Directiva 036 de 2007

DIRECTIVA 036 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Alcaldías Locales. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Mediación y Conciliación Ciudadana.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrollan Las Alcaldías Locales de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de las Localidades de Puente Aranda, Los Mártires, Suba, Ciudad Bolívar y del Archivo Central de la Secretaría de Gobierno.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Mediación y Conciliación Ciudadana y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Mediación y Conciliación Ciudadana en las localidades y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de Las Alcaldías Locales, para su utilización con los siguientes lineamientos:

Las Alcaldías Locales, adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Mediación y Conciliación Ciudadana que se adelantan en Las Alcaldías Locales, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Mediación y Conciliación Ciudadana, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a Las Alcaldías Locales, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de las Alcaldías Locales, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Mediación y Conciliación Ciudadana., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 1 folio.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | Informes | | Informes anuales de mediación y conciliación | Informe anual de mediación y conciliación | Informe | 5 | Conservación total | | Monitoreo de factores dinamizadores de la convivencia | | Mediación y conciliación | Informes anuales estadísticos de mediación y conciliación | Informe anual estadístico sobre convivencia comunitaria | Informe estadístico | | Seguimiento a actores voluntarios de convivencia comunitaria | Informes cuatrienales de mediación y conciliación | Informe cuatrienal | Informe | | Monitoreo de factores dinamizadores de la convivencia | Informes de seguimiento mediación y conciliación | Formato de acompañamiento a puntos de atención comunitaria (Formato 16) | Ficha | Selección | | Seguimiento a actores voluntarios de convivencia comunitaria Acta de entrega de materiales | Acta de entrega de materiales Acta de reunión con actores voluntarios de convivencia | Acta de reunión Formato de control estadístico | Ficha | Informes mensuales de mediación y conciliación | Informe mensual de mediación y conciliación | Informe | 2 | Eliminación | | Monitoreo de factores dinamizadores de la convivencia | Instrumentos de Control | | Formato de contacto inicial | Formato de contacto inicial | Planilla de control | 1 | Eliminación | | Atención a personas en situación de conflicto Registro de Ficha de Atenciòn al usuario | Ficha de Atención al usuario | Ficha | 10 | Conservación Total | | Instrumentos de recolección de información | | Encuestas de monitoreo | Test de monitoreo | Encuesta | 5 | Conservación total | | Monitoreo de factores dinamizadores de la convivencia | Procesos de mediación y conciliación | | | Constancia de Inasistencia* | Constancia | 10 | Eliminación | | Atención a personas en situación de conflicto Constancia de No Acuerdo* | Constancia Acta de Conciliación o Mediación | Acta de Conciliación o Mediación | Programas | | Programas de capacitación para seleccion de mediadores y conciliadores | Formatos de Inscripción | Formatos de Inscripción | 5 | Selección | | Sensibilización de ciudadanos y educación de actores voluntarios de convivencia Planillas de asistencia | Planilla Planillas de observación | Planilla Formato de Evaluación del proceso de capacitación | Formatos de Evaluación Listado de graduandos | Planilla Listado nombramiento de conciliadores | Planilla Listado de jueces de paz | Planilla | Programas de Sensibilización | Formatos de inscripción | Formatos de Inscripción GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá