Acuerdo 000002 de 2004

**ACUERDO 000002 DE 2004 (Marzo 03) "Por el cual se aprueba el Manual de Gestión Documental del Hospital de Suba I Nivel Empresa Social del Estado" La Junta Directiva del Hospital de Suba I Nivel Empresa Social del Estado, en

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos dispone en su artículo 10° que las Entidades Estatales, están en la obligación de crear, organizar, preservar y controlar sus propios archivos, de acuerdo a las directrices impartidas por el Archivo General de la Nación.

Que el artículo 21 de la misma norma, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que la gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Que para cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 594 de 2000, el Hospital de Suba, viene desarrollando el proyecto denominado "Sistema de Documentación y Archivo", en el cual se contempla la elaboración del Manual de Gestión Documental.

Que dicho Manual contiene los procesos y procedimientos aplicables en cada una de las dependencias y áreas, tanto asistenciales como administrativas que conforman el Hospital de Suba, para la correcta, idónea, eficiente y eficaz administración de los documentos producidos y su guarda en el archivo de Gestión, o para su transferencia al Archivo Central o histórico según corresponda.

Que el Manual de Gestión Documental es el instrumento adecuado con el que contarán las dependencias del Hospital de Suba, para la administración de los documentos que producen y para el correcto manejo de la correspondencia que se genera, tanto, al interior del Hospital de Suba como la que recibe, con ocasión del cumplimiento de los fines y objetivos que le competen.

Que la aplicación de este instrumento contribuye al logro de los objetivos propuestos por el Hospital de Suba en materia de archivos y organización de la correspondencia.

Que al tenor de lo dispuesto en el ordinal h. del artículo 18 del Acuerdo 001 de 1998, es función de la Junta Directiva del Hospital de Suba aprobar los manuales de procedimientos Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

Artículo primero.

Aprobar en todas sus partes el Manual de Gestión Documental (Archivo y Correspondencia) del Hospital de Suba 1 Nivel Empresa Social del Estado, el cual se encuentra divido en cuatro partes: Parte General, Sistema de Archivo, Sistema de Correspondencia y Anexos

Artículo segundo.

La implementación del Manual de Gestión Documental, al interior del Hospital, se hará de conformidad con un PLAN previamente determinado y aprobado por la Gerencia del Hospital, el cual debe contener un programa- de capacitación y asesoría a las diferentes dependencias para su correcta interpretación y aplicación.

Artículo tercero.

Facultase al Gerente del Hospital, para que introduzca las modificaciones, correcciones, y actualizaciones que requiera el Manual, de acuerdo a nuevas normas que sean expedidas o ante necesidades institucionales.

Artículo cuarto.

El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias. **Dado en Bogotá a los tres (3) días del mes de marzo de 2004 PUBÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA