Directiva 041 de 2007

DIRECTIVA 041 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Alcaldías Locales. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Planeación Participativa Local.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrollan las Alcaldías Locales de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de las Localidades de Puente Aranda, Chapinero, Usaquén, Ciudad Bolívar, Los Mártires y Sumapaz.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Planeación Participativa Local y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Planeación Participativa Local en las localidades y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de Las Alcaldías Locales, para su utilización con los siguientes lineamientos:

Las Alcaldías Locales, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Planeación Participativa Local que se adelantan en las Alcaldías Locales, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Planeación Participativa Local, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a las Alcaldías Locales, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de las Alcaldías Locales, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Planeación Participativa Local., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 1 folio.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá.

Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | Convocatoria Encuentros Ciudadanos | | Convocatoria Encuentros Ciudadanos Para Planeación Local | Plan de Trabajo Encuentro Ciudadano | Plan de Trabajo | 5 años | Selección | | Encuentros Ciudadanos para la Planeación Local | | Planeación Participativa Convocatoria al encuentros | Convocatoria Planilla de Inscripción | Planilla Listado de Asistencia al Encuentro | Planilla Acta de necesidades identificadas | Acta de reunión | Elección del Consejo de Planeacion Local | | Sin subserie | Convocatoria a conformación del Consejo de Planeación Local | Convocatoria | 5 años | Eliminación | | Conformación del Consejo de Planeación Local Inscripción para participar en convocatoria | Formato de Inscripción Listado de Representantes electos por organización | Planilla Oficio remisorio de Listado al Alcalde Local | Comunicaicón Decreto del Alcalde Local aprobando representación | Decreto | Actas | | Acta de reunión del Consejo de Planeación Local | Acta de reunión del Consejo de Planeación Local | Acta de reunión | 5 años | Conservación total | | Formulación y elaboración del Plan de Desarrollo Local | Acta de Plenaria Encuentro Ciudadano | Acta de Plenaria Encuentro Ciudadano | Acta de reunión | Acta de Comisión de Trabajo | Acta de Comisión de Trabajo | Acta de reunión | Planes | | Plan de Desarrollo Local | Plan de desarrollo local | Plan de desarrollo local | 5 años | Conservación total | GERMAN RODRIGO MEJIA PAVONY Director Archivo de Bogotá