Directiva 020 de 2007

DIRECTIVA 020 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Secretaría Distrital de Salud; Hospital Occidente de Kennedy III Nivel E.S.E., Hospital La Victoria III Nivel E.S.E., Hospital Tunal III Nivel E.S.E., Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E., Hospital Santa Clara III Nivel E.S.E., Hospital San Blas II Nivel E.S.E., Hospital Meissen II Nivel E.S.E., Hospital Bosa II Nivel E.S.E., Hospital Centro Oriente II Nivel E.S.E., Hospital Engativá ll Nivel E.S.E., Hospital Tunjuelito ll Nivel E.S.E., Hospital Fontibón ll Nivel E.S.E., Hospital Suba I Nivel E.S.E., Hospital Usaquén I Nivel E.S.E., Hospital Vista Hermosa I Nivel E.S.E., Hospital Nazaret I Nivel E.S.E., Hospital Usme I Nivel E.S.E., Hospital San Cristóbal I Nivel E.S.E., Hospital Pablo VI Bosa I Nivel E.S.E., Hospital del Sur I Nivel E.S.E., Hospital Chapinero I Nivel E.S.E. y Hospital Rafael Uribe Uribe I Nivel E.S.E. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Prestación de Servicios de Salud en los Hospitales del Distrito Capital.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso de Prestación de Servicios de Salud en los Hospitales del Distrito Capital que desarrollan los Hospitales del Distrito Capital de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos del Hospital del Sur, Hospital el Tunal, Hospital de Bosa, Hospital Simón Bolivar y Hospital Rafael Uribe Uribe.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Prestación de Servicios de Salud en los Hospitales del Distrito Capital y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Prestación de Servicios de Salud en los Hospitales del Distrito Capital, en las entidades respectivas, y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de los Hospitales del Distrito Capital, para su utilización con los siguientes lineamientos:

Los Hospitales del Distrito Capital, adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Prestación de Servicios de Salud en los Hospitales del Distrito Capital, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso de Prestación de Servicios de Salud en los Hospitales del Distrito Capital, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a los Hospitales del Distrito Capital, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de los Hospitales del Distrito Capital, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Prestación de Servicios de Salud en los Hospitales del Distrito Capital, componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 2 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | HISTORIAS CLÍNICAS | | | Epicrisis (Recibida) | Epicrisis | 20 | Selección | | Prestación de Servicios de Salud | | 1, Ingreso Formato de Referencia y Contrareferencia | Formato de Referencia y Contrareferencia Resultados de exámenes de diagnóstico o paraclínicos (Apoyo diagnóstico) | Resultados de exámenes médicos Fotocopias documentos del usuario | Fotocopias documentos del usuario Formato de Valoración de Triage (Triage, Hoja de Triage) | Formato de Valoración de Triage Certificado Médico para victimas de accidentes de tránsito | Certificado Médico Copia de la póliza seguro SOAT | Póliza seguro SOAT Formulario Único de Reclamación FUSOAT1 | Formulario Único de Reclamación FUSOAT1 Registro de Urgencias - RU | Registro de Urgencias - RU Hoja de Identificación | Hoja de Identificación Registro de Urgencia Odontológica | Registro de Urgencia Odontológica | | 2, Atención Formato Hoja de Trauma | Formato Hoja de Trauma Formato para eventos catastróficos | Formato para eventos catastróficos Formato de Atención Odontológica | Formato de Atención Odontológica Formato de atención preventiva en salud oral | Formato de atención preventiva en salud oral Formato de Evoluciones de Consulta Externa | Formato de Evoluciones de Consulta Externa Consentimiento informado | Consentimiento informado | HISTORIAS CLÍNICAS | | | Formato de Interconsulta | Formato de Interconsulta | 20 | Selección | | Prestación de Servicios de Salud | | 3, Impresión diagnóstica Formato de Orden médica | Formato de Orden médica Formato de Interconsulta | Formato de Interconsulta Formato de Orden médica | Formato de Orden médica Formato de Interconsulta | Formato de Interconsulta Formato de Orden médica | Formato de Orden médica Formato soporte de terapias | Formato soporte de terapias Formato de Junta Quirúrgica | Formato de Junta Quirúrgica Formato de Orden médica | Formato de Orden médica | | 4, Definición de conducta Formato de Evolución Médica | Formato de Evolución Médica Formato de Orden médica | Formato de Orden médica Formato Notas de Enfermeria | Formato Notas de Enfermeria Formato de paciente atención en casa | Formato de paciente atención en casa Formato de administración de medicamentos | Formato de administración de medicamentos | | 5, Hospitalización Formato de Evolución Médica | Formato de Evolución Médica Formato de Orden médica | Formato de Orden médica Formato Notas de Enfermeria | Formato Notas de Enfermeria Mapa de quemaduras | Mapa de quemaduras Parametros ventilatorios | Parametros ventilatorios Formato para Transfusiones Sanguineas | Formato para Transfusiones Sanguineas Hoja neurológica | Hoja neurológica | HISTORIAS CLÍNICAS | | | Soporte nutricional | Soporte nutricional | 20 | Selección | | Prestación de Servicios de Salud | | 5, Hospitalización Soporte Registro Clínica del Dolor | Soporte Registro Clínica del Dolor Consentimiento informado | Consentimiento informado Descripción quirúrgica | Descripción quirúrgica Formato para Transfusiones Sanguineas | Formato para Transfusiones Sanguineas Informe de anestesia | Informe de anestesia Informe quirúrgico | Informe quirúrgico Formato CLAP | Formato CLAP | | 6, Egreso Formato de Referencia y Contrareferencia | Formato de Referencia y Contrareferencia Epicrisis (Producida) | Epicrisis Formato de Cadena de Custodia | Formato de Cadena de Custodia | | | | | | | | | | INSTRUMENTOS DE CONTROL | | Formato de Valoración Triage | Formato de Valoración Triage (Simple) | Formato de Valoración Triage | 2 | Eliminación | | 1, Ingreso | Formato de Programación de Cirugía | Formato de Programación de Cirugía | Formato de Programación de Cirugía | 2 | Eliminación | | 2, Atención | Agenda o Planilla de Cirugía | Agenda o Planilla de Cirugía | Agenda o Planilla de Cirugía | 2 | Eliminación | | 2, Atención | Libro o Bitacora de Cirugía | Libro o Bitacora de Cirugía | Libro | 10 | Eliminación | | 2, Atención | Formato de Programación de Cirugía | Formato de Programación de Cirugía | Formato de Programación de Cirugía | 2 | Eliminación | | 5, Hospitalización | Bitácora de Radio | Bitácora de Radio (Libro, planilla o Base de Datos) | Bitácora de Radio | 10 | Eliminación | | 6, Egreso | Libro radicador de certificados de nacido vivo | Libro radicador de certificados de nacido vivo | Libro | 10 | Eliminación | | 6, Egreso | Libro de Registro de los Certificados de Defunción | Libro de Registro de los Certificados de Defunción | Libro | 10 | Conservación Total | | 6, Egreso | Libro de Entrega de Cadáveres | Libro de Entrega de Cadáveres | Libro | 10 | Eliminación | | 6, Egreso | | | | | | | | | | REGISTRO DE URGENCIAS - R.U. (Simple) | | | Registro de Urgencias - R.U. [SIMPLE] | Registro de Urgencias - R.U. | 10 | Eliminación | | Prestación de Servicios de Salud | | 1, Ingreso | | | | | | | | | | REGISTROS PARA CAPTURA DE DATOS | | Formato Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS | Formato Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS | Formato Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS | 0 | Eliminación | | 7, Generación de RIPS GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá