Directiva 033 de 2007

DIRECTIVA 033 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Recepción, Radicación y Pago de Cesantías.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso de Recepción, Radicación y Pago de Cesantías que desarrolla el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP de la Secretaría de Hacienda, en el cual participaron expertos del Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital -FAVIDI.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Recepción, Radicación y Pago de Cesantías y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Recepción, Radicación y Pago de Cesantías en las entidades respectivas, y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, para su utilización con los siguientes lineamientos:

El Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Recepción, Radicación y Pago de Cesantías que se adelantan en el FONCEP, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Recepción, Radicación y Pago de Cesantías, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran al Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, de la Secretaría de Hacienda, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Recepción, Radicación y Pago de Cesantías., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 1 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimientos | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | Cesantías | | Pagos de cesantías | Formulario Autorización Pago de Cesantías Parciales | Formulario Autorización Pago de Cesantías Parciales | 20 años | Eliminación | | Recepción, radicación y pago de Cesantías - Creación, actualización o modificación de los antecedentes, embargos y pignoraciones en el aplicativo de cesantías - Atención de derechos de petición, constancias y consultas - Atención de solicitudes para Pago de Cuotas Partes de Cesantías | | Recepción, radicación y pago de Cesantías Formulario Autorización pago de cesantías definitivas | Formulario autorización pago de cesantías definitivas Oficio de remisión de Formularios de Autorización de Pago de Cesantías. | Comunicación oficial Extracto financiero de Cesantías | Extracto financiero Oficio de devolución de Formularios de Autorización de Pago de Cesantías con inconsistencias | Comunicación oficial Certificación de pago de cesantías | Certificación Relación de pagos | Relación de pagos Oficio a las entidades nominadoras informando el pago de cesantías. | Comunicación oficial Oficio de remisión de documentos de creación, actualizaciòn o modificación de antecedentes, embargos y/o pignoraciones, inmovilización o desmovilización. | Comunicación oficial Libranza | Libranza Pagaré | Pagaré Oficio de embargo o desembargo de cesantías | Comunicación oficial Paz y salvo | Paz y salvo Oficio informando el registro de la novedad de pignoración o despignoración, inmovilización o desmovilización de cesantías. | Comunicación oficial Oficio informando que el servidor no es afiliado a FONCEP | Comunicación oficial Acta de modificación de antecedentes | Acta Oficio de petición, solicitud o formulación de consulta sobre pagos en Cesantías | Requerimiento | Cesantías | | Pagos de cesantías | Oficio informando a la entidad nominadora traslado de la solicitud a la entidad competente | Comunicación oficial | 20 años | Eliminación | | Recepción, radicación y pago de Cesantías - Creación, actualización o modificación de los antecedentes, embargos y pignoraciones en el aplicativo de cesantías - Atención de derechos de petición, constancias y consultas - Atención de solicitudes para Pago de Cuotas Partes de Cesantías | | Recepción, radicación y pago de Cesantías Constancia | Pruebas Oficio de respuesta a requerimientos | Comunicación oficial Oficio de solicitud de pago de cuota parte de cesantía | Comunicación oficial Cuenta de cobro | Cuenta de cobro Resolución de reconocimiento de cesantías compartidas. | Resolución Oficio informando a la entidad solicitante que no hay lugar a cuota parte de cesantías | Comunicación oficial Oficio a la entidad afiliada a FONCEP solicitando la liquidación de Cesantías por el período a pagar. | Comunicación oficial Oficio respuesta de la entidad nominadora a solicitud de liquidación de Cesantías por el período a pagar | Comunicación oficial Liquidación de cesantías | Liquidación de cesantías Oficio informando a la entidad nominadora no afiliada el valor correcto de la cuota parte de Cesantía a pagar. | Comunicación oficial Oficio de respuesta de la entidad nominora no afiliada aceptando o no aceptando el pago de la cuota parte de cesantía. | Comunicación oficial Oficio informando a la entidad nominadora no afiliada la aceptación del pago de la cuota parte de cesantía | Comunicación oficial GERMAN RODRIGO MEJIA PAVONY Director Archivo de Bogotá