Resolución 0130 de 2002

**RESOLUCIÓN 0130 DE 2002 (Junio 27) "Por medio de la cual se crea el Comité de Inventarios de la Secretaría de Obras Públicas de Bogotá, D.C". EL SECRETARIO DE OBRAS PUBLICAS DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL (E), en ejercicio de sus funciones y atribuciones legales conferidas por la Ley 80 de 1993, Decreto Ley 1421 de 1993, Decretos 990 de 1997, 656 de 1999, 854 de 2001 y en especial en lo dispuesto en la Resolución No. 001 del 20 de septiembre de 2001 por la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, emanada de la Contaduría General de Bogotá, Secretaria de Hacienda de Bogotá, Distrito Capital, y

CONSIDERANDO:

1-.

Que de conformidad con la estructura actual de la SOP, EL Almacén General hace parte de la Dirección Técnica Administrativa y de Atención al Usuario, sobre el cual recae la responsabilidad del manejo de los bienes de la entidad y su contabilización. 2-.

Que el manejo de los bienes de propiedad de la Secretaría de Obras Publicas, así como su control, registro, seguimiento y contabilización, requieren la adopción de políticas tendientes a ajustar los mecanismos, los procedimientos, los registros, rendición de cuentas, conformación y presentación de balances, procesos de baja, y demás actividades a cargo de los diferentes actores que intervienen en las áreas de la Dirección Técnica Administrativa y de Atención al Usuario - Almacén General y la Dirección Técnica Financiera. Contabilidad, haciéndose necesario unificar criterios que permitan optimizar los resultados de la gestión en materia de administración de los bienes de la entidad. 3-.

Que el manejo de los bienes propiedad y/o a cargo de la Secretaría de Obras Publicas, debe enmarcarse dentro de los principios de transparencia, eficiencia, economía, eficacia y equidad, consagrados en la Constitución y la Ley. 4-.

Que es necesario dotar a las distintas áreas de la SOP, involucradas en el manejo y custodia de bienes, de una herramienta que contenga procedimientos administrativos y contables tendientes a mejorar el manejo, custodia, conservación, administración, protección, recibo, traslado, salidas definitivas, con el fin de lograr altos grados de eficacia y eficiencia en el desempeño de la administración de los bienes. 5-.

Que para la definición de políticas, la ejecución de las mismas y la unificación de criterios, se requiere de la conformación y creación del Comité de Inventarios de la Secretaría de Obras Publicas, integrado por los responsables de las diferentes áreas de manejo, registro y contabilización de los bienes de la entidad. 6-.

Que con el propósito de velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios se debe crear el Comité de Inventarios que coordine, planifique y apoye en su gestión al responsable del Almacén General, el cual estará conformado por un grupo multidisciplinario que tendrá a su cargo las decisiones relacionadas sobre la materia.

Que en mérito a lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

Crear el Comité de Inventarios, el cual estará conformado por el Director Técnico Administrativo ó quien haga sus veces, quien lo presidirá, el Almacenista General, quien ejercerá la Secretaría Técnica, y el Contador de la Entidad ó quien haga sus veces. Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comité de Inventarios serán emitidas y consignadas en el Acta que suscriban en cada reunión la que constituye la base y el soporte fundamental de todos los trámites y gestiones que se adelanten a través de este y se adoptarán por mayoría simple. Para casos especiales se podrá invitar a cualquiera de los siguientes funcionarios: * Director Técnico Financiero ó quien haga sus veces * Subsecretario ó quien haga sus veces * Jefe Oficina Asesora de Control Interno ó un funcionario designado por éste * A quien el comité considere que pueda aportar elementos de juicio necesarios para cumplir con los objetivos de su competencia.

Parágrafo. Los funcionarios invitados para casos especiales solamente emitirán sus opiniones técnicas o profesionales sobre el asunto o materia en discusión, pero no votarán al momento de tomar decisiones.

Artículo segundo.

Que no obstante la responsabilidad directa que compete a la Dirección Técnica Administrativa y al Almacén General de la SOP conforme a las disposiciones legales y reglamentarias, el objetivo principal del Comité de Inventarios es establecer planes y programas al interior de la entidad que permitan mantener actualizados los inventarios de la misma y dentro de esta perspectiva, tendrá las siguientes funciones conforme a la Resolución 001 de 2001, Manual de Procedimientos Administrativos y Contables Para el Manejo y Control de Los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, de la Secretaria de Hacienda: 1. Diseñar los mecanismos y acciones requeridos para la realización de los inventarios físicos de la entidad. 2. Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables de la entidad, previo análisis y presentación de las investigaciones y estudios correspondientes, dentro de los cuales se podrán contemplar factores como: resultado de la evaluación costo/beneficio, valor de mantenimiento, concepto técnico, nivel de uso, tecnología, costos de bodegaje, estado actual y funcionalidad, entre otros. 3. Analizar y conceptuar sobre los resultados arrojados por los análisis y avalúos técnicos realizados al interior o exterior de la entidad en materia de reclasificación de bienes, determinación del catalogo de elementos, entre otros, que permitan claridad en la administración de estos. 4. Gestionar las acciones requeridas para realizar la valuación de aquellos bienes que lo requieran, a partir de consultas técnicas, comerciales, contables, de personal experto, entre otros, y si en algún caso lo amerita, podrá ser citado a reunión un representante de los peritos. 5. Analizar las características y comportamiento de los bienes de la entidad y demás factores que considere necesarios, para determinar la reclasificación de bienes devolutivos a bienes de consumo cuando haya lugar. 6. Las demás que le asignen las leyes, acuerdos o decretos o los procedimientos internos diseñados en la entidad.

Artículo tercero.

El Comité se reunirá el último martes de cada mes o cuando haya lugar, o de manera extraordinaria en los siguientes casos: Por extrema urgencia se declarará mediante acto administrativo debidamente motivado, por la necesidad de dar solución a requerimientos hechos por los Organismos de Control y por Potestad del Representante Legal.

Parágrafo. De las recomendaciones, conceptos y decisiones se suscribirá acta, la cual será elaborada por el Secretario Técnico del Comité - Almacenista General, quien a su vez presentará informe al Secretario de Despacho.

Artículo cuarto.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los veintisiete (27) días del mes de Junio de 2002. EFRAIN ALBERTO BECERRA GOMEZ Secretario de Obras Públicas (E). NOTA: Publicado en el Registro Distrital No. 2671 de Julio 10 de 2002.