Circular 63 de 2002

CIRCULAR 63 DE 2002 | DE: | SECRETARIA GENERAL ---|--- PARA: | SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, DIRECTORES DE EMPRESAS, ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS, ALCALDES LOCALES Y VEEDORA DISTRITAL. ASUNTO: | DIRECTRICES PARA EVITAR CONGESTIONES EN EPOCAS DE ALTA AFLUENCIA DE PUBLICO EN LAS ENTIDADES DISTRITALES. FECHA: | Septiembre 09 de 2002 Con ocasión de las congestiones en épocas de alta afluencia de público en las entidades distritales tales como vencimientos de impuestos, asignación de cupos escolares, inscripción de ARS, entre otros, les solicito tener en cuenta las siguientes directrices:

La planeación previa y suficiente es esencial ya que desde el primer momento se debe considerar la importancia de servir bien al ciudadano.

Brindar con la debida antelación la información sobre lugares donde se prestará el servicio. Para este efecto procurar la divulgación a través de medios masivos de comunicación. Invitar a la ciudadanía a que acudan a los lugares donde van a realizar sus trámites con tiempo suficiente.

Informar con la debida antelación la Programa Servimos al Ciudadano a fin de poder preparar el soporte a través de la línea 195, portal y puntos de servicio.

Asignar informadores para depuración de filas, orientación y revisión de documentación con el ánimo de disminuir los tiempos de atención en los momentos de verdad del servicio, es decir, que el ciudadano y ciudadana se acerquen al punto de servicio con toda la documentación y el cumplimiento de requisitos exigidos.

Cada evento debe ser evaluado una vez pase el pico y debe ser propósito de la entidad establecer acciones que mejoren la prestación del servicio en la próxima oportunidad.

Tener en cuenta para la programación de vencimientos, las actividades de las otras entidades del Distrito.

Con el fin de establecer un cronograma distrital de picos de atención, le solicito atentamente remitir la información de su entidad antes del 10 de septiembre al Programa Servimos al Ciudadano. Esta información debe cubrir lo que resta del presente año y todo el 2003 y especificar:

1. Causa del pico.

2. Fecha inicio y terminación

3. Población tradicionalmente atendida durante el pico.

En caso de que se requiera alguna asesoría al respecto, le agradeceré comunicarse con la doctora María Elvira Pérez, Coordinadora del Programa Servimos al Ciudadano al teléfono 381 3000 extensión 1600.

Contando con su segura y oportuna colaboración.

Cordial saludo, LILIANA CABALLERO DURAN