Directiva 038 de 2007

DIRECTIVA 038 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Secretaría de Gobierno. -Alcaldías Locales. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Asesoría de Obras de las Localidades.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrollan las Alcaldías Locales de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de las Localidades de Ciudad Bolívar, Chapinero, Puente Aranda, Usaquén, Los Mártires, Santafé, Secretaria de Hacienda y Secretaría de Gobierno.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Asesoría de Obras de las Localidades y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Asesoría de Obras de las Localidades y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de Las Alcaldías Locales, para su utilización con los siguientes lineamientos:

Las Alcaldías Locales, adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Asesoría de Obras de las Localidades que se adelantan en las Alcaldías Locales, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Asesoría de Obras de las Localidades, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a las Alcaldías Locales, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de las Alcaldías Locales, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Asesoría de Obras de las Localidades., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 3 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá.

Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario (años) | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | Control al régimen urbanístico y obras | | Control a la construcción de obras y remodelación | Queja | Comunicación | 12 | Selección | | Actuación administrativa para el control de la construcción de obras | | Asesoria de Obras Informe técnico | Informe Auto de avocar conocimiento y ordenar verificación | Auto Notificación de auto de avocar conocimiento y ordenar verificación | Notificación Concepto técnico | Resolución de archivo | Resolución Notificación de Resolución de archivo | Notificación Informe de control de obra | Informe Resolución de archivo | Resolución Notificación de la Resolución de archivo | Resolución Oficio de sellamiento de obra | Comunicación oficial Oficio a registro de instrumentos públicos solicitando el certificado de libertad | Comunicación oficial Oficio de comisionar al ingeniero | Comunicación oficial Oficio de solicitud de boletin de nomenclatura al catastro | Comunicación oficial Auto de avocar conocimiento, decreta pruebas y ordena oficiar | Auto Comunicación del auto de avocar conocimiento y oficiar | Notificación Oficio a la comandancia | Comunicación oficial Acta de sellamiento | Acta Oficio remisorio de sellamiento a la alcaldia | Comunicación oficial Acta de descargos | Acta Pruebas | Pruebas Resolución que decide de fondo la querella | Resolución Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella | Notificación Resolución de archivo | Resolución Notificación de la Resolución de archivo | Notificación Resolución Sancionatoria | Resolución Notificación de la resolución sancionatoria | Notificación Recurso de reposición y en subsidio el de apelación | Recurso Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación. | Resolución Notificación de la resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia | Notificación Constancia de ejecutoria de la resolución sancionatoria | Constancia de ejecutoría Auto fijando fecha de demolicion y de liquidación de multa | Auto Acta de demolición | Acta Notificación del auto fijando fecha de demolicion y de liquidación de multa | Notificación Resolución de archivo | Resolución Notificación de Resolución de archivo | Notificación Constancia de ejecutoria del auto liquidatorio de multa | Constancia de ejecutoría Oficio remisorio a la unidad de ejecuciones fiscales UEF | Comunicación oficial Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Resolución Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Notificación Oficio remisorio del consejo de justicia | Comunicación oficial Constancia de ejecutoría de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia que no confirma fallo | Constancia de ejecutoría | Control al régimen urbanístico y obras | | Control a la construcción de obras y remodelación | Constancia de ejecutoría de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia que confirma fallo | Constancia de ejecutoría | 12 | Selección | | Actuación administrativa para el control de la construcción de obras | | Asesoria de Obras Auto de liquidación de multa y plazo para adecuación de normas | Auto Notificación del auto de liquidación de multa y plazo para adecuación de normas | Notificación Oficio a la unidad de ejecuciones fiscales UEF | Comunicación oficial Acta de levantamiento de sellos | Acta Oficio remisorio de levantamiento de sellos a la alcaldía | Comunicación oficial Resolución de archivo | Resolución Notificación de Resolución de archivo | Notificación Resolución que ordena demolición y fija fechas | Resolución Acta de demolición | Acta Notificación de la resolución que ordena demolición y fija fechas | Notificación Constancia de ejecutoria de la resolución que ordena demolición y fija fechas | Constancia de ejecutoría Auto de comisión al ingeniero o arquitecto | Auto Notificación del auto comisionando al ingeniero o arquitecto | Notificación Oficio de control de licencia | Comunicación oficial Resolución de archivo | Resolución Notificación de la Resolución de archivo | Notificación Auto de imposición de nuevas multas sucesivas | Auto Notificación del auto de multas sucesivas | Notificación Constancia de ejecutoria del auto deimposición de nuevas multas sucesivas | Constancia de ejecutoría Resolución de archivo | Resolución Notificación de Resolución de archivo | Notificación Constancia de ejecutoria confirmando o revocando en primera instancia | Constancia de ejecutoría | Control al régimen urbanístico y obras | | Imposición de medidas correctivas de obra | Informe técnico | Informe | 12 | Selección | | Medidas correctivas de imposición de obras | | Asesoria de Obras Queja | Comunicación Auto de Avocar conocimiento y fijar fecha y hora para citación a descargos | Auto Notificación de auto de avocar conocimiento y fijar fecha y hora para citación a descargos | Notificación Pruebas | Pruebas Acta de descargos | Acta Resolución que decide de fondo la querella | Resolución Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella | Notificación Recurso de reposición y en subsidio el de apelación | Recurso Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación | Resolución Notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia | Notificación Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Resolución Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Notificación Resolución de archivo | Comunicación oficial | Control al régimen urbanístico y obras | | Imposición de medidas correctivas de obra | Notificación de la Resolución de archivo | Constancia de ejecutoría | 12 | Selección | | Medidas correctivas de imposición de obras | | Asesoria de Obras Constancia de ejecutoría de la Resolución de archivo | Resolución Oficio a la unidad de ejecuciones fiscales UEF | Notificación Constancia de ejecutoría de la resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Constancia de ejecutoría | | Imposición de Obras para Inmuebles de Interés Cultural Deteriorados Constancia de ejecutoria de la resolución que decide de fondo la querella | Comunicación oficial | Control al régimen urbanístico y obras | | Imposición de obras para inmuebles de interés cultural deteriorados | Informe técnico | Informe | 12 | Selección | | Imposición de Obras para Inmuebles de Interés Cultural Deteriorados | | Asesoria de Obras Queja | Comunicación Concepto del Departamento Administrativo de Planeación Distrital DAPD | Concepto Concepto de la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias DAPE | Concepto Auto de avocar conocimiento y citación a descargos | Auto Notificación de auto de avocar conocimiento y citación a descargos | Notificación Acta de descargos | Acta Resolución que decide de fondo la querella | Resolución Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella | Notificación Recurso de reposición y en subsidio el de apelación | Recurso Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación. | Resolución Notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia | Notificación Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Resolución Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Notificación Oficio remisorio del consejo de justicia | Comunicación oficial Resolución de archivo | Resolución Notificación de Resolución de archivo | Notificación Constancia de ejecutoría de la Resolución de archivo | Constancia de ejecutoría Oficio a la Unidad de Ejecuciones Fiscales | Comunicación oficial Constancia de ejecutoría de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Constancia de ejecutoría Constancia de ejecutoria de la resolución que decide de fondo la querella | Constancia de ejecutoría Constancia de ejecutoria de la resolución confirmando en primera instancia | Constancia de ejecutoría | Permiso de demolición de inmueble por amenaza de ruina | Solicitud | Comunicación | 12 | Selección | | Permiso para Demoler por Amenaza de Ruina Certificado de tradición y libertad | Certificado Fotocopia de la cédula | Fotocopia de la cédula Oficio a la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias DPAE | Comunicación oficial Oficio al Departamento Administrativo de Planeación Distrital DAPD | Comunicación oficial Auto de avocar conocimiento y fijar fecha y hora de visita y solicitar a entidades concepto técnico | Auto | Control al régimen urbanístico y obras | | Permiso de demolición de inmueble por amenaza de ruina | Notificación del auto de avocar conocimiento y fijar fecha y hora de visita y solicitar a entidades concepto técnico | Notificación | 12 | Selección | | Permiso para Demoler por Amenaza de Ruina | | Asesoria de Obras Informe de la dirección de prevención y atención de emergencias DPAE o del ingeniero | Informe Informe del departamento administrativo de planeación distrital DPAE | Informe Resolución que decide de fondo la querella | Resolución Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella | Notificación Recurso de Reposición | Recurso Resolución que resuelve el recurso | Resolución Notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición | Notificación GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá