Directiva 015 de 2007

DIRECTIVA 015 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP. - Secretaría Distrital del Hábitat. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Prestación de Servicio de Aseo.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrolla la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP, de la Secretaría Distrital del Hábitat, en el cual participaron expertos de la Subdirección Operativa, el Jefe de Recolección Barrido y Limpieza de Residuos Sólidos y el Jefe de la gestión de Disposición Final.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Prestación de Servicio de Aseo y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Prestación de Servicio de Aseo en la entidad respectiva y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP, para su utilización con los siguientes lineamientos:

La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Prestación de Servicio de Aseo que se adelantan en la UAESP, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Prestación de Servicio de Aseo, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP de la Secretaría Distrital del Hábitat, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Prestación de Servicio de Aseo., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 2 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | INFORMES | | Informes de Recolección de Residuos Sólidos | Informe de Recolección de Escombros por ASE | Informe | 5 | Conservación Total | | Recolección, Barrido y Limpieza de Residuos Sólidos | | Prestación Servicio de Aseo Informe de Recolección de Residuos de Barrido Informe de Recolección de Residuos de Corte de Césped Informe de Recolección de Barrido de Grandes Generadores Informe de Recolección de Residuos de Poda de Árboles Informe de Recolección de Residuos de Suscriptor Domiciliario Informes Técnicos de Prestación de Servicio de Aseo | Informes de puntos críticos Informes de Cajas Estacionarias y Contenedores Informes de Flota Vehicular Infomes de Kilometraja de Cunetas Barridos Informes de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial Informes de Relaciones con la Comunidad Informes de Supervisión y Control de la UAESP | Informes de Supervisión y Control de la UAESP | | | | | | | | | | | | PLANOS PRESTACIÓN SERVICIO DE ASEO | | Planos Operativos de Macrorutas | Planos Operativos de Macrorutas | plano | 2 | Conservación Total | | Recolección, Barrido y Limpieza de Residuos Sólidos | | Prestación Servicio de Aseo Planos Operativos de Microrutas | Planos Operativos de Microrutas | | | | | | | | | | | | INMOBILIARIO URBANO | | Inventario de Inmobiliario de Cestas públicas | Inventario de Inmobiliario de Cestas públicas | inventario | 2 | Conservación Total | | Recolección, Barrido y Limpieza de Residuos Sólidos | | Prestación Servicio de Aseo | INMOBILIARIO URBANO | | Ficha Técnicas de Inmobiliario de Cestas Públicas | Ficha Técnicas de Inmobiliario de Cestas Públicas | ficha técnica | 2 | Conservación Total | | Recolección, Barrido y Limpieza de Residuos Sólidos | | Prestación Servicio de Aseo | | | | | | | | | | | | MANTENIMIENTO DE ZONAS VERDES | | Inventario de Zonas Verdes en Espacio Público | Inventario de Zonas Verdes en Espacio Público | inventario | 2 | Conservación Total | | Recolección, Barrido y Limpieza de Residuos Sólidos | | Prestación Servicio de Aseo Ficha Técnicas de Mantenimiento de Zonas Verdes en Espacios Públicos | Ficha Técnicas de Mantenimiento de Zonas Verdes en Espacios Públicos | ficha técnica | | | | | | | | | | | | MANTENIMIENTO DE INDIVIDUOS ARBÓREOS | | Inventario de Individuos Arbóreos en Espacio Público | Inventario de Individuos Arbóreos en Espacio Público | inventario | 2 | Conservación Total | | Recolección, Barrido y Limpieza de Residuos Sólidos | | Prestación Servicio de Aseo Fichas Técnicas de Individuos Arbóreos en Espacio Público | Fichas Técnicas de Individuos Arbóreos en Espacio Público | ficha técnica | | | | | | | | | | | | INFORMES DE RELLENOS SANITARIOS | | Informes de Gestión del Operador del Relleno Sanitario | Informes de Gestión del Operador del Relleno Sanitario | informe | 2 | Conservación Total | | Gestión Final de Residuos | | Prestación Servicio de Aseo Informes de Gestión del Operador del Sistema de Lixiviados | Informes de Gestión del Operador del Sistema de Lixiviados Informes de Gestión del Operador del Sistema de Aprovechamiento de Biogas | Informes de Gestión del Operador del Sistema de Aprovechamiento de Biogas Informes de Interventoría del Relleno Sanitario | Informes de Interventoría del Relleno Sanitario Informes a Entes de Control | Informes a Entes de Control | | | | | | | | | | | | PLANOS DE RELLENOS SANITARIOS | | Plano General del Relleno Sanitario | Plano General del Relleno Sanitario | plano | 2 | Conservación Total | | Gestión Final de Residuos | | Prestación Servicio de Aseo Planos de Zonas de Disposición Final de Residuos Sólidos | plano de construcción de terrazas plano del sistema de tratamiento de lixiviados plano de conducción y almacenamiento de lixiviados planos de diseño plano de adecuación y contsrucción plano de diques ambientales plano de adecuación de zonas plano de secuencia de llenado | PLANOS DE RELLENOS SANITARIOS | | Planos de Zonas de Disposición Final de Residuos Sólidos | plano de obras de recuperación | plano | 2 | Conservación Total | | Gestión Final de Residuos | | Prestación Servicio de Aseo plano de ampliación de zonas Planos de Aprovachamiento de Biogas | plano de diseño plano de adecuación y construcción plano de recibo plano de modificaciones y actualizaciones plano de obras adicionales Planos de Celdas de Residuos Hospiatalrios | plano de llenado de celda plano de cierre de celda plano de claúsura de celda plano de gestión de lixiviados GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá