Directiva 023 de 2007

DIRECTIVA 023 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda. - Secretaría Distrital del Hábitat. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Intervenciones a personas naturales o jurídicas que adelantan proyectos de vivienda.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso de Intervenciones a personas naturales o jurídicas que adelantan proyectos de vivienda que desarrolla la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, en el cual participaron expertos de la Subdirección de Control de Vivienda del DAMA.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Intervenciones a personas naturales o jurídicas que adelantan proyectos de vivienda y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Intervenciones a personas naturales o jurídicas que adelantan proyectos de vivienda en las entidades respectivas y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda., para su utilización con los siguientes lineamientos:

La Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Intervenciones a personas naturales o jurídicas que adelantan proyectos de vivienda, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Intervenciones a personas naturales o jurídicas que adelantan proyectos de vivienda, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda de la Secretaría Distrital del Hábitat, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Vivienda, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Intervenciones a personas naturales o jurídicas que adelantan proyectos de vivienda., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 3 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | INTERVENCIONES Y DESINTERVENCIONES DE BIENES DE ENAJENADORES | | Tomas de Posesión de los Negocios, Bienes y Haberes de Enajenadores | Informe de monitoreo de desarrollos ilegales | Informe | 15 años | Conservación total | | Tomar de Posesión de Negocios, Bienes y Haberes de Enajenadores | | INTERVENCIÓN Y DESINTERVENCIÓN DE BIENES Y HABERES DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROYECTOS DE VIVIENDA Solicitud de datos sobre bienes de un enajenador | Solicitud Documentos de pruebas sobre bienes embargados | Concepto sobre toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de enajenadores | Concepto Acta de visita a terreno para verificar aspectos jurídicos y financieros | Acta de visita Informe para tomar la decisión de archivar o intervenir | Informe Resolución de toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de enajenadores | Resolución Notificación de resolución de toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de enajenadores | Notificación Edicto de la resolución de toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de enajenadores | Edicto Recurso de reposición y en subsidio apelación | Recurso Resolución resolviendo el recurso de reposición o apelación | Resolución INTERVENCIONES Y DESINTERVENCIONES DE BIENES DE ENAJENADORES | Tomas de Posesión de los Negocios, Bienes y Haberes de Enajenadores | Notificación de la Resolución resolviendo el recurso de reposición o apelación | Notificación | 15 años | Conservación total | Tomar de Posesión de Negocios, Bienes y Haberes de Enajenadores | INTERVENCIÓN Y DESINTERVENCIÓN DE BIENES Y HABERES DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROYECTOS DE VIVIENDA Edicto de la Resolución resolviendo el recurso de reposición o apelación | Edicto Comunicación enviada a entidades competentes sobre medidas de toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de enajenadores (cautelares sobre la intervenida) | Comunicación oficial Respuesta de entidades competentes sobre el registro de la medida | Comunicación oficial Resolución de nombramiento de agente especial | Resolución Notificación de la resolución de nombramiento de agente especial | Notificación Acta de toma de posesión de bienes | Acta de toma de posesión Comunicaciones para entidades involucradas, sobre la designación de agente especial | Comunicación oficial Comunicaciones al interesado sobre intervención | Comunicación oficial Acta inicial de entrega de bienes al agente especial | Acta INTERVENCIONES Y DESINTERVENCIONES DE BIENES DE ENAJENADORES | Desembargos de Negocios, Bienes y Haberes Afectados con la Intervención | Petición de desembargo por parte del interesado | Solicitud | 15 años | Eliminación | Realizar Desintervención o Terminación de la liquidación de los Negocios Bienes y Haberes del Enajenador | INTERVENCIÓN Y DESINTERVENCIÓN DE BIENES Y HABERES DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROYECTOS DE VIVIENDA Certificados de tradición y libertad | Certificado Concepto del agente especial sobre el desembargo | Concepto Resolución de desembargo | Resolución Oficio a la Oficina de Registro para informar sobre el desembargo | Comunicación oficial Notificación de la resolución de desembargo | Notificación | Desintervenciones de Negocios, Bienes, Haberes de los Intervenidos | Petición de desintervención | Solicitud | 15 años | Eliminación | | Realizar Desintervención o Terminación de la liquidación de los Negocios Bienes y Haberes del Enajenador Informe del agente especial | Informe Informe de evaluación a la solicitud de desintervención | Informe Resolución sobre desintervención o negativa a la desintervención. | Resolución Notificación de la resolución sobre desintervención o negativa a la desintervención. | Notificación Edicto de la resolución sobre desintervención o negativa a la desintervención. | Edicto Recurso de reposición y en subsidio apelación | Recurso Resolución resolviendo el recurso | Resolución Notificación de la Resolución resolviendo el recurso | Notificación Edicto de la Resolución resolviendo el recurso | Edicto INTERVENCIONES Y DESINTERVENCIONES DE BIENES DE ENAJENADORES | | Desintervenciones de Negocios, Bienes, Haberes de los Intervenidos | Solicitud de rendición de cuentas al agente especial | Comunicación oficial | 15 años | Eliminación | | | | INTERVENCIÓN Y DESINTERVENCIÓN DE BIENES Y HABERES DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROYECTOS DE VIVIENDA | Informe de rendición de cuentas del agente especial | Informe | Acta de entrega de bienes por el agente especial | Acta | Acta de devolución de bienes y haberes | Acta Liquidación a los Negocios, Bienes y Haberes de las Personas Enajenadas | Resolución de liquidación | Resolución | 15 años | Eliminación | | Realizar Desintervención o Terminación de la liquidación de los Negocios Bienes y Haberes del Enajenador Notificación de la Resolución de liquidación | Notificación Edicto de la Resolución de liquidación | Edicto Hoja de prensa de la Resolución de liquidación | Hoja de prensa Recurso de reposición y en subsidio apelación | Recurso Resolución resolviendo el recurso | Resolución Notificación de la Resolución resolviendo el recurso | Notificación Edicto de la Resolución resolviendo el recurso | Edicto Oficio a las entidades abstenerse de registrar otra medida. | Comunicación oficial Resolución de nombramiento del agente liquidador | Resolución INTERVENCIONES Y DESINTERVENCIONES DE BIENES DE ENAJENADORES | Liquidación a los Negocios, Bienes y Haberes de las Personas Enajenadas | Notificación de la Resolución de nombramiento del agente liquidador | Notificación | 15 años | Eliminación | | Realizar Desintervención o Terminación de la liquidación de los Negocios Bienes y Haberes del Enajenador | | INTERVENCIÓN Y DESINTERVENCIÓN DE BIENES Y HABERES DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROYECTOS DE VIVIENDA | Edicto emplazatorio | Edicto | Hoja de prensa de la publicación del edicto emplazatorio | Hoja de prensa | Informe periódico del agente liquidador sobre la liquidación | Informe | Informe final de rendición de cuentas del agente liquidador | Informe | Escritura protocolizando el cierre de la liquidación | Escritura | Acta de entrega | Acta | Resolución de terminación de la existencia jurídica | Resolución | Notificación de la Resolución de terminación de la existencia jurídica | Notificación | Edicto de la Resolución de terminación de la existencia jurídica | Edicto | Oficio a las entidades de la terminación de la existencia jurídica | Comunicación oficial | | | | | | | | | | SEGUIMIENTOS A PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS DESINTERVENIDAS | | | Informe de persona natural o jurídica cuyos bienes han sido desintervenidos | Informe | 15 años | Eliminación | | Seguimiento a desintervenciones Oficio solicitando el informe de seguimiento de la desintervención | Comunicación oficial Oficio de respuesta de la persona natural o jurídica desintervenida a quien se hace el seguimiento | Comunicación oficial Informe sobre incumplimiento o cumplimiento de obligaciones | Informe Resolución imponiendo multa | Resolución | SEGUIMIENTOS A PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS DESINTERVENIDAS | | | Notificación de la resolución imponiendo multa | Notificación | 15 años | Eliminación | | Seguimiento a desintervenciones | | INTERVENCIÓN Y DESINTERVENCIÓN DE BIENES Y HABERES DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE ADELANTAN PROYECTOS DE VIVIENDA Edicto de la resolución imponiendo multa | Edicto Recurso de reposición y en subsidio apelación | Recurso Resolución resolviendo el recurso | Resolución Notificación de la Resolución resolviendo el recurso | Notificación Edicto de la Resolución resolviendo el recurso | Edicto Oficio remisorio de la resolución para cobro coactivo | Comunicación oficial GERMAN RODRIGO MEJIA PAVONY Director Archivo de Bogotá