Directiva 037 de 2007

DIRECTIVA 037 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Alcaldías Locales. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Asesoría Jurídica de las Localidades.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrollan las Alcaldías Locales de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de las Localidades de Ciudad Bolívar, Chapinero, Puente Aranda, Usaquén, Los Mártires y Santafé.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Asesoría Jurídica de las Localidades y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso de Asesoría Jurídica de las Localidades y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de Las Alcaldías Locales, para su utilización con los siguientes lineamientos:

Las Alcaldías Locales, adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Asesoría Jurídica de las Localidades, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Asesoría Jurídica de las Localidades, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a las Alcaldías Locales, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de las Alcaldías Locales, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Asesoría Jurídica de las Localidades., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 3 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá.

Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario (años) | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | Control de establecimientos de comercio | | | Queja | Comunicación | 12 | Selección | | Actuación administrativa para el control de establecimientos de comercio | | Asesoria Juridica Informe técnico | Informe Oficio para comisionar al profesional respectivo | Comunicación oficial Citación | Comunicación oficial Formato de visita | Formato de visita Auto de avocar conocimiento y ordenar pruebas | Auto Notificación de auto de avocar conocimiento y ordenar pruebas | Notificación Pruebas | Pruebas Acta de descargos | Acta Resolución de archivo | Resolución Notificación de la Resolución de archivo si cumple requerimientos | Notificación Resolución de Archivo | Resolución Notificación de la Resolución de archivo si cumple requerimientos dentro del plazo adicional de 30 días | Notificación Resolución suspendiendo actividades e imponiendo multa | Resolución Notificación de la Resolución suspendiendo actividades e imponiendo multa | Notificación Resolución de archivo por cumplir requerimientos dentro del plazo de suspensión | Resolución Notificación de Resolución de archivo por cumplir requerimientos dentro del plazo de suspensión | Notificación Resolución de cierre o multa | Resolución Notificación de la Resolución de cierre o multa | Notificación Notificación personal a personería local | Notificación Constancia de ejecutoria de la Resolución de cierre o multa. | Constancia de ejecutoría Recursos de reposición y en subsidio el de apelación. | Recurso Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación. | Resolución Notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia | Notificación Constancia de ejecutoria de la Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando en primera instancia | Constancia de ejecutoría Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Resolución Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Notificación Oficio remisorio del consejo de justicia | Comunicación oficial | Control de establecimientos de comercio | | | Constancia de ejecutoría de la resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Constancia de ejecutoría | 12 | Selección | | Actuación administrativa para el control de establecimientos de comercio | | Asesoria Juridica Comunicación de pago de multa | Comunicación oficial Informe de no pago | Informe Auto liquidando pago de multa ordenar remitir piezas procesales y remitir a cobro coactivo | Auto Notificación del auto liquidando pago de multa ordenar remitir piezas procesales y remitir a cobro coactivo | Notificación Oficio remisorio a la unidad de ejecuciones fiscales UEF | Comunicación oficial Soporte de pago de Tesorería | Comprobante Resolución de archivo | Resolución Notificación de la Resolución de archivo | Notificación Resolución de imposición de suspensión de actividades | Resolución Notificación de la Resolución de imposición de suspensión de actividades | Notificación Comunicación al Comandante de Policía | Comunicación oficial Oficio remisorio a la alcaldía | Comunicación oficial Acta de sellamiento | Acta Auto de cumplir lo dispuesto por el superior | Auto Resolución de imposición de cierre definitivo | Resolución Notificación de la Resolución de imposición de cierre definitivo | Notificación Resolución de archivo | Resolución Notificación de la resolución de Archivo | Notificación Auto de requerimiento | Auto Notificación del auto de requerimiento | Notificación Auto de cumplir lo dispuesto por el superior | Auto Recursos de reposición y en subsidio el de apelación | Recurso Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación. | Resolución Notificación de la resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia | Notificación Constancia de ejecutoría de la resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia | Constancia de ejecutoría Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Resolución | Control de establecimientos de comercio | | | Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Notificación | 12 | Selección | | Actuación administrativa para el control de establecimientos de comercio | | Asesoria Juridica Oficio remisorio del consejo de justicia | Comunicación oficial Constancia de ejecutoria de la resolución de cierre definitivo | Constancia de ejecutoría | Procesos de restitución del espacio público | | | Queja | Comunicación | 12 | Selección | | Recuperación del Espacio Público | | Asesoría Jurídica Informe técnico | Informe Auto de avocar conocimiento, decreta pruebas y ordena verificación | Auto Comunicación del auto de avocar conocimiento, decretapruebas y ordena verificación | Notificación Oficio de identificación del infractor | Comunicación oficial Pruebas | Pruebas Resolución que decide de fondo la querella | Resolución Notificación de la Resolución que decide de fondo la querella | Notificación Recursos de reposición y en subsidio el de apelación | Recurso Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia y resuelve la procedencia del recurso de apelación | Resolución Notificación de la Resolución que resuelve el recurso de reposición confirmando o revocando en primera instancia | Notificación Constancia de ejecutoria de la resolución que decide de fondo la querella | Constancia de ejecutoría Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Resolución | Procesos de restitución del espacio público | | | Notificación de la Resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Notificación | 12 | Selección | Recuperación del Espacio Público | | Asesoría Jurídica Oficio remisorio del consejo de justicia | Comunicación oficial Constancia de ejecutoria de la resolución que resolvió el recurso de apelación en segunda instancia | Constancia de ejecutoría Acta de cumplimiento | Acta Avisos | Resolución Resolución de archivo | Resolución Notificación de la Resolución de archivo | Notificación | | | | | | | | | | | | Registro y control | | Registro y control de mascotas de raza peligrosa | Solicitud | Comunicación | 5 | Eliminación | | Registro y Control de animales de raza peligrosa | | Asesoría Jurídica Fotografias | Material fotografico Certificado de sanidad | Certificado Carnet de vacunas | Carnet Poliza de responsabilidad civil extracontractual | Poliza Fotocopia del documento de identificación dueño | Fotocopia del documento de identificación Registro | Registro | Registro y control de propiedad horizontal | Solicitud | Comunicación | 12 | Selección | | Registro y Certificación de Propiedad Horizontal | Fotocopia de la escritura | Fotocopia de la escritura Fotocopia del Acta de Asamblea General de Propietarios o Fotocopia del Acta del Consejo de Administración | Fotocopia de Acta Fotocopia del Certificado de Tradición y Libertad del Predio. | Fotocopia del Certificado Resolucion de Registro de Personeria Juridica | Resolución Notificacion de la resolucion de Resgistro de Personeria Jurídica | Notificación Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Administrador y/o Representante Legal. | Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía Certificado | Certificado GERMAN RODRIGO MEJIA PAVONY Director Archivo de Bogotá