RESOLUCION 0388 de 1993

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR en uso de las atribuciones que le confiere el Artículo 45 del Acuerdo No.3 de 1992 aprobado por el Decreto No. 82 de Enero 13 de 1993

RESUELVE:

Artículo 1.

Crear los siguientes Grupos Internos de trabajo en las Divisiones de Recursos Físicos y Recursos Humanos de la Subdirección Administrativa:

1. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

1.1 División de Recursos Físicos 1.1.1. Grupo de Compras 1.1.2. Grupo de Almacén 1.1.3. Grupo de Inventarios 1.1.4. Grupo Publicaciones 1.1.5 Grupo Servicios Generales 1.1.5.1. Sub-Grupo Mantenimiento 1.1.5.2. Sub -Grupo Transportes 1.1.5.3. Sub-Grupo Cafetería 1.1.5.4. Sub-Grupo Unidad de Servicios Centralizados U.S.C. 1.1.6. Grupo Seguros 1.2. División de Recursos Humanos 1.2.1. Grupo de Registro y Control 1.2.2. Grupo de Selección y Evaluación del Desempeño 1.2.3. Grupo de Capacitación 1.2.4. Grupo de Bienestar al Empleado 1.3. Comités de Apoyo a las Regionales.

DE LAS FUNCIONES

Artículo 2.

Son funciones del Grupo de Compras:

En relación con la Sede Nacional:

1. Elaborar en coordinación con las diferentes áreas el Plan de Compras.

2. Ejecutar el proceso de adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las solicitudes generadas en el Almacén y las demás dependencias de la Sede Nacional, en concordancia con el Plan de Compras aprobado y las normas fiscales y administrativas vigentes.

3. Llevar el Registro de Proveedores debidamente clasificado y calificado de acuerdo con las normas vigentes.

4. Orientar y controlar el funcionamiento del Registro de Proveedores de las Regionales.

En relación con las Regionales:

1. Consolidar el Plan General de Compras del Instituto.
2. Asesorar y supervisar la ejecución del Proceso de adquisiciones de Bienes y Servicios.
3. Efectuar el proceso de adquisiciones de Bienes y Servicios para las Regionales cuando por necesidades especiales del servicio lo determine la Secretaría General.

A RTÍCULO 3. Son funciones del Grupo de Almacén:

En relación con la Sede Nacional:

1. Adelantar las actividades inherentes al recibo, clasificación, registro y suministro de elementos requeridos por las diferentes dependencias de la Sede Nacional, de conformidad con las normas vigentes.
2. Presentar a la Contraloría General de la República los informes requeridos sobre el movimiento de bienes.

En relación con las Regionales:

1. Asesorar y supervisar a las Regionales en la organización y manejo de los Almacenes.
2. Tramitar oportunamente los despachos de materiales y elementos de conformidad con la distribución aprobada.

Artículo 4.

Son funciones del Grupo de Inventarios;

En relación con La Sede Nacional:

1. Ejecutar el adecuado registro y control de los bienes muebles e inmuebles del Instituto, de acuerdo con las normas administrativas y fiscales vigentes.

En relación con las Regionales:

1. Asesorar y supervisar a las Regionales en la organización y manejo de los inventarios de bienes muebles e inmuebles de propiedad del Instituto.

Artículo 5.

Son funciones del Grupo de Publicaciones:

1. Editar las publicaciones y material impreso de acuerdo con el Plan aprobado.
2. Adelantar, con base en el Plan aprobado1 la programación de los recursos necesarios para su ejecución.

Artículo 6.

Son funciones del Grupo de Servicios Generales:

1. Realizar las actividades tendientes a la organización, ejecución, coordinación y control de los servicios de apoyo que requiera la Sede Nacional, a través de los Sub-Grupos de:

- Mantenimiento
- Transportes
- Cafetería
- Unidad de Servicios Centralizados U.S.C

Respecto a las Regionales:

- Asesorar a las Regionales en la prestación de los servicios de apoyo requeridos para el funcionamiento de las mismas.

Artículo 7.

Son funciones del Grupo de Seguros:

1. Desarrollar las actividades, registros y controles requeridos para garantizar que los bienes del Instituto se mantengan asegurados contra los riesgos o siniestros que puedan afectarlos.

A RTÍCULO 8. Establécese el Comité de Apoyo a las Regionales para la administración de los Recursos Físicos, integrado por:

- Jefe División Recursos Físicos
- Coordinadores de los Grupos de: Compras, Almacén, Inventarios, Publicaciones y Servicios Generales, Seguros. El Asesor que designe el Director General para el Área Administrativa. A todas las sesiones se invitara al Jefe de la División de Organización y Métodos.

Parágrafo. -
De cada sesión se levantará un acta suscrita por los participantes.

Artículo 9.

El Comité de Apoyo a las Regionales tendrá las siguientes funciones:

- Proponer a la Subdirección Administrativa los aspectos sobre los cuales debe programarse la asesoría a las Regionales y los mecanismos de supervisión a las mismas.
- Analizar las normas y procedimientos internos para la administración de los recursos físicos y proponer a la Subdirección Administrativa los ajustes requeridos a fin de garantizar la agilidad en los procesos.
- Analizar las normas externas que rigen la administración de los recursos físicos, a fin de lograr la unificación de criterios para su aplicación.
- Velar por la divulgación y correcta aplicación de las normas y procedimientos adoptados.

Artículo 10.

Son funciones del Grupo Registro y Control:

Respecto a la Sede Nacional:

- Producir, de acuerdo con las normas vigentes los actos administrativos que generen las diferentes novedades de personal y controlar su oportuno trámite.
- Desarrollar, operar y mantener actualizado el Subsistema de Información del Recurso Humano.
- Ejecutar las actividades inherentes a la administración salarial y prestacional, y controlar que las respectivas liquidaciones se efectúen oportuna y correctamente de acuerdo con las normas vigentes.
- Efectuar la coordinación con el Departamento Administrativo de la Función Pública, Fondo Nacional del Ahorro, Caja Nacional de Previsión y demás Entidades que intervengan en la administración de personal.

Respecto a las Regionales:

- Producir de acuerdo con las normas vigentes, los actos administrativos que generan aquellas novedades de personal que deban ser autorizadas por la Dirección General y controlar su oportuno trámite.
- Llevar el control de las novedades de personal autorizadas por los Directores Regionales.
- Orientar y controlar a las Regionales en la aplicación de las normas que regulan las diferentes situaciones administrativas del personal.

A RTÍCULO 11. Son funciones del Grupo Selección y Evaluación del Desempeño:

Respecto a la Sede Nacional:

- Diseñar los mecanismos y estrategias para ejecutar el proceso de selección de personal tanto para ingreso como para ascenso en la Carrera Administrativa.
- Desarrollar el proceso de selección de conformidad con las normas vigentes y la política adoptada por el Instituto.
- Organizar, controlar y evaluar el proceso de calificación de servicios de acuerdo con las normas vigentes.
- Coordinar con el Grupo de Registro y Control, las actividades requeridas para actualización de los registros de Carrera Administrativa.

Respecto a las Regionales:

- Orientar y controlar a las Regionales en los procesos de selección y calificación de servicios.

Artículo 12.

Son funciones del Grupo de Capacitación:

Respecto a la Sede Nacional:

- Determinar, en coordinación con las diferentes dependencias, las necesidades L de capacitación de acuerdo con la política adoptada y las prioridades del servicio.
- Elaborar el Plan de Capacitación de acuerdo con las necesidades determinadas y dirigir, coordinar y controlar su ejecución.
- Evaluar la ejecución del Plan de Capacitación.

Respecto a las Regionales:

- Orientar y controlar a las Regionales en la determinación de las necesidades de capacitación y en la elaboración del respectivo Plan.
- Coordinar la programación y ejecución de los eventos de capacitación que la Sede Nacional debe ejecutar en las Regionales.
- Asesorar a las Regionales en la evaluación del Plan de Capacitación.

Artículo 13.

Son funciones del Grupo Bienestar al Empleado:

Respeto a la Sede Nacional:

- Elaborar el Plan de Bienestar al Empleado de acuerdo con las políticas fijadas por el Gobierno Nacional y las políticas internas del Instituto.
- Dirigir, coordinar y controlar la ejecución del Plan de Bienestar al Empleado.
- Preparar el material y documentos requeridos para el correcto funcionamiento de los Comités de Vivienda, calamidad doméstica y auxilios escolares.

Respecto a las Regionales:

- Orientar y controlar a las Regionales en la elaboración y ejecución del Plan de Bienestar al. Empleado.

Artículo 14.

Establecese el Comité de apoyo a las Regionales para la administración de los Recursos Humanos, integrado por:

- Jefe de la División de Recursos Humanos.
- Coordinadores de los Grupos de: Registro y Control, Selección y Evaluación del Desempeño, Capacitación y Bienestar al Empleado.
- El Asesor que designe e]. Director General para el Área Administrativa.

Parágrafo.
De cada sesión se levantará un acta suscrita por los participantes.

A RTÍCULO 15. Son funciones del Comité de Apoyo a las Regionales para la Administración de los Recursos Humanos:

- Proponer a la Subdirección Administrativa los aspectos sobre los cuales debe programarse la asesoría a las Regionales.
- Analizar las normas y procedimientos internos sobre administración de personal y proponer a la Subdirección Administrativa los ajustes requeridos a fin de garantizar la agilidad en los procesos.
- Analizar las normas externas que rigen la administración de personal, a fin de lograr la unificación de criterios para su aplicación.
- Velar por la divulgación y correcta aplicación de las normas y procedimientos adoptados.
- Proponer a la Subdirección Administrativa los mecanismos de supervisión a las Regionales.

Artículo 16.

Desígnanse a los siguientes funcionarios como Coordinadores de Grupo o SubGrupo:

DIVISIÓN DE RECURSOS FÍSICOS NOMBRE DEL FUNCIONARIO CARGO ACTUAL CÉDULA DE CIUDADANÍA GRUPO O SUB-GRUPO QUE DEBE COORDINAR PEDRO JAVIER LARA ZAMBRANO Profesional Especializado 3010-13 CC. No.19.307.909 GRUPO COMPRAS MARIO E. SANCHEZ ZAMBRANO Profesional Especializado 3010-13 C.C. No. 17.085.888 GRUPO ALMACEN RAFAEL ERNESTO BECERRA COY Profesional Especializado 3010-13 CC. No.17.143.859 GRUPO INVENTARIOS BETHY OLAYA BERNAL Profesional Especializado 3010-13 CC. No. 24.468.307 GRUPO PUBLICACIONES CARLOS EDUARDO PEÑA GIL Profesional Especializado 3010-13 C.C. No. 19.125.951 GRUPO SERVICIOS GENERALES MARIO LOZANO CONTRERAS Profesional Universitario 3020-08 C.C. No. 17.063.675 SUB-GRUPO MANTENIMIENTO ALBERTO ALMANZA RODRIGUEZ Técnico Administrativo 4065-11 CC. No.396.079 SUB–GRUPO TRANSPORTES FERNANDO OTALORA BARRERA Profesional Universitario 3020-06 C.C. No. 80. 275. 722 SUB–GRUPO CAFETERIA GONZALO SOLANO BAUQUE Profesional Especializado 3010-09 C.C. No. 19.277.196 SUB-GRUPO UNIDAD DE SERVICIOS CENTRALIZADOS U.S.C. ROGELIO VARON Profesional Universitario 3020-08 C.C. No. 14.268.086 GRUPO SEGUROS GLORIA INES GUTIERREZ RAMIREZ Profesional Especializado 3012-12 (Encargo)

CC. No. 40.370.584 GRUPO REGISTRO Y CONTROL MARTHA JEANNETE BURGOS BERNAL Profesional Universitario 3020–08 CC. No. 35.516.089 GRUPO SELECCION Y EVAUACIÓN DEL DESEMPEÑO CLARA INES CHAVARRO DE ESPINOSA Profesional Especializado 3010–13 C.C. No. 26.486.581 GRUPO BIENESTAR AL EMPLEADO

Artículo 17.

A los Coordinadores de Grupo o Sub-Grupo les corresponde:

- Responder por el oportuno y correcto cumplimiento de las funciones asignadas a su grupo.
- Programar, dirigir, coordinar y evaluar las actividades del personal a su cargo.
- Efectuar la calificación de servicios del personal a su cargo.
- Dar visto bueno para la autorización de aquellas novedades de personal cuando se le delegue.
- Presentar al respectivo Jefe de División informes periódicos sobre el desarrollo de las actividades del Grupo.

Artículo 18.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición

COMUNÍQIJESE Y CÚMPLASE Dada en Santafé de Bogotá, D. C., a los 02 MAR. 1993.

MARTHA RIPOLL DE URRUTIA Directora General MYRIAM STELLA ORTIZ QUINTERO Secretaria General