20 del 2001, se decretó el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la Vigencia Fiscal del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2002, en el cual se incluyó el Presupuesto de Ingresos, Rentas y Recursos de Capital y Gastos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para la vigencia fiscal del 2001.

Que para el manejo del presupuesto y para el registro de las operaciones financieras derivadas, en desarrollo de los programas para la prestación del servicio público de bienestar familiar de que trata el presupuesto del año 2002, se hace necesario fijar procedimientos para su ejecución y control y fijar algunas facultades.

RESUELVE:

DE LAS APROPIACIONES

Artículo 1.

El Director General del ICBF, mediante Resolución, asignará el presupuesto a las Regionales y Agencias conforme con los resultados y la aprobación de la programación 2002.

Artículo 2.

Los Directores Regionales mediante Resolución, comunicarán el presupuesto de inversión para la vigencia 2002, a cada uno de los Centros Zonales, con base en los techos concertados en el proceso de programación liderado por la Subdirección de Programación y Asignación.

Artículo 3.

Sobre la base de la calidad del proceso de programación liderado por la Subdirección de Programación y Asignación, en el que entre otros se definió el presupuesto para la vigencia 2002, los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, solamente podrán realizar modificaciones al presupuesto durante el periodo comprendido entre el 2 de Julio y el 31 de Octubre del año 2002.

Parágrafo.
Todos los traslados presupuestales requerirán concepto de la Dirección Técnica, Dirección de Gestión Territorial y Secretaria General según corresponda, en el formato establecido para tal fin.

Artículo 4.

Presupuesto de Funcionamiento- Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, mediante Resolución y durante el periodo señalado en el artículo 3º de la presente resolución, efectuarán los traslados necesarios a nivel de subordinal de las partidas apropiadas en los siguientes Ordinales del Presupuesto de Funcionamiento:

a) En la Cuenta Gastos de Personal, se podrán realizar los traslados para Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), contracreditando los subordínales que componen el ordinal respectivo y viceversa. b) En la cuenta Gastos Generales, en la Subcuenta Adquisición de Bienes, se podrán realizar los traslados dentro de los siguientes ítems: Compra de Equipo entre subordínales y, Materiales y Suministros entre los subordínales que componen el ordinal, exceptuando Dotación de Funcionarios.

De los ordinales y subordínales que componen la Subcuenta Adquisición de Bienes, se podrá trasladar a Gravamen de Movimientos Financieros GMF del respectivo ordinal y viceversa, con base en la Estructura Presupuestal Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el año 2002. c) En la cuenta Gastos Generales, en la Subcuenta Adquisición de Servicios, se podrán realizar traslados entre los ordinales y subordínales con base en la Estructura Presupuestal Interna de) Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el año 2002. d) De los ordinales y subordínales que componen las Transferencias Corrientes, se podrá trasladar a Gravamen de Movimientos Financieros (GMF) y viceversa del mismo ordinal, con base en la Estructura Presupuestal Interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, para el año 2002.

Parágrafo 1.
Los traslados mencionados en los literales del presente artículo, se deberán hacer mediante Resolución de la Dirección Regional, o Seccional de Agencia, con su respectivo control de legalidad, anexando la justificación económica.

Parágrafo 2.
Cuando se efectúen traslados presupuestales que modifiquen los siguientes subordínales: Vigilancia, Arrendamientos, Servicios Públicos y Aseo, deberá estipularse en el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, que el servicio está financiado hasta Diciembre 31 del año 2002.

Artículo 5.

Cuando se trate de modificaciones al presupuesto de Funcionamiento, que requieran concepto y demás trámites ante el Ministerio de Salud, Departamento Nacional de Planeación y Ministerio de Hacienda, lo tramitará la Subdirección Financiera y elaborarán la sustentación para ser presentada ante el Consejo Directivo, la cual deberá contener la Justificación Económica, el Concepto Técnico y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Una vez aprobada la modificación por el Consejo Directivo, la Subdirección Financiera remitirá para su refrendación los Acuerdos del Consejo Directivo a la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 6.

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, mediante Resolución, distribuirán a nivel de Modalidad y Código dentro del mismo Subproyecto, las partidas asignadas al respectivo Proyecto del Presupuesto de Gastos de Inversión, sin superar el monto aprobado para el mismo, de acuerdo con la Programación de Metas Sociales y Financieras y con la Estructura Presupuestal Interna del Instituto, aprobadas para el año 2002, en concordancia con las políticas y los lineamientos técnicos y de programación.

Artículo 7.

Una vez emitido el concepto por parte del Nivel Nacional, los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, quedan facultados para efectuar traslados en el Presupuesto de Gastos de Inversión mediante resolución, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 2° de la presente resolución. Esta Resolución deberá enviarse a la Subdirección Financiera conjuntamente con el informe de ejecución presupuestal, para su respectivo registro y control de apropiaciones. Esta área la remitirá a la Subdirección de Programación y Asignación para su respectiva consolidación y posterior Información a las Direcciones Técnica y de Gestión Territorial.

Parágrafo.
Los ordenadores del Gasto responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por autorizar los traslados presupuestales que contravengan o incumplan, las normas generales del manejo presupuestal, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, Decreto 111 de 1996 y los lineamientos técnicos y de programación y los procedimientos fijados en la presente resolución.

Artículo 8.

Solamente se autorizarán traslados presupuestales durante la vigencia, en la modalidad Instituciones para Atención a Niñez Víctima de la Violencia Armada; en el proyecto Construcción, Remodelación, Mantenimiento y Dotación de Sedes Administrativas, y, en el Proyecto Implementación del Plan Estratégico de Desarrollo Informático y Tecnológico del ICBF, cuyos recursos se encuentran a nivel nacional.

Parágrafo 1.
Cuando se trate de gastos para atender las emergencias derivadas de desastres naturales, conflicto armado y apoyo a emergencias a niños en protección, en aquellos casos en los que la apropiación presupuestal sea insuficiente serán atendidos los respectivos Traslados Presupuestales durante la vigencia.

Parágrafo 2.
Se autorizarán los traslados presupuestales del Presupuesto de Funcionamiento, solamente de la Cuenta Gastos de Personal y Transferencias Corrientes.

Parágrafo 3.
Los traslados presupuestales o adiciones no contemplados en el presente artículo, en casos estrictamente excepcionales, se autorizaran previo concepto técnico de la Dirección General, Secretaria General, Dirección Técnica y Dirección de Gestión Territorial, Oficina de Informática, según corresponda y evaluación de la situación del comportamiento de los ingresos por parte de la Dirección de Gestión Territorial a través de la Subdirección Financiera del SBF.

Artículo 9.

El Subdirector Financiero del Sistema de Bienestar Familiar y los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, podrán modificar las apropiaciones aprobadas para la vigencia fiscal 2002, durante la vigencia, Cuando se trate de recursos de Participación Financiera de los diferentes Agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar a través de la Financiación o de la Cofinanciación.

Artículo 10.

Las adiciones, distribuciones Y traslados al Presupuesto de Gastos no contemplados en los artículos 4 ° y 5 ° de la presente Resolución, se efectuarán de la siguiente manera:

a. Los referentes a las Cuentas Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias del Presupuesto de Funcionamiento, los realizará la Subdirección Financiera con concepto técnico de la Subdirección Administrativa. b. Los referentes a: Construcción, Remodelación, Mantenimiento y Dotación de Sedes Administrativas, Centros Zonales y Unidades Aplicativas y a Producción, Compra y Distribución de Alimentos de Alto Valor Nutricional, los efectuará la Subdirección Financiera con concepto técnico de la Subdirección Administrativa, la Implementación del Plan Estratégico de Desarrollo Informático y Tecnológico del ICBF, con autorización de la Dirección General y, lo relacionado con Capacitación del Personal ICBF. con autorización de la Secretaría General. c. En lo referente al presupuesto de inversión, el proyecto Asistencia Técnica para la promoción del Recaudo y el Fortalecimiento del SNBF, la solicitud de adición debe ser enviada a la Dirección de Gestión Territorial. Una vez autorizada, la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar, adicionará la apropiación a través de Resolución. d. En los proyectos: 131 - Asistencia a la Niñez y Apoyo a la Familia para posibilitar a los niños el ejercicio de sus derechos, 138 – Protección Integral a la Niñez y la Familia para restituir y garantizar sus derechos, 139 - Aplicación de la Promoción y Fomento para la construcción de una cultura de los derechos de la niñez y la familia y, en el proyecto 410- 300-6- Estudios sociales operativos y administrativos para mejorar la Gestión Institucional, la solicitud de adición debe ser enviada a la Dirección Técnica. Una vez autorizada, la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar, adicionará la apropiación a través de Resolución. Esta área enviará copia de las mismas a la Subdirección de Programación y Asignación. e. En el Nivel Nacional, la Dirección General, la Secretaría General, la Dirección Técnica, la Dirección de Gestión Territorial, harán la solicitud de traslado y adición presupuestal a la Subdirección Financiera o a la Subdirección Financiera del SBF según lo establecido en la presente Resolución.

Parágrafo.
La Dirección General, Dirección Técnica, la Dirección de Gestión Territorial, la Secretaría General, la Subdirección Administrativa, la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar y la Subdirección Financiera tendrán un plazo máximo de 7 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud, para efectuar el trámite respectivo.

Artículo 11.

Para la distribución y ejecución del Presupuesto de Gastos, las Regionales y Agencias deberán registrar las apropiaciones asignadas para la vigencia, de acuerdo con la Estructura Presupuestal Interna establecida para el año 2002, la cual no podrá ser modificada sin la autorización de la Subdirección Financiera. Para la modificación de la estructura en lo referente a Inversión, las áreas coordinarán lo pertinente con la Subdirección de Programación y Asignación.

Artículo 12.

Toda modificación al presupuesto de inversión que implique cambios en las metas sociales, será comunicada por escrito por el Coordinador del Grupo Programático de la Regional o el Director Seccional en las Agencias, a la Subdirección de Programación y Asignación de la Dirección de Gestión Territorial. Igualmente cuando se trate de ampliación de coberturas deberá garantizarse su financiación en la siguiente vigencia.

Parágrafo.
Las modificaciones a las metas sociales y financieras deben ser aprobadas por el Comité de Coordinación Regional o de Agencia y se consignarán en la respectiva acta.

Artículo 13.

Cuando se trate de modificaciones al presupuesto de Inversión que requieran concepto y demás trámites ante el Ministerio de Salud y el Departamento Nacional de Planeación, lo tramitará la Subdirección de Programación y Asignación previa coordinación con la Dirección Técnica, la Dirección de Gestión Territorial o la Secretaria General, según corresponda, y elaborarán la sustentación para ser presentada ante el Consejo Directivo, la cual deberá contener la Justificación Económica, el Concepto Técnico y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Una vez aprobada la modificación por el Consejo Directivo, la Subdirección Financiera remitirá para su refrendación los Acuerdos del Consejo Directivo a la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 14.

Cuando la Regional o Agencia haya concertado con el Municipio u otro Agente del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, el ingreso de recursos financieros al presupuesto del ICBF, por concepto de financiación o cofinanciación con destino a los proyectos del Servicio Publico de Bienestar Familiar enviara a la Subdirección Financiera del SBF el convenio o contrato interadministrativo el cual deberá estar soportado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por el agente financiador o cofinanciador.

Parágrafo 1.
Para la presente vigencia, la participación de los Agentes del SNBF destinada a la prestación del servicio público de Bienestar Familiar, debe estar orientada por los lineamientos de política y de Atención a la Niñez y la Familia, emitidos por la Dirección Técnica y acorde con la estructura programática y presupuestal de inversión vigente para el ICBF. En el caso de presentarse una nueva modalidad, ésta debe enmarcarse dentro de los parámetros fijados para el proceso de programación y remitirse a la Dirección Técnica para su concepto.

PARÁGAFO 2. La Subdirección Financiera del SBF efectuará la adición presupuestal mediante resolución, exclusivamente sobre los recursos que se compromete a entregar el Agente del SNBF, cuando estos estén destinados a los proyectos de Asistencia a la Niñez y apoyo a la Familia, para posibilitar a los Niños el ejercicio de sus derechos y la Protección Integral a la Niñez y la Familia, para restituir y garantizar sus derechos.

Parágrafo 3.
Para el caso de la adición presupuestal por financiación o cofinanciación destinada al proyecto de Construcciones, la resolución la elaborará la Subdirección Financiera, e igualmente, se efectuará únicamente sobre el monto de los recursos que se compromete a entregar el agente del SNBF.

Parágrafo 4.
La Regional o Agencia no puede comprometer en los acuerdos con los agentes del sistema, recursos adicionales a los asignados en la apropiación inicial de la vigencia, salvo aquellos que tengan concepto previo de la Dirección de Gestión Territorial.

Artículo 15.

La Subdirección Administrativa comunicará a la Subdirección Financiera trimestralmente, la reprogramación de los costos de la Planta de Personal del Instituto aprobada, igualmente la nómina aprobada para la Regional o Agencia, con el fin de evaluar el comportamiento de la ejecución y proponer las acciones que conlleven el financiamiento de la misma.

Parágrafo 1.
La Subdirección Administrativa, trimestralmente informará a la Subdirección Financiera el valor de las vacantes, incluyendo la denominación de los cargos y el número de ellos, asignados a cada una de las regionales y agencias.

Parágrafo 2.
Dentro de los primeros cinco (5) días de los meses de Septiembre y de Noviembre, el Coordinador Administrativo y/o Financiero o quien haga sus veces en las Agencias, deberá enviar a la Subdirección Administrativa el valor de la nómina con todos los gastos inherentes a la misma.

Parágrafo 3.
Cuando se produzcan traslados de personal entre la Sede nacional, las Regionales y las Agencias, quienes desempeñen las funciones de pagadores deberán certificar y enviar a la coordinación Administrativa y/o financiera de la Regional, o quienes desempeñen estas funciones en las Agencias, donde es trasladado el funcionario, los valores descontados por cada concepto, indicando plazo restante de la novedad y porcentaje de retención en la fuente entre otros. Se deben enviar los oficios de embargos pendientes de aplicación con su respectiva orden de llegada.

Artículo 16.

Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia solicitarán autorización previa de la Secretaría General para el cubrimiento de encargos de las vacantes que se produzcan a partir de la fecha, en la planta de personal, para el normal funcionamiento de la Regional o Agencia, previa expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Parágrafo.
La Subdirección Administrativa podrá tramitar el nombramiento en propiedad de los cargos vacantes, previo control del gasto de que trata la Ley 617 de 2000 y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Artículo 17.

Las apropiaciones destinadas a la Cuenta Gastos de Personal, no podrán Contracreditarse a menos que hubiese disminuido su base de cálculo, para lo cual deberá expresarse en el Certificado de Disponibilidad correspondiente, garantizando que estos ordinales y subordinales queden financiados hasta diciembre 31 del año 2002.

Parágrafo.
La Subdirección Financiera podrá contracreditar las apropiaciones en la Cuenta Gastos de Personal de las Regionales y Agencias, cuando se requiera financiar los gastos de otras unidades internas ejecutoras y ésta será responsable del control de la Apropiación Presupuestal de la Cuenta Gastos de Personal en la vigencia.

Artículo 18.

Para los traslados presupuestales internos de las.Regionales y Agencias, se deberá expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y la justificación económica, de acuerdo con lo establecido en el Manual Interno de Ejecución Presupuestal.

Artículo 19.

Las modificaciones al presupuesto de Funcionamiento o Inversión una vez culminado el proceso de programación presupuestal estarán a cargo de la Subdirección Financiera y Subdirección Financiera del SBF, según corresponda.

Artículo 20.

La fecha límite para solicitar modificaciones al presupuesto entre el Objeto del Gasto y ordinal del Presupuesto de Funcionamiento y entre proyectos del Presupuesto de Inversión que se encuentran detallados en el Decreto de Liquidación del Presupuesto del año 2002, será el 31 de Octubre del año 2002.

Artículo 21.

Para el registro y ejecución de las apropiaciones asignadas para la vigencia 2002, se debe conservar el recurso que financia el respectivo gasto de acuerdo con las Resoluciones expedidas por la Dirección General la Subdirección Financiera y la Subdirección Financiera del SBF.

DE LOS COMPROMISOS

Artículo 22.

Todos los actos administrativos que afecten el presupuesto, deben contar previamente con el Certificado de Disponibilidad y el respectivo registro presupuestal. Este registro debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos.

Parágrafo 1.
Para asumir los compromisos, se debe expedir el Certificado de Disponibilidad previo, el cual será registrado en el Sistema Presupuestal. Este documento podrá ser expedido y firmado por el funcionario que cumpla con las funciones del área de presupuesto, quién será responsable directo de la viabilidad, clasificación del gasto, registro y control del mismo. Si el certificado de disponibilidad presupuestal es firmado por el funcionario que cumpla las funciones de presupuesto, el Coordinador Financiero y Administrativo y lo Financiero en las Regionales o quienes hagan sus,veces en las Agencias y el Subdirector Financiero en la Sede Nacional, serán responsables de establecer el control y seguimiento, sobre los certificados de Disponibilidad Presupuestal, en concordancia con los numerales 2.3.5 y 2.4.2 del Manual Interno de Contratación del ICBF, aprobado por Resolución No. 2700 de Noviembre 27 del 2001.

Parágrafo 2.
Una vez suscrito el contrato o acto administrativo que afecte el presupuesto, se debe expedir el Certificado de Registro Presupuestal respectivo, el cual será registrado en forma definitiva en el Sistema Presupuestal y firmado por el funcionario encargado del área de presupuesto en las regionales o quien desempeñe esa función en las Agencias, quien será responsable directo de que el registro presupuestal se haya hecho por el Identificador presupuestal al que corresponda el gasto, por el valor exacto del acto administrativo, con la fecha anterior a la iniciación de la ejecución y con los plazos estipulados en los contratos o actos administrativos. Si el certificado de registro presupuestal es firmado por el funcionario que cumpla las funciones de presupuesto El Coordinador Financiero y Administrativo y/o Financiero en las Regionales o quienes hagan sus veces en las Agencias y el Subdirector Financiero en la Sede Nacional, serán responsables de establecer el control y seguimiento sobre los registros presupuestales, en concordancia con los numérales 2.3.5 y 2.4.2 del Manual Interno de Contratación del ICBF, aprobado por Resolución No. 2700 de Noviembre 27 del 2001.

Parágrafo.
3. El Director Regional o Seccional de Agencia mediante Resolución asignara a los servidores públicos que desempeñen las funciones de presupuesto la función de firma de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Certificado de Registro Presupuestal.

Parágrafo.
4. Los funcionarios encargados de las funciones de presupuesto y quienes cumplan esta función en las Agencias o Sede Nacional, realizarán mensualmente, antes del cierre, un seguimiento a la expedición, utilización y vigencia de los certificados de disponibilidad, con base en la relación expedida por el sistema e informarán por escrito la Situación encontrada al Coordinador Administrativo y/o Financiero de la Regional o Agencia los resultados de ese seguimiento.

El Coordinador Administrativo y/o Financiero presentará el resultado de este análisis al Comité de Coordinación Regional para que se autorice efectuar el trámite para la liberación de los recursos.

Parágrafo 5.
El Certificado de Registro Presupuestal de un compromiso debe contener el flujo de pagos proyectado, cuya captura en el SIF - Modulo de Presupuesto, servirá de base para la planeación de los pagos, la distribución del Programa Anual de Caja y la solicitud del efectivo mensualizada.

Artículo 23.

Para el sostenimiento del niño en los Hogares Sustitutos y los Hogares de Apoyo, el Director de la Regional o Seccional de Agencia, de acuerdo con la programación enviada por el Grupo Programático, expedirá semestralmente la Resolución que autorice el gasto, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, la cual deberá ser registrada en el presupuesto antes de iniciar la ejecución.

Artículo 24.

Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia y los Ordenadores del Gasto en la Sede Nacional, no podrán contraer compromisos sin existir Apropiación Presupuestal o, por un mayor valor al de las apropiaciones fijadas en el Presupuesto de la Regional o Agencia. Quienes lo hagan, responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por las obligaciones que contraigan.

Artículo 25.

En Comité de Coordinación Regional, los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, someterán a estudio la liberación de los saldos de compromisos por cupos no utilizados, de conformidad con lo establecido en los contratos. Estos recursos serán registrados como apropiación disponible y su ejecución será sometida a lo aprobado en el proceso de programación de conformidad con lo establecido en el Artículo 3 ° de la presente Resolución.

Parágrafo.
Los supervisores de los contratos de aporte, cada dos meses, deberán efectuar liquidaciones parciales de los cupos no atendidos y solicitar la reducción del compromiso presupuestal, para liberar el recurso de conformidad con lo estipulado en los respectivos contratos.

Artículo 26.

Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia no podrán contraer compromisos con recursos de contratos o convenios provenientes de la participación financiera de los Agentes del SNBF, a través de Financiación o Cofinanciación, hasta que se cuente con la respectiva apropiación presupuestal.

Artículo 27.

Las Regionales y Agencias deberán ejecutar la apropiación asignada en los ordinales Compra de Equipo y Materiales y Suministros, Con sujeción al Plan de Compras aprobado con la Resolución de Asignación y Distribución del Presupuesto, expedida por la Dirección General.

Artículo 28.

Para celebrar un compromiso que afecte el presupuesto de varias vigencias fiscales, se deberá solicitar autorización para obtener un cupo de Vigencias Futuras a la Subdirección de Programación y Asignación, quien la presentará al Comité Financiero para su evaluación y autorización y, se encargará de los demás trámites ante los entes externos.

Parágrafo 1.
Los Coordinadores Administrativos y/o Financieros de las Regionales y quienes cumplan esta función en las Agencias y, el Secretario del Comité de Licitaciones y Contratos en la Sede Nacional velaran porque antes de adquirir un compromiso que afecte varias vigencias fiscales, se cumpla con la autorización de Vigencias Futuras.

Parágrafo 2.
El cupo de Vigencias Futuras, se requiere cuando desde el mismo momento de iniciar el proceso de contratación se tenga conocimiento de que algunas de las obligaciones objeto del contrato, afectaran el Presupuesto de los años siguientes.

Parágrafo 3.
Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de Vigencias Futuras no utilizados a Diciembre 31 del año 2002, caducaran sin excepción Las Regionales y Agencias deberán reportar a la Subdirección Financiera antes del 10 de Enero del año 2003 la ejecución de los cupos autorizados.

Parágrafo 4.
La Regional o Agencia que requiera solicitar Vigencias Futuras, deberá enviar la solicitud a la Subdirección de Programación y Asignación antes del 28 de Junio del 2002, anexando el estudio de costos y la debida justificación económica, resaltando las ventajas de ahorro o sostenibilidad para la prestación del servicio público de bienestar familiar.

Artículo 29.

Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, los Coordinadores de grupo Administrativo y/o Financiero de las Regionales y quienes cumplan estas funciones en las Agencias, serán responsables del registro de los contratos con la autorización del cupo de Vigencias Futuras, dentro de los diez (10) primeros días del mes de Enero del año 2002.

Parágrafo.
Para el registro de Vigencias Futuras se debe expedir el Certificado de Disponibilidad y el Registro presupuestal del contrato y enviar estos documentos a la dependencia donde repose el contrato original.

DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC)

Artículo 30.

La ejecución del Presupuesto de Gastos se4iará- con base en el Programa Anual Mensualizado de Caja PAC y este se define como el monto máximo mensual de fondos disponibles para efectuar los pagos.

Parágrafo 1.
Para la elaboración de la programación del PAC, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a. El Flujo de pagos proyectado en los diferentes contratos o actos administrativos, teniendo en cuenta el comportamiento cíclico del recaudo y las fechas establecidas para la captación de este. b. Las fechas programadas para los pagos de la Cuenta Gastos de Personal, la cual debe incluir el gasto total de la Nómina, y sus inherentes y las demás prestaciones, los cuales deben ser pagados dentro del mes. Para ello, es necesario que la Regional o Agencia cumpla con el cronograma establecido por la Dirección General, para el pago de Nómina. c. La Proyección de aquellos pagos de los compromisos que se ha programado celebrar, de acuerdo con el plan de contratación a desarrollar por la regional o agencia para la vigencia 2002.

Parágrafo 2.
Las Regionales y Agencias deberán programar el Programa Anual de Caja en forma mensualizada para aquellos compromisos con y sin situación de fondos y, remitirlo a la Subdirección Financiera antes del 18 de Enero del 2002.

Parágrafo 3.
El Coordinador Administrativo y/o Financiero y el Coordinador del Grupo Programático de las Regionales, o quienes desempeñen estas funciones en las Agencias, presentarán al Comité de Coordinación Regional, la programación y reprogramación del PAC, para su aprobación.

Parágrafo 4.
Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia y el Coordinador del Grupo Administración Sede, enviarán la reprogramación del PAC mensualizado para la vigencia del año 2002, antes del 31 de Mayo a la Subdirección Financiera, quien coordinará con la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar, el Programa Anual de Caja en lo referente a Inversión. Una vez aprobado, la Subdirección Financiera comunicará las modificaciones al PAC mensualizado a las Regionales y Agencias.

Parágrafo 5.
La situación de fondos o asignación de cupos a las Regionales y Agencias del Programa Anual de Caja aprobado, estará a cargo de la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar.

Artículo 31.

Los funcionarios que cumplan las funciones de pagadores en las regionales y quienes desempeñen estas funciones en las agencias, realizarán los pagos tesorales sin exceder el PAC aprobado hasta el respectivo mes por la Subdirección Financiera, ni los fondos situados por la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar. El Tesorero a Nivel Nacional, no podrá situar fondos que excedan el PAC acumulado hasta el mes respectivo.

Parágrafo 1.
Los Ordenadores del Gasto, los servidores públicos o quienes cumplan las funciones de presupuesto y las funciones de pagadores que autoricen pagos o situación de fondos que excedan el PAC APROBADO hasta el respectivo mes en que se efectúe el desembolso, serán objeto de la respectiva investigación disciplinaria a que haya lugar.

Parágrafo 2.
Para la ejecución del Programa Anual de Caja con Rentas Propias y para la realización de los pagos respectivos, las Regionales y Agencias, deberán manejar las cuentas bancarias pagadoras de conformidad con las instrucciones impartidas por la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar.

Parágrafo 3.
Para la ejecución del Programa Anual de Caja con Recursos de la Nación, éstos deben manejarse en las cuentas corrientes debidamente autorizadas por la Dirección del Tesoro Nacional y sus pagos deben realizarse durante los cinco (5) días calendario siguiente a la situación directa de los Fondos por parte de ese organismo. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, responderán por el cumplimiento de este plazo ante los organismos de control.

Artículo 32.

Los Directores Regionales, Directores Seccionales de Agencia y el Coordinador del Grupo Administración Sede, solicitarán el Programa Anual de Caja con Recursos de la Nación a la Subdirección Financiera y ésta realizará los trámites de aprobación ante la Dirección del Tesoro Nacional.

Parágrafo 1.
La Subdirección Financiera comunicará el PAC aprobado con Recursos de la Nación, a las Regionales, Agencias y Sede Nacional. Los Directores y quienes desempeñen las funciones de pagadores de las Regionales y Agencias, presentarán ante la Subdirección Financiera, la programación y reprogramación de los pagos, de acuerdo con las fechas establecidas por la Subdirección Financiera.

Parágrafo 2.
Las Regionales y Agencias ejecutarán el efectivo situado por la Dirección General del Tesoro dentro de los cinco (5) días siguientes a la situación directa de dichos fondos y los Directores Regionales y Seccionales de Agencia serán responsables de que este dinero se ejecute dé acuerdo con las normas vigentes.

Parágrafo 3.
Quienes cumplan la función de pagadores de las Regionales y Agencias, reintegrarán el dinero no ejecutado del Programa Anual de Caja tanto de la Vigencia como de las Reservas de Apropiación y de las Cuentas por Pagar constituidas en la vigencia fiscal del 2001, a más tardar el 10 de Enero del 2002, según las instrucciones establecidas para tal fin, por la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar.

Artículo 33.

En las Regionales o Agencias, el Programa Anual de Caja aprobado, tendrá como límite máximo el valor de la apropiación asignada para la vigencia. El Programa Anual de Caja asignado para cada mes, será el límite máximo sobre el cual se podrán efectuar los pagos mensuales, en desarrollo de los compromisos adquiridos durante la vigencia fiscal y el pago de las obligaciones adquiridas en la vigencia anterior, que quedaron pendientes de pago a Diciembre 31 de 2001, las cuales debieron ser constituidas como Cuentas por Pagar ó Reservas de Apropiación.

Parágrafo 1.
Quienes cumplan las funciones de presupuesto, mediante oficio distribuirán el PAC mensualmente, efectuando las asignaciones según la estructura presupuestal establecida para la vigencia 2002 y conforme con la Resolución mediante la cual se fija el Presupuesto de rentas y gastos a las Regionales y Agencias.

Parágrafo 2.
Quienes desempeñen las funciones de presupuesto, podrán, mediante oficio, efectuar los traslados de la cuota asignada para el mes respectivo, sin exceder la cuota asignada por la Subdirección Financiera, en las Cuentas dentro del Presupuesto de Funcionamiento y en el Presupuesto de Inversión. fsa o se requiera financiar los gasos de otras unidades inernas de lassiente soporte y la nota de contabilidad respectiva. e
Parágrafo 3.
Los Coordinadores del Grupo Administrativo y/o Financiero o quienes desempeñen esta función, deben presentar al Comité Regional o Seccional de Coordinación para su respectivo análisis Y evaluación, la ejecución del PAC, de lo cual debe quedar constancia en las respectivas actas del Comité.

Parágrafo 4.
Los Directores Regionales o Seccionales de Agencia, no podrán pactar anticipos en los contratos, si no se cuenta con disponibilidad en el Programa Anual de Caja aprobado.

Parágrafo 5.
Las Direcciones Regionales y Seccionales de Agencia podrán solicitar a la Subdirección Financiera, modificación a la mensualización del Programa Anual de Caja cuando sea estrictamente necesario, debidamente justificada por el Director Regional o Seccional de Agencia, con un mes de anterioridad a la iniciación del mes que se va a ejecutar.

Parágrafo 6.
Cuando se haya contracreditado la suma del PAC aprobado para el mes y los fondos se hayan situado a la Regional o Agencia, quienes desempeñen la función de pagadores Regionales o de Agencia deberán reintegrar estos saldos a las cuentas estipuladas de conformidad con las instrucciones que para el efecto imparta la Subdirección Financiera del SBF.

Artículo 34.

La Subdirección Financiera evaluará la ejecución del PAC y realizará los ajustes al Programa Anual de Caja, teniendo como límite la meta global de pagos aprobada por el CONFIS y autorizada por el Consejo Directivo y el comportamiento del recaudo.

Parágrafo 1.
Para efecto de la evaluación de la ejecución del PAC, se tendrá en cuenta: el PAC aprobado, los compromisos efectuados, los Fondos situados, los pagos tesorales, los saldos en bancos en cuentas pagadoras y el porcentaje de ejecución de estos factores.

Parágrafo 2.
La Subdirección Financiera con base en el análisis de la ejecución, podrá disminuir el Programa Anual de Caja en el mes siguiente.

Artículo 35.

El dinero recaudado de los Aportes del 3% de las nóminas captados a través de las Pagadurías Regionales o Cajas de Compensación Familiar, debe ser entregado en las Pagadurías regionales según lo establecido en el artículo 3 ° de la Ley 89 de 1988. Quienes desempeñen las funciones de pagadores en las Regionales y Agencias, expedirán el respectivo Recibo de Caja y consignarán el dinero a más tardar el día siguiente a su recibo en las Cuentas Nacionales establecidas para el efecto.

Parágrafo 1.
Quienes desempeñen la función de pagadores en las Regionales y Agencias deberán consignar a más tardar el día siguiente la totalidad del dinero recaudado.

Parágrafo 2.
Las Cajas de Compensación que estén ubicadas en Municipios diferentes a la Capital del Departamento, consignarán en la Cuenta Recaudadora Regional. El funcionario que desempeñe las funciones de pagador en las regionales o agencias, consignará a en la Cuenta Nacional determinada por la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar a más tardar el día siguiente a la liberación del canje, previa confirmación del Banco.

Parágrafo 3.
El recaudo de los Aportes del 3% recibido en cheque por las pagadurías regionales diferentes a las Cajas de Compensación Familiar de que trata el parágrafo segundo del presente artículo, debe ser consignado en las Cuentas recaudadoras de la Regional o Agencia. Este recaudo deberá consignarse a su vez en las Cuentas Nacionales autorizadas por la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar, a más tardar el día siguiente de la liberación del canje previa confirmación del banco.

Parágrafo 4.
El recaudo de los Aportes del 3% captado a través del BANCO AGRARIO, debe ser consignado en la Cuenta Nacional del Banco Agrario abierta para tal fin, antes del cierre financiero del respectivo mes.

Parágrafo 5.
Los Directores Regionales y Seccionales de Agencias, serán responsables de la gestión del cobro de las deudas por concepto de aportes parafiscales y realizarán el seguimiento para su efectivo recaudo.

Parágrafo 6.
Los recaudos del Aporte 3%, correspondientes a la deuda de COMCAJA, serán reportados por la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar a cada una de las Regionales para que sean registrados en el recaudo, en el presupuesto y en la contabilidad antes del cierre financiero, por parte de los funcionarios encargados de dichas funciones.

Parágrafo 7.
Quienes desempeñen las funciones de presupuesto, registrarán mensualmente antes del cierre financiero, en el presupuesto de inversión, el ingreso del medio por ciento (0,5%) de los Gastos de Administración de que trata el artículo 3 ° de la Ley 89 de 1988, con base en los recaudos de las Cajas de Compensación, en él modulo de Presupuesto del Sistema Financiero. El coordinador del Grupo de Gestión y Consolidación Presupuestal, contabilizará los gastos de administración en el correspondiente identificador presupuestal.

Artículo 36.

Quienes desempeñen las funciones de pagador en las Regionales y Agencias, deben recaudar el dinero proveniente de otras fuentes del Presupuesto de Ingresos.

Parágrafo 1.
El dinero recibido con cheque debe ser consignado en las cuentas recaudadoras de la Regional y/o Agencia hasta que se confirme el canje respectivo por parte del banco. Este recaudo debe ser consignado a más tardar el día siguiente en las Cuentas Nacionales establecidas para tal fin.

Parágrafo 2.
El dinero recibido en efectivo debe ser consignado a más tardar el día siguiente, antes del cierre bancario en la cuenta establecida para tal fin por la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar.

Parágrafo 3o.
Los descuentos de nómina por concepto de amortización e intereses de vivienda y calamidad doméstica, deben ser consignados a la cuenta que fije la Subdirección Financiera del Sistema de Bienestar Familiar y ser registrados tanto en presupuesto como en contabilidad. Se debe enviar el respectivo listado discriminando el valor de capital y el monto de los intereses para el caso de los funcionarios, al Grupo de Administración de Recursos Financieros y a la firma contratada para el seguimiento y control de la cartera de vivienda, de conformidad con las instrucciones de la Subdirección Financiera.

Parágrafo 4.
Los descuentos de vivienda y los respectivos registros, serán efectuados con base en el artículo 14 ° de la resolución número 1471 de junio de 2000, por medio de la cual se reglamenta el Acuerdo 0031 del 13 de diciembre de 1998, y los Instructivos expedidos por la Subdirección Financiera.

Parágrafo 5.
Los pagadores deben mantener en custodia los pagarés y demás garantías firmados por los funcionarios para los préstamos de Vivienda y Calamidad Doméstica, por el tiempo de duración de la deuda, al igual que los pagarés correspondientes al recaudo del 3%.

Parágrafo 6.
Los pagadores y quienes hagan las funciones de presupuesto, registran los ingresos recibidos por Cofinanciación con base en el instructivo expedido para tal fin, informando por correo electrónico o vía fax al día siguiente, el detalle del ingreso, al Grupo de Administración de Recursos Financieros, para su registro.

Artículo 37.

Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia y quienes desempeñen la función de Pagadores en las Regionales y Agencias, no podrán disponer de los ingresos recibidos para efectuar pagos con cargo al recaudo del 3%, ni de los dineros provenientes de las otras fuentes del presupuesto de ingresos.

Artículo 38.

El funcionario responsable de la función de Recaudo de las Regionales y Agencias, debe entregar al funcionario encargado de las funciones de pagador en las regionales o agencias, un listado mensual de cartera del valor a cancelar por parte del aportante.

Artículo 39.

Es responsabilidad de los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, el seguimiento a la oportuna transferencia a las Cuentas recaudadoras del nivel Nacional, de los recursos recaudados por Aportes Parafiscales.

Artículo 40.

Todo el dinero recaudado por las diferentes fuentes del Presupuesto de Ingresos, por descuentos de nómina o notas de contabilidad por rendimientos financieros, debe ser registrado en el Sistema Financiero – Módulo de Presupuesto y Contabilidad y, situarlo en las Cuentas Recaudadoras del nivel Nacional.

DE LOS PAGOS

Artículo 41.

Los Coordinadores Administrativos y Financieros de las Regionales y Agencias, deben seleccionar las Cuentas Corrientes Pagadoras, de conformidad con los Convenios Nacionales establecidos y, analizando el impacto del Gravamen a los movimientos Financieros (GMF).

Parágrafo 1.
La Subdirección Financiera del SBF, aprobará la apertura de las Cuentas Pagadoras seleccionadas, previo el llenó de los requisitos establecidos por las normas vigentes.

Parágrafo 2.
Para la apertura de las Cuentas Corrientes Pagadoras de los Aportes de la Nación, los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, enviarán a la Subdirección Financiera del SBF, en los formatos establecidos para aprobación de la Dirección del Tesoro Nacional, la correspondiente solicitud de apertura.

Parágrafo 3.
Dentro de los treinta (30) días siguientes a la comunicación de la aprobación preliminar por parte de la Dirección del Tesoro Nacional, las Direcciones Regionales y Seccionales de Agencia, efectuarán las gestiones pertinentes ante los respectivos bancos. Finalizados estos trámites, remitirán de inmediato a la Subdirección Financiera del SBF, los respectivos documentos para el trámite de la aprobación definitiva ante la Dirección del Tesoro Nacional.

Parágrafo 4.
Las partidas autorizadas con rentas propias a las Regionales y Agencias durante un mes calendario determinado, deben ser giradas y pagadas en su totalidad dentro de un plazo no mayor de cinco (5) días calendario, en cumplimiento del Programa Anual de Caja y de las normas vigentes.

Parágrafo.
5. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, velarán porque no exista dinero ocioso, ni altos saldos promedios en bancos, garantizando el pago oportuno de las obligaciones.

Artículo 42.

Las Direcciones Regionales y Seccionales de Agencia, deberán enviar a la Subdirección Financiera del SBF la programación de pagos necesaria para la atención oportuna de las obligaciones, con base en el Programa Anual de Caja aprobado, según las fechas establecidas por esta Subdirección, en el formato establecido para tal fin.

Artículo 43.

Los Directores Regionales y Seccionales de Agencia y quienes desempeñen la función de Pagadores en las Regionales y Agencias serán responsables solidariamente de que los pagos se efectúen con el lleno de los requisitos legales que establecen las normas vigentes.

Artículo 44.

Los cheques para el pago de las obligaciones de las Regionales y Agencias, deberán llevar dos firmas así: La del Director Regional o Seccional de Agencia y la del Pagador o, la del Coordinador Administrativo y/o Financiero previa delegación por Resolución del Director Regional o Seccional de Agencia. En todo caso los Directores Regionales y Seccionales de Agencia, tomarán las medidas necesarias para garantizar la debida seguridad en el manejo de los fondos.

