RESOLUCION 90 de 1999

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR, En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el literal b. del artículo 28 de la ley 7 de 1979,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el Artículo 2 ° de la Ley 80 de 1989, en concordancia con lo reglamentado por el Decreto 1777 de 1990, el Archivo General de la Nación tiene como funciones, entre otras, las de fijar Políticas, expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, así como promover la organización y fortalecimiento de los Archivos del orden Nacional, Departamental, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

Que en desarrollo de estas funciones, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación profirió el Acuerdo 0 7 del 29 de junio de 1994, “por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos”.

Que el Artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994, proferido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, ordenó: “Cada Entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto Administrativo correspondiente, como un grupo Asesor de la alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.

Que de conformidad con la naturaleza y funciones legales que le corresponde cumplir al Comité de Archivo del ICBF que se crea mediante el presente Acto, los Comités de Correspondencia y Archivo Documental creados a nivel Nacional y Regional, por la Resolución No. 1383 del 25 de julio de 1994, proferida por esta Dirección General, pierden su vigencia y, por consiguiente, es del caso ordenar su derogatoria.

Que por lo anteriormente expuesto se hace necesario establecer el Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

RESUELVE:

Artículo 1o.

Crear el Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como órgano asesor interno de la Dirección General, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Artículo 2o.

El Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estará integrado por los siguientes servidores públicos:

Secretario General, quien lo presidirá Director Administrativo Director de Planeación o su delegado Subdirector de Mejoramiento Organizacional Jefe Oficina Jurídica o su delegado Jefe Oficina Control Interno o su delegado. El Jefe de la Oficina productora de los documentos que se evaluarán. El coordinador del Grupo de Gestión Documental, quien actuará como Secretario del Comité.

Parágrafo.
Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité de Archivo, aquellos servidores públicos, particulares o especialistas, o cualquier otra persona que tenga interés, cuya presencia se considere importante o conveniente para el tratamiento de temas específicos.

Cuando el Comité tenga que tratar o decidir un asunto específicamente relacionado con una determinada Regional y/o Agencia, el Director de la misma podrá ser invitado a las deliberaciones respectivas.

TEXTO CORRESPONDIENTE A Modificado Artículo 2 RESOLUCION 540 de 2004 LEGISLACIÓN ANTERIOR

Artículo 2o.

El Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estará integrado por los siguientes servidores públicos: El Secretario General, quién lo presidirá. El Subdirector Administrativo. El Jefe de Oficina Jurídica. El Jefe de Control Interno. El Jefe de División de Recursos Materiales y Físicos. El Subdirector de Programación y Asignación El Profesional de la División de Recursos Materiales y Físicos encargado de las funciones de archivo y correspondencia, actuará como secretario del Comité.
Parágrafo.
Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité de Archivo, aquellos funcionarios, particulares o especialistas, cuya presencia se considere importante o conveniente para el tratamiento de temas específicos. Cuando el Comité tenga que tratar o decidir un asunto específicamente relacionado con una determinada Regional y/o Agencia, el Director de la misma podrá ser invitado a las deliberaciones respectivas. TEXTO CORRESPONDIENTE A Modificado Artículo1 RESOLUCION 1112 de 2001

Vigente desde: 20/06/2001 y hasta el: 06/04/2004

Artículo 2o.

El Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estará integrado por los siguientes servidores públicos:

Secretario General, quien lo presidirá Director Administrativo Director de Planeación o su delegado Subdirector de Mejoramiento Organizacional Jefe Oficina Jurídica o su delegado Jefe Oficina Control Interno o su delegado.

El Jefe de la Oficina productora de los documentos que se evaluarán.

El coordinador del Grupo de Gestión Documental, quien actuará como Secretario del Comité.

Parágrafo.
Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité de Archivo, aquellos servidores públicos, particulares o especialistas, o cualquier otra persona que tenga interés, cuya presencia se considere importante o conveniente para el tratamiento de temas específicos.

Cuando el Comité tenga que tratar o decidir un asunto específicamente relacionado con una determinada Regional y/o Agencia, el Director de la misma podrá ser invitado a las deliberaciones respectivas.

Vigente desde: 29/01/1999 y hasta el: 19/06/2001

Artículo 3o.

La Función básica del Comité de Archivo, es la de asesorar a la Dirección General en la definición de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

En desarrollo de su función básica, el Comité de Archivo cumplirá las siguientes funciones:

1. Definir criterios para la producción, recepción, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de documentos.

2. Analizar y aprobar las Tablas de Retención Documental- TRD antes de su envío al Archivo General de la Nación para su aprobación, produciendo un Acta avalando la propuesta preparada por el Coordinador Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces.

3. Propender por la aplicación de las Tablas de Retención Documental - TRD del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a nivel nacional, regional y zonal.

4. Aprobar las modificaciones a las Tablas de Retención Documental- TRD que surjan del seguimiento o de la solicitud de una dependencia, previa evaluación de la Unidad de Archivo o quien tenga asignadas estas funciones.

5. Responder por la actualización oportuna de las Tablas de Retención Documental- TRD.

6. Analizar lo relativo al valor histórico de los documentos y establecer lineamientos sobre selección y descarte de éstos.

7. Decidir el tipo de muestreo a aplicar para determinar el destino final de la documentación (conservación total, selección o eliminación), así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

8. El Presidente del Comité de Archivo debe suscribir el Acta, junto con el Jefe de la dependencia respectiva y el Coordinador Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces, en la que conste la destrucción de documentos seleccionados para eliminar, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental aplicable a dicha dependencia.

9. Recomendar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal, jurídico, contable y que no tengan valor histórico o carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

10. Estudiar, analizar y aprobar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, de acuerdo con las políticas, planes y programas del Instituto y la normatividad vigente.

11. Establecer mecanismos de seguimiento y control sobre el cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, archivo y administración de documentos.

12. Velar por el cumplimiento de las normas archivísticas.

13. Gestionar la asignación de recursos que permitan llevar a cabo los programas de gestión archivística.

14. Estudiar los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.

15. Presentar informes sobre su gestión a la Dirección General del Instituto, cuando quiera que éstos sean requeridos.

16. Darse su propio reglamento.

17. Apoyar la supervisión de los contratos o convenios que adelante el Instituto tendientes al desarrollo de la gestión documental, efectuando permanente seguimiento y evaluación de los informes y productos entregados.
TEXTO CORRESPONDIENTE A Modificado Artículo 3 RESOLUCION 540 de 2004 Adicionado parcialmente (Literal 17 ) Artículo 1 RESOLUCION 2086 de 2006

LEGISLACIÓN ANTERIOR

Artículo 3o.

La Función básica del Comité de Archivo, es la de asesorar a la Dirección General en la definición de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

En desarrollo de su función básica, el Comité de Archivo cumplirá las siguientes funciones:

1. Definir criterios para la producción, recepción, distribución, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de documentos.

2. Analizar y aprobar las Tablas de Retención Documental- TRD antes de su envío al Archivo General de la Nación para su aprobación, produciendo un Acta avalando la propuesta preparada por el Coordinador Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces.

3. Propender por la aplicación de las Tablas de Retención Documental - TRD del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a nivel nacional, regional y zonal.

4. Aprobar las modificaciones a las Tablas de Retención Documental- TRD que surjan del seguimiento o de la solicitud de una dependencia, previa evaluación de la Unidad de Archivo o quien tenga asignadas estas funciones.

5. Responder por la actualización oportuna de las Tablas de Retención Documental- TRD.

6. Analizar lo relativo al valor histórico de los documentos y establecer lineamientos sobre selección y descarte de éstos.

7. Decidir el tipo de muestreo a aplicar para determinar el destino final de la documentación (conservación total, selección o eliminación), así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

8. El Presidente del Comité de Archivo debe suscribir el Acta, junto con el Jefe de la dependencia respectiva y el Coordinador Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces, en la que conste la destrucción de documentos seleccionados para eliminar, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental aplicable a dicha dependencia.

9. Recomendar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal, jurídico, contable y que no tengan valor histórico o carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

10. Estudiar, analizar y aprobar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, de acuerdo con las políticas, planes y programas del Instituto y la normatividad vigente.

11. Establecer mecanismos de seguimiento y control sobre el cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, archivo y administración de documentos.

12. Velar por el cumplimiento de las normas archivísticas.

13. Gestionar la asignación de recursos que permitan llevar a cabo los programas de gestión archivística.

14. Estudiar los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.

15. Presentar informes sobre su gestión a la Dirección General del Instituto, cuando quiera que éstos sean requeridos.

16. Darse su propio reglamento.

17. Apoyar la supervisión de los contratos o convenios que adelante el Instituto tendientes al desarrollo de la gestión documental, efectuando permanente seguimiento y evaluación de los informes y productos entregados.

Vigente desde: 29/01/1999 y hasta el: 06/04/2004 ARTÍCULO 4o. Crear en las Regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, los Subcomités de Archivo encargados de asumir las directrices, criterios, políticas y programas del Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, que para el efecto serán impartidas en sus respectivas jurisdicciones por el Secretario General, las que serán de obligatorio cumplimiento.

Estos Subcomités de Archivo estarán conformados por los siguientes servidores públicos:

Director Regional, quién lo presidirá.

El Coordinador del Grupo Jurídico.

El Coordinador del Grupo Administrativo ó Administrativo y Financiero según sea el caso.

El Coordinador del Grupo Financiero.

El Coordinador del Grupo Programático.

El Servidor Público del Grupo Administrativo ó Administrativo y Financiero encargado de las funciones de Archivo y Correspondencia, actuará como secretario del Subcomité.

Parágrafo.
En las Agencias el Subcomité de Archivo será integrado como mínimo, por los siguientes servidores públicos:

Director Seccional de Agencia, quién lo presidirá.

Un profesional del área Jurídica.

Un profesional del área Programática.

Un profesional de área Administrativa y Financiera, quién actuará como secretario del Subcomité.

TEXTO CORRESPONDIENTE A Modificado Artículo1 RESOLUCION 1112 de 2001 Derogado Artículo 4 RESOLUCION 540 de 2004 LEGISLACIÓN ANTERIOR

Artículo 4o.

Vigente desde: 29/01/1999 y hasta el: 19/06/2001

Artículo 5o.

El Comité de Archivo y los Subcomités Regionales y de Agencias, se reunirán cuando quiera que sean convocados por sus respectivos presidentes y/o secretarios, cumpliendo con las funciones básicas enumeradas en el artículo tercero de la Resolución No. 0090 del 29 de enero de 1.999.

El Secretario del Comité de Archivo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y los secretarios de los Subcomités Regionales y de Agencias, cumplirán las funciones asignadas en el reglamento interno que adopte el Comité de archivo.

TEXTO CORRESPONDIENTE A Modificado Artículo1 RESOLUCION 1112 de 2001 Derogado Artículo 4 RESOLUCION 540 de 2004 LEGISLACIÓN ANTERIOR

Artículo 5o.

Vigente desde: 29/01/1999 y hasta el: 19/06/2001

Artículo 6o.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial, la Resolución No. 1383 del 25 de julio de 1994.

Afecta la vigencia de: Deroga RESOLUCION 1383 de 1994 COMUNÍQUESE Y CUMPLASE, Dada en Santafé de Bogotá, D. C. a los 29 ENE 1999 JUAN MANUEL URRUTIA V.

Director General del ICBF.