Directiva 014 de 2007

DIRECTIVA 014 DE 2007 (Diciembre 28) | PARA: | Gerencia de Suministro de Adquisiciones, Grupo de Comercio Exterior. - Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB. ---|--- DE: | Secretario General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ASUNTO: | Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Nacionalización de Importación de Bienes.

Como es de su conocimiento, la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creada por el Decreto 331 de 2003, modificado por el Decreto 267 del 2007, es el ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.

El Plan de Desarrollo de la Alcaldía Mayor, "Bogotá Sin Indiferencia, un compromiso social contra la pobreza y la exclusión", contempla el objetivo de gestión pública humana, con el propósito de fortalecer la gestión institucional, haciéndola humana, sostenible y eficaz, dentro del Programa Sistema Distrital de Información, el cual contempla el desarrollo de manera integral de los sistemas informáticos y la gestión documental para garantizar a la Administración y a la ciudadanía información oportuna y confiable.

Es así como, acorde con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso que desarrolla la Gerencia de Suministro de Adquisiciones, Grupo de Comercio Exterior de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB, en el cual participaron expertos de dicho grupo.

Como producto de las reuniones del citado Comité, se estableció el cuadro de clasificación de los documentos producidos por el proceso de Nacionalización de Importación de Bienes y sus correspondientes procedimientos, el cual consolidado con otros componentes similares, permite a la Administración Distrital, contar con un Cuadro Único de Clasificación y Valoración Documental.

Los contenidos de dicho Cuadro fueron avalados por los responsables del proceso Nacionalización de Importación de Bienes, en la entidad respectiva y consolidados en el documento anexo, emitido por la Dirección Archivo de Bogotá, el cual se pone a disposición de la Gerencia de Suministro de Adquisiciones, Grupo de Comercio Exterior, para su utilización con los siguientes lineamientos:

La Gerencia de Suministro de Adquisiciones, Grupo de Comercio Exterior de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB, adoptará el estándar contenido en el Cuadro de Clasificación y Valoración Documental, que contiene las series, subseries, composición documental, tipología, valores primarios y secundarios de los documentos producidos por el proceso Nacionalización de Importación de Bienes que se adelantan en Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB., los cuales deben implementarse a partir de la fecha de expedición de esta Directiva y a más tardar al 31 de octubre del 2008.

Debe tenerse en cuenta que la información contenida en el Cuadro constituye un marco de referencia que en cada caso particular debe ser evaluado por la respectiva entidad u organismo al formular sus tablas de retención documental. No obstante, si en la implementación de este componente para el proceso Nacionalización de Importación de Bienes., se requiera modificar o complementar información a efecto de integrar particularidades de su estructura, áreas, procesos o documentos específicos, deberá solicitar la aprobación de la Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La Dirección Archivo de Bogotá, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de sus funciones, prestará la asesoría técnica que requieran a la Gerencia de Suministro de Adquisiciones, Grupo de Comercio Exterior, hará entrega de los instructivos requeridos para la implementación del Cuadro de Clasificación, seguimiento a estas actividades, verificará el cumplimiento de la presente Directiva, efectuando las revisiones, la pertinencia de los parámetros establecidos en el Cuadro, cuando fuere necesario, a petición de la entidad.

Por parte de la alta gerencia de la Gerencia de Suministro de Adquisiciones, Grupo de Comercio Exterior de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB, se debe evidenciar el compromiso para con el cumplimiento del Decreto 514 de 2006, mediante el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, que garantice la gestión documental y la organización técnica de sus archivos.

Para información adicional se pueden contactar con la Subdirección de Sistema Distrital de Archivos, Dirección Archivo de Bogotá, al teléfono 3813000 Ext 4100 o consultar información ingresando a la página web _www.archivobogota.gov.co_ Cordialmente, ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General Anexo: Cuadro de Clasificación y Valoración Documental para el proceso de Nacionalización de Importación de Bienes., componente del Cuadro Único de Clasificación y Valoración en 1 folio.

Copia de Información: | Doctor Oscar González Arana, Contralor de Bogotá D.C. ---|--- Doctor Hernán Arias Gaviria, Personero de Bogotá Código | Serie | Código | Subserie | Documento | Tipo Documental | Valor Primario (años) | Valor Secundario | Código | Procedimiento | Código | Proceso ---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|--- | IMPORTACIÓN DE BIENES | | DOCUMENTOS DE TRÁMITE | contrato y sus anexos (copias) | contrato | 1 AÑO | Eliminación | | IMPORTACIÓN DE BIENES | | NACIONALIZACIÓN DE BIENES IMPORTADOS comunicación informando condiciones de importación | comunicación flujograma de operación | flujograma de operación formulario para registro - contratos de importación de tecnología | comunicación registro de servicios Mincomercio | formato comunicación informando al transportador instrucciones de recibo | comunicación comunicación solicitando corrección de los documentos de embarque | comunicación solicitud de permiso de ingreso | comunicación solicitud de servicio de escolta | comunicación orden de despacho | orden de despacho comunicación informando al soporte administrativo de recursos presupuestales | comunicación | IMPORTACIÓN DE BIENES | | EXPEDIENTE DE CARGAMENTO DE BIENES IMPORTADOS | aviso de entrega de mercancía con los anexos: la factura comercial, lista de empaque y el documento de transporte (si viene por vía aérea se llamará "guía area", si es marítimo "conocimiento de embarque" y si es terrestre: "carta aporte") | comunicación | 10 AÑOS | Selección | | IMPORTACIÓN DE BIENES | | NACIONALIZACIÓN DE BIENES IMPORTADOS confirmación de arribo de embarque | comunicación listado de seriales | listado declaración de importación (este original se remite a pagaduría una vez se termina la nacionalización con un memorando) y se una conserva una única copia en el grupo de comercio exterior y otra se envía a la oficina de seguros de la ETB. | formulario de declaración de importación declaración andina de valores (Original, formato preimpreso) | formulario de declaración andina de valores solicitud pago de tributo aduanero (documento electrónico) | formato | IMPORTACIÓN DE BIENES | | EXPEDIENTE DE CARGAMENTO DE BIENES IMPORTADO | pago de tributo aduanero | formato con sello de oago del banco | 10 AÑOS | Selección | | IMPORTACIÓN DE BIENES | | NACIONALIZACIÓN DE BIENES IMPORTADOS formato de envío de la declaración de importación a la SIA | comunicación oficial inventario físico de bienes | listado acta de inspección de calidad | acta acta de entrega de bienes | acta acta de recibo de servicios logísticos a entera satisfacción (copias) | acta memorando remitiendo el original de la declaración de importación a Pagaduría y una copia a la oficina de seguros de la Etb) | comunicación oficial comunicación informando al proveedor instrucciones de entrega (reposa en el expediente del último cargamento) | comunicación oficial | EXPEDIENTE DE REEXPORTACIÓN DE BIENES | | | solicitud de cambio o reparación de los bienes | comunicación oficial | 5 AÑOS | Selección | | IMPORTACIÓN DE BIENES | | NACIONALIZACIÓN DE BIENES IMPORTADOS carta de responsabilidad ante la aerolínea y la Policia antinarcóticos | comunicación oficial mandato aduanero | comunicación oficial remisión de Re-exportación | comunicación oficial memorando solicutud de préstamo original de la declaración de importación | comunicación oficial comunicación de envío de documentos a la SIA | comunicación oficial Guía Aérea de exportación (físico únicamente) | formato comunicación de información de envío de mercancía (documento electrónico) | comunicación oficial GERMAN RODRÍGO MEJÍA PAVONY Director Archivo de Bogotá