Directiva 034 de 2007

DIRECTIVA 034 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Sector Central de la Administración Distrital: Despacho del Alcalde o Alcaldesa Mayor; Consejos Superiores de la Administración Distrital; Secretarías de Despacho; Departamentos Administrativos y Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica. Sector Descentralizado Funcionalmente o por Servicios: Establecimientos Públicos; Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica; Empresas Industriales y Comerciales del Estado; Empresas Sociales del Estado; Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios Oficiales; Sociedades de Economía Mixta; Sociedades entre entidades públicas; Entidades Descentralizadas Indirectas y Entes universitarios autónomos. Juntas Administradoras Locales y los alcaldes o alcaldesas Locales Contraloría Distrital, Personería de Bogotá, Veeduría Distrital y Concejo de Bogotá. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Contratación.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso de Contratación que desarrollan todas las entidades de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá E.T.B y de la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Contratación y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Contratación en las entidades respectivas y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de todas las entidades de la administración distrital, para su utilización con los siguientes lineamientos:

Todas las entidades de la Administración distrital, adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Contratación que se adelantan en todas las entidades, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Contratación, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a todas las entidades de la administración distrital, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de todas las Entidades de la Administración Distrital, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Contratación., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 2 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | LICITACIONES, CONCURSOS O CONVOCATORIAS | | | Solicitud de bienes y servicios | Comunicación | 10 años | Selección | | LICITACIÓN | | CONTRATACIÓN Términos de referencia con condiciones técnicas, jurídicas y económicas | Términos de referencia Justificación sistema de gestión contractual | Justificación estudio de conveniencia y oportunidad del mercado | Estudio Solicitud de aclaraciones | Comunicación Oferta | Oferta Concepto (técnico, Jurídico y económico) | Informe Informe de evaluación de propuestas | Informe Acta de adjudicación suscrita por el comité contractual | Acta Aviso Cámara de Comercio | Comunicación Solicitud de Certificado de disponibilidad presupuestal | Comunicación Certificado de disponibilidad presupuestal | Certificado Certificado de inexistencia personal | Certificado Proyecto de pliego de condiciones | Informe Pliego de condiciones definitivo | Pliego Aceptación de idoneidad y experiencia | Certificado Cronograma de contratación | Cronograma Acta de sesión de comité de licitaciones | Acta aviso de prensa | Aviso de prensa acta de apertura | Acta adendas | Adenda Acta de audiencia de aclaraciones | Acta Acta de cierre, recibo de propuestas y apertura de los oferentes | Acta estudio de evaluaciones técnicos, económicos y jurídicos | Informe Ubservaciones a la evaluación | Informe Comunicación de adjudicación al oferente | Comunicación Comunicación a los demás oferentes | Comunicación | CONTRATOS | | | Solicitud elaboración contrato para contratación directa | Comunicación | 20 años | Selección | | PRECONTRACTUAL | | CONTRATACIÓN Formato único de hoja de vida de la Función Pública | Formulario Certificados académicos, laborales y/o experiencia | Certificación Certificación SICE | Certificación Certificado de Cámara de Comercio de existencia y representación legal | Certificación Certificación de Registro Único Tributario RUT | Certificación Certificado de Identificación Tributaria RIT | Certificación Documento de identificación del representante legal o del contratista | Documento de identificación del representante legal o del contratista Libreta militar | Libreta militar Certificado de antecedentes judiciales DAS | Certificación Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación | Certificación Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá | Certificación Certificado de afiliaciones al Fondo de Pensiones y Salud y ARP | Certificación Formato información de la cuenta bancaria en la cual se consignan los honorarios | Formulario Certificado de cumplimiento de obligaciones parafiscales | Certificación Declaraciones de bienes y rentas (personas jurídicas) | Declaraciones de bienes y rentas (personas jurídicas) Boletín de responsables fiscales | Boletín de responsables fiscales Número de identificación tributaria NIT | Certificación Comunicación designación de la interventoría | Comunicación Contrato | Contrato Certificación de registro presupuestal | Certificación Recibo de pago de publicación del contrato | Recibo de consignación | CONTRATOS | | | Comunicación de legalización al interventor | Comunicación | | | | CONTRACTUAL | | CONTRATACIÓN Informes o reportes de actividades | Informe Certificados de pago de seguridad social y parafiscales | Certificación Actas de interventoría, suspensión, reinicio, requerimiento entre otros | Acta Adiciones, prórrogas, o modificaciones al contrato | Contrato Acta de finalización o recibo a satisfacción | Acta Certificaciones de la ejecución contractual | Certificación Documento de verificación de vigencia de garantías | Documento de verificación de vigencia de garantías Garantías aprobadas | Pólizas Consignación de pago impuesto de timbre (sí se requiere) | Recibo de consignación Acta de inicio debidamente suscrita | Acta Acta de finalización o recibo a satisfacción | Acta Acta de liquidación | Acta Certificaciones de la ejecución contractual | Certificación | | | | POSTCONTRACTUAL | | CONTRATACIÓN Documento de verificación de vigencia de garantías | Documento de verificación de vigencia de garantías Declaratoria de incumplimiento | Declaratoria de incumplimiento Requerimiento a la compañía aseguradora | Requerimiento Notificación al contratista | Notificación al contratista Comunicación a la unidad financiera | Comunicación | CONVENIOS | | | Convenio | Contrato | 20 años | Selección | | CONTRATACIÓN | | CONTRATACIÓN Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio | Certificación Certificación de acreditación sobre la capacidad técnica y administrativa de la entidad sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato | Certificación Copia de la declaración de renta | Copia de la declaración de renta Resolución del reconocimiento oficial de la actividad prestada por el contratista cuando la requiera | Comunicación Autorización de capacidad de contratación del representante legal | Comunicación Certificado de disponibilidad presupuestal | Certificación Declaración juramentada | Declaración juramentada Pólizas de garantía de manejo y cumplimiento | Póliza Certificación de Revisor Fiscal sobre el cumplimiento de los pagos parafiscales | Certificación Publicación del convenio | Publicación del convenio Boletín de responsables fiscales | Boletín de responsables fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación | Certificación Acta de inicio debidamente suscrita | Acta Acuerdos de pago | Acuerdo de pago Acta de terminación | Acta GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá