Directiva 029 de 2007

DIRECTIVA 029 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda - Secretaría Distrital del Hábitat. ---|--- DE: | Secretario General – Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Registro, Archivo y Atención al Ciudadano de las Personas Naturales o Jurídicas que adelantan Procesos de Arrendamiento y Construcción de Vivienda.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrolla Secretaría Distrital del Hábitat, -Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de la Subdirección de Control de Vivienda del DAMA.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Registro, Archivo y Atención al Ciudadano de las Personas Naturales o Jurídicas que adelantan Procesos de Arrendamiento y Construcción de Vivienda y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Registro, Archivo y Atención al Ciudadano de las Personas Naturales o Jurídicas que adelantan Procesos de Arrendamiento y Construcción de Vivienda en la entidad respectiva y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, para su utilización con los siguientes lineamientos:

La Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Registro, Archivo y Atención al Ciudadano de las Personas Naturales o Jurídicas que adelantan Procesos de Arrendamiento y Construcción de Vivienda que se adelantan en la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la entidad al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Registro, Archivo y Atención al Ciudadano de las Personas Naturales o Jurídicas que adelantan Procesos de Arrendamiento y Construcción de Vivienda, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requiera la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Registro, Archivo y Atención al Ciudadano de las Personas Naturales o Jurídicas que adelantan Procesos de Arrendamiento y Construcción de Vivienda., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 4 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | MATRICULAS Y CANCELACIÓNES DE MATRICULAS COMO ARRENDADORES DE VIVIENDAS | | | Solicitud de matrícula como arrendador | Formulario | 10 Años | Conservación Total | | \- Matricular como arrendador- Cancelar registro de enajenador o matrícula de arrendador | | REGISTRO, ARCHIVO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROCESOS DE ARRENDAMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA Certificado de existencia y representación legal | Certificado Relación de inmuebles destinados a vivienda urbana propios y/o recibidos en consignación | Lista Modelo del contrato de arrendamiento | Contrato Modelo de contrato de administración de bienes inmuebles | Contrato Oficio de requerimiento aclaraciones al solicitante | Requerimiento Respuesta al oficio de requerimiento | Comunicación oficial Solicitud de cancelación de matrícula de arrendador | Formulario Oficio de requerimiento de obligaciones pendientes | Requerimiento Respuesta al requerimiento de obligaciones pendientes | Comunicación oficial Resolución de cancelación de matrícula como arrendador | Resolución Notificación de la resolución de cancelación de matrícula como arrendador | Notificación Edicto de la resolución de cancelación de matrícula como arrendador | Edicto | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | REGISTRO, ARCHIVO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROCESOS DE ARRENDAMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA REGISTROS Y CANCELACIONES DE REGISTROS COMO ENAJENADORES DE VIVIENDA | | | Solicitud de registro como enajenador | Formulario | 10 años | Conservación Total | | \- Registrar a enajenadores de Bienes Inmuebles Destinados a Vivienda- Cancelar registro de enajenador o matrícula de arrendador | Certificado de existencia y representación legal | Certificado Estados financieros | Balances Certificado de inscripción de libros en Cámara de Comercio | Certificado Estatutos aprobados por la entidad que ejerce la vigilancia | Estatutos Oficio de requerimiento aclaraciones al solicitante | Requerimiento Respuesta al oficio de requerimiento | Comunicación oficial Solicitud de cancelación de registro de enajenador | Formulario Oficio de Requerimiento de obligaciones pendientes | Requerimiento Respuesta al requerimiento de obligaciones pendientes | Comunicación oficial Resolución de cancelación del registro como enajenador | Resolución Notificación de la resolución de cancelación del registro como enajenador | Notificación Edicto de la resolución de cancelación del registro como enajenador | Edicto | | | | | | | | | | | RADICACIONES PARA ENAJENACIÓN DE PROYECTOS DE VIVIENDA | | | Solicitud de radicación de documentos para enajenación de inmuebles destinados a vivienda | Formulario | 15 años | Conservación Total | | Radicar documentos para la enajenación de bienes inmuebles destinados a vivienda | | | | Estados financieros | Balances | | | | Relación unidades de vivienda | Lista | | | | Certificaciones financieras y de créditos personales | Certificación | | | | Contrato de encargo fiduciario | Contrato | | | | Minuta de escritura | Minuta | | | | Certificado del Registro Único de Proponentes | Certificado | | | RADICACIONES PARA ENAJENACIÓN DE PROYECTOS DE VIVIIENDA | | | Certificado de tradición y libertad del inmueble | Certificado | 15 años | Conservación Total | | Radicar documentos para la enajenación de bienes inmuebles destinados a vivienda | | REGISTRO, ARCHIVO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROCESOS DE ARRENDAMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA Certificado de coadyuvancia | Certificado Certificado de acreedor hipotecario | Certificado Flujo de caja | Flujo de caja Presupuesto financiero | Presupuesto Recibo de recepción de documentos | Recibo Memorando remitiendo la documentación al grupo de registro | Comunicación oficial Oficio de requerimientos | Requerimiento Respuesta al requerimiento | Comunicación oficial Memorando de solicitud de visita técnica y análisis económico y financiero | Comunicación oficial Informe financiero sobre el proyecto de vivienda | Informe Informe técnico sobre el proyecto de vivienda | Informe Formato de aprobación de documentos | Formato | Oficio de notificación al solicitante | Comunicación oficial | | | | | | | | | | | | | PERMISOS DE CAPTACIÓN DE RECURSOS PARA PROGRAMAS DE VIVIENDA (OPV) | | | Solicitud de permiso para captación de recursos | Formulario | 20 años | Conservación Total | | Otorgar Permiso para Captación de Recursos para programas de Vicienda por Autogestión, Participación Comunitaria o Autoconstrucción | | REGISTRO, ARCHIVO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROCESOS DE ARRENDAMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA Oficio de intención de venta del terreno | Comunicación oficial Pólizas de manejo tomadas por las personas que administran los recursos a favor de la organización popular de vivienda | Póliza Recibo de pago de la prima de la póliza | Recibo Contrato del encargo fiduciario para manejo de los recursos | Contrato Certificación del registro de los libros contables en Cámara de Comercio | Certificación Presupuesto detallado de ingresos e inversión de recursos | Presupuesto Plano de loteo provisional | Plano Concepto favorable del DAPD sobre la viabilidad del proyecto | Concepto Disponibilidad de prestación de servicios públicos | Certificación Cronograma de ejecución de obras | Cronograma Recibo de recepción de documentos | Recibo Memorando remitiendo la documentación al grupo de registro | Comunicación oficial | Oficio de requerimientos | Requerimiento | | Respuesta al requerimiento | Comunicación oficial Memorando de solicitud de visita técnica y análisis económico y financiero | Comunicación oficial Informe financiero sobre el proyecto de vivienda | Informe Informe técnico sobre el proyecto de vivienda | Informe Resolución que otorga el permiso | Resolución PERMISOS DE CAPTACIÓN DE RECURSOS PARA PROGRAMAS DE VIVIENDA (OPV) | | | Notificación de la Resolución que otorga el permiso | Notificación | 20 años | Conservación Total | | Otorgar Permiso para Captación de Recursos para programas de Vicienda por Autogestión, Participación Comunitaria o Autoconstrucción | | REGISTRO, ARCHIVO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROCESOS DE ARRENDAMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA | Edicto de la Resolución que otorga el permiso | Edicto | | | | | | | | | | | | | PERMISOS DE ESCRITURACIÓN PARA PROGRAMAS DE VIVIENDA (OPV) | | | Solicitud de permiso para escrituración | Formulario | 10 años | Eliminación | | Otorgar Permiso para Escrituración para Programas de Vivienda por Autogestión, Participación Comunitaria o Autoconstrucción | Certificado de tradición y libertad del inmueble | Certificado Estados financieros | Balances Flujo de caja del proyecto | Flujo de caja Relación de unidades de vivienda con personas vinculadas (Fiduciaria) | Formulario Listado de afiliados al plan de vivienda | Lista Minuta de escritura | Minuta de escritura Licencia de urbanismo o construcción | Licencia Cuadro de avance físico de la obra | Cronograma Certificación del constructor o ingeniero de las matrices de acueducto | Certificación Informe de avance de la obra | Informe Recibo de recepción de documentos | Recibo Memorando remitiendo la documentación al grupo de registro | Comunicación oficial Oficio de requerimiento | Requerimiento Respuesta al requerimiento | Comunicación oficial | PERMISOS DE ESCRITURACIÓN PARA PROGRAMAS DE VIVIENDA (OPV) | | | Memorando de solicitud de visita técnica y análisis económico y financiero | Comunicación oficial | 10 años | Eliminación | | Otorgar Permiso para Escrituración para Programas de Vivienda por Autogestión, Participación Comunitaria o Autoconstrucción | | REGISTRO, ARCHIVO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROCESOS DE ARRENDAMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA Informe financiero del proyecto | Informe Informe técnico del proyecro | Informe Resolución que otorga el permiso | Resolución Notificación de la Resolución que otorga el permiso | Notificación Edicto de la Resolución que otorga el permiso | Edicto | | | | | | | | | | | PERMISOS PARA CONSTITUCIONES DE GRAVAMENES HIPOTECARIOS O LIMITACIONES DE DOMINIO | | | Solicitud para constitución de gravamen hipotecario o limitación de dominio | Solicitud | 10 años | Eliminación | | Otorgar Permiso para Constitución de Gravamen Hipotecario o Limitación de Dominio | Certificado de existencia y representación legal | Certificado Autorización del órgano directivo al representante legal para gravar el inmueble | Autorización Certificado de tradición y libertad del inmueble | Certificado Modelo de Promesa de venta | Minuta Minuta de escritura | Minuta Presupuesto financiero | Presupuesto Estados financieros | Balances Flujo de caja del proyecto | Flujo de caja Relación de la unidades de vivienda | Lista Oficio de justificación financiera para constituir hipoteca | Comunicación oficial Certificación de la entidad financiera | Certificación Representación legal de la entidad bancaria | Certificación Cuadro de avance físico de la obra | Cronograma Cronograma bimestral de ejecución de obras | Cronograma Prórata de crédito | Título valor Recibo de recepción de documentos | Recibo | PERMISOS PARA CONSTITUCIONES DE GRAVAMENES HIPOTECARIOS O LIMITACIONES DE DOMINIO | | | Memorando remitiendo la documentación al grupo de registro | Comunicación oficial | 10 años | Eliminación | | Otorgar Permiso para Constitución de Gravamen Hipotecario o Limitación de Dominio | | REGISTRO, ARCHIVO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LAS PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROCESOS DE ARRENDAMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA | | | Oficio de requerimiento al solicitante | Requerimiento | | | Respuesta al requerimiento | Comunicación oficial | | | Memorando de solicitud de visita técnica y análisis económico y financiero | Comunicación oficial | | | Informe financiero del proyecto | Informe | | | Informe técnico del proyecro | Informe | | | Resolución que otorga el permiso | Resolución | | | Notificación de la Resolución que otorga el permiso | Notificación | | | Edicto de la Resolución que otorga el permiso | Edicto | GERMAN RODRIGO MEJIA PAVONY Director Archivo de Bogotá