Directiva 032 de 2007

DIRECTIVA 032 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial. - Secretaría Distrital de Movilidad. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Reparación y Mantenimiento de la Malla Vial.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso de Reparación y Mantenimiento de la Malla Vial que desarrolla la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de la Unidad.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Reparación y Mantenimiento de la Malla Vial y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Reparación y Mantenimiento de la Malla Vial en la entidad respectiva y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, para su utilización con los siguientes lineamientos:

La Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial de la La Secretaría Distrital de Movilidad, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Reparación y Mantenimiento de la Malla Vial que se adelantan en Entidad, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Reparación y Mantenimiento de la Malla Vial, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a Secretaría Distrital de Movilidad -Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial de la Secretaría Distrital de Movilidad, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Reparación y Mantenimiento de la Malla Vial., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 1 folio.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | ATENCIÓN DE EMERGENCIAS VIALES | | Atención de emergencias viales ejecutadas | Registro fotográfico de intervenciones | Registro fotográfico | 5 años | Eliminación | | Atención de emergencias | | REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL Informe de apoyo a emergencias presentadas | Informe Atención de emergencias viales no ejecutadas | Registro fotográfico de intervenciones | Registro fotográfico | 2 años | Eliminación | | | | | | | | | | | | EJECUCIÓN DE OBRAS VIALES | | | Registro fotográfico de intervenciones | Registro fotográfico | 5 años | Selección | | Ejecución de obras convenio 015 de 1998 I.D.U - S.O.P. | | REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL Informe diario de trabajo en vía por cuadrilla | Informe Informe diario de trabajo en obras de arte y espacio público | Informe Programación de los segmentos y las actividades de mantenimiento vial a ejecutar | Programación | | | | | | | | | | | | INFORMES | | Informe anual de gestión | Informe de gestión institucional | Informe | 5 años | Conservación Total | | Elaboración de informes periódicos de la Dirección Técnica de apoyo a la viabilidad | | REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL Informe de gestión Ambiental Informe de balance social Informe mensual de gestión | El Informe de Obras Realizadas en el Mes | 2 años | Eliminación Informe de Análisis de la Gestión del Mes Informe de Indicadores de Gestión Informe Semestral | Informe de gestión institucional | 2 años | Eliminación Informe de gestión Ambiental Informe trimestral de gestión | Informe consolidado de trabajos ejecutados en vías | 5 años | Eliminación Informe de Apoyo a emergencias Informe diario consolidado de trabajo en vía por cuadrilla Informe diario de trabajo en obras de arte y espacio público | | | | | | | | | | | | INSTRUMENTOS DE CONTROL | | Planillas de programación diaria de trabajo | Programación diaria de trabajo | Programación | 2 años | Eliminación | | Ejecución de obras convenio 015 de 1998 I.D.U - S.O.P. | | REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá