RESOLUCION 2575 de 2000

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias y

CONSIDERANDO:

Que se requiere normatizar, con el fin de suprimir y reformar las regulaciones, trámites y procedimiento de las cuentas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, según lo establecido en el Decreto 2150 de diciembre 5 de 1995.
Que se hace necesario modificar la Resolución No. 942 de mayo 10 de 1994, “Por la cual se unifican los requisitos y se establece el procedimiento para el trámite de las cuentas por pagar en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar”
Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1o.

Establecer la siguiente clasificación para el trámite de las cuentas ante el ICBF: NÚMERO

NOMBRE 1 ORDENES DE COMPRA 2 ORDENES DE SERVICIO 3 CONTRATO ESTATAL SIN FORMALIDADES PLENAS 3.1 POR ADQUISICION DE ELEMENTOS 3.2 POR PRESTACION DE SERVICIOS 3.3 CONTRATO DE OBRA PÚBLICA 4 CONTRATO ESTATAL DE APORTES 5 CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 6 PARTICIPACIONES ECONOMICAS 7 CONTRATO ESTATAL CON FORMALIDADES PLENAS. 7.1 POR ADQUISICION DE ELEMENTOS 7.2 POR PRESTACION DE SERVICIOS 7.3 CONTRATO DE OBRAS PÚBLICAS
8. HOGARES SUSTITUTOS 9 VIATICOS 9.1 RECONOCIMIENTO 9.2 LEGALIZACION 10 CAJAS MENORES 10.1 CONSTITUCION 10.2 REEMBOLSO 10.3 LEGALIZACION 11 NOMINA Y DESCUENTOS 12 TRANSFERENCIAS DE NOMINA 13 PAGOS A EXFUNCIONARIOS 14 SERVICIOS PUBLICOS, IMPUESTOS Y MULTAS. 15 PRESTAMOS A EMPLEADOS: 15.1 VIVIENDA 15.2 CALAMIDAD 16 INDEMNIZACIONES, SENTENCIAS Y CONCILIACIONES

Artículo 2o.

Definir los requisitos correspondientes para el trámite y pago de cuentas en el ICBF. Para todos los casos se debe anexar copia del registro presupuestal.
1. ÓRDENES DE COMPRA.

1.1 Original de la factura. 1.2 Copia o fotocopia de la Orden debidamente legalizada. 1.3 Ingreso al almacén 2. ÓRDENES DE SERVICIO.

2.1 Original de la factura. 2.2 Copia o fotocopia de la orden debidamente legalizada. 2.3 Certificación de prestación del servicio firmada por el Supervisor.
3. CONTRATO ESTATAL SIN FORMALIDADES PLENAS 3.1 POR ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS 3.1.1. Copia o fotocopia del contrato debidamente legalizado. 3.1.2. Ingreso al Almacén. 3.1.3. Original de la Factura. 3.2 POR PRESTACION DE SERVICIOS 3.2.1 Copia o fotocopia del contrato debidamente legalizado. 3.2.2 Certificación de prestación del servicio firmada por el Supervisor del contrato.
Original de la factura. 3.3 CONTRATO DE OBRA PÚBLICA 3.3.1 Copia o fotocopia del Contrato debidamente legalizado. 3.3.2 Acta de recibo final a satisfacción o actas parciales si ha sido pactada, firmada por el Interventor del contrato.
4. CONTRATO ESTATAL DE APORTES 4.1 Copia o fotocopia del contrato debidamente legalizado. 4.2 Certificación de prestación de servicio expedida por el supervisor del contrato. 4.3 Planilla de pagos debidamente diligenciada y debidamente avalada por el área competente.
5. CONTRATO INTERADMINISTRATIVO.

5.1 Copia o fotocopia del contrato debidamente legalizado. 5.2 Certificación de prestación de servicio expedida por el supervisor del contrato. 5.3 Planilla de pagos debidamente diligenciada y debidamente avalada.
6. PARTICIPACIONES ECONÓMICAS 6.1 Copia o fotocopia de la Resolución que reconoce la participación económica y ordena el pago. 6.2 Constancia de notificación de la Resolución.
7. CONTRATO ESTATAL CON FORMALIDADES PLENAS:

7.1 POR ADQUISICION DE ELEMENTOS 71.1. Copia o fotocopia del contrato debidamente legalizado. 71.2. Ingreso al almacén. 71.3. Original de la factura. 7.2 POR PRESTACION DE SERVICIOS 7.2.1 Copia o fotocopia del contrato debidamente legalizado. 7.2.2 Certificación de prestación del servicio firmado por el Supervisor. 7.2.3 Original de la Factura (si es del caso) 7.3 CONTRATO DE OBRA PÚBLICA 7.3.1 Copia o fotocopia del contrato debidamente legalizado. 7.3.2 Acta de recibo final a satisfacción o acta si ha sido pactada, firmada por el interventor del Contrato. Acta de liquidación cuando el contrato lo contempla.
8. HOGARES SUSTITUTOS.

8.1 Planilla de liquidación que debe contener constancia de la prestación del servicio, firmada por el Coordinador del Centro Zonal. 8.2 Copia del acto administrativo que ordena la atención del menor. 8.3 Resolución que ordena el pago
9. VIÁTICOS 9.1 RECONOCIMIENTO 9.1.1 Resolución que ordena la comisión y reconoce el pago. 9.2 LEGALIZACION 9.2.1 Copia de la Resolución que ordenó la comisión. 9.2.2 Factura o carátula del pasaje aéreo utilizado. 9.2.3 Certificado de permanencia. 9.2.4. Relación de gastos de viaje.
10. CAJAS MENORES.

10.1 CONSTITUCION 10.1.1 Resolución por la cual se ordena la constitución del fondo de caja menor. 10.2 REEMBOLSO 10.2.1 Resolución que ordena el reembolso. 10.2.2 Comprobantes de caja menor con firma del responsable y de quien recibe el servicio con los respectivos descuentos de ley. 10.2.3 Factura soporte del pago. 10.2.4 Relación de comprobantes de caja menor, firmada por el responsable. Esta contiene: Número de comprobante, concepto, beneficiario, valor bruto, descuentos de ley, valor neto y ejecución presupuestal por rubro. 10.2.5 Recibo oficial de caja cuando se efectúen reintegros a pagaduría y retención en la fuente. 10.3 LEGALIZACION 10.3.1 Resolución que ordena la legalización. 10.3.2 Comprobantes de caja menor con firma del responsable y de quien recibe el servicio con los respectivos descuentos de ley. 10.3.3 Factura soporte del pago. 10.3.4 Relación de comprobantes de caja menor, firmada por el responsable. Esta contiene: Número de comprobante, concepto, beneficiario, valor bruto, descuentos de ley, valor neto y ejecución presupuestal por rubro. 10.3.5 Recibo oficial de caja cuando se efectúen reintegros a pagaduría y retención en la fuente.
11. NÓMINA Y DESCUENTOS 11.1 Comprobante mayor de nómina firmada por el ordenador del gasto y la nómina certificada por el respectivo ordenador Administrativo en las Regionales y quien haga sus veces en las Agencias y el Jefe de la División de Talento Humano en la Sede Nacional. 11.2 Comprobante a favor de terceros por concepto de descuentos (Fonbienestar, Cooperativa, Sindicato, Juzgados, etc.)
12. TRANSFERENCIAS DE NÓMINA.

12.1 Comprobante mayor de nómina firmado por el Ordenador del Gasto. 12.2 Comprobante a favor de terceros por concepto de TRANSFERENCIAS (Fondo Nacional de Ahorro, Sena, Caja de Compensación EPS, Fondos de Pensiones, etc.) 12.3 Formato de Autoliquidaciones debidamente diligenciado y firmado por el Coordinador Administrativo y/o Financiero en las Regionales o quien haga sus veces en las Agencias y en la Sede Nacional por el Jefe de la División de Talento Humano.
13. PAGOS A EXFUNCIONARIOS 13.1 Liquidación elaborada por el responsable de Talento Humano en las Agencias, Regionales y Sede Nacional. 13.2 Resolución.
14. SERVICIOS PUBLICOS E IMPUESTOS 14.1 Factura de la empresa prestadora de servicios, formulario de Autoliquidación y Resolución que declare la multa.
15. CREDITO A FUNCIONARIOS.

15.1 VIVIENDA.

15.1.1 Copia de la comunicación del comité en donde se aprueba el crédito. 15.1.2 Certificación de la Coordinación Jurídica en las Regionales, quien haga sus veces en las Agencias, y en la Sede Nacional por la Oficina Jurídica, donde conste la legalización total de los documentos. 15.1.3 Original del pagaré o garantía hipotecaria. 15.1.4 Autorización de descuento suscrita por el beneficiario, Indicando el valor total de las cuotas de amortización a capital e interés. 15.2 CALAMIDAD DOMESTICA.

15.2.1 Copia de la comunicación suscrita por la secretaria del Comité donde conste la legalización total de los descuentos. 15.2.2 Autorización del descuento suscrita por el beneficiario debidamente diligenciado.
16. INDEMNIZACION, SENTENCIAS Y CONCILIACIONES.

16.1 Resolución que ordena el pago. 16.2 Copia de la sentencia o de la conciliación.
Parágrafo. ÚNICO:
Para el pago de anticipos, no se requiere certificación de prestación de servicios o acta de recibo a satisfacción; la póliza debe incluir el amparo del manejo del anticipo.

Artículo 3o.

Adicionalmente a los requisitos citados en el artículo anterior, es requisito indispensable que la Pagaduría elabore el comprobante de pago para toda cuenta. Para efectos de cuentas no contempladas en la presente resolución, deberán como mínimo contener el acto administrativo de ordenación del gasto.

Artículo 4o.

Establecer como tiempo máximo cuatro (4) días en el trámite y pago de una cuenta en la Sede Nacional, Regionales, Agencias y Plantas de Producción de Alimentos, siempre que cumpla con los requisitos contenidos en la presente Resolución y esté contemplado dentro del Programa Anual de Caja.

Artículo 5o.

En la Sede Nacional el Coordinador del Grupo de Administración Financiera Sede, en las Regionales el Coordinador Administrativo y Financiero y en las Agencias el Profesional encargado de estas funciones, deberán adelantar el seguimiento al trámite y pago de cuentas. Mensualmente el responsable del área evaluará los resultados del seguimiento con el fin de tomar las medidas que considere necesarias para el trámite y pago oportuno de las cuentas presentadas al ICBF.

Artículo 6o.

En la Sede Nacional el Coordinador del Grupo de Administración Financiera y en las Regionales el Coordinador Administrativo y Financiero y en las Agencias el Profesional encargado de estas funciones, deberán fijar en lugar público los requisitos y el trámite de pago que tienen las cuentas en el ICBF, con el fin de informar debidamente a los interesados.

Artículo 7o.

Para efectos del trámite de las cuentas establecidas en la presente Resolución entiéndese por contrato debidamente legalizado aquel que cumpla con los siguientes requisitos:

Certificado de registro presupuestal.

Aprobación de garantías por el ordenador del gasto.

Recibo de pago de publicación diario oficial (cuando lo estipule el contrato)

Recibo de pago de impuesto de timbre (cuando haya lugar)

Artículo 8o.

La presente resolución deroga todas las normas internas que le sean contrarias en particular la Resolución No. 0942 del 10 de mayo de 1994. Afecta la vigencia de: Deroga RESOLUCION 942 de 1994

Artículo 9o.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Dada en Bogotá, D. C., a los 22 NOV. 2000.

JUAN MANUEL URRUTIA VALENZUELA Director General