RESOLUCION 3141 de 1994

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias

CONSIDERANDO:

Que mediante acuerdo No. 054 del 6 de diciembre de 1994 la Junta Directiva aprobó el presupuesto de Rentas, recursos de capital y gastos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para la vigencia fiscal de 1995.

Que para el manejo del presupuesto 1995 aprobado por el citado acuerdo se hace necesario fijar las normas y procedimientos financieros para la ejecución y control del mismo.

RESUELVE:

DE LAS APROPIACIONES

Artículo 1o.

El Director Regional mediante resolución distribuirá y efectuará los traslados necesarios de las partidas apropiadas en los siguientes Artículos: Sueldos de Personal de Nómina, Compra de Equipo, Materiales y Suministros, Viáticos y Gastos de Viaje y Bienestar Social, a nivel de subordinal del Presupuesto de Funcionamiento, con base en la Estructura Presupuestal Interna del Instituto Para 1995.

Artículo 2o.

El Director Regional mediante resolución distribuirá y efectuará los traslados necesarios a nivel de Subproyecto, Código y Subcódigos de las partidas asignadas al respectivo Proyecto del Presupuesto de Gastos de Inversión; sin superar el monto aprobado para el mismo, de acuerdo con la Programación de Metas y Servicios y Financieras y con la Estructura Presupuestal Interna del Instituto aprobada para 1995.

Parágrafo.
La distribución de la partida apropiada al Proyecto Asistencia a la Atención Complementaria al Escolar y Adolescente PJMF y PNR deberán efectuarse con base en el modelo de resolución enviada por la Subdirección Operativa de Prevención y Subdirección de Planeación y Sistemas. Copia de las respectivas resoluciones deberán ser enviadas antes del 1º de marzo de 1995 a las mismas Subdirecciones y a la Subdirección Financiera.

Artículo 3o.

La distribución de las partidas apropiadas en los Proyectos 02 Asistencia al Menor Autor o partícipe de una infracción Penal y 03 Asistencia al Menor Abandonado en peligro, deben sujetarse al listado anexo a la Resolución que fija el Presupuesto de la Regional. Para la celebración de contratos de aporte con instituciones por un término inferior a doce meses o instituciones no programadas, se requiere concepto previo y favorable de la Subdirección de Protección en coordinación con las Subdirecciones Financiera y de Planeación y Sistemas.

Artículo 4o.

El Jefe de la División de la Planta de Producción de Alimentos Enriquecidos, distribuirá mediante resolución la partida apropiada al Programa 320-Subprograma 301-Proyecto 002 ADMINISTRACIÓN PARA LA COMPRA Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL, con base en la estructura presupuestal interna del Instituto para 1995 y de conformidad con la Programación de Metas Financieras aprobadas por la Subdirección Financiera.

Parágrafo.
El jefe de la División de la Planta de Producción de alimentos Enriquecidos, efectuará mediante resolución los Traslados Presupuestales necesarios entre Artículos del Proyecto, previo concepto favorable de la Subdirección Financiera.

Artículo 5o.

Los Traslados y Adiciones al Presupuesto de Gastos deben ser tramitados a través de la Subdirección Financiera.

Parágrafo.
La División de Presupuesto, estudiará las Modificaciones y solicitará concepto previo a la Subdirección de Planeación y Sistemas, Administrativa, Operativa y Prevención, Operativa de protección y Asistencia Técnica a la Atención Integral de la Familia, según sea el caso.

Artículo 6o.

Las apropiaciones destinadas a Servicios Personales y Transferencias no podrán Contracreditarse a menos que hubiese disminuido su base de cálculo; para lo cual deberá expresarse en el Certificado de Disponibilidad correspondiente que estos Artículos quedan financiados hasta diciembre 31 de 1995.

Artículo 7o.

La fecha límite para solicitar modificaciones al Presupuesto entre Artículos del Objeto del Gasto del Presupuesto de Funcionamiento y entre Proyectos de Presupuesto de Inversión será el 16 de octubre de 1995.

Artículo 8o.

La única Dependencia de la Sede Nacional autorizada para solicitar y recibir Certificados de Disponibilidad Presupuestal a las Regionales y Plantas de Producción de Alimentos es la Subdirección Financiera.

Artículo 9o.

El Director de la Regional no podrá contraer compromisos sin existir Apropiación Presupuestal o por un mayor valor al de las apropiaciones fijadas en el Presupuesto de la Regional. Quienes lo hagan responderán personalmente y pecuniariamente en las obligaciones que contraiga.

Artículo 10.

Todos los actos administrativos que afecten el Presupuesto deben ser registrados en la Contabilidad Presupuestaria, previamente a la ordenación del gasto.

Artículo 11.

Para asumir los compromisos de carácter Contractual y no Contractual debe expedir el Certificado de Disponibilidad, el cual será registrado en la Contabilidad Presupuestal previamente.

Artículo 12.

Las Regionales deberán distribuir y Ejecutar la Apropiación asignada en los Artículos- Compra de Equipo- Materiales y Suministros con sujeción al Plan de Compras aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y comunicado por la Subdirección Administrativa.

Artículo 13.

Para la ejecución del presupuesto de la Regional debe registrar las Apropiaciones asignadas para la vigencia de acuerdo con la Estructura Presupuestal Interna establecida para el año 1995, la cual no podrá ser modificada sin la autorización de la Subdirección Financiera.

Artículo 14.

Para los traslados presupuestales la Regional deberá expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal con su justificación económica

DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA

Artículo 15.

La Regional con base en el Presupuesto asignado para la vigencia 1995, realizará los ajustes necesarios a los pagos proyectados en el programa anual de Caja, presentado con la programación de metas físicas y financieras el cual debe ser enviado a la Subdirección Financiera antes del 25 de Enero de 1995, para que ésta le asigne el Programa Anual de Caja.

Parágrafo.
La Regional debe programar las vacaciones y demás prestaciones en forma mensualizada e incluirla en el plan de pagos, base del Programa Anual de Caja.

Artículo 16.

La Regional con base en la cuota mensual asignada del Programa Anual de Caja, realizará los pagos para el respectivo mes.

Parágrafo. PRIMERO.
Las sumas situadas a la Pagaduría Regional durante un determinado mes calendario deben ser giradas o pagadas en su totalidad en cumplimiento del Programa Anual de Caja.

Parágrafo. SEGUNDO.
Para la ejecución del programa anual de caja y la realización de los pagos respectivos la regional debe manejar las cuentas por recursos administrados y aportes de la nación.

Parágrafo. TERCERO.
Los pagos pactados en los Compromisos Presupuestales deben afectar el PAC del respectivo mes, para que sirva de base de solicitud del efectivo necesario para el pago de las obligaciones del mes.

Artículo 17.

El Programa Anual de Caja aprobado para la Regional, tendrá como límite máximo el valor del presupuesto asignado a la Regional para la vigencia y será el límite máximo para efectuar los pagos en el mes en desarrollo de los compromisos adquiridos durante la vigencia fiscal.

Parágrafo. PRIMERO.
La Dirección Regional mediante Resolución distribuirá por: Numeral, Artículo, Ordinal y Subordinal la cuota asignada del Programa Anual de Caja, en el Presupuesto de Funcionamiento y por: Programa, Subprograma, Proyecto y Subproyecto la cuota asignada del Programa Anual de Caja para el Presupuesto de Inversión. Igualmente la Dirección Regional podrá efectuar mediante Resolución traslados de la cuota asignada del Programa Anual de Caja entre artículos, ordinales y subordinales del mismo Numeral del Presupuesto de Funcionamiento, entre subproyectos de un mismo proyecto, entre proyectos de un mismo Subprograma y entre subprogramas de un mismo programa del Presupuesto de Inversión, al interior del mismo recurso.

Parágrafo. SEGUNDO.
La Regional no podrá realizar pagos superiores a la cuota asignada por la Dirección Regional del Programa Anual de Caja a nivel de cada Numeral, Artículo, Ordinal o Subordinal del Presupuesto de Funcionamiento o del Programa, Subprograma, Proyecto o Subproyecto del Presupuesto de Inversión.

Parágrafo. TERCERO.
La Dirección Regional podrá solicitar modificación a la Cuota del Programa Anual de Caja cuando se haya modificado el Presupuesto; esta solicitud debe ser presentada antes del 5 del mes anterior a la Ejecución para estudio y aprobación de la Subdirección Financiera.

DE LOS INGRESOS

Artículo 18.

Los dineros recibidos por la Regional correspondientes al recaudo 3% deberán consignarse de manera inmediata y exclusiva en las Cuentas Nacionales establecidas para el efecto, reportando a la División de Tesorería a más tardar el día siguiente, copia de la respectiva consignación y sus correspondientes soportes.

Artículo 19.

Los dineros recibidos por otras fuentes de ingreso también deberán consignarse en la Cuenta Nacional del Banco Popular y se informará ala División de Tesorería de la Sede Nacional a más tardar al día siguiente, especificando claramente el monto y el concepto.

Artículo 20.

La Regional debe determinar las Cuentas Pagadoras que se utilizaron para recibir el dinero situado por la División de Tesorería con base en el Programa Anual de Caja para pagar obligaciones contraídas por la Regional, separando los Recursos asignados por Aportes de la Nación y los Administrados por la Entidad.

Artículo 21.

Se prohíbe las compensaciones entre los Recaudos recibidos por las Pagadurías Regionales y las sumas situadas con base en el Programa Anual de Caja y los pagos de las obligaciones se realizarán únicamente con los dineros situados por la División de Tesorería de la Sede Nacional.

Parágrafo.
La Dirección Regional deberá solicitar el primer día hábil y el 15 de cada mes la situación de los dineros necesarios para la atención oportuna de las obligaciones.

Artículo 22.

La apertura de las Cuentas Corrientes y de Ahorros con recursos administrados por la Entidad, serán aprobadas por la Subdirección Financiera, previo lleno de los requisitos que establece la norma vigente.

Artículo 23.

La Regional deberá manejar los Recursos del Presupuesto Nacional en cuentas independientes para lo cual solicitará su apertura ante la División de Tesorería, quien tramitará su aprobación ante la Dirección del Tesoro Nacional.

Artículo 24.

Para el control del Recaudo 3% la Oficina de Recaudo de la Regional debe abrir una tarjeta de registro donde se incluya en forma desagregada el recaudo recibido por la Pagaduría Regional, la Caja Agraria y las Cajas de Compensación Familiar de conformidad a las instrucciones impartidas por la Subdirección Financiera.

Artículo 25.

El primer día del mes siguiente al pago de la nómina, las Regionales deberán enviar la información pertinente para el Fondo Nacional de Ahorro, a la División de Presupuesto.

Artículo 26.

El Director Regional deberá remitir a la División de Presupuesto el Informe mensual de Ejecución Presupuestal, Desagregado por Recursos tanto del Presupuesto de la vigencia como el de las Reservas de Apropiación y de Caja antes del primer día del mes siguiente al mes que se refiere el Informe e igualmente el informe de las Operaciones Efectivas de Caja dentro de los tres primeros días del mes siguiente a la ejecución.

Parágrafo.
La Regional debe efectuar el cierre presupuestal y financiero en los cuatro últimos días de cada mes, para dar cumplimiento con los informes.

Artículo 27.

La Dirección Regional deberá remitir a la Subdirección de Planeación y Sistemas el informe de Ejecución trimestral de Metas de Servicios, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a la terminación del periodo correspondiente.

Artículo 28.

El Pagador Regional enviará diariamente vía fax el Boletín de Caja y Bancos a la División de Tesorería de la Sede Nacional, así como el movimiento consolidado por cada Cuenta de Manejo Regional.

Artículo 29.

La Regional deberá remitir el primer día hábil de cada mes el Balance Consolidado de Caja y Bancos y los Saldos promedios Diarios por cada cuenta que maneje la Regional, especificando los promedios con Recursos de la Nación.

Artículo 30.

Los Recursos asignados en la Resolución que establece el Presupuesto, deben ser ejecutados con criterios de austeridad y racionalidad en el gasto, teniendo en cuenta que fueron programados para atender las necesidades del año de 1995 y observando lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto de la Nación, en la Ley 168 del 29 de noviembre de 1994 y demás normas que la modifiquen o adicionen.

Artículo 31.

Copia de las resoluciones que expidan las Direcciones Regionales, con base en las facultades previstas en la presente Resolución serán enviadas con el Informe Mensual de Ejecución Presupuestal a la División de Presupuesto de la Subdirección Financiera.

Artículo 32.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y surte efectos a partir del primero de Enero de 1995. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Santafe de Bogotá, D. C. a los 30 DIC. 1994

MARÍA CRISTINA OCAMPO DE HERRÁN DIRECTORA GENERAL HÉCTOR RAMÍREZ HERRERA SECRETARIO GENERAL (E)