Circular 028 de 2002

CIRCULAR 028 DE 2002 | PARA: | SUBSECRETARIOS, GERENTES, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES, JEFES DE DIVISION Y JEFES DE GRUPO DE LA SECRETARÍA GENERAL ---|--- DE: | SUBSECRETARIO GENERAL (E) ASUNTO: | ADOPCION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL [Ver Circular Secretaría General 27 de 2002](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4778#1)

Teniendo en cuenta que las Tablas de Retención Documental se constituyen en una herramienta eficaz para la mejor organización del archivo que reposa en las diferentes dependencias de la Secretaría General, me permito informarles que estas fueron adoptadas por el Comité de Archivo de la entidad, mediante el Acuerdo 01 de abril 25 de 2002.

Adjunto a la presente, fotocopia del citado acuerdo, así como del manual que forma parte integrante del mismo, los cuales se constituyen en material importante de consulta para su implementación en la Secretaría General.

CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ ACUERDO 01 DE 2002

Por el cual se adoptan las Tablas de Retención Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D. C.

En ejercicio de sus facultades legales, especialmente las señaladas en la Resolución 073 de 1999 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en concordancia con el Acuerdo 7 de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y, **

CONSIDERANDO:

** Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia estipula que: _"Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley..."._

Que la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, creó el Archivo General de la Nación, señalándole dentro de sus funciones la de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, como programa especial para todas las instituciones archivísticas y colecciones documentales públicas y privadas del orden nacional, departamental, municipal y distrital.

Que mediante el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, proferido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, se adopta y expide el Reglamento General de Archivos, señalando los principios que regulan la función archivística, su categorización y campo de aplicación, e indicando en su artículo 23 que le compete a los Comités de Archivo de las entidades aprobar y adoptar las Tablas de Retención Documental.

Que la Ley 594 del 14 de julio de 2000, "por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos" aplicable a todos los niveles de la administración pública, establece en su artículo 11º la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos _._

Que el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, dispone que: _"La documentación de la administración publica es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de los recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación."_

Que el artículo 15 de la citada Ley dispone que: _"... Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades."_

Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, señala que: _"... Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos."_

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, consagra que:_"Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental."_

Que la Ley 200 del 28 de julio de 1995, en los numerales 5 y 24 del artículo 40 sobre los deberes de los servidores públicos determina que les corresponde: _"...Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos"_ y _"...Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización"._

Que mediante Resolución 073 del 28 de enero de 1999, se modificó la estructura interna del Comité de Archivo de la Secretaría General, señalándole dentro de sus funciones en el artículo 5º, numerales 1 y 5 lo siguiente: _"Definir las políticas y los programas de trabajo sobre producción, trámite, ordenación, clasificación, retención y sistematización de documentos y archivos."_ y _"Estudiar, aprobar y actualizar las tablas de retención documental realizando estudios selectivos del valor de los documentos y su selección."_ Además acorde con lo dispuesto en el Acuerdo 7 de 1999, le corresponde al Comité adoptar las Tablas de Retención Documental. __

Que mediante Circular Externa 001-2001 del Ministerio de Cultura ¿ Archivo General de la Nación, se estipula la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental y en la _"ETAPA 2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN"_ establece _"... las entidades públicas elaborarán y presentarán sus respectivas Tablas de Retención Documental ante la instancia archivística que oportunamente se informará y de acuerdo con el siguiente calendario..."_ y en el numeral D indica:_" Distritos Especiales, Turísticos, Culturales e Históricos fecha límite noviembre de 2002."_

Que mediante Acta No. 18 del 19 de marzo de 2002 del Comité de Archivo de la Secretaría General, se aprueban las Tablas de Retención Documental presentadas por el Centro de Documentación e Información para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.

Que con base en las anteriores consideraciones se hace necesario dar cumplimiento a las normas citadas.

Que en mérito de lo expuesto, **

ACUERDA:

Artículo primero.

** Adoptar las Tablas de Retención Documental y el Manual de las siguientes áreas las cuales hacen parte integral del presente Acuerdo, como norma reguladora del quehacer archivístico en la entidad:

CÓDIGO | DEPENDENCIA ---|--- 0 | DESPACHO DEL ALCALDE MAYOR 0.1 | SECRETARÍA PRIVADA 1 | SECRETARÍA GENERAL 1.1 | UNIDAD COORDINADORA DE PREVENCIÓN INTEGRAL ¿ UCPI. 1.2 | UNIDAD COORDINADORA DEL PROGRAMA DE CENTROS DE ATENCIÓN DISTRITAL ESPECIALIZADOS ¿ CADE 1.3 | OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO 1.4 | OFICINA DE DIVULGACIÓN Y PRENSA 1.5 | OFICINA DE PROTOCOLO 1.6 | OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS 1.7 | OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO 1.8 | OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 1.9 | OFICINA ASESORA DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS 1.10 | SUBSECRETARÍA GENERAL 1.10.1 | DIVISIÓN IMPRENTA DISTRITAL 1.10.2 | DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1.10.2.1 | Grupo de Nómina, Registro y Control 1.10.2.2 | Grupo de Carrera Administrativa 1.10.2.3 | Grupo de Bienestar Social y Capacitación 1.10.3 | DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1.10.3.1 | Grupo de Presupuesto y Contabilidad 1.10.3.2 | Grupo de Servicios Generales 1.10.3.3 | Grupo de Almacén e Inventarios 1.10.4 | GRUPO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN 1.10.5 | GRUPO DE DECRETOS Y RESOLUCIONES 1.11 | SUBSECRETARÍA DE ASUNTOS LEGALES 1.11.1 | OFICINA DE ESTUDIOS Y CONCEPTOS 1.11.2 | OFICINA DE ASUNTOS JUDICIALES 1.11.3 | OFICINA DE PERSONAS JURÍDICAS 1.11.4 | OFICINA DE CONTRATACIÓN 1.12 | SUBSECRETARÍA DE CONTROL DE VIVIENDA 1.12.1 | DIRECCIÓN JURÍDICA 1.12.1.1 | OFICINA DE RADICACIÓN, REGISTRO, MATRÍCULA Y ASUNTOS SECRETARIALES 1.12.2 | DIRECCIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA 1.12.3 | DIRECCIÓN TÉCNICA 1.12.4 | DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN GENERAL 1.12.5 | DIRECCIÓN DE PROCESOS CONCORDATARIOS Y DE LIQUIDACIÓN OBLIGATORIA **

Artículo segundo.

Las políticas y procedimientos establecidos en las Tablas de Retención Documental y el Manual son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las áreas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo tercero.

** Será responsabilidad de cada una de las áreas, en coordinación con el Centro de Documentación e Información y el Comité de Archivo de la Secretaría General, la permanente actualización de las Tablas de Retención Documental.

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Artículo cuarto.

** El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Dado en Bogotá, D. C., a los COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE CARLOS HUMBERTO MORENO BERMUDEZ Presidente del Comité MARIA CAMILA CÓTAMO JAIMES Secretaria del Comité MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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_ El propósito de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., es desarrollar con eficiencia y eficacia un Programa de Gestión Documental - PDG.

1. CONSIDERACIONES GENERALES

** Los documentos nacen, se desarrollan y mueren; es lo que se conoce como _"Ciclo de Vida"._ El nacimiento es uno de los momentos más importantes y que marcará su futuro desarrollo, y a diferencia de las personas, como se trata de instrumentos, es necesario aplicar una suerte de ingeniería genética para que salgan tal cual los queremos y los necesitamos. Estas técnicas conocidas como _"diseño normalizado de documentos"_ resulta fundamental para reducir el volumen del papeleo.

La finalidad de la documentación es estar al servicio de la adecuada toma de decisiones, cuya rapidez y calidad depende de la cantidad y de la calidad o precisión de la información disponible en cada caso; es decir, de la forma en que la documentación haya sido organizada y de las posibilidades de acceso a ella cuantas veces resulte necesario.

Los documentos creados y tramitados en razón de las actividades propias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se deben conservar como constancia de tales actividades y servir de consulta e información para la toma de decisiones. De la correcta clasificación y ordenación de los documentos en cada dependencia, dependerá la utilización de los mismos, se evitarán repeticiones innecesarias de experiencias y se facilitará la toma de decisiones y la enajenación de procesos administrativos.

De modo que, por documento se entiende, en sentido general, cualquier soporte que contiene información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. El Archivo General de la Nación define como el documento de archivo _"... registro de información producida o recibida por una persona o entidad en función de sus actividades, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación_."

Los documentos de archivo tienen su origen en las dependencias que los producen como resultado de una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren, como resultado de su trámite, una serie de valores que hacen al documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad.

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2. MARCO NORMATIVO

** * Constitución Política de Colombia, Artículos 23, 74 y subsiguientes.

* Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, "Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones".

* Ley 200 del 28 de Julio 1995, "Por la cual se adopta el Código Disciplinario Único".

* Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos".

* Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, "Por el se adopta y expide el Reglamento General de Archivos".

* Resolución 073 de la Secretaría General del 28 de enero de 1999, "Por la cual estructura el Comité de Archivo".

* Circular Externa 001-2001 del Ministerio de Cultura ¿ Archivo General de la Nación, "Por la cual se estipula la Elaboración y Adopción de las Tablas de Retención Documental".

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2. COMITÉ DE ARCHIVO

** Creado con la Resolución 332 del 20 de junio de 1996, modificada a su vez por la Resolución 073 del 28 de enero de 1999, el Comité de Archivo es el órgano asesor interno de la Secretaría General, cuyo objetivo es el de coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos y administración de archivos de la institución, fijando políticas para su manejo.

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3. OBJETIVO GENERAL.

** Dotar a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. del instrumento técnico apropiado para la clasificación, ordenación, organización, y conservación de la documentación producida por las diferentes dependencias de la entidad.

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4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

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1. Disponer de la documentación organizada, en forma que la información institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

2. Contribuir a la racionalización de la producción documental., así como a su adecuado manejo.

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6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

_ Con la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) se pretende agilizar los procedimientos de producción, trámite y consulta de documentos, permitir a la administración logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases ciertas y de manera oportuna en el servicio al ciudadano. _** --- Las Tablas de Retención Documental, son un _"listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tipo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos"._

Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son _"el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas"_.

La Secretaría General se beneficia con la elaboración de las Tablas de Retención Documental, ya que éstas:

* Facilitan el manejo de la información.

* Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

* Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la información.

* Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados en ella.

* Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

* Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

* Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Del mismo modo, para el apropiado trabajo en el archivo las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

* Permite el manejo integral de los documentos.

* Facilita la organización a partir del concepto de Archivo Total.

* Controla la producción y trámite documentales.

* Identifica y reflejan las funciones institucionales.

* Integra todos los procesos archivísticos para el manejo más racional de los documentos.

** 6.1. COMPOSICIÓN DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD).

** El Formato de las Tablas de Retención Documental ( Anexo Nº.01), está compuesto por los siguientes campos:

** * Entidad Productora

. Nombre de la Secretaría General.

* Oficina Productora

. Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

* Código

. Este campo está constituido por:

* Código de Oficina

. Establecido, para cada dependencia de la Secretaría General, en la Circular Interna Nº 011 del 20 de marzo de 2001.

* Código de Serie y Subserie

. Indica el número de serie y subserie, de acuerdo con la descripción establecida en el Cuadro de Clasificación de la Secretaría General.

* Series, Subseries y Tipos Documentales

. Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie y tipo documental, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental de la Secretaría General.

* Retención en Años

. Este campo está constituido, por: _

* Archivo de Gestión

_. Advierte el tiempo de permanencia de los expedientes en su fase administrativa. _

* Archivo Central

_. Anuncia el plazo en términos de tiempo y permanencia de los expedientes una vez cumplidos los valores primarios y secundarios de la información.

* Original / Copia

. Indica la tradición documental.

* Disposición Final

. Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie, subserie y tipo documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos; este campo está constituido por:

* S:

_Selección_. Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.

* M:

_Microfilmación_. Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis documental deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo que se van a conservar, preservar y asegurar.

* E:

_Eliminación_. Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor primario y secundario, debido a que no poseen valor histórico.

* CT:

_Conservación Total_. Establece qué expedientes se conservarán permanentemente y se convertirán en patrimonio documental de la entidad para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica.

* Procedimientos

. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad de selección, muestreo, microfilmación, eliminación y o conservación.

* Valoración

. En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de los expedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de Gestión, Archivo Central y en el Archivo Histórico.

* Marco Legal . Este campo enuncia las normas que son de competencia directa de los expedientes en cada una de las dependencias; es la base para argumentar las disposiciones finales.

* Muestreo.

Operación por la cual se conservan ciertos expedientes de carácter representativo o especial durante la selección, con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente.

7. CLASES DE DOCUMENTOS

7.1 Documentos Facilitativos

: Aquellos que son comunes a toda la administración, debido a que son producto del ejercicio de las mismas funciones; ejemplo, notas contables, recibos de caja, calificación de objetivos, etc.

7.2 Documentos Sustantivos

: Los que se producen en relación con las funciones misionales de cada entidad; por ejemplo, el Reconocimiento de Personería Jurídica a entidades sin Ánimo de Lucro ó la Enajenación de Inmuebles Destinados a Vivienda, entre otros.

8. TIPOS DE ARCHIVOS

** En la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. se encuentra establecido la existencia de los siguientes tipos de archivos:

8.1 Archivo de Gestión o Administrativo, es el que se encuentra ubicado en cada una de las diferentes oficinas de la entidad (Edificio Liévano, Imprenta Distrital y Calle 53), constituido por el acervo documental que producen y reciben en desarrollo de las actividades que le son propias; al tiempo que son de consulta permanente mientras cumplen la función que les dio origen.

Para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., este archivo comprende los dos últimos años de gestión.

** 8.2 Archivo Central o Intermedio,

ubicado en la Calle 11 Sur N°.1 ¿ 60 Este y compuesto por los documentos que se transfieren desde los Archivos de Gestión, de las dependencias de la Secretaría General, su consulta es esporádica y su eliminación está supeditada a las Tablas de Retención Documental.

8.3 Archivo Histórico o