Parágrafo.
En la Sede Nacional, los cheques serán firmados por el Coordinador del Grupo Financiero Sede y por la Coordinadora del Grupo Administración de Pagadurías. El Subdirector Financiero velará porque se tomen las medidas necesarias parar garantizar la debida seguridad en el manejo de los fondos.

Artículo 45.

Los funcionarios que desempeñen las funciones de pagador, analista de presupuesto y contador, serán responsables solidarios del registro y contabilización mensual de los pagos, deducciones, impuestos y Gravamen a los Movimientos Financieros, generados por las transacciones financieras establecidos por la Ley. El Coordinador Administrativo y Financiero de las Regionales o quienes desempeñen esta función en las Agencias ejercerán el control respectivo y, en la Sede Nacional, lo hará el Coordinador del Grupo Financiera Sede.

Artículo 46.

El funcionario que desempeñe las funciones de Contador en las Regionales, Agencias, garantizará mediante el visado en el Sistema Financiero que los hechos económicos registrados en la Contabilidad, responden a los procedimientos, normas e instrucciones vigentes, verificándolos con los documentos soportes que originaron la operación financiera, siendo responsable del registro y control de los mismos.

Artículo 47.

Las comisiones de servicio serán concedidas a través de Resolución autorizando el respectivo avance, el cual debe ser legalizado dentro de los ocho (8) días siguientes a la terminación de la comisión. En el evento, de que el servidor público comisionado no legalice dentro del plazo fijado, el pagador deberá efectuar el descuento por Nómina, siempre y cuando medie la respectiva autorización.

Parágrafo.
Los pagadores de las Regionales o quienes desempeñen esta función en las Agencias, no podrán girar un nuevo avance hasta que se haya legalizado el anterior.

DE LAS CAJAS MENORES

Artículo 48.

La creación, constitución y ejecución de las Cajas Menores quedan sujetas a la Resolución de reglamentación que para el efecto expida el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a la Resolución reglamentaria que expida la Dirección General del Instituto para la vigencia fiscal del año 2002, al Manual de Tesorería, al Manual de Presupuesto y a las demás instrucciones emanadas de la Subdirección Financiera.

Parágrafo 1.
Los funcionarios que desempeñen las funciones de Contadores en las Regionales, Agencias o Sede Nacional, efectuarán arqueo a las Cajas Menores constituidas en las Regionales, Agencias y Sede Nacional, mínimo una vez en el trimestre e informarán oportunamente las inconsistencias detectadas en el manejo de dichas Cajas si las hubiere, para tomar las medidas respectivas. Será responsabilidad de los Coordinadores del Grupo Administrativo y/o Financiero de las Regionales o quienes hagan sus veces en las Agencias, el control y seguimiento a estos arqueos.

Parágrafo 2.
Los gastos que se realicen con cargo a la Caja Menor, se harán cumpliendo las normas vigentes y serán responsabilidad del cuentadante designado por la Dirección Regional para el manejo de las mismas.

Parágrafo 3.
Las compras de elementos devolutivos que se realicen con cargo a los fondos de la Caja menor, deberán ser ingresados al almacén antes del trámite del respectivo reembolso.

Parágrafo 4.
El responsable del manejo de la Caja Menor, debe efectuar en el momento del pago, las retenciones de impuestos de ley y deberá consignarlas en la pagaduría regional en el mismo mes en que se efectúa la compra.

DE LOS INFORMES

Artículo 49.

El día hábil siguiente al pago de la nómina, el funcionario responsable de elaborarla en las Regionales, Agencias y Sede Nacional, deberá enviar a través del Coordinador Administrativo y Financiero, a la Subdirección Financiera, Grupo de Administración de Pagadurías, la información pertinente del Fondo Nacional de Ahorro para su consolidación y pago. El Coordinador Administrativo y/o Financiero ejercerá el control de la información.

Parágrafo 1.
El Coordinador del Grupo Administración de Pagadurías será el responsable de consolidar la información de que trata el presente artículo y comunicar al Grupo Financiera Sede, para el respectivo pago.

Artículo 50.

El Director Regional o Seccional de Agencia, deberá remitir a la Subdirección Financiera, Grupo de Gestión y Consolidación Presupuestal, el Informe Mensual de Ejecución Presupuestal desagregado por Recursos, tanto del Presupuesto de la vigencia como el de las Reservas de Apropiación, antes del primer día hábil de cada mes.

El Informe de las Operaciones Efectivas de Caja, Ejecución de Cuentas por Pagar, Boletín de Caja y Bancos y Saldos Promedios, Consolidados de Ingresos, Egreso y Bancos, Informe de Ejecución de los Recursos de la Nación según el movimiento del libro auxiliar de Bancos de la cuenta Corriente autorizada por la Dirección del Tesoro Nacional y Certificado de Pagos de los principales Programas que desarrolla el Instituto, según instrucciones de la Subdirección Financiera, con sus respectivos Backup, deberá ser remitido a la Subdirección Financiera, Grupo Administración de Pagadurías, antes del primer día hábil de cada mes. Los Estados Financieros deberán ser remitidos a la Subdirección Financiera, Grupo de Contabilidad, antes del primer día hábil de cada mes.

Parágrafo 1.
El Director Regional o Seccional de Agencia, debe ordenar integralmente el Cierre Presupuestal, Tesoral, Contable, Recaudo y Nómina, antes de los dos (2) últimos días de cada mes, para dar cumplimiento a las fechas establecidas para la presentación de los informes.

Parágrafo 2.
El encargado del almacén deberá ejecutar el cierre a [más tardar el 25 de cada mes y enviar de manera inmediata la información pertinente a las dependencias de contabilidad.

Parágrafo 3.
La responsabilidad en el cumplimiento de los cierres y envío de los informes de que trata el Parágrafo Primero y Segundo, estará a cargo del Director Regional o Seccional de Agencia.

Parágrafo 4.
El Coordinador Administrativo y/o Financiero de la Regional o quien cumplan esta función en las Agencias, debe verificar que todos los ingresos recaudados en el mes, estén registrados y conciliados en el correspondiente informe de ejecución presupuestal y Estados Financieros, PARÁGRAFO 5. En el evento de que la información Presupuestal, Tesoral y Contable no sea presentada oportunamente para su consolidación, la regional o agencia serán excluidas del Informe de Ejecución Presupuestal, del Balance General Consolidado y de los demás informes Financieros, en los cuales se consignará la respectiva salvedad y, el Director Regional o Director Seccional de Agencia, asumirá la responsabilidad que este hecho conlleve.

Artículo 51.

El Coordinador del Grupo Programático de la Regional o Agencia deberá remitir a la Subdirección de Programación y Asignación, el Informe de Ejecución Trimestral de Metas Sociales, dentro de los quince (15) primeros días del mes siguiente a la terminación del periodo correspondiente.

Artículo 52.

El Coordinador del Grupo Administrativo y/o Financiero de las Regionales, el Coordinador de Recaudo de la Regional Bogotá y quien desempeñe estas funciones en las Agencias, deberán remitir a la Subdirección Financiera del SBF, Grupo Administración de Recursos Financieros, el informe de Contribuciones Parafiscales Aportes 3%, clasificados en presente vigencia y vigencias anteriores y la Certificación de Ingresos con su correspondiente anexo, el primer día hábil de cada mes, incluyendo la relación RPAG 442 del aplicativo SIREC.

Parágrafo 1.
Los días 11 y 21 de cada mes, el Coordinador del Grupo Administrativo y/o Financiero de las regionales, el Coordinador de Recaudo de la regional Bogotá y quien desempeñe estas funciones en las agencias, deberán remitir al grupo de administración de recursos financieros de la SFSBF, la relación detallada del recaudo efectuado por las Cajas de Compensación, según el formato designado para tal fin.

Parágrafo 2.
El Coordinador del Grupo Administrativo y/o Financiero o quien haga sus veces en las Agencias, deberá remitir a la Subdirección Financiera del SBF, al Grupo Administración Recursos Financieros, la relación de los valores traslados a las cuentas bancarias del Nivel Nacional, de acuerdo con las instrucciones impartidas por ese grupo.

Artículo 53.

El Coordinador del Grupo Administrativo y/o Financiero de las Regionales, el Coordinador de Recaudo de la Regional Bogotá y quien desempeñe estas funciones en las Agencias, deberán remitir a la Subdirección Financiera del SBF, Grupo de Fiscalización y Cobro, el informe de acciones de Fiscalización y Cobro, a más tardar, los días 15 de enero y 15 de julio. El informe del 15 de Julio debe corresponder a las acciones de fiscalización realizadas del 1° de Enero al 30 de Junio del 2002 y el del 15 de Enero del año 2003 debe corresponder a las acciones efectuadas entre el 1º de Enero al 31 de Diciembre del año 2002.

Parágrafo.
El Coordinador Administrativo y/o Financiero en las regionales, el Coordinador de Recaudo de la Regional Bogotá y quien haga sus veces en las Agencias enviaran a la Subdirección Financiera del SBF, Grupo de Fiscalización y Cobro, los informes de Recuperación de Cartera clasificados en presente vigencia y vigencias anteriores, dentro de los quince (15) primeros días del mes siguiente al que se reporta, incluyendo una relación detallada de las novedades de la deuda del Sector Publico según las instrucciones impartidas por la Subdirección Financiera del SBF.

Artículo 54.

El Coordinador del grupo Administrativo y/o Financiero de las regionales o quienes hagan sus veces en las Agencias, deben hacer cruce previo a la remisión de informes con sus dependencias, de manera que se verifique que la totalidad de los datos registrados sean veraces y concordantes.

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 55.

Los Recursos asignados en el presupuesto deben ser ejecutados con criterios de austeridad y racionalidad en el gasto, observando lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto de la Nación, en el Decreto 111 de 1996, en la Ley No. 714 del 20 de Diciembre del 2001, y en las demás normas que los modifiquen o adicionen.

ARTÍCULO. 56. El Director Regional y Seccional de Agencia debe propiciar la organización del manejo documental en el área financiera, donde reposará copia de los documentos de contratación con los soportes de perfeccionamiento, legalización, comprobantes de pago, modificaciones al contrato, liquidación del contrato, y demás documentos soportes de las operaciones financieras de presupuesto, pagaduría y contabilidad, de conformidad con las instrucciones que para el efecto imparta la Subdirección Financiera.

Parágrafo.
El Coordinador del Grupo Administrativo y/o Financiero velarán por la conservación y organización del archivo del área financiera.

Artículo 57.

Para la ejecución del presupuesto de gastos de la vigencia y para el desarrollo de los programas encomendados al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar el Director Regional y Seccional de Agencia podrá ordenar gastos y celebrar contratos sujetándose a lo dispuesto en el Estatuto Presupuestario Decreto 111 de 1996, en el Estatuto de Contratación, en la Resolución 2700 de 27 de Noviembre de 2001, y demás normas que sobre materia de ejecución presupuestal, ordenación del gasto, contratación y pago, estén vigentes.

Parágrafo 1.
Las facultades conferidas en el presente artículo en materia contractual, se extienden a la imposición de sanciones, declaratoria de caducidad aprobación de pólizas celebración de contratos adicionales y actas de modificación por mutuo acuerdo, liquidación, terminación, modificación e interpretación unilateral y demás actos inherentes al procedimiento de contratación estatal.

Parágrafo 2.
Las facultades otorgadas en el presente artículo no podrán ser delegadas y serán ejercidas directamente por el funcionario delegado, de acuerdo con los principios de equidad, economía, imparcialidad, selección objetiva, responsabilidad y con estricta observancia de las normas legales y vigentes tanto en materia de ordenación de gasto como de contratación.

Artículo 58.

El Director General, el Secretario General, el Director Técnico, el Director de Gestión Territorial, los Subdirectores y los Jefes de Oficina, harán seguimiento a la apropiación y a la correcta ejecución de los recursos, que de conformidad con la estructura programática, sean de su competencia, con base en los informes de ejecución presupuestal y seguimiento de metas sociales y financieras.

Artículo 59.

Las únicas Dependencias del Nivel Nacional autorizadas para solicitar, recibir y controlar Certificados de Disponibilidad Presupuestal a las Regionales y Agencias, son la Subdirección Financiera y la Subdirección Financiera del SBF.

Artículo 60.

Cuando se reciban bienes o servicios producto de Cofinanciación, los Coordinadores de los centros zonales, en coordinación con el Grupo Programático de la Regional o Agencia, estimarán el valor de estos bienes o servicios e informarán por correo electrónico, una vez sé de la novedad, de acuerdo con el formato establecido, al Grupo de Administración de Recursos Presupuestales de la Subdirección Financiera del SBF.

Artículo 61.

Los Coordinadores Administrativos y/o Financieros de las Regionales y quienes desempeñen está función en las Agencias y, el Coordinador del Grupo Financiero Sede, velarán por el cumplimiento del cronograma y el pago de la nómina y sus inherentes y por el envío oportuno de los soportes, a las diferentes dependencias y entidades, dentro del mismo mes de su causación.

Artículo 62.

Las disposiciones establecidas en la presente Resolución rigen en su totalidad para la Sede Nacional; para tal efecto, esta se asimilará a una Regional.

Artículo 63.

Los funcionarios delegados en la presente Resolución, serán responsables por sus actuaciones u omisiones contrarias a la Constitución y a la Ley, tanto en materia de ordenación de gasto, como de contratación, ejecución del presupuesto y pago.

Artículo 64.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 1175 del 26 de junio de 2001.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá D. C, a los 28 días del mes de Enero de 2002.

JUAN MANUEL URRUTIA VALENZUELA Director General