RESOLUCION 3154 de 1996

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR en uso de sus facultades legales y estatutarias

CONSIDERANDO:

Que mediante Acuerdo No. 062 del 20 de diciembre de 1996 la Junta Directiva aprobó el presupuesto de Ingresos, Rentas y Recursos de Capital y Gastos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para la vigencia fiscal de 1997.

Que para el manejo del presupuesto 1997 aprobado por el citado acuerdo se hace necesario fijar las normas y procedimientos financieros para la ejecución y control del mismo.

RESUELVE:

DE LAS APROPIACIONES

Artículo 1.

Los Directores Regionales y Seccionales mediante resolución distribuirán y efectuarán los traslados necesarios a nivel de subordinal de las partidas apropiadas en los siguientes Ordinales del presupuesto de funcionamiento: Sueldos de personal de Nómina, Compra de Equipo, Materiales y Suministros, Viáticos y Gastos de Viaje y Bienestar Social, con base en la estructura presupuestal interna del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para el año 1997.

Artículo 2.

Los Directores Regionales y Seccionales mediante Resolución distribuirán y efectuarán los traslados necesarios a nivel de Subproyecto, Código y Subcódigos de las partidas asignadas en el respectivo Presupuesto de Gastos de Inversión, sin superar el monto aprobado para el mismo, de acuerdo con la Programación de Metas de Servicios y Financieras y con la Estructura Presupuestal Interna del Instituto aprobada para 1997.

Artículo 3.

La Subdirección Financiera efectuará mediante Resolución los traslados y adiciones al Presupuesto de Gastos. Los Directores Regionales y Seccionales de Agencias enviaran la solicitud de traslado y adición del Presupuesto de Inversión y Funcionamiento debidamente justificada y acompañada del respectivo Certificado de Disponibilidad cuando haya lugar, a la Subdirección Financiera, quien coordinará con el área respectiva y la Subdirección de Planeación.

En el Nivel Nacional la Dirección General, los Secretarios, los Subdirectores y Jefes de Oficina harán la solicitud de traslado y adición a la Subdirección Financiera, que coordinará con el área respectiva y la Subdirección de Planeación.

Artículo 4.

Las apropiaciones destinadas a la cuenta de Gastos de Personal y Transferencias Corrientes no podrán Contracreditarse a menos que hubiese disminuido su base de cálculo, para lo cual deberá expresarse en el Certificado de Disponibilidad correspondiente que estos ordinales y subordinales quedan financiados hasta diciembre 31 de 1997.

Artículo 5.

La fecha límite para solicitar modificaciones al presupuesto entre el Objeto del Gasto y ordinales del Presupuesto de Funcionamiento, que se encuentran detallados en Decreto de Liquidación del presupuesto 1997 y entre Proyectos del Presupuesto de Inversión, será el 1 de Noviembre de 1997.

Artículo 6.

La única Dependencia de la Sede Nacional autorizada para solicitar, recibir y controlar Certificados de Disponibilidad Presupuestal a las Regionales, Agencias es la División de Presupuesto.

Artículo 7.

Todos los actos administrativos que afecten el presupuesto deben contar con la certificación previa de disponibilidad y ser registrados en la Contabilidad Presupuestaria. En este registro se debe indicar claramente el valor y plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento y legalidad de los actos administrativos.

Artículo 8.

Los Directores Regionales, Seccionales de Agencias no podrán contraer compromisos sin existir Apropiación Presupuestal o por un mayor valor al de las apropiaciones fijadas en el Presupuesto de la Regional o Agencia, en coordinación con las facultades de ordenación del gasto otorgadas por la Dirección General. Quienes lo hagan responderán personal y pecuniariamente de las obligaciones que contraigan.

Parágrafo.
Para asumir los compromisos de carácter Contractual y no Contractual se debe expedir el Certificado de Disponibilidad, el cual será registrado provisionalmente en la Contabilidad Presupuestaria.

Artículo 9.

Las Regionales y Agencias deberán ejecutar la apropiación asignada en los ordinales - Compras de Equipo - Materiales y Suministros con sujeción al Plan de Compras aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 10.

Para la ejecución y distribución del Presupuesto de Ingresos y Gastos las Regionales y Agencias deberán registrar las apropiaciones asignadas para la vigencia de acuerdo con la Estructura Presupuestal Interna establecida para el año 1997, la cual no podrá ser modificada sin la autorización de la División de Presupuesto- Subdirección Financiera.

Artículo 11.

Para los traslados presupuestales internos de las Regionales y Agencias se deberá expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal y la justificación económica, de acuerdo con lo establecido en el Manual Interno de Ejecución Presupuestal.

Artículo 12.

Cuando de la liquidación de un Contrato o por cualquier otra causa se establezca que hay dineros sobrantes estos deberán ser registrados en la Contabilidad, según lo estipulado en los manuales internos de Ejecución Presupuestal y de Tesorería.

Artículo 13.

Los Secretarios Generales, Subdirectores y Jefes de Oficina harán seguimiento a la Apropiación y correcta ejecución de los recursos que de conformidad con la apertura programática sean de su competencia.

DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA

Artículo 14.

Los Directores de las Regionales y los Directores Secciónales de las Agencias, con base en el Presupuesto asignado para la vigencia 1997, realizarán los ajustes necesarios a los pagos proyectados en el Programa Anual de Caja inicial presentado con la programación de Metas Físicas y Financieras, el cual debe ser enviado a la Subdirección Financiera antes del 10 de Febrero de 1997, para que ésta le asigne el Programa Anual de Caja definitivo.

Parágrafo 1.
La División de Presupuesto en coordinación con la División de Gestión Financiera evaluarán trimestralmente la ejecución del Programa Anual de Caja y realizarán los ajustes a la programación de pagos, a la utilización de los cupos asignados, teniendo como límite la meta global de pagos asignada por el CONFIS y aprobada por la Junta Directiva. Su asignación se hará partiendo del valor resultante de la reprogramación del primer trimestre la cual se aplicará en el mes de Mayo, la del segundo trimestre se aplicará en el mes de Agosto y la del tercer TRIMESTRE se aplicara en el mes de Noviembre.

Parágrafo 2.
Para efecto de la evaluación de la ejecución del PAC trimestral se tendrá en cuenta el cupo del PAC disponible que tiene dicha Regional o Agencia los recursos no utilizados y los saldos inactivos en bancos.

Parágrafo 3.
Las Regionales y Agencias deben programar las vacaciones y demás prestaciones en forma mensualizada e incluirlas en el plan de pagos, base del Programa Anual de Caja, antes del 10 de Febrero de 1997.

Artículo 15.

La Pagaduría de las Regionales y Agencias con base en la cuota mensual asignada del Programa Anual de caja, realizarán los pagos tesorales para el respectivo mes.

Parágrafo 1.
Las sumas autorizadas a las Regionales y Agencias durante un mes calendario determinado, deben ser giradas y pagadas en su totalidad dentro de un plazo no mayor de ocho (8) días, en cumplimiento del Programa Anual de Caja y de las normas vigentes.

Parágrafo 2.
Para la ejecución del Programa Anual de Caja y la realización de los pagos respectivos las Regionales y las Agencias deben manejar las cuentas por recursos administrados y aportes de la Nación, según los Convenios Nacionales establecidos para el efecto.

Parágrafo 3.
Los pagos pactados en los compromisos presupuestales deben afectar el PAC del respectivo mes, con base en el cual se hará la solicitud del efectivo necesario para el pago de las obligaciones del mismo mes.

Artículo 16.

El Programa Anual de Caja aprobado para las Regionales y Agencias tendrá como límite máximo el valor del Presupuesto asignado para la vigencia. El Programa Anual de Caja asignado para el mes será el límite máximo para efectuar los pagos mensuales en desarrollo de los compromisos adquiridos durante la vigencia fiscal y el pago de las obligaciones adquiridas en la vigencia anterior.

Parágrafo 1.
Las Direcciones Regionales y Seccionales mediante el Formato Orden Administrativa de Distribución del PAC distribuirán el PAC mensualmente efectuando las asignaciones a cada Cuenta, Subcuenta, por Objeto del Gasto, Ordinal y Subordinal de los valores correspondientes al Presupuesto de Funcionamiento, y por Programa, Subprograma, Proyecto y Subproyecto para el Presupuesto de Inversión.

Parágrafo 2.
Los Jefes de las División Administrativa y/ Financiera de las Regionales y los Directores Seccionales de la Agencias podrán efectuar traslados diligenciando el formato de modificación al PAC de la cuota asignada para el mes respectivo entre los Ordinales y Subordinales de la misma cuenta del Presupuesto de Funcionamiento; y entre Códigos, Subproyectos de un mismo Proyecto, entre Proyectos de un mismo Subprograma, entre Subprogramas de un mismo Programa y entre Programas del Presupuesto de Inversión, al interior del mismo recurso y sin exceder la cuota asignada a la cuenta del Presupuesto de Funcionamiento o de Inversión.

Parágrafo 3.
Los Jefes de la División Administrativa y/Financiera de la Regional y quienes cumplan esta función en las Agencias, presentarán al Comité de Coordinación Regional o Seccional con la Ejecución Presupuestal, las modificaciones efectuadas a la cuota del Programa Anual de Caja del respectivo mes.

Parágrafo 4.
Las Regionales y Agencias no podrán realizar pagos superiores a la cuota asignada por la Subdirección Financiera al Programa Anual de Caja y distribuida mediante Orden Administrativa de Distribución del PAC por la Dirección Regional o Seccional a nivel Objeto del Gasto, Ordinal o Subordina del Presupuesto de Funcionamiento ó de Programa, Subprograma, Proyecto ó Subproyecto del Presupuesto de Inversión.

Parágrafo 5.
Las Direcciones Regionales y Seccionales podrán solicitar modificación a la Cuota del Programa Anual de Caja cuando se haya modificado el Presupuesto. Esta solicitud debe ser presentada durante los 5 primeros días del mes anterior a la ejecución, para estudio y aprobación de la División de Presupuesto - Subdirección Financiera.

Parágrafo 6.
Las Direcciones Regionales y Agencias Secciónales podrán solicitar modificación a la mensualización del Programa Anual de Caja para casos excepcionales y debidamente justificados por el Director Regional o Seccional con dos meses de anterioridad a la iniciación del trimestre en que se ejecutará.

DE LOS RECAUDOS

Artículo 17.

Los dineros recaudados por las Regionales y Agencias correspondientes a los Aportes del 3% de las Nóminas, deberán consignarse en las Cuentas Recaudadoras de las Regionales y Agencias. Los días 12 y 22 de cada mes estos recaudos deberán consignarse en las Cuentas Nacionales establecidas para el efecto. Los pagadores de las Regionales y quienes cumplan esta función en las Agencias reportarán estas transacciones a la División de Gestión Financiera de la Subdirección Financiera, a mas tardar el día siguiente enviando copia de la Consignación, Nota de Contabilidad y demás documentos soportes.

Parágrafo.
Los dineros de que trata el presente Artículo deben ser consignados en las Cuentas Recaudadoras Regionales y en la Cuenta Nacional Recaudadora al día siguiente de haberse hecho efectivo el respectivo pago.

Artículo 18.

Los dineros recaudados por las otras fuentes del Presupuesto de Ingresos deberán consignarse en las cuentas recaudadoras de las Regionales y Agencias. Los días 12 y 22 de cada mes estos recaudos deberán consignarse en la Cuenta Nacional establecida para el efecto. Los Pagadores de las Regionales y quienes cumplan esta función en las Agencias deben enviar a la División de Gestión Financiera de la Subdirección Financiera, a más tardar al día siguiente, copia de la respectiva consignación especificando claramente el monto y el concepto, anexando el correspondiente soporte y la nota de contabilidad respectiva.

Artículo 19.

Los Pagadores de las Regionales y quienes cumplan estas funciones en las Agencias no podrán utilizar los recaudos de que tratan los Artículos 17 y 18, de la presente Resolución para efectuar pagos, ni para ningún otro efecto.

Artículo 20.

Para el control del Recaudo 3%, los encargados del Recaudo a nivel Regional y de Agencia deben abrir una tarjeta de registro donde se incluya en forma desagregada el recaudo recibido por la Pagaduría Regional, por la Agencia o la Caja Agraria y las Cajas de Compensación familiar, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Subdirección Financiera.

Artículo 20.

Para el control del Recaudo 3%, los encargados del Recaudo a nivel Regional y de Agencia deben abrir una tarjeta de registro donde se incluya en forma desagregada el recaudo recibido por la Pagaduría Regional, por la Agencia o la Caja Agraria y las Cajas de Compensación familiar, de conformidad con las instrucciones impartidas por la Subdirección Financiera.

DE LOS PAGOS

Artículo 21.

Las Direcciones Regionales y Secciónales deben seleccionar las cuentas Corrientes Pagadoras que se utilizarán, con base en los Convenios de Cuentas nacionales Pagadoras suscritos por la Dirección General para el manejo de los Recursos Administrados por la Entidad y de los Aportes de la Nación de acuerdo con los lineamientos trazados por la Subdirección Financiera para el efecto.

Parágrafo 1.
La División de Gestión Financiera de la Subdirección Financiera aprobará la apertura de las Cuentas Corrientes Pagadoras seleccionadas previo el lleno de los requisitos establecidos por las normas vigentes y Convenios de Cuentas Nacionales.

Parágrafo 2.
Para la apertura de las Cuentas Corrientes Pagadoras de los Aportes de la Nación, los Directores Regionales y Secciónales enviarán a la División de Gestión Financiera en los formatos establecidos para aprobación de la Dirección del Tesoro Nacional, la correspondiente solicitud de apertura.

Artículo 22.

Las direcciones Regionales y Seccionales deberán enviar la programación de pagos necesaria para la atención oportuna de las obligaciones, el primer día hábil y el 15 de cada mes.

Artículo 23.

Los Pagadores de las Regionales y quienes cumplan estas funciones en las Agencias serán responsables de que los pagos se efectúen con el lleno de los requisitos legales que establecen las normas vigentes.

Parágrafo 1.
Los cheques para el pago de las obligaciones de las Regionales y Agencias, deberán llevar dos firmas así: Las del Director Regional o Seccional y el Pagador o las del Jefe Administrativo y/o Financiero y el Pagador.

En todo caso los Directores Regionales y Seccionales tomarán las medidas necesarias para garantizar la debida seguridad en el manejo de los fondos.

Parágrafo 2.
Diariamente el Pagador de la Regional o quienes cumplan esta función en las Agencias, deben enviar a la División de Gestión Financiera el valor total girado en el día por cada una de las Cuentas Pagadoras con cargo a las Cuentas Nacionales diferenciando los Recursos Administrados de los Recursos de la Nación.

DE LAS CAJAS MENORES

Artículo 24.

La creación, constitución y ejecución de las Cajas Menores quedan sujetas a la reglamentación que para el efecto expida el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a la Resolución reglamentaria de la Dirección General del Instituto para la vigencia fiscal de 1997, al Manual de Tesorería y demás instrucciones emanadas de la Subdirección Financiera.

DE LOS INFORMES

Artículo 25.

El primer día hábil del mes siguiente al pago de la nómina, el jefe de la División Administrativa y/o Financiera de las Regionales o quienes cumplan esta función en las Agencias, deberán enviar a la División de Presupuesto la Información pertinente para el Fondo Nacional de Ahorro.

Artículo 26.

Los Directores de las Regionales y Agencias deberán remitir a la división de Presupuesto el Informe Mensual de Ejecución Presupuestal desagregado por Recursos, tanto del Presupuesto de la vigencia como el de las Reservas de Apropiación, y de Caja, antes del primer día del mes siguiente al que se refiere el Informe, El Informe de las Operaciones Efectivas de Caja deberá ser remitido dentro de los dos (2) primeros días del mes siguiente a la ejecución.

Parágrafo 1.
Los Directores Regionales y Directores Seccionales deben ordenar el Cierre Presupuestal y Financiero en los cuatro (4) últimos días de cada mes, para dar cumplimiento a las fechas establecidas para la presentación de los informes.

Parágrafo 2.
Los Directores Regionales y Seccionales serán los responsables de que se cumpla el cierre de que trata el parágrafo Primero y el envío oportuno de la información de que trata el presente artículo.

Artículo 27.

Los Directores Regionales y Agencias deberán remitir a la Subdirección de Planeación el Informe de Ejecución trimestral de metas de Servicios dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a la terminación del periodo correspondiente.

Artículo 28.

El pagador Regional o quienes cumplan estas funciones en las Agencias, enviará quincenalmente el boletín de Caja y Bancos a la División de Gestión Financiera de la Sede Nacional.

Parágrafo.
Los Jefes Administrativos y/o Financieros de las Regionales o quienes cumplan estas funciones en las Agencias deberán enviar diariamente a la División de Gestión Financiera, el movimiento Consolidado por cada Cuenta de Manejo Regional o de Agencia contra la Cuenta Nacional Pagadora, para efectos de cruce con los débitos efectuados por los Bancos.

Artículo 29.

Los Jefes Administrativos y lo Financieros de las Regionales y quienes cumplan estas funciones en las Agencias deberán remitir el primer día hábil de cada mes el Balance Consolidado de Caja y Bancos, los saldos promedio diarios por cada cuenta que maneje la Regional o Agencia y el Informe de Ejecución de los Recursos de la nación según el movimiento del libro auxiliar de Bancos de la cuenta Corriente autorizada por la Dirección del Tesoro Nacional.

Artículo 30.

Los Recursos asignados por la Resolución que distribuye el Presupuesto deben ser ejecutados con criterios de austeridad y racionalidad en el gasto, teniendo en cuenta que fueron programados para atender las necesidades del año de 1997 y observando lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto de la Nación, en la Ley No. 224 del 20 de diciembre de 1995, Decreto 2350 del 29 de diciembre de 1995, Decreto 126 de 1996 y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Artículo 31.

Copia de las resoluciones que expidan las Direcciones Regionales y Secciónales con base en las facultades previstas en la presente Resolución, serán enviadas con el Informe Mensual de Ejecución Presupuestal a la División del Presupuesto de la Subdirección financiera.

Parágrafo 1.
Los Jefes Administrativos y/o Financieros de las Regionales y los Directores Seccionales de Agencias, serán los responsables de que se cumpla lo establecido en el presente artículo.

Parágrafo 2.
Cuando se trate de Resoluciones que afecten el Presupuesto de Inversión, la División de Presupuesto una vez realice el correspondiente análisis deberá enviar la copia a la respectiva Subdirección para su análisis técnico.

Artículo 32.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y surte efectos a partir del primero de enero de 1997.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Cartagena de Indias, a los 23 DIC. 1996 ADELINA COVO DE GUERRERO Directora General