RESOLUCION 158 de 2015

EL DIRECTOR GENERAL En uso de sus facultades constitucionales previstas en el artículo 209, legales señaladas en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 9 del Decreto 4803 de 2011

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que el numeral 22 del artículo 34 de la ley 734 de 2002 establece como un deber de los servidores públicos responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

Que la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación expidieron la Circular Conjunta 02 del 16 de diciembre de 2003 relacionada con los deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo.

Que en la precitada Circular se"(...) previenen a los señaladores sobre la responsabilidad que se derivaría en su contra por detrimento del patrimonio público como consecuencia de la pérdida, daño o deterioro de bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones, por causas diferentes del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja."

Que asimismo se resalta en esta Circular que "todas las entidades públicas, en desarrollo de su gestión fiscal, tienen la obligación legal de implementar mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control de los fondos y bienes públicos asignados, sin perjuicio de la competencia del órgano de control fiscal, a fin de prever el daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión. En ese orden de ideas, resulta prioritario el establecimiento de controles internos necesarios que impidan o por lo menos minimicen los riesgos sobre sus activos. Se debe por tanto establecer entre otros, un sistema efectivo de control de inventarios, el cual periódicamente debe ser revisado; exigir a quienes tienen a cargo el manejo de bienes o fondos la constitución de pólizas de acuerdo con el artículo 107 de la ley 42 de 1993, así como la actualización de la información sobre el estado de los activos que conforman su patrimonio personal. Igualmente el diseño de actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes para la ejecución de la reclamación, las cuales deben contener, entre otras:

- La identificación completa de los bienes.
- El valor en libros,
- La persona que está a cargo de los mismos.
- Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a causas naturales."

Que la ley 42 de 1993 establece el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y de los procedimientos jurídicos aplicables.

Que el literal f de la Ley 1474 de 2011 establece como un principio de la democratización de la administración pública la de aplicar mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la función administrativa.

Que mediante el artículo 146 de la Ley 1448 de 2011, se creó el Centro Nacional de la Memoria Histórica, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera.

Que de otra parte el Decreto 4803 de 2011, por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica, en el numeral 1 º del artículo 9º le asignó a la Dirección General del Centro, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las políticas, planes, programas y proyectos, y ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Centro Nacional de Memoria Histórica.

Que de igual forma, el numeral 17 ibídem establece como función del Director General, Dirigir, orientar y controlar la elaboración, adopción y ejecución de los planes de acción, plan de compras y demás instrumentos que permitan la programación y utilización eficiente y eficaz de los recursos físicos y humanos asignados al Centro.

Que a su turno el numeral 14 del precitado artículo del Decreto 4803 de 2011 señala como otra función del Director General la de crear, organizar y conformar comités, comisiones y grupos internos de trabajo, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados para el adecuado funcionamiento de la entidad Que, así mismo, es función del Director General, Promover la coordinación de actividades entre la Entidad para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Entidad que se desprenden de la Ley 1448 de 2011 y de su naturaleza como establecimiento público del orden nacional.

Que con el fin de cumplir con los deberes a cargo de todas las Entidades Públicas de administrar, cuidar, vigilar y controlar los fondos y bienes públicos e, igualmente, identificar, impedir o reducir los riesgos sobre los activos y actualizar la información sobre su estado, se ha estimado la necesidad de constituir un Comité evaluador de los bienes del Centro Nacional de Memoria Histórica, conformado por las distintas dependencias encargadas al interior de la misma de la custodia, administración, gestión, registro y actualización de los activos, fondos y bienes de la Entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

Conformar el Comité evaluador de Bienes del Centro Nacional de Memoria Histórica.

Artículo segundo.

FUNCIONES: Serán funciones del Comité Evaluador de Bienes, las siguientes:

1. Autorizar al área de Recursos y Contabilidad el registro que corresponde a los bienes en estado de obsolescencia.

2. Conocer de los principales hechos que hayan afectado los activos por daño, pérdida o hurto y mediante acta registrar el trámite que permita efectuar las debidas reclasificaciones del estado del bien, tanto al área de Recursos Físicos como a Contabilidad.

3. Definir los bienes que se encuentren destinados a su destrucción, así como el mecanismo para tal efecto, en concordancia con la normatividad que resultare aplicable.

4. Toma de decisiones sobre las diferencias entre los kardex y el saldo por toma física de los consumibles y los activos fijos.

5. Definir las bajas por Donación y/o transferencia, salvo en lo que se refiera a bienes inmuebles.

6. Las demás que se deriven de su naturaleza y se relacionen con sus funciones.

Artículo tercero.

CONFORMACIÓN. El Comité Evaluador de Bienes estará conformado por: {i) el Director General o su delegado, (ii) la Directora Administrativa y Financiera, {iii) el funcionario encargado de las funciones de recursos físicos de la Entidad, {iv) un funcionario de la Dirección de Archivos de Derechos Humanos, (v) un funcionario de la Dirección del Museo de la Memoria

Parágrafo. PRIMERO:
Asistirá en calidad de invitado el Asesor del Director General con funciones de Control Interno o su delegado.

Parágrafo. SEGUNDO:
En caso de que la temática a tratar en las sesiones del Comité se relacione directamente con los asuntos de competencia de cualquier otra Dirección Técnica del Centro Nacional de Memoria Histórica, que no sea miembro del mismo, podrá solicitarse la intervención de la respectiva Dirección en calidad de invitado, previa citación de la Secretaría Técnica.

Artículo cuarto.

PRESIDENCIA. Fungirá como Presidente de cada sesión del Comité el Director General, cuando concurra personalmente. En caso contrario, ejercerá la Presidencia la Directora Administrativa y Financiera.

Artículo quinto.

SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité estará a cargo de la profesional especializada con funciones de Contadora de la Dirección Administrativa y Financiera.

Artículo sexto.

PERIODICIDAD. El Comité se reunirá trimestralmente y estará sujeto a la obligatoriedad de levantar acta de cada sesión. Será convocado por su Presidente, por quien realiza la Secretaría Técnica y/o por solicitud motivada de al menos 3 de sus miembros, dirigida a la Secretaría Técnica.

Parágrafo.
El Comité podrá realizar sesiones virtuales con la misma periodicidad señalada en el presente artículo, para lo cual requerirá de previa convocatoria efectuada por la Secretaria Técnica, en la cual se indicará el tema o los temas a tratar con sus respectivos anexos, y la consecuencia de que su contenido quedará aprobado si pasados tres (3) días hábiles a partir de su remisión, no se reciben observaciones por parte de sus miembros. De lo anterior, se dejará la respectiva constancia.

Artículo séptimo.

QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. Para efectos de la deliberación de los asuntos sometidos al Comité se requerirá como mínimo de la presencia de CUATRO (4) de sus miembros. Para la toma de las decisiones se requerirá como mínimo de la aprobación de TRES (3) de los miembros presentes.

Artículo octavo.

Comunicar el contenido de la presente resolución a las Direcciones Técnicas y a la Asesora de la Dirección General con funciones de Control Interno, por conducto de la Dirección Administrativa y Financiera, para los fines pertinentes. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D. C. a los 05 AGO 2015 Director General