Directiva 013 de 2007

DIRECTIVA 013 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Sector Central de la Administración Distrital: Despacho del Alcalde o Alcaldesa Mayor; Consejos Superiores de la Administración Distrital; Secretarías de Despacho; Departamentos Administrativos y Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica. Sector Descentralizado Funcionalmente o por Servicios: Establecimientos Públicos; Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica; Empresas Industriales y Comerciales del Estado; Empresas Sociales del Estado; Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios Oficiales; Sociedades de Economía Mixta; Sociedades entre entidades públicas; Entidades Descentralizadas Indirectas y Entes universitarios autónomos. Juntas Administradoras Locales y los alcaldes o alcaldesas Locales. Contraloría Distrital, Personería de Bogotá, Veeduría Distrital y Concejo de Bogotá. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Control Interno Disciplinario.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrolla todas las entidades u organismos distritales de la Administración Distrital, en el cual participaron expertos del Instituto de Desarrollo Urbano IDU, la Secretaría de Educación, el Hospital la Victoria, la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la Secretaría de Gogierno, la Secretaría de Salud y la Universidad Distrital -Francisco José de Caldas.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Control Interno Disciplinario y sus correspondientes procedimientos el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso de Control Interno Disciplinario en las entidades respectivas y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de todas las entidades u organismos distritales, para su utilización con los siguientes lineamientos:

Todas las entidades u organismos distritales, adoptarán el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Control Interno Disciplinario que se adelantan en todas las entidades u organismos distritales, los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Control Interno Disciplinario, se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a todas las entidades u organismos distritales, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de todas las entidades u organismos distritales, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Control Interno Disciplinario., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 4 folios.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | PROCESOS DISCIPLINARIOS | | Proceso Disciplinario Ordinario | Queja | Queja | 14 | Selección | | Control disciplinario ordinario | | Control Interno Disciplinario Pruebas anexas (opcional) | Pruebas Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias | Informe Acta de reparto | Acta Auto apertura investigación | Auto Comunicación apertura de indagación preliminar | Comunicación oficial Auto de indagación preliminar implicado | Auto Notificación personal | Notificación Notificación edicto | Notificación Auto de indagación preliminar averiguación | Auto pruebas (opcionales) | Pruebas Auto inhibitorio | Auto Notificación auto inhibitorio | Comunicación oficial Notificación edicto auto inhibitorio | Notificación Citación testigo | Citación Comunicación decreto oficioso de pruebas | Comunicación oficial Solicitud de documentos | Solicitud Acta visita administrativa | Acta Ratificación y ampliación de la queja | Acta Citación quejoso ratificación y ampliación | Citación Testimonio | Testimonio Auto decreta pruebas de indagación o investigación | Auto Versión libre | Acta Auto de archivo | Auto Comunicación auto archivo implicado | Comunicación oficial Comunicación auto archivo quejoso | Comunicación oficial Notificación personal | Notificación Constancia de ejecutoria | Constancia Recurso de apelación del quejoso | Recurso Auto concediendo recurso de apelación | Auto Auto Rechazando recurso de apelación improcedente | Auto Auto Rechazando recurso de apelación extemporáneo | Auto Auto declarando desierto recurso | Auto | Comunicación remisión expediente segunda instancia | Comunicación oficial | PROCESOS DISCIPLINARIOS | | Proceso Disciplinario Ordinario | Comunicación auto niega recurso de apelación | Comunicación oficial | Selección | | Control disciplinario ordinario | | Control Interno Disciplinario Comunicación auto concede apelación | Comunicación oficial Comunicación implicado no apelante | Comunicación oficial Notificación personal a no apelante | Notificación Recurso de queja | Recurso Auto declarando desierto recurso de queja | Auto Auto declarando precluído el recurso queja | Auto Auto rechazando el recurso queja extemporáneo | Auto Auto concediendo recurso de queja | Auto Comunicación remisión expediente segunda instancia | Comunicación oficial Comunicación trámite recurso queja | Comunicación oficial Auto desatando la apelación | Auto Comunicación implicado segunda instancia | Comunicación oficial Notificación personal | Notificación Notificación edicto | Notificación Comunicación auto segunda instancia quejoso | Comunicación oficial Auto apertura investigación | Auto Comunicación apertura de investigación personería | Comunicación oficial Comunicación apertura de investigación procuraduría | Comunicación oficial Comunicación apertura de investigación implicado | Comunicación oficial Notificación personal | Notificación Testimonio | Testimonio Ratificación y ampliación de la queja | Acta Citación quejoso ratificación y ampliación | Citación Auto decreta pruebas de indagación o investigación | Auto Acta visita administrativa | Acta Citación testigo | Citación Solicitud de documentos | Solicitud Pliego de cargos | Pliego de Cargos Versión libre | Acta Auto de archivo | Auto Comunicación decreto oficioso de pruebas | Comunicación oficial Auto prórroga término investigación | Auto | PROCESOS DISCIPLINARIOS | | Proceso Disciplinario Ordinario | Comunicación prórroga apertura de investigación implicado | Comunicación oficial | 14 | Selección | | Control disciplinario ordinario | | Control Interno Disciplinario Notificación personal | Notificación Notificación edicto | Notificación Citación quejoso ratificación y ampliación | Citación Acta visita administrativa | Acta Auto decreta pruebas de indagación o investigación | Auto Solicitud de documentos | Solicitud Citación testigo | Citación Ratificación y ampliación de la queja | Acta Testimonio | Testimonio Auto de archivo | Auto Versión libre | Acta Comunicación decreto oficioso de pruebas | Comunicación oficial Pliego de cargos | Pliego de Cargos Comunicación pliego de cargos | Comunicación oficial Auto declaratoria ausencia | Auto Notificación personal | Notificación Auto nombramiento defensor | Auto Auto corriendo traslado para alegar de conclusión | Auto Comunicación consultorio jurídico | Comunicación oficial Comunicación defensor oficio | Auto Notificación personal | Notificación Escrito de descargos | Informe Auto decreta pruebas descargos | Auto Comunicación decreto pruebas sujeto procesal | Comunicación oficial Auto niega pruebas | Auto Notificación personal | Notificación Recurso de reposición y en subsidio apelación | Auto Auto rechazando recurso de reposición improcedente | Auto Auto declarando desierto recurso | Auto Auto Rechazando recurso de apelación extemporáneo | Auto Auto resolviendo recurso reposición | Auto Auto rechazando recurso de reposición extemporáneo | Auto Auto Rechazando recurso de apelación improcedente | Auto Comunicación auto concede apelación | Comunicación oficial | PROCESOS DISCIPLINARIOS | | Proceso Disciplinario Ordinario | Comunicación auto niega recurso de apelación | Comunicación oficial | 14 | Selección | | Control disciplinario ordinario | | Control Interno Disciplinario Notificación personal | Notificación Comunicación remisión expediente segunda instancia | Comunicación oficial Comunicación implicado no apelante | Comunicación oficial Auto declarando precluído el recurso queja | Auto Auto declarando desierto recurso de queja | Auto Auto rechazando el recurso queja extemporáneo | Auto Auto concediendo recurso de queja | Auto Comunicación remisión expediente segunda instancia | Comunicación oficial Comunicación trámite recurso queja | Comunicación oficial Auto desatando la apelación | Comunicación oficial Notificación personal | Notificación Comunicación implicado segunda instancia | Comunicación oficial Auto obedézcase y cúmplase | Auto Solicitud de documentos | Solicitud Auto variación pliego de cargos | Auto Testimonio | Testimonio Versión libre | Acta Ratificación y ampliación de la queja | Acta Acta visita administrativa | Acta Auto corriendo traslado para alegar de conclusión | Auto Notificación personal | Notificación Escrito alegatos de conclusión | Informe comunicación traslado alegatos conclusión | Comunicación oficial Fallo primera instancia | Fallo Comunicación fallo absolutorio quejoso | Comunicación oficial Comunicación fallo primera instancia implicado | Comunicación oficial Notificación a otros sujetos procesales | Notificación Notificación personal | Notificación Notificación edicto | Notificación Auto concediendo recurso de apelación | Auto | PROCESOS DISCIPLINARIOS | | Proceso Disciplinario Ordinario | Auto declarando desierto recurso | Auto | 14 | Selección | | Control disciplinario ordinario | | Control Interno Disciplinario Auto Rechazando recurso de apelación extemporáneo | Auto Comunicación implicado no apelante | Comunicación oficial Notificación personal | Notificación Comunicación auto concede apelación | Comunicación oficial Comunicación remisión expediente segunda instancia | Comunicación oficial Comunicación auto niega recurso de apelación | Comunicación oficial Auto declarando desierto recurso de queja | Auto Auto concediendo recurso de queja | Auto Auto rechazando el recurso queja extemporáneo | Auto Auto declarando precluído el recurso queja | Auto Comunicación trámite recurso queja | Comunicación oficial Comunicación remisión expediente segunda instancia | Comunicación oficial Fallo de segunda instancia | Fallo Comunicación fallo de segunda instancia | Comunicación oficial Notificación a otros sujetos procesales | Notificación Comunicación fallo absolutorio quejoso | Comunicación oficial Notificación personal | Notificación Notificación edicto | Notificación Auto obedézcase y cúmplase | Auto Comunicación registro sanción personería | Comunicación oficial Comunicación registro sanción procuraduría | Comunicación oficial Constancia de ejecutoria | Constancia Comunicación al nominador para la ejecución | Comunicación oficial Comunicación otras autoridades | Comunicación oficial Comunicación a organismos de control sobre fallo absolutorio | Comunicación oficial Acto administrativo que ordena la ejecución de la sanción | Acto administrativo Comunicación fallo absolutorio quejoso | Comunicación oficial | PROCESOS DISCIPLINARIOS | | Proceso Disciplinario Ordinario | Solicitud de Revocatoria Directa | Solicitud | 14 | Selección | | Control disciplinario ordinario | | Control Interno Disciplinario Auto que rechaza la revocatoria directa | Auto Auto que inhadmite la revocatoria directa | Auto Auto de acumulación | Auto Auto de nulidad | Auto Auto de remisión por competencia a otro operador interno | Auto Auto de remisión por competencia poder preferente | Auto Auto de incorporación | Auto Auto remisión por competencia | Auto | PROCESOS DISCIPLINARIOS | | Proceso Disciplinario Verbal | Queja | Queja | 14 | Selección | | Control disciplinario verbal | | Control Interno Disciplinario pruebas | Pruebas Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias | Informe Acta de reparto | Pruebas Prueba | Pruebas Auto inhibitorio | Auto Auto citación audiencia | Auto Notificación personal | Notificación Notificación edicto verbal | Notificación Comunicación citación audiencia recursos humanos | Comunicación oficial Comunicación citación audiencia procuraduría | Comunicación oficial Comunicación citación Audiencia personería | Comunicación oficial Comunicación citación audiencia implicado | Comunicación oficial Auto declaratoria ausencia | Auto Auto nombramiento defensor de oficio | Auto Comunicación defensor oficio | Comunicación oficial Comunicación consultorio jurídico | Comunicación oficial Ratificación y ampliación de la queja | Acta Versión libre | Acta Testimonio | Testimonio Audiencia y fallo proceso verbal | Acta Testimonio | Testimonio Acta visita administrativa | Acta Audiencia y fallo proceso verbal | Acta | PROCESOS DISCIPLINARIOS | | Proceso Disciplinario Verbal | Auto concediendo recurso de apelación | Auto | 14 | Selección | | Control disciplinario verbal | | Control Interno Disciplinario Comunicación auto concede apelación | Comunicación oficial Notificación personal | Notificación Auto declarando desierto recurso | Auto Auto Rechazando recurso de apelación extemporáneo | Auto Comunicación auto niega recurso de apelación | Comunicación oficial Comunicación implicado no apelante | Comunicación oficial Comunicación remisión expediente segunda instancia | Comunicación oficial Fallo de segunda instancia | Fallo Comunicación fallo de segunda instancia | Comunicación oficial Notificación personal | Notificación Notificación edicto | Notificación Auto obedézcase y cúmplase | Auto Auto de incorporación | Auto Auto de remisión por competencia otro operador interno | Auto Acto administrativo que ordena la ejecución de la sanción | Comunicación oficial Solicitud de revocatoria directa | Auto que rechaza la revocatoria directa | Comunicación oficial Auto de remisión por competencia poder preferente | Auto Comunicación otras autoridades | Comunicación oficial Comunicación al nominador para la ejecución | Comunicación oficial Comunicación registro sanción procuraduría | Comunicación oficial Comunicación registro sanción personería | Comunicación oficial Auto de acumulación | Auto Comunicación fallo absolutorio quejoso | Comunicación oficial Constancia de ejecutoria | Constancia Auto de nulidad | Auto | | | | | | | | | | | | NOFICACIONES POR ESTADO | | | Notificación Estado | Notificación Estado | 5 | Eliminación | | Control disciplinario verbal Control disciplinario ordidanrio | | Control Interno Disciplinario GERMÁN RODRIGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá