Directiva 001 de 2018

DIRECTIVA 001 DE 2018

(Marzo 02) Para: PRESIDENTE DEL CONCFJO DE BOGOTÁ D.C.; SECRETARIOS Y SECRETARIAS DE DESPACHO; DIRECTORES Y DIRECTORAS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS E INSTITUTOS; GERENTES Y GERENTAS. DIRECTORES Y DIRECTORAS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS Y OFICIALES. EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO. SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, SOCIEDADES DF ECONOMÍA MIXTA; RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, VEEDURÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DISTRITAL Y CONTRALORÍA DE BOGOTÁ.

De: SECRETARIO GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Asunto: Implementación Estrategia Bogotá 2019: IGA+10 Componente Gestión Documental.

Radicado Interno: 2-2018-4764 El programa "Transparencia, gestión pública y servicio a la ciudadanía" del Plan Distrital de Desarrollo 2016-2020 "Bogotá Mejor para Todos" tiene como objetivo establecer un modelo de gobierno abierto para la ciudad, consolidando una gestión pública transparente, eficiente y dispuesta a ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía. Por este motivo, entre las metas para su cumplimiento, la Administración Distrital se ha propuesto mejorar el Índice de Gobierno Abierto (IGA) para la ciudad en diez puntos. Para continuar avanzando en este frente, la presente directiva se desarrolla con el fin de fortalecer los procesos de gestión documental en las entidades distritales[1], y así contar con documentos físicos y electrónicos debidamente organizados y disponibles, así como instrumentos adecuados, atendiendo a lo dispuesto por las Leyes [594](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275) y [1712](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882) de 2014[2]. En razón a lo anterior, la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., como cabeza del sector Gestión Pública, en cumplimiento del Acuerdo [638](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=65635) de 2016[3] y el Decreto [425](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=67103) de 2016[4], ha diseñado la estrategia "Bogotá 2019: IGA+10 Componente Gestión Documental". Por medio de esta se adelantarán actividades de asistencia técnica intensiva, directa y especializada in situ a las entidades destinatarias con el fin de facilitar que estas optimicen y modernicen su gestión documental. La estrategia se empezará a implementar en el mes de marzo de 2018, abarcando en su fase I dos líneas de operación que incluyen los instrumentos y componentes urgentes y estratégicos para organizar los documentos, posibilitar el acceso a la información, permitir la optimización de los servicios a los ciudadanos y el avance en los procesos tecnológicos como la automatización de trámites y demás componentes relacionados con Gobierno Digital y Cero Papel[5]. Para tal efecto. se definen las siguientes acciones, las cuales deben ser adoptadas por las entidades destinatarias de la presente Directiva, a partir de la fecha de su expedición: 1. Participar en la estrategia "Bogotá 2019: IGA+10 Componente Gestión Documental", para lo cual el representante legal deberá impartir instrucciones en su entidad observando su deber de asegurar y proveer los recursos necesarios para su desarrollo, así como realizar seguimiento al cumplimiento de las acciones, tornar medidas necesarias en caso de incumplimiento y participar directamente en las actividades en las que sea requerido. 2. Designar por parte del representante legal, un funcionario de nivel directivo o asesor, el interlocutor con la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y tendrá la responsabilidad de coordinar la implementación de la Estrategia en la entidad, velará por el cumplimiento del cronograma de trabajo y garantizará el desarrollo de las acciones contempladas en la Estrategia en los tiempos programados. 3. Contar con el equipo interdisciplinario mínimo a lo largo del desarrollo de la Estrategia, de acuerdo con lo establecido en la normativa archivística, observando que tenga la capacidad operativa para la atención y ejecución de las actividades programadas. El equipo deberá participar y apoyar en forma permanente la implementación la Estrategia con el fin de garantizar su desarrollo exitoso. 4. Asegurar la disponibilidad técnica, logística y administrativa a que haya lugar para la implementación exitosa de la Estrategia, incluyendo espacios, puestos de trabajo, conexiones a internet y demás recursos pertinentes, así como permitir el acceso a las áreas de archivo, documentos e información necesaria, de acuerdo con lo requerido por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá en el marco del proyecto. 5. Realizar el seguimiento correspondiente en el Comité Directivo de la entidad sobre los avances y el balance en la implementación de la Estrategia en la entidad y las gestiones realizadas por el interlocutor designado para ello. De manera alterna, el jefe de control interno o quien haga sus veces podrá informar ante el Comité Institucional de Control Interno este avance dentro del marco de sus funciones y competencias. 6. Actualizar los mapas de riesgos y planes anticorrupción y atención al ciudadano para incluir los riesgos y acciones relacionadas con la ausencia o desactualización de los instrumentos archivísticos, si no se ha hecho aún. Cordialmente, CRISTINA ARISTIZABAL CABALLERO Secretaria General (e) NOTAS DE PIE DE PÁGINA

* * * [1] Sección 4.7.1 Transparencia, Gestión Pública y Servicio a la Ciudadanía. Pág 469. Plan Distrital de Desarrollo 2016 – 2020. [2] Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. [3] Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo 257 de 2006, se crea el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital, se modifican funciones de la Secretaria General, y se dictan otras disposiciones. [4] Por medio del cual modifica la Estructura Organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. [5] Estas son: Tabla de Retención Documental - TRD y Programa de Gestión Documental – PGL. Anexos: Listado de entidades a intervenir por componente en la fase I c.c.: N/A Proyectó: Nelson Humberto León Acuña - Profesional Especializado SSDA Cesar Augusto Russi López - Profesional SSDA Revisó: Fernando Grillo Rubiano - Asesor Externo Secretaría General Margarita Hernández Valderrama - Asesora Despacho Secretaría General Juliana Valencia Andrade - Jefe Oficina Asesora Jurídica Secretaría General Aprobó: Julio Alberto Parra Acosta - Director (E) Dirección Distrital de Archivo de Bogotá