RESOLUCION 942 de 1994

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR En uso de sus facultades legales y estatutarias

CONSIDERANDO:

Que es necesario unificar los requisitos para la recepción y trámite e las cuentas por pagar.

Que se requiere normalizar el proceso de pago y mejorar la atención y tiempo de respuesta a los proveedores.

RESUELVE:

Artículo 1o.

Establecer la siguiente clasificación para las cuentas por pagar tramitadas ante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

NÚMERO NOMBRE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Contrato Estatal sin formalidades plenas Contrato Estatal con formalidades plenas Contrato estatal de aporte Hogares Sustitutos Participaciones Económicas Viáticos Cajas Menores Nómina y Descuentos Pagos por fuera de nómina Servicios públicos e Impuestos Fondos: Vivienda y Calamidad Doméstica Indemnizaciones y sentencias NÚMERO NOMBRE 1 CONTRATO ESTATAL SIN FORMALIDADES PLENAS 1.1 POR ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 Factura o cuenta de cobro en original y dos copias Copia o fotocopia del contrato cuando se trate del primer pago.

Ingreso a Almacén Póliza y aprobación de la misma, en caso de que se haya pactado.

1.2 POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 Factura o cuenta de cobro en original y dos copias Copia o fotocopia del contrato cuando se trate del primer pago Certificación de prestación del servicio firmada por el supervisor del contrato Póliza en caso de que se haya pactado.

1.3 POR OBRA PÚBLICA 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 Factura o cuenta de cobro en original y dos copias Copia o fotocopia del contrato cuando se trate del primer pago.

Acta de recibo a satisfacción o actas parciales si ha sido pactada, firmada por el supervisor.

Copia o fotocopia de la póliza y aprobación a la misma, si el contrato lo establece. 2 CONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS 2.1 2.2 2.3 2.4 Factura o cuenta de cobro en original y dos copias.

Copia o fotocopia del contrato cuando se trate del primer pago.

Orden de entrada a Almacén cuando se trate de un contrato de adquisición de elementos o de un servicio que genere un bien tangible y acta de recibo a satisfacción, cuando se trate de un servicio no tangible, firmada por el supervisor.

Copia o fotocopia de las pólizas, debidamente aprobada cuando se trate del primer pago. 3 CONTRATO ESTATAL DE APORTE 3.1 3.2 3.3 3.4 Cuenta de cobro Copia del contrato cuando se trate del primer pago.

Certificación de prestación del servicio expedida por el supervisor del contrato.

Planilla de pago. 4 HOGARES SUSTITUTOS 4.1 4.2 Planilla de liquidación que debe contener constancia de la prestación del servicio firmada por el Coordinador del Centro Zonal Copia del acto administrativo que ordena la atención en Hogares Sustitutos. 5 PARTICIPACIONES ECONÓMICAS 5.1 5.2 Resolución Certificación del cumplimiento del proceso emitida por la Subdirección Jurídica. 6 VIÁTICOS 6.1 6.2 6.3 6.4 Resolución que ordena y reconoce el pago de la comisión Certificado de permanencia Factura o carátula del pasaje aéreo utilizado Relación de gastos de viaje. 7 CAJAS MENORES

71.

7.2 7.3 7.4 7.5 Resolución de reconocimiento o legalización Comprobante de caja menor con firma del responsable y de quien recibe el servicio con la respectiva retención en la fuente.

Facturas soportes del gasto.

Relación de comprobante de caja menor, firmada por el responsable y por el ordenador del gasto. Esta contiene: número de comprobante, detalle, valor bruto, retención, valor neto y ejecución presupuestal por rubro.

Recibo original de caja, cuando se efectúen reintegros a Tesorería y Retención en la fuente. 8 NÓMINA Y DESCUENTO 8.1 8.2 Comprobante mayor de nómina y transferencias, firmado por el jefe del área responsable de Recursos Humanos o del área Administrativa y Ordenador del gasto.

Comprobante a favor de terceros por concepto de descuentos (Fonbienestar, Cooperativa, Sindicato, Juzgado…) y transferencias (F.N.A., Cajanal, Sena, Cafam…..) 9 PAGOS A EXFUNCIONARIOS 9.1 9.2 Liquidación Elaborada por personal Resolución 10 SERVICIOS PÚBLICOS E IMPUESTOS 10.1 10.2 Recibo de pago con visto bueno del jefe del área Administrativa.

Comprobante 11 FONDOS 11.1 PARA VIVIENDA 11.1.1 11.1.2 11.1.3 Cuenta De cobro en original y dos copias con visto bueno del Jefe de la División de Recursos Humanos Original o copia del pagaré o garantía hipotecaria.

Autorización de descuentos suscrita por el beneficiario, indicando el valor de las cuotas de amortización a capital e intereses.

11.2 CALAMIDAD DOMÉSTICA Y SALUD 11.2.1 Autorización del préstamo y descuentos debidamente diligenciada. 12 INDEMNIZACIONES Y SENTENCIAS 12.1 12.2 Resolución que ordena el pago.

Concepto jurídico aprobando el pago.

Parágrafo 1.
Adicionalmente a los requisitos citados, es indispensable que la División de Tesorería y Pagaduría Regional elabore el comprobante de pago para toda cuenta y Resolución en los casos que sea necesario. Para efectos de las cuentas no contempladas en la presente Resolución deberán como mínimo contener: cuenta de cobro y acto administrativo de ordenación del gasto.

Parágrafo 2.
En los contratos en que se pacte anticipo para el pago no se requiere la certificación de prestación de servicio o acta de recibo a satisfacción; la póliza debe incluir el manejo del anticipo.

Artículo 3o.

Establecer las siguientes actividades y tiempos máximos para el trámite y pago de las cuentas de cobro, en la Sede Nacional, Regionales y Divisiones de producción de alimentos enriquecidos.

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO 1 Recepción, clasificación, verificación de requisitos, radicación, codificación contable y presupuestal. Tesorería o Pagaduría 2 Elaboración y revisión del Comprobante de pago y resolución Tesorería o Pagaduría 2 días 3 Revisión imputación contable. Contabilidad 1 día 4 Ordenación del gasto Subd. F/ra. o Dirección Regional 1 día 5 Verificación Imputación presupuestal y afectación al acuerdo de gastos Presupuesto 1 día 6 Numeración Resolución (en los casos en que se requieran). Secretaría General Dirección Regional 1 día 7 Elaboración, trámite del cheque Tesorería o Pagaduría 2 días TOTAL 8 días PARÁGRAFO. El tiempo promedio de trámite de una cuenta es de ocho (8) días hábiles siempre que cumpla con los requisitos contenidos en la presente resolución, exista acuerdo de gastos y esté contemplado dentro del Programa Anual de Caja (PAC).

Artículo 4o.

En la Sede Nacional el trámite y control de las cuentas será responsabilidad de la División de Tesorería y en las Regionales será de la Pagaduría Regional.

Artículo 5o.

En la Sede Nacional la División de Tesorería y en las Regionales la División Administrativa y/o Financiera deberán adelantar el seguimiento al trámite de cuentas. Mensualmente, el responsable del área evaluará los resultados del seguimiento, con el fin de tomar las medidas que se consideren necesarias para el trámite oportuno y eficiente de las cuentas por pagar.

Artículo 6o.

En la Sede Nacional, la División de Tesorería y, en las Regionales la División Administrativa y/o Financiera, deberá fijar en lugar público los requisitos y el trámite de pago que tienen las cuentas en el ICBF, con el fin de informar debidamente a los proveedores o interesados.

Artículo 7o.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Santafe de Bogotá, D. C. a los 10 MAYO 1994 RAFAEL ORDUZ MEDINA Director General ARMANDO PRADA MURCIA Secretaría General (E)