RESOLUCION 2582 de 2003

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias y, en especial la conferida por el Acuerdo No. 009 del 18 de julio de 2002, del Consejo Directivo del ICBF, artículo 27+ del Decreto 1138 de 1999, el artículo 5o de la Ley 716 de 2001 y el artículo 6o Decreto Reglamentario 1282 de 2002;

CONSIDERANDO:

Que para el desarrollo del Programa de Saneamiento Contable a que se refiere la Ley 716 de 2001, los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, la Circular Externa No. 050 de 2002, la Cartas Circulares Nos. 033 de 2002 y No. 042 de 2003, expedidas por la Contaduría General de la Nación, se hace necesaria la participación y entrega de la información en forma completa y oportuna al área contable y el equipo encargado de llevar a cabo el proceso de depuración, por parte de todos los servidores públicos que directa o indirectamente generan información y documentación fuente para el registro de las operaciones.

Que conforme al Acuerdo No. 009 del 18 de Julio de 2002, se delegó al Director General del ICBF, para que mediante acto administrativo señalara las políticas, procedimientos y reglamentos necesarios para garantizar que la identificación, clasificación y determinación de las partidas contables debidamente sustentadas, para su castigo o depuración, con el fin de establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio del Instituto.

Que en cumplimiento del artículo 4o de la Ley 716 de 2001, corresponde al Consejo Directivo de la Entidad, cuando la cuantía sea superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, determinar los montos objeto de depuración, teniendo en cuenta para ello, la naturaleza de las operaciones, la importancia relativa y demás factores técnicamente establecidos.

Que independientemente de los límites de ordenación de gasto establecidos en el Instituto para el Nivel Nacional, Regionales y Agencias, para efectos del saneamiento contable es necesario definir los montos objeto de depuración, el nivel de autorización, los documentos soporte y los informes que sobre los mismos se deben generar para la Dirección General y el Consejo Directivo.

Que mediante Resolución No. 2575 del 3 de diciembre de 2002, modificada por la Resolución No. 1072 del 6 de Junio de 2003, se crearon los Comités Técnicos de Saneamiento Contable en el Nivel Nacional, Sede Nacional, Regionales y Agencias y se reglamentó su funcionamiento.

Que por tratarse de un proceso contable eminentemente técnico, es preciso definir las políticas de carácter específico que deberán aplicarse a nivel institucional, dando cumplimiento a las normas y procedimientos vigentes.

Que en sesión del Consejo Directivo del día 14 de noviembre de 2003, se presentaron para evaluación y aprobación las políticas ha adoptar en materia de saneamiento contable... (se incluirá la decisión adoptada).

Que en razón de lo expuesto;

RESUELVE:

Artículo 1o.

Son objeto de depuración contable los valores que cumplan alguna de las siguientes condiciones:

Valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad;

Derechos u obligaciones que no obstante su existencia, no es posible ejercer, los derechos por jurisdicción coactiva;

Derechos u obligaciones con una antigüedad tal que no es posible ejercer su exigibilidad, por cuanto operan los fenómenos de prescripción o caducidad;

Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago;

Cuando no haya sido posible legalmente imputarle a persona alguna el valor por pérdida de los bienes o derechos;

Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate.

Artículo 2o.

Definiciones especiales y algunos aspectos de orden técnico.

Valores que no constituyen derechos u obligaciones ciertos: Corresponden a las partidas registradas en la contabilidad sobre las cuales es posible obtener prueba documental de su existencia.

Documentos Soporte: Comprenden las relaciones o escritos que respaldan registros contables de las operaciones realizadas por la Institución. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma en que se hayan expedido. Pueden ser de origen interno o externo.

Son documentos soporte de origen interno aquellos que contienen operaciones que no afectan directamente a terceros, tales como, provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, asientos de cierre.

Son de origen externo aquellos que contienen operaciones que involucran a un tercero, tales como, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen el registro de una operación.

Derechos. En términos contables comprenden derechos de cobro ciertos, originados en el desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales de la entidad por la venta de bienes o servicios, así como los conexos a la liquidación de aportes o cotizaciones, intereses moratorios, sanciones y multas por extemporaneidad y los demás que se originan en desarrollo del cometido estatal del Instituto.

Obligaciones: Comprenden las acciones de dar o hacer en que ha incurrido la Institución, las cuales implican un incremento de activos o generación de costos o gastos. Son ciertas aquellas en las cuales se determina en forma exacta y objetiva el plazo de cancelación o aplicación fijado por las partes o las normas legales y la cuantía del valor a restituir.

Prueba sumaria: Para el caso del programa de saneamiento contable y teniendo en cuenta el carácter de documento público, se considera prueba sumaria cualquier acto administrativo o prueba que no haya sido controvertida, siempre que haya sido expedida o provenga de un funcionario competente.

Reclasificación de saldos activos a la cuenta 1996 - Bienes y Derechos en Investigación Administrativa y de saldos pasivos a la cuenta 2996 - Obligaciones en investigación administrativa.

En aplicación de la Circular Externa No. 032 de 2002, si se presentan saldos en las cuentas de activos y pasivos a nivel de auxiliares de que trata el numeral 3.1.2.1 de esa circular (saldos originados con posterioridad a la aplicación del PGCP) deberán reclasificarse en las cuentas 1996 - Bienes y Derechos en Investigación Administrativa y 2996 - Obligaciones en Investigación Administrativa, según corresponda.

De otra parte deberán identificarse los saldos que habiendo sido reconocidos, no son razonables o presentan inconsistencias y que ameritan la aplicación del presente procedimiento.

Constitución de Provisiones: Los bienes y derechos susceptibles de provisionarse, deberán registrar una provisión equivalente al riesgo probable o contingencia de pérdida para el ente público, la cual deberá ajustarse permanentemente de acuerdo con los avances que se registren en el proceso de depuración. Para el efecto deberán aplicarse los porcentajes establecidos en instructivos emitidos por el Instituto sobre la constitución de provisiones.

Castigo de Activos registrados en la cuenta de investigación Administrativa. Como resultado de la investigación adelantada y de acuerdo con el estudio y evaluación del Comité Técnico previsto en la Resolución No. 2575 de 2002, los responsables definidos en la Ley deberán ordenar el castigo del saldo de los activos y sus cuentas complementarias, afectando a su vez las provisiones constituidas. Registrando un Débito a la Cuenta 1997- Provisión para Bienes y Derechos en Investigación Administrativa (cr.) con abono a la cuenta 1996 - Bienes y Derechos en Investigación Administrativa, subcuenta correspondiente.

En el evento de que la provisión no sea suficiente o no se haya constituido, el castigo podrá hacerse directamente con cargo a la cuenta 581003 – Ajustes o mermas sin responsabilidad, en la parte no provisionada; el valor castigado deberá registrarse simultáneamente en las cuentas de orden y de control 8316 - Bienes y Derechos en Investigación Administrativa con abono a la cuenta 8915- Deudoras de Control por Contra, si a criterio de la entidad a ello hubiere lugar.

En todo caso, por efectos de control y seguimiento, en la cuenta auxiliar el tercero deberá corresponder a la cuenta activa que originó dicho registro en la cuenta de orden deudora; en la contrapartida de la Cuenta de Orden por Contra se habilitará un solo tercero denominado “Ley de Saneamiento Contable 716”.

Ajuste a saldos de las cuentas del pasivo: Los saldos pendientes de depurar que correspondan a obligaciones, no podrán desconocerse, en tanto se concluya que corresponden a pasivos ciertos. No obstante, en el evento que el saldo se encuentre en cualquiera de las causales a que se refiere el artículo 4 de la Ley 716 de 2001, deberán depurarse.

Los pasivos registrados en la contabilidad, que no correspondan a obligaciones ciertas de acuerdo con las causales establecidas en el artículo 4 de la Ley 716, podrán tratarse como recuperaciones, subcuenta 481008, determinados en el proceso de depuración y sustentados en los actos administrativos pertinentes, emitidos por funcionario competente donde se forme acerca de la gestión adelantada.

Las obligaciones que se cancelen a título de recuperaciones, como resultado de la aplicación de este numeral, deberán registrarse en las cuentas de orden 9390 y 9915; en todo caso deberá sustentarse documentalmente por el jefe del área afectada.

Partidas de dudoso reconocimiento: Cuando existan bienes y derechos respecto de los cuales se tiene indicios de pertenecer a la entidad, pero se tienen dudas para su pleno reconocimiento, deben efectuarse los respectivos registros en las cuentas de orden 8330- Bienes pendientes de legalizar en sus correspondientes subcuentas utilizando como contrapartida la 891511- Bienes pendientes de legalizar.

Para obligaciones que se encuentren en circunstancias similares, se efectuará el reconocimiento en las cuentas de orden 919090 – Otras responsabilidades contingentes y 990590 - Responsabilidades contingentes por el contrario.

Una vez se adelanten las investigaciones pertinentes y se tramiten los documentos que acrediten la propiedad de los bienes o se obtengan las evidencias suficientes para el reconocimiento de las obligaciones, deberán reversarse los registros a nivel de cuentas de orden y proceder a su registro en las cuentas de activo o de pasivo, según corresponda a su naturaleza y características contra la cuenta Patrimonio Público Incorporado.

Artículo 3o.

Procedimientos para adelantar el programa de saneamiento contable.

1. Soportes mínimos requeridos para sustentar las propuestas de ajuste en el programa de saneamiento contable

a. En el caso de partidas iguales o inferiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, se entenderá que la prueba sumaria es el folio del libro auxiliar e informe firmado por el responsable del área financiera, en el que conste un pequeño resumen de la historia de la partida. b. Para el caso de las partidas superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente e inferior a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, adicional a los documentos citados en el punto anterior, se deberá adjuntar un informe detallado de la gestión interna adelantada. Este informe deberá suscribirse por el Coordinador del área en la que se origina la partida y se deberán adjuntar las pruebas documentales pertinentes que se obtengan al momento de efectuar el análisis. c. Para el caso de las partidas cuyo monto sea superior a los cinco (5) SA hasta cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes, además de lo anterior, deberá adjuntar un informe detallado de la gestión externa adelantada. Este informe deberá suscribirse además por el coordinador del área en la que se originó la partida. d. En el evento que la partida sea superior a los cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes, a demás de lo anterior, el Director Regional deberá autorizar con su firma la presentación del caso al Comité Técnico Regional de Saneamiento Contable, previo concepto sobre el cumplimiento de alguna(s) de las condiciones establecidas en el artículo 4o. De la Ley 716 de 2001 debidamente firmado por los Coordinadores Jurídico y Financiero.

Parágrafo.
Para efectos del programa de saneamiento contable, el monto del salario mínimo mensual vigente que se tomara como referencia, será el vigente para el año 2003.

2. Descargue de partidas antiguas en la contabilidad que carecen de documentos soporte o comprobantes de contabilidad.

Cuando efectuado el análisis, seguimiento y búsqueda de la documentación que soporte algún registro contable antiguo y no ha sido posible ubicarlo, se aplicarán los siguientes criterios: a. En el caso de las partidas inferiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, se propondrá al Comité Técnico de Saneamiento Contable el descargue de la partida correspondiente contra las cuentas de depuración que correspondan, revelando en notas las gestiones realizadas por parte de los responsables de la depuración y depuración n, dejando constancia sobre las razones de la no ubicación de los documentos soporte, documento que deberá suscribirse por el responsable del área fuente de la depuración o depuración n b. Para el caso de las partidas cuyo monto sea superior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente hasta cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, además de lo anterior se deberá adjuntar el informe suscrito por el depuración que desempeñe las funciones de contador, en el que se deje constancia de la no existencia del soporte del registro contable objeto de depuración. c. Para el caso de las partidas cuyo monto sea superior a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes, además de lo anterior se presentará concepto previo sobre el cumplimiento de alguna(s) de las condiciones establecidas en el artículo 4o de la Ley 716 de 2001 debidamente firmado por los coordinadores Jurídico y Financiero. d. Para el caso de las partidas cuyo monto sea superior a cincuenta (50) salario mínimos mensuales legales vigentes, además de lo anterior el Director Regional deberá autorizar con su firma la presentación al Comité Técnico Regional de Saneamiento Contable, el informe donde se propone el descargue de las partidas correspondientes contra las cuentas de actividad; este deberá suscribirse por el coordinador del área donde se originó la partida objeto de descargue, la firma del coordinador financiero o administrativo, y deberá indicar en forma detallada las acciones realizadas para depurar la partida correspondiente u obtener la evidencia documentaria que soporta la operación de que se trate.

Artículo 4o.

Informe al Consejo Directivo. Los documentos referidos en los artículo anteriores constituyen el soporte de los ajustes propuestos; una vez estudiados y evaluados por parte del Comité Técnico de Saneamiento Contable, se levantará el acta correspondiente y, se elaborará un informe ejecutivo con destino al Consejo Directivo, clasificado por Sede Nacional, Nivel Nacional, Regionales y/o Agencias, donde se refleje el impacto patrimonial como consecuencia de los ajustes propuestos, para la respectiva aprobación.

Artículo 5o.

Registro en cuentas de orden. Por efectos de control y seguimiento, y por un término igual a cinco (5) años, las partidas descargadas de la contabilidad por concepto de derechos u obligaciones, sobre las cuales no hay evidencia documentaria, de las gestiones realizadas por la administración para legalizarlas o depurarlas, deberán registrarse en cuentas de orden deudoras o acreedoras según corresponda.

El hecho de trasladar partidas a las cuentas de orden no exime a los responsable de las respectivas áreas de continuar adelantando gestiones que permitan su legalización.

Artículo 6o.

Descargue de saldos antiguos registrados en la contabilidad.

Para el efecto, deberá darse aplicación a cualquiera de las condiciones enumeradas en la presente resolución. En consecuencia, se tomará como referencia el término establecido para la prescripción y caducidad; la relación costo beneficio; la importancia relativa de la partida objeto de depuración en la estructura financiera.

Artículo 7o.

Prescripción y caducidad de algunos derechos y obligaciones.

A continuación se muestra en forma resumida los términos de prescripción y caducidad aplicables para los conceptos más comunes; en todo caso deberá consultarse el concepto jurídico anexo sobre el tema.

Lo anterior sin perjuicio de hacer claridad, sobre la necesidad de analizar cada caso en forma individualizada.

Artículo 8o.

Importancia relativa dentro de la estructura financiera

La importancia relativa contable se refiere a aquellos aspectos que, bien individualmente o en su conjunto, son importantes, según el criterio de los administradores, para la presentación adecuada de la información financiera.

Las notas a los estados financieros o informes ejecutivos como consecuencia de la aplicación del programa de saneamiento contable, deben revelar todos aquellos aspectos cuya importancia pueda afectar las evaluaciones o decisiones. La aplicabilidad de la información depende de su naturaleza e importancia relativa.

La información se considera de importancia relativa si su omisión o presentación equivocada influyen en las decisiones económicas que los usuarios tomen con base en de los estados financieros.

Para efectos del programa de saneamiento contable, se entenderá que las partidas objeto de depuración contable no tienen importancia relativa, cuando el monto correspondiente es igual o inferior a medio (1/2) salario mínimo mensual legal vigente.

Artículo 9o.

Antigüedad

Para los efectos de saneamiento contable, se entenderá que una partida es antigua cuando el reconocimiento y registro en la contabilidad supera dos (2) años. En notas explicativas, deberá revelarse la gestión adelantada para depurar los saldos antiguos, las cuales deberán suscribirse por el responsable del área donde se originó la partida.

Artículo 10.

Relación costo beneficio.

Cuando por efectos del cumplimiento del programa de saneamiento contable, se determine que los costos o erogaciones requeridos para recuperar y/o depurar las partidas antiguas excedan el setenta (70%) de su valor, se propondrá al Comité Técnico de Saneamiento Contable el descargue del respectivo derecho u obligación. Este criterio puede cambiar, dependiendo de las características de la operación, según lo decida el mencionado Comité. En todo caso para efectos de soportar las propuestas de ajuste contable, se tendrán en cuenta los montos y soportes referidos en la presente resolución.

Artículo 11.

Aplicación de la ley de saneamiento contable.

Cualquier acta en la que el Comité Técnico de Saneamiento Contable o el Consejo Directivo, aprueben las propuestas de ajuste contable derivadas de la aplicación de la ley, deberá incluir en forma expresa que “El procedimiento para la eliminación o incorporación de derechos y obligaciones en los estados financieros del Ente Público, se ajusta a lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y sus normas reglamentarias”.

Artículo 12.

Clasificación de los ajustes contables para efectos del Saneamiento Contable. Se consideran tipos de ajuste los siguientes:

Artículo 13.

Elaboración de un comprobante único contable que identifique las propuestas de ajuste derivadas del programa de saneamiento contable. Para efectos de control, análisis y seguimiento deberá elaborarse un único comprobante mensual, sin perjuicio de las cuentas afectadas, el cual se identificará con el código SC = Saneamiento contable.

Artículo 14.

Fecha de corte para efectos de Saneamiento contable. La fecha de corte que se tomará como referencia para soportar documentalmente los saldos reflejados en los estados financieros será el treinta (30) de septiembre de dos mil tres (2003) sin perjuicio, que el Instituto deba sanear los saldos que se reflejen en los estados financieros a diciembre 31 de 2003.

Artículo 15.

Política Para efectuar el saneamiento contable de la cartera a favor del instituto.

Para efectos del saneamiento contable se entiende que las cuentas que representan derechos a favor del Instituto están saneadas, cuando los saldos reflejados en la contabilidad por los diferentes conceptos, son coherentes con la información y documentación que reposa en el área(s) encargada(s) de su control, administración y recaudo, sin perjuicio que se hayan o no adelantado las gestiones administrativas correspondientes.

En consecuencia, una vez documentados estos saldos en cada regional, corresponde a la administración adelantar las gestiones de orden jurídico, operativo o administrativo tendientes a recuperar los saldos que presenten alguna morosidad, aplicar las políticas definidas en cuanto a costo beneficio, antigüedad, importancia relativa, prescripción o caducidad y las demás que sobre saneamiento contable estén vigentes, e informar a contabilidad sobre el resultado de esta gestión.

Parágrafo 1o.
Se considera prueba documental sobre la gestión realizada para el cobro de los aportes del 3%, todos los actos administrativos expedidos por el Instituto que prestan mérito ejecutivo, así como convenios, acuerdos de pago y aquellos títulos que se constituyen a favor de la entidad como pagarés, entre otros.

Parágrafo 2o.
Para el descargue de las partidas objeto de saneamiento contable, adicional a los citados en parágrafo anterior, se consideran soportes los siguientes documentos: oficios a entidades de control, Cámaras de Comercio, Oficinas de Instrumentos Públicos, DIAN, Central de Riesgos, Entidades Financieras, Superintendencias, Fondos de Seguridad Social y familiares, Oficinas de Catastro, Secretaría de Tránsito, Oficinas de Servicio al Cliente de empresas de Acueducto, Alcantarillado, Energía, Teléfonos, Telefonía celular, etc.

En todo caso para descargar cualquier derecho, deberá proferirse el acto administrativo correspondiente por el funcionario competente, dando estricto cumplimiento a los términos, cuantías y soportes referidos en la presente resolución.

Parágrafo 3o.
Para soportar los derechos reconocidos en procesos concursales en los términos de la Ley 222/95 o, acuerdos de reestructuración de pasivos en los términos de la Ley 550/99, deberá contarse con copia del Acuerdo debidamente legalizado y el escenario financiero donde se evidencia la forma, términos de pago y valor correspondiente.

En consecuencia deberán ajustarse los valores que figuren pendientes de cobro para este tipo de deudores, excepto, para aquellos casos en los cuales las oficinas jurídica y de cartera consideren que el valor acordado no corresponda a los derechos ciertos a favor del Instituto y se hayan iniciado las acciones judiciales del caso.

Artículo 16.

Política para depurar las Propiedades Planta y Equipo, Bienes Inservibles y Bienes Muebles en Bodega.

El soporte documental para depurar las propiedades planta y equipo será el respectivo Kardex de inventario debidamente valorizado, el cual deberá estar clasificado atendiendo el estado (bueno, regular, malo), destinación (en servicio: mantenimiento; en desuso o no explotados; inservibles; recibidos en cambio, permuta, donación, dación en pago; donaciones; o los que están en poder de terceros; totalmente depreciados, agotados o amortizados).

Por celeridad en el programa de saneamiento contable, el valor total inventariado, deberá homologarse al Catálogo de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. El documento resultante de este proceso deberá suscribirse por el responsable de administrar, custodiar y llevar el control de los bienes en cada regional, sede nacional y nivel nacional.

Parágrafo 1o.
Si como resultado del análisis y cruce de los saldos que arroja la contabilidad y el valor inventariado físicamente (Kardex), se encuentran diferencias que disminuyan el patrimonio de la entidad, el valor correspondiente deberá registrarse en la subcuenta 195003 responsabilidades en proceso internas. En todo caso deberá identificarse al presunto responsable con el número de documento de identidad. El soporte contable será el acto administrativo que autoriza la baja del activo y da inicio a la correspondiente investigación disciplinaria.

La responsabilidad en proceso se constituirá por el valor de reposición del bien, entendiéndose como tal el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que originó el registro en esta cuenta, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.

Para el caso de los bienes asegurados que se hayan extraviado o perdido y registrado en la cuenta de responsabilidades en proceso internas, el valor no cubierto por la Compañía aseguradora (deducible) deberá dejarse pendiente por recuperar hasta que el daño respectivo sea resarcido por el presunto responsable. De todas maneras la administración debe llevar a cabo las acciones correspondientes con el propósito de recuperar dicha suma.

Parágrafo 2o.
En el evento que el valor de reposición sea superior al valor en libros, la diferencia deberá registrarse en la subcuenta 291509 - Ingreso en la Constitución de Responsabilidades; en caso contrario, la diferencia deberá registrarse en la subcuenta 581033 - Pérdida en Baja de Propiedades, Planta y Equipo.

El valor en libros es el neto resultante de conjugar el costo histórico, los ajustes por inflación, depreciación, amortización, provisiones, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien, según corresponde. Para efectos del descargue de la depreciación, teniendo en cuenta que el cálculo se ha efectuado en forma global, deberá calcularse proporcionalmente con base en el costo histórico y vida útil del bien.

Parágrafo 3o.
Para el caso de los bienes ubicados en zonas de alto riesgo o, que requieran condiciones ambientales especiales para su conservación, deberá constituirse la provisión correspondiente; el porcentaje aplicable será el que resulte luego de efectuar el estudio y análisis de los casos particulares que se presenten en cada regional. En todo caso el registro contable deberá hacerse con cargo a la cuenta 5307 - Provisión para protección de propiedades planta y equipo.

Parágrafo 4o.
En la cuenta 8315 - Activos Totalmente Depreciados, Agotados o amortizados, se registrarán únicamente los bienes que se hayan retirado del servicio por no encontrarse en condiciones de uso. Igualmente en la cuenta 1635 bienes muebles en bodega no deberán aparecer registros contables que correspondan al valor de bienes retirados del servicio en forma temporal o definitiva.

Parágrafo 5o.
Para efectos de soportar contablemente los saldos registrados en la contabilidad por concepto de inmuebles, se tomara como referencia el informe denominado “relación de bienes inmuebles” a que se refiere el Instructivo No. 009 de 1999, la Circular Externa No. 029 y la Carta Circular No. 020 de 2000, expedidas por la Contaduría General de la Nación. Los títulos que acreditan la propiedad o estado actual de tales inmuebles deberán archivarse, conservarse y custodiarse en el área correspondiente.

Parágrafo 6o.
Si como consecuencia de un hecho extraordinario o fortuito, se hace necesario el retiro de cualquier activo, el Instituto asumirá el valor de la pérdida que no sea cubierta por la Compañía Aseguradora. El registro contable se hará con cargo a la subcuenta 581006 - Pérdida en Siniestros. Es responsabilidad de la Dirección Administrativa y del área que desempeñe esta función en las Regionales, la elaboración en forma consistente y entrega oportuna al grupo de saneamiento contable de los informes referidos en este artículo.

Artículo 17.

Obras y mejoras en propiedad ajena. En el evento que se hayan efectuado erogaciones para adicionar, acondicionar, mejorar, reparar o ampliar en forma significativa, la capacidad operacional de bienes inmuebles de propiedad de terceros, utilizados por el Instituto para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal, el valor correspondiente deberá amortizarse durante el período menor que resulte, entre la vigencia del respectivo contrato, o la vida útil estimada de los bienes producto de las mejoras o adiciones realizadas.

En todo caso, si no se cuenta con la evidencia documentaria que acredite la propiedad de los bienes muebles o inmuebles a favor del Instituto y, en la fecha se adelanta por parte del mismo el proceso jurídico tendiente a la situación legal, el valor correspondiente deberá registrarse en la cuenta 8330 - Bienes Pendientes por Legalizar.

Artículo 18.

Política para el saneamiento de los pasivos del Instituto. Cualquier obligación cierta que aparezca registrada en la contabilidad deberá acompañarse de la evidencia documentaria respectiva (contratos, facturas, órdenes de pago, etc.); cuando se trate de acreencias por concepto de la adquisición de bienes o servicios deberá adicionarse el certificado de disponibilidad y registro presupuestal correspondiente. Es responsabilidad de la administración verificar el cumplimiento de los requisitos de orden contractual y presupuestaI adoptados por el Instituto. Se entiende por obligación cierta, la originada por el recibo a satisfacción de los bienes o servicios contratados.

Parágrafo.
El soporte de las obligaciones potenciales por concepto de demandas o litigios será la relación que suministre la oficina jurídica y/o los coordinadores jurídicos de las Regionales o Agencias donde se informe entre otros datos los siguientes: tipo de proceso (civil, laboral, penal, administrativo, obligaciones fiscales y otros); número de identificación y nombre completos del demandante y demandado, domicilio o dirección del demandante y demandado, concepto de la pretensión principal, juzgado donde cursa el proceso precisando el departamento o ciudad, estado actual del proceso, instancia, valor de las pretensiones, valor estimado para efectos de la provisión contable, una columna donde se indique la posibilidad o eventualidad en la ganancia o perdida del mismo.

Artículo 19.

Sanciones por la omisión en la entrega oportuna y completa de la evidencia documentaria que soporta los saldos reflejados en los estados financieros de cada regional. El incumplimiento de los términos y requisitos establecidos en la presente resolución por parte de cualquiera de los servidores públicos del Instituto, lo hará acreedor a las sanciones establecidas legalmente.

Artículo 20.

Políticas y procedimientos específicos. En los eventos no contemplados en la presente resolución, la Dirección General del Instituto determinará las políticas y/o procedimientos aplicables a cada caso específico.

Artículo 21.

Aplicación del Plan General de Contabilidad Pública y las Normas y Procedimientos expedidos por la Contaduría General de la Nación. Sin perjuicio de las políticas establecidas en la presente resolución se deberá tener como herramienta de consulta permanente el Plan General de Contabilidad Pública.

Artículo 22.

Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y, deroga todas aquellas que le sean contrarias. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D. C. 16 DIC. 2003 BEATRÍZ LONDOÑO SOTO Directora General