Directiva 025 de 2007

DIRECTIVA 025 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Sector Central de la Administración Distrital: Despacho del Alcalde o Alcaldesa Mayor; Consejos Superiores de la Administración Distrital; Secretarías de Despacho; Departamentos Administrativos y Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica. Sector Descentralizado Funcionalmente o por Servicios: Establecimientos Públicos; Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica; Empresas Industriales y Comerciales del Estado; Empresas Sociales del Estado; Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios Oficiales; Sociedades de Economía Mixta; Sociedades entre entidades públicas; Entidades Descentralizadas Indirectas y Entes universitarios autónomos. Juntas Administradoras Locales y los alcaldes o alcaldesas Locales Contraloría Distrital, Personería de Bogotá, Veeduría Distrital y Concejo de Bogotá. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Contable en Bogotá D.C.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso Contable en Bogotá D.C., que desarrollan todas las entidades u organismos distritales de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos de la Secretaría de Hacienda, Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA, Secretaría Distrital de Salud, El Hospital Meissen, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá E.A.A.B. y la Secretaría de Educación.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso Contable en Bogotá D.C. y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Contable en Bogotá D.C. en las entidades respectivas, y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de todas las entidades u organismos distritales, para su utilización con los siguientes lineamientos:

Todas las entidades u organismos distritales, adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Contable en Bogotá D.C. que se adelantan en todas las entidades u organismos distritales, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Contable en Bogotá D.C., se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a todas las entidades u organismos distritales, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de todas las entidades u organismos distritales, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Contable en Bogotá D.C., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 1 folio.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | COMPROBANTES DE CONTABILIDAD | | Comprobantes de diario | Movimiento diario | Comprobantes de movimiento diario | 12 años | Eliminación | | | | Proceso Contable Soportes de contabilidad | Soportes de contabilidad Comprobante de eliminaciones | Consolidación de balance por sectores | Comprobante de eliminación Comprobantes de ajuste | Comprobante de ajuste | Comprobante de ajuste | | | | | | | | | | | | CONCILIACIONES | | Conciliaciones Bancarias | Conciliación por cuenta y banco | Conciliación | 12 años | Eliminación | | | | Proceso Contable Extractos bancarios | Extractos bancarios Conciliaciones especificas de cada entidad | De acuerdo a las necesidades de cada entidad | Conciliación Conciliaciones de operaciones reciprocas | Actas de Conciliación | Actas de Conciliación | | | | | | | | | | | | ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS | | Sin subseries | Estados básicos, fiscales y económicos | Estado Contable | 12 años | Selección | | | | Proceso Contable | | | | | | | | | | | | SANEAMIENTO CONTABLE | | Actas del comité de saneamiento contable | Actas de comité | Actas de comité | 12 años | Eliminación | | | | Guías de saneamiento contable | Ficha de saneamiento | Guía de saneamiento contable | 12 años | Eliminación Resoluciones | Resoluciones | | | | | | | | | | | | LIBROS DE CONTABILIDAD | | Libro mayor y balances | Libro mayor y balances | Libro mayor y balance | 12 años | Eliminación | | | | Proceso Contable Libro diario | De acuerdo a las cuentas que maneje cada entidad | Libro diario | 12 años | Eliminación Libro auxiliar | De acuerdo a las cuentas que maneje cada entidad | Libros auxiliares | 12 años | Eliminación GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá