RESOLUCION 50 de 1996

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial de las conferidas por el artículo 40 del acuerdo 015 de agosto de 1995 y aprobado por el Decreto 2041 de noviembre de 1995

RESUELVE:

DE LOS GRUPOS

Artículo 1o.

Crear los siguientes Grupos Internos de Trabajo, en las Divisiones adscritas a las Subdirecciones, así:

1. SUBDIRECCIÓN DE PREVENCIÓN

1.1 DIVISIÓN ATENCIÓN AL MENOR DE 7 AÑOS 1.1.1 Grupo de Coordinación Técnica 1.1.2 Grupo de Coordinación Administrativa.

1.1.3 Grupo de Capacitación.

1.2 DIVISIÓN ATENCIÓN AL ESCOLAR Y OTROS GRUPOS 1.2.1 Grupo Atención al Escolar, al Adolescente y red de solidaridad social.

1.2.2 Atención a otros grupos de población.

2. SUBDIRECCIÓN DE PROTECCIÓN

2.1 Grupo de Orientación Socio-legal 2.2. DIVISIÓN SERVICIOS DE PROTECCIÓN Grupo Protección especial Grupo Protección preventiva

2. SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

3.1 DIVISIÓN DE PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN Grupo de Programación Grupo de Evaluación Grupo de Información y Estadística 3.2 DIVISION DE PLANEACION Y DESARROLLO 3.2.1 Grupo de Planeación y Descentralización 3.2.2 Grupo de Desarrollo Organizacional

4. SUBDIRECCIÓN JURIDICA

4.1 DIVISIÓN JURIDICO ADMINISTRATIVA 4.1.1 Grupo denuncias vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos 4.1.2 Grupo Representación Judicial

5. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

5.1 DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS Grupo Selección y Evaluación del desempeño Grupo de Registro y Control Grupo Desarrollo de Personal DIVISIÓN DE RECURSOS FISICOS 5.2.1 Grupo de Contratos 5.2.2 Grupo de Almacén e Inventarios 5.2.3 Grupo Administración Sede 5.2.4 Grupo de Administración y manejo de correspondencia 5.2.5 Grupo de Administración de Impresos 5.3 DIVISIÓN DE ALIMENTOS 5.3.1 Grupo Laboratorio de Control de Calidad de Alimentos 5.3.2 Grupo Planta de Producción de Alimentos - CARTAGO – 5.3.3 Grupo Planta de Producción de Alimentos - PAIPA –

6. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

6.1 DIVISIÓN DE PRESUPUESTO Grupo Ejecución y Coordinación Regional Grupo Financiera Sede DE LAS FUNCIONES

Artículo 2o.

Los grupos de la División de Atención al Menor de 7 años y de la División de Atención al Escolar y otros grupos, de la Subdirección de Prevención, tendrán las.siguientes funciones:

1. GRUPO DE COORDINACIÓN TÉCNICA

Presentar propuestas de adecuación permanente de normas y directrices de los programas de atención al menor de 7 años, de acuerdo con la política social y económica vigente.

Diseñar y ejecutar el plan de asesoría y seguimiento a las Regionales.

Elaborar términos de referencia para la celebración de convenios, orientados al cumplimiento de los objetivos del proyecto o a la formulación de otras formas de atención a la población prioritaria.

Coordinar y concertar con las diferentes dependencias del ICBF, con OGs. y ONGs. las acciones que se requieran para el mejor desarrollo de los proyectos.

Identificar líneas de investigación especiales que contribuyan a la cualificación y desarrollo de los proyectos.

Emitir los conceptos solicitados sobre políticas, programas, proyectos y acciones inherentes a los programas de atención al menor de 7 años y a la población objetivo.

Rendir informes sobre asesoría y seguimiento a las regionales y de cumplimiento de metas físicas y presupuestales del proyecto y demás acciones de la División.

Participar activamente en los comités de Evaluación, Supervisión y Control de los programas de atención al menor de 7 años.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

2. GRUPO DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

Consolidar y hacer análisis y seguimiento del instrumento control de giros de las regionales.

Revisión y actualización sobre la norma Técnico Administrativa del componente préstamo de vivienda para Madres Comunitarias.

Distribución de los préstamos a las diferentes regionales.

Seguimiento y control de la Asistencia Técnica a los préstamos de vivienda.

Conocimiento del estado financiero de los préstamos de vivienda de acuerdo a la Entidad Administradora del Fondo como con la Subdirección Financiera y la coordinación del Banco Mundial.

Asistir a las reuniones del fondo de insolvencia.

Revisión y actualización de las normas administrativas y financieras de los programas Hogares Comunitarios y sus distintas modalidades como de Jardines Infantiles y Hogares Comunitarios.

Conocimiento permanente de los Estados Financieros de los distintos programas de la División.

Revisión y actualización de Acuerdos, Resoluciones, Decretos y Normas inherentes a los programas de la División, con el apoyo de las Subdirecciones Jurídica, de Planeación y Financiera.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

3. GRUPO DE CAPACITACIÓN

Identificar y promover estrategias, contenidos y propósitos de formación y capacitación que respondan a las necesidades de la población objetivo de los programas a cargo de la División.

Orientar la elaboración de los planes Regionales de formación y capacitación.

Apoyar la elaboración y ejecución al plan de capacitación en los programas de atención al menor de 7 años en las Regionales.

Analizar y emitir concepto técnico sobre los planes regionales de formación y capacitación.

Elaborar contenidos técnicos a utilizar en los procesos de formación y capacitación.

Analizar y emitir concepto sobre contratos a realizar con personas naturales o jurídicas que apoyarán procesos de formación y capacitación a nivel nacional y regional.

Apoyar la evaluación y hacer seguimiento a los procesos de formación y capacitación, Nacional y Regional.

Orientar las políticas y lineamientos del proceso de capacitación.

Apoyar y hacer seguimiento a las regionales en la elaboración técnica de los materiales y la consecución de los mismos en otros sectores.

Orientar y ayudar a la definición en el itinerario de formación, requerido por los funcionarios adscritos a la Subdirección, con el fin de cualificar su desempeño.

Identificar los recursos didácticos que servirán de apoyo al proceso de capacitación en el trabajo que se realiza de coordinación interinstitucional.

Identificar y promover la elaboración y edición de material educativo con características que respondan a las necesidades reales y avances de cada uno de los proyectos preventivos.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

4. GRUPO ATENCIÓN AL ESCOLAR Y AL ADOLESCENTE Y RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL

Presentar propuestas de adecuación permanente de normas y directrices de los Atención al Escolar y al Adolescente a través de sus modalidades, de acuerdo con la política social y económica vigente.

Elaborar anualmente, en coordinación las áreas Jurídica y de Planeación, los lineamientos de programación de metas físicas y presupuestales para la Atención al Escolar y al Adolescente a través de sus modalidades así como los programas de la Red, ejecutados por el ICBF y realizar seguimiento y control a su cumplimiento y a la ejecución de las metas.

Diseñar y ejecutar el Plan de Asesoría y seguimiento a las regionales, para apoyar la organización y funcionamiento de los programas para la Atención al Escolar y al Adolescente a través de sus modalidades y de los programas de la Red de Solidaridad.

Elaborar términos de referencia para la celebración de convenios, orientados al cumplimiento de los objetivos de la Atención al Escolar y al Adolescente a través de sus modalidades o a la formulación de otras formas de atención a la población prioritaria.

Coordinar y concertar con las diferentes dependencias del ICBF con OGS. y ONGS las acciones que se requieran para el mejor desarrollo del proyecto.

Identificar líneas de investigación especiales que contribuyan a la cualificación y desarrollo del proyecto.

Elaborar minuta de contrato y lineamientos de contratación para la atención al escolar y al Adolescente a través de sus modalidades, de los programas de la Red de Solidaridad Social y hacer seguimiento al cumplimiento de los mismos.

Emitir los conceptos solicitados sobre políticas, programas, proyectos y acciones inherentes a la Atención al Escolar y al Adolescente.

Desarrollar en coordinación con la Oficina de Informática, los Subsistemas de Información y Evaluación que permitan tomar oportunamente las decisiones y correctivos que requieran los proyectos.

Rendir informes sobre asesoría y seguimiento a las regionales y de cumplimiento de metas físicas y presupuestales de los proyectos y demás acciones de la División.

Identificar y diseñar estrategias y propósitos de formación para la elaboración de planes de capacitación regionales y zonales que responda las necesidades del proyecto.

Identificar y promover la elaboración y edición de material educativo con características que respondan a las necesidades reales y avances del proyecto.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

5. GRUPO DE ATENCIÓN A OTROS GRUPOS DE POBLACIÓN

Presentar propuesta de adecuación permanente de normas y directrices de Atención a otros Grupos de Población, de acuerdo con la política social y económica vigente.

Elaborar anualmente, en coordinación con las áreas Jurídica y de Planeación, los lineamientos de programación de metas físicas y presupuestales a estos grupos de población, y realizar seguimiento y control a su cumplimiento en la ejecución de las metas.

Diseñar y ejecutar el plan de Asesoría y seguimiento a las Regionales.

Identificar y diseñar estrategias, contenidos y propósitos de formación, para la elaboración de planes de capacitación Regionales y Zonales que respondan a las necesidades de los usuarios de otros Grupos de Población.

Elaborar términos de referencia para la celebración de convenios orientados a la formulación de otras formas de atención a la población prioritaria.

Coordinar y concertar con las diferentes dependencias del ICBF con ONGs. y OGs., las acciones que se requieren para el mejor desarrollo de estos grupos de población.

Identificar líneas de investigación especiales que contribuyan a la cualificación y desarrollo de estos grupos.

Elaborar minutas de contrato y lineamientos de contratación para la prestación de servicios de estos grupos de población y hacer seguimiento al cumplimiento de los mismos.

Identificar y promover la elaboración y edición de material educativo con características que respondan a las necesidades reales y avances de cada uno de estos grupos de Población.

Emitir los conceptos sobre políticas, programas, proyectos y acciones inherentes a la población objetivo que se está atendiendo.

Desarrollar en coordinación con la Oficina de Informática, los Subsistemas de Información de Evaluación que permita tomar oportunamente las decisiones que requieran los Grupos de Trabajo.

Rendir informes sobre asesoría y seguimiento a las Regionales y de cumplimiento de metas físicas y presupuestales de los grupos de Población y demás acciones de la División.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

Artículo 3o.

Los Grupos de la Subdirección de Protección y de la División de Servicios de Protección tendrán las siguientes funciones:

1. GRUPO DE ORIENTACIÓN SOCIO-LEGAL

Coordinar con el nivel regional la ejecución de los planes y programas, orientados a brindar orientación socio-legal al menor y a la familia.

Dictar los lineamientos técnicos y administrativos definidos por la Subdirección de Protección en lo referente a la orientación socio-legal.

Elaborar en coordinación con los estamentos competentes la reforma del código del menor conforme con los lineamientos establecidos por la Subdirección de Protección.

Coordinar todo lo relacionado con el Laboratorio de Genética.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

2. GRUPO PROTECCIÓN ESPECIAL

Realizar los estudios y análisis de las condiciones y necesidades socioeconómicas de las comunidades, para la formulación de los planes y programas del servicio de atención a los menores que se encuentran con problemas de conducta.

Coordinar con el nivel regional la ejecución de los planes y programas, orientados a brindar protección a los menores con problemas de conducta.

Controlar, supervisar y evaluar la ejecución de los proyectos y programas de protección a los menores con problemas de conducta, adelantados por el nivel regional, en desarrollo de los lineamientos técnicos y administrativos definidos por la Subdirección de Protección.

Asistir y apoyar técnicamente al nivel regional para garantizar la prestación del servicio de protección a los menores con problemas de conducta y presentar oportunamente los informes requeridos por la Subdirección de Protección.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

3. GRUPO PROTECCIÓN PREVENTIVA

Realizar los estudios y análisis de las condiciones y necesidades socioeconómicas de las comunidades, para la formulación de los planes y programas del servicio de atención a los menores que se encuentran en situación de riesgo.

Coordinar con el nivel regional la ejecución de los planes y programas, orientados a brindar protección a los menores en situación de riesgo.

Controlar, supervisar y evaluar la ejecución de los proyectos y programas de protección a los menores en situación de riesgo, adelantados por el nivel regional, en desarrollo de los lineamientos técnicos y administrativos definidos por la Subdirección de Protección.

Asistir y apoyar técnicamente al nivel regional para garantizar la prestación del servicio de protección a los menores en situación de riesgo y presentar oportunamente los informes requeridos por la Subdirección de Protección.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

Artículo 4o.

Los Grupos de la División de Programación y Evaluación y División de Planeación y Desarrollo, de la Subdirección de Planeación tendrán las siguientes funciones:

1. GRUPO DE PROGRAMACIÓN

Diseñar y desarrollar el modelo de programación de metas físicas y financieras de la entidad, en coordinación con las áreas operativas y de apoyo.

Elaborar y tramitar el presupuesto anual del Instituto.

Analizar, proponer y tramitar las modificaciones al presupuesto, ingresos y gastos del Instituto, necesarios para el óptimo cumplimiento de las metas establecidas.

Efectuar el seguimiento a la ejecución de metas físicas y financieras y proponer ajustes a la programación.

Asesorar a las regionales en los asuntos de su competencia.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

2. GRUPO DE EVALUACIÓN

Diseñar y desarrollar el modelo de evaluación de los programas y proyectos del Instituto.

Conformar y tener actualizado el Banco de Proyectos de Inversión del ICBF de acuerdo con lo establecido por el Departamento de Planeación Nacional.

Evaluar alternativas de atención a la población objetivo del Instituto propuestas por las áreas operativas y de apoyo que provean soluciones a las problemáticas sociales.

Asesorar a las regionales en los asuntos de su competencia.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

3. GRUPO DE INFORMACIÓN Y ESTADÍSTICA

Conformar y mantener actualizado el banco de datos de la entidad.

Producir, compilar y analizar información estadística derivada de los subsistemas de información del Instituto.

Organizar y preparar las publicaciones sistemáticas y periódicas de información estadística.

Atender los requerimientos de entidades y personas en relación con información sobre programación, ejecución de metas físicas y financieras, planes, programas y proyectos.

Elaborar las proyecciones y análisis estadísticos necesarios para el desarrollo de los procesos de programación y evaluación.

Asesorar a las regionales en los asuntos de su competencia.

Desarrollar, mantener y actualizar el sistema de Información estadística de la entidad.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

4. GRUPO DE PLANEACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

Diseñar mecanismos e instrumentos que faciliten a las diferentes dependencias, desarrollar un proceso de planeación integral, participativo y permanente.

Orientar a las dependencias del nivel nacional y regional en la formulación de los planes operativos.

Participar en la elaboración del plan general de desarrollo de la entidad y en la definición de mecanismos y procedimientos que permitan su ejecución, seguimiento y evaluación.

Establecer e implementar y actualizar mecanismos que den viabilidad a la participación del ICBF en los Concejos Territoriales de Planeación, como parte integral del sector social.

Promover, orientar y desarrollar el proceso de descentralización en el ICBF.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

5. GRUPO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Apoyar a los Centros Zonales y a las dependencias de los niveles regional y nacional, en la documentación, revisión y simplificación de los trámites y procedimientos.

Elaborar, implementar y mantener actualizados, con la participación de las áreas y dependencias, los manuales necesarios para orientar la gestión técnica, administrativa y financiera del ICBF.

Colaborar con las diferentes dependencias en el diseño de las formas que se requieran para el desempeño de sus funciones.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

Artículo 5o.

Los Grupos de la División Jurídico Administrativa, de la Subdirección Jurídica, tendrán las siguientes funciones:

1. GRUPO REPRESENTACIÓN JUDICIAL

Ejercer la representación del Instituto en los procesos en que éste sea parte, en la Sede Nacional del Instituto.

Tramitar los poderes que sean solicitados por las Regionales de acuerdo con su competencia.

Estudiar y conceptuar sobre los asuntos que en materia de su competencia sometan a su consideración las dependencias del Instituto.

Notificar los actos administrativos de su competencia.

Estudiar y proyectar la solución de recursos por la vía administrativa de su competencia.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

2. GRUPO DENUNCIAS VOCACIONES HEREDITARIAS, BIENES VACANTES Y MOSTRENCOS

Recibir denuncias sobre vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

Tramitar y perfeccionar todos los actos y contratos relacionados con denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos, así como tramitar los poderes correspondientes.

Coordinar con la Subdirección Administrativa las acciones requeridas para llevar el control físico de los bienes que ingresen por procesos de vocaciones hereditarias y declaratoria de bienes vacantes y mostrencos.

Llevar el control sobre el cumplimiento de los contratos de denuncias de vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos.

Estudiar y conceptuar sobre los asuntos que en materia de su competencia sometan a su consideración las dependencias del Instituto.

Notificar los actos administrativos de su competencia.

Estudiar y proyectar la solución de recursos por la vía administrativa de su competencia.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

Artículo 6o.

Los Grupos de la División de Recursos Humanos, de la División de Recursos Físicos y de la División de Alimentos, de la Subdirección Administrativa, tendrán las siguientes funciones:

1. GRUPO SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Diseñar normas internas, planes y programas de los sistemas de selección mediante concurso y evaluación del desempeño.

Diseñar e implementar procesos de selección para proveer cargos provisionales.

Determinar los criterios técnicos y mecanismos del proceso de selección y evaluación del desempeño de acuerdo con las normas vigentes establecidas y la política adoptada por el Instituto.

Elaborar diagnósticos de los resultados de la evaluación del desempeño y proponer alternativas de mejoramiento continuo del proceso.

Dirigir, asesorar, coordinar y controlar la realización del proceso de selección mediante concurso y el sistema de evaluación del desempeño en la Sede Nacional, Regionales y Agencias.

Coordinar con el grupo de registro y control, las actividades requeridas para la inscripción y actualización de los registros de carrera administrativa e informar las novedades producto de la calificación de servicios.

Coordinar la elaboración, promover la difusión y vigilar el cumplimiento y actualización de las normas y los procedimientos a que deban sujetarse los programas y actividades de selección y evaluación del desempeño.

Preparar y presentar al Jefe de División los planes y programas por desarrollar para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia e informar sobre el resultado de las acciones realizadas.

Apoyar a la División de Planeación y Desarrollo en el diseño, ajuste y actualización del manual de funciones y requisitos del ICBF.

Suministrar la información inherente a las funciones propias de su cargo.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

2. GRUPO REGISTRO Y CONTROL

Producir, de acuerdo con las normas vigentes, los actos administrativos que generen las inherentes situaciones administrativas de los funcionarios y que sean competencia de la Sede Nacional.

Asesorar a las Regionales y Agencias en los actos administrativos que deban expedirse como consecuencia de las situaciones administrativas de los funcionarios.

Desarrollar y mantener actualizado el subsistema de información del Recursos Humano del Instituto en materia de novedades de personal generadas por las situaciones administrativas y coordinar con los demás Grupos de la División, la actualización en el sistema de la información que ellos generan o administran.

Ejecutar las actividades inherentes a la administración salarial y prestacional de los funcionarios de la Sede Nacional y controlar que las respectivas liquidaciones se efectúen oportunamente y de acuerdo con las normas vigentes.

Controlar y mantener actualizada la Planta de Personal del ICBF.

Controlar, analizar y registrar en el sistema las novedades de personal generadas en las Regionales y Agencias por las situaciones administrativas de los funcionarios respectivos.

Consolidar el reporte anual de cesantías de los funcionarios del Instituto, de acuerdo al reporte enviado por las Regionales y Agencias.

Mantener actualizado el archivo de hojas de vida de funcionarios y de quienes celebren- contratos de prestación de servicios de la Sede Nacional y sistematizar la información básica contenida en ellas.

Preparar las solicitudes al sistema único de información de la hoja de vida de las personas que aspiren a ocupar cargos en el ICBF o a celebrar contratos de prestación de servicios con la administración.

Preparar el envío al sistema único de información de la hoja de vida de las personas que aspiren a ocupar cargos en el ICBF o a celebrar contratos de prestación de servicios con la administración.

Preparar el envío al sistema único de información de las hojas de vida de los funcionarios o de quienes celebren contratos de prestación de servicios que se retiren de la Sede Nacional.

Controlar por que cada año, se actualice la Declaración de Bienes y Rentas de los funcionarios y al momento de su retiro.

Actualizar la información de acuerdo con los datos que periódicamente lleguen a su conocimiento.

Preparar y presentar al Jefe de la División los planes y programas por desarrollar para el cumplimiento de los objetivos del campo e informar sobre la evaluación de las acciones realizadas.

Suministrar la información inherente a sus funciones.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

3. GRUPO DESARROLLO DE PERSONAL

Determinar los criterios técnicos y mecanismos para el desarrollo del recurso humano en cuanto a cultura, motivación, liderazgo, comunicación y clima organizacional.

Implementar planes, programas, proyectos y procedimientos en cuanto a cultura, motivación, liderazgo, comunicación y clima organizacional que propendan por el mejoramiento continuo del recurso humano del Instituto.

Diseñar mecanismos que apoyen las políticas del Instituto con respecto a cultura, compromiso e identidad institucional.

Elaborar el plan de bienestar al empleado de acuerdo con las políticas fijadas por el Gobierno Nacional y las políticas internas del Instituto.

Coordinar con el comité paritario el diseño, implementación y seguimiento del programa de salud ocupacional en fa Sede Nacional, Regionales y Agencias.

Preparar el material y documentos requeridos para el correcto funcionamiento de los comités de vivienda, calamidad doméstica y subsidios escolares.

Coordinar las actividades relacionadas con el desarrollo de la Ley 100/93 en cuanto a salud, pensiones y riesgos profesionales.

Desarrollar planes y programas de orientación al prepensionado.

Analizar conjuntamente con el Grupo de Selección y Evaluación del Desempeño, los resultados de la calificación de servicios de la Sede Nacional, Regionales y Agencias, con el fin de complementar los planes de desarrollo del recurso humano.

Coordinar la elaboración, promover la difusión y vigilar el cumplimiento y actualización de las normas técnicas y los procedimientos a que deban sujetarse los programas y actividades de desarrollo del recurso humano.

Preparar y presentar al superior inmediato los planes y programas por desarrollar para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia e informar sobre el resultado de las acciones realizadas.

Diseñar y ejecutar el programa de inducción al personal que ingrese a la entidad, así como los programas de actualización cada dos (2) años.

Elaborar el plan nacional de capacitación de los funcionarios del ICBF.

Determinar los criterios técnicos y mecanismos para el proceso de capacitación, de acuerdo con las políticas establecidas por el ICBF.

Planear, programar y coordinar acciones de capacitación a corto y mediano plazo en cumplimiento de los programas y objetivos establecidos en el plan de capacitación.

Asesorar a las diferentes dependencias de la Sede Nacional, Regionales y Agencias en la detección de necesidades de capacitación.

Analizar conjuntamente con el grupo de Selección y Evaluación del Desempeño, los resultados de la calificación de servicio de la Sede Nacional, Regionales y Agencias, con el fin de complementar los planes de capacitación del recurso humano.

Coordinar la contratación y consecución de recursos humanos calificados, internos y externos que desarrollen los diferentes programas del plan de capacitación.

Coordinar la elaboración, promover la difusión y vigilar el cumplimiento y actualización de las normas técnicas y los procedimientos a que deban sujetarse los programas y actividades de capacitación del recurso humano.

Preparar y presentar a la jefatura de División los planes y programas por desarrollar para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia e informar sobre el resultado de las acciones realizadas.

Establecer el diagnóstico de necesidades de capacitación de la Sede Nacional, y con base en el diagnóstico de las Regionales y Agencias coordinar la elaboración del plan nacional de capacitación.

Coordinar el diligenciamiento de solicitudes y acceso al servicio que presta el Fondo “ICBF - Carlos Lleras Restrepo - ICETEX”.

Hacer la evaluación, seguimiento y control del plan de capacitación de la Sede Nacional. Así como coordinar con las Regionales y Agencias dicho proceso.

Suministrar la información inherente a las funciones propias de su cargo.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

4. GRUPO DE CONTRATOS

Preparar informes sobre actos y contratos que deba conocer la Junta Directiva o la Dirección General y los que establecen los artículos 51 y 61 de la Ley 190 de 1995.

Recibir, clasificar y evaluar las solicitudes de elementos de las diferentes Dependencias del Instituto y solicitar las cotizaciones de los proveedores según el tipo de elementos o servicio.

Preparar el plan anual de compras del Instituto a Nivel Nacional.

Preparar los cuadros comparativos de las ofertas para la toma de decisiones a Nivel Directivo.

Solicitar y confirmar las reservas presupuestales que garanticen el soporte financiero del servicio o la compra.

Elaborar todos los contratos que celebre el Instituto dentro del régimen contractual que enmarca la Administración Pública.

Emitir conceptos a Nivel Nacional, sobre contratos o convenios que se deban celebrar.

Ejercer el Control Interno de legalidad de los contratos y de todos los aspectos que se encuentran en el entorno de la contratación.

Conceptuar sobre los aspectos Jurídicos de los procesos licitatorios que adelante la Entidad.

Producir las certificaciones requeridas en los actos administrativos de su competencia.

Llevar a cabo el proceso de adquisiciones de bienes y/o servicios que solicitan las dependencias de la Entidad, de conformidad con el plan anual de compras.

Controlar los suministros de los proveedores al Almacén del Instituto.

Controlar y vigilar el archivo de contratos del Instituto y responder por toda la documentación que configure cada unos de éstos actos administrativos.

Para operar contará con los Subgrupos de: Manejo de Proveedores y cotizaciones, Proceso Jurídico de Contratación y Revisión y Control de Compras.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

5. GRUPO DE ALMACÉN E INVENTARIOS

Recibir, almacenar, clasificar y responder por los elementos en bodega, requeridos en las dependencias del Instituto tanto en la Sede Nacional como en las Regionales y Agencias.

Preparar y presentar ante la División de Contabilidad del Instituto y ante la Contraloría General de la Nación, la cuenta de movimiento de bienes con todos sus soportes.

Asesorar y supervisar a las Regionales y Agencias en la Organización, manejo y funcionamiento de los almacenes y sus bienes.

Recibir las solicitudes de suministro de las diferentes dependencias de la Sede Nacional y tramitar oportunamente los despachos.

Tramitar oportunamente los despachos de materiales y elementos de conformidad con la distribución aprobada.

Elaborar el plan de necesidades de elementos de consumo y devolutivos de acuerdo con los requerimientos de las diferentes dependencias y las proyecciones de ejecución de programas.

Complementar la elaboración del plan de compras con los elementos de consumo y devolutivos, que la experiencia en el manejo de saldos de Inventarios, indique.

Preparar, evaluar y presentar las relaciones de elementos y/o bienes no necesarios o inservibles que se puedan rematar, trasladar, donar a Entidades Oficiales o destruir.

Llevar un adecuado registro de los bienes muebles e inmuebles del Instituto, según las normas fiscales vigentes.

Levantar, preparar y mantener actualizados los Inventarios del Instituto por Dependencias y propender para que se realicen los individuales.

Proponer alternativas para el desarrollo de actividades propias de la administración de los bienes inmuebles del Instituto, propendiendo a una mejor utilización o la negociación de los mismos cuando fuere el caso.

Responder por los inventarios de elementos en bodega.

Coordinar con la Subdirección Jurídica las acciones requeridas para llevar el control físico de los bienes que ingresan por procesos de vocaciones hereditarias y declaratoria de bienes vacantes y mostrencos.

Almacenar en Bodega los bienes debidamente clasificados y dispuestos para ser suministrados.

Asesorar a las Regionales y Agencias en el Manejo de sus Inventarios.

Desarrollar en coordinación con la oficina de Informática, el Subsistema de Información que permita el seguimiento y monitoreo de la gestión del Instituto en la administración de los recursos físicos.

Para dar cumplimiento a las funciones se tendrá los Subgrupos de Inventarios, Almacén y Suministros y Bodega.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

6. GRUPO ADMINISTRACIÓN SEDE

Ejecutar las actividades requeridas para llevar a cabo el mantenimiento locativo de la Sede Nacional en todas sus áreas.

Realizar las actividades tendientes a la organización, ejecución, coordinación y control de los servicios de apoyo, como transporte, aseo, cafetería, mantenimiento, celaduría y servicios públicos que requiera la Sede Nacional.

Controlar y coordinar los servicios de recepción y conmutador de la Sede.

Ejecutar, controlar y coordinar los servicios de transporte del personal y de los vehículos que se asignan al pool.

Controlar y ejecutar lo concerniente al pago de servicios públicos, impuestos y multas de los bienes muebles e inmuebles inventariados en la Sede Nacional.

Ejecutar, controlar y coordinar todas las actividades que se requieran en la prestación del servicio de restaurante para los empleados, incluido el plan de compras de alimentos, selección de menú diario, presentación del personal y atención al funcionario. En igual forma coordinar y controlar el servicio de cafetería en los diferentes pisos de la Sede.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

7. GRUPO DE ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA

Recibir, controlar y coordinar la recepción y el despacho de la correspondencia de terceros hacia el Instituto y del Instituto hacia fuera.

Generar el archivo documental y proteger debidamente la memoria institucional.

Organizar, clasificar y responder ante el Instituto y la autoridad competente por el Archivo General clasificado en activo (del año en curso) y el inactivo (de años anteriores).

Recibir anualmente y clasificar los archivos de Dependencias.

Adelantar, coordinar y supervisar el despacho de paquetes y recomendados especiales del Instituto.

Coordinar, ejecutar y supervisar los procesos de Microfilmación (En sus diferentes modalidades) y responder por la buena y eficiente utilización de los equipos.

Proponer políticas de manejo documental a Nivel Nacional, creando para el efecto los manuales correspondientes.

Para la operación contará con Subgrupos de Archivo y Microfilmación, Manejo de Correspondencia y Entregas y Envíos.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

8. GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE IMPRESOS

Presentar apoyo a las diferentes áreas del ICBF en el diseño, dibujo, ilustración y diagramación de impresos para el logro del objetivo en sus programas.

Coordinar y supervisar en forma directa los contratos y los procesos de fotomecánica, impresión edición, levantamiento de textos y encuadernación de plegables, libros, revista, cartillas, para los programas del Instituto.

Atender, controlar y supervisar la duplicación, reproducción, reducción y ampliación de textos utilizando para ello los equipos de fotocopiado del Instituto.

Para dar cumplimiento a las labores señaladas se cuenta con las instalaciones del taller de impresión y la sala de fotocopiado y se tendrán los Subgrupos de Diseño Litografía y Edición de textos y el Centro de Fotocopiado.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

9. GRUPO LABORATORIO DE CONTROL DE CALIDAD DE ALIMENTOS

Analizar las muestras de Bienestarina, sus materias primas y demás alimentos de interés para el ICBF para caracterizarlos en sus propiedades microbiológicas, físicas, químicas, sanitarias y sensoriales con el fin de evaluar su calidad.

Analizar muestras de sal para determinar los niveles de yodo, flúor y humedad.

Investigar y desarrollar las fórmulas de los diferentes alimentos que debe producir a adquirir el Instituto y ejercer el control permanente de calidad de las materias primas y de los productos elaborados.

Mantener actualizadas las técnicas y procedimientos de análisis.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

10. Grupo Planta de Producción de Alimentos - CARTAGO - y Grupo Planta de Producción de Alimentos - PAIPA –

1. Producir Bienestarina y otros alimentos enriquecidos de acuerdo con las normas técnicas establecidas.

2. Velar por el correcto funcionamiento de la maquinaria, equipos y elementos de la planta.

3. Cumplir con los programas de producción, distribución y aseguramiento de calidad de las materias primas y del producto terminado.

4. Realizar una supervisión de permanente seguimiento a los contratos de suministro y de prestación de servicios.

5. Cumplir con las normas exigidas por el Ministerio del Medio Ambiente y por el Ministerio de Salud para el correcto funcionamiento de una planta productora de alimentos.

6. Velar por el correcto almacenamiento de materias primas, insumos y producto terminado.

7. Fijar programas de saneamiento ambiental y desinfección de planta.

8. Elaborar el presupuesto de cada vigencia para la Planta de producción de alimentos en coordinación con las áreas respectivas de la Sede Nacional.

9. Reportar quincenalmente las novedades de personal y documentos que lo sustenten a la División de Recursos Humanos de la Sede Nacional.

10. Presentar ante la Contraloría General de la República las cuentas de Contabilidad, Pagaduría y Almacén dentro de las fechas establecidas.

11. Reportar los informes de ejecución y contabilidad presupuestaria, los estados de costos, y el balance de contabilidad financiera, informes de pagaduría, a la Subdirección Financiera para ser incorporados en los Estados Financieros del Instituto de acuerdo con las normas e instrucciones impartidas por la Subdirección Financiera.

12. Enviar diariamente los informes de Producción y distribución de alimentos a la División de Alimentos de la Sede Nacional.

13. Mantener actualizado el inventario de las plantas.

14. Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

Artículo 7o.

Los Grupos de la División de Presupuesto, de la Subdirección de Financiera tendrán las siguientes funciones:

1. GRUPO EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN REGIONAL

Elaborar, distribuir, controlar y hacer seguimiento del programa anual de caja.

Evaluar el programa anual de caja frente al Plan Financiero del Instituto.

Controlar la oportuna presentación mensual de los informes Regionales de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos.

Analizar verificar y consolidar los informes regionales de ejecución y elaborar los informes requeridos.

Controlar la oportuna presentación mensual del informe de las reservas de apropiación Regional.

Analizar, verificar y consolidar los informes regionales de la Reserva de Apropiación y presentar los informes requeridos.

Llevar el control de apropiación, programa anual de caja, situación de.fondos y ejecución de los recursos de la Nación, presentando los informes requeridos.

Asesorar, supervisar, visitar y mantener un seguimiento permanente de las Regionales en cuanto al cumplimiento de las normas y procedimientos de tipo presupuestal, según las directrices dadas por la División de Presupuesto.

Coordinar con las Regionales la mensualización de las necesidades de pago en cumplimiento de las políticas, planes y objetivos del Instituto y la elaboración del Programa Anual de Caja para cada vigencia.

Controlar la presentación de los informes regionales de operaciones efectivas de caja, analizar y consolidar los informes requeridos.

Participar en el desarrollo del Subsistema de Información Presupuestal y velar por mantenimiento y actualización del mismo.

Analizar y proponer las modificaciones al Presupuesto del Instituto y al programa Anual de Caja, necesarias para el cumplimiento de las metas.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

2. GRUPO FINANCIERA SEDE

Presupuesto:

Registro, control y ejecución de las Apropiaciones fijadas para la Sede Nacional.

Expedición, registro, control de certificados de Disponibilidad y de los compromisos presupuestales con base en las solicitudes y Ordenación del Gasto.

Registro y control en presupuesto de ingresos de los Recaudos de la Sede Nacional.

Elaborar, distribuir y controlar el Programa Anual de Caja con base en las solicitudes de los responsables de cada uno de los proyectos que se ejecutan en la Sede Nacional.

Registro y control de los pagos presupuestales o afectación al PAC.

Constitución, registro, control y ejecución de la Reserva de Apropiación.

Elaborar, analizar y presentar los informes de Ejecución Presupuestal requeridos.

Contabilidad:

Registrar, analizar las operaciones financieras de la Sede Nacional.

Codificar, registrar los ingresos y egresos de Almacén.

Elaborar las Notas de Contabilidad de acuerdo con las Operaciones Financieras.

Codificar, registrar los ingresos de Caja en los recibos oficiales.

Revisar, clasificar descuentos de retención en la fuente, para su pago.

Elaborar, analizar y presentar los Estados Financieros, mensualmente.

Elaborar las conciliaciones bancarias.

Pagaduría Se encargará de la labor del recaudo eficiente y administración de Ingresos y Egresos de la Sede Nacional.

Recibir los ingresos de la Sede Nacional, registrarlos y elaborar el boletín diario de caja y bancos.

Atender los pagos de las obligaciones de la Sede Nacional.

Elaborar registro, control de los Fondos situados especialmente aquellos con destinación específica.

Manejar las cuentas bancarias de acuerdo con las directrices de la División de Gestión Financiera.

Elaborar la cuenta mensual.

Elaborar el informé de operaciones efectivas de caja Realizar flujos proyectados para la situación de fondos y pagos.

Recibir, verificar y radicar las cuentas presentadas por proveedores o dependencias de la Sede Nacional.

Elaborar, tramitar, codificar contable y presupuestalmente, Resoluciones o Comprobantes de Pago con base en las Cuentas de Cobro y demás documentos que con lleven una obligación de pago.

Presentar al Jefe de la División el informé periódico de las cuentas en trámite, analizando los tiempos por cada dependencia involucrada en el trámite.

Participar en la elaboración de la nómina y registrar las novedades de su competencia.

Hacer seguimiento a tiempo del trámite de la nómina, para el pago oportuno.

Dar cumplimiento a las normas vigentes sobre el manejo tesoral, presupuestal y contable.

Velar por el trámite y pago oportuno de los servicios públicos, retención en la Fuente, auto liquidación de Cesantías.

Las demás que le sean asignadas en el ámbito de su competencia.

Artículo 8o.

A los Coordinadores de Grupo les corresponde:

- Responder por el oportuno y correcto cumplimiento de las funciones asignadas a su grupo.

- Programar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del personal a su cargo.

- Efectuar la calificación de servicios del personal a su cargo.

- Mantener actualizado el inventario de muebles, enseres y equipos y propender por el buen uso de los mismos.

- Presentar al respectivo Jefe de División informes periódicos sobre el desarrollo de las actividades del Grupo.

Artículo 9o.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Santafé de Bogotá, D. C., a los 15 ENE. 1996 MARÍA CRISTINA OCAMPO DE HERRAN Directora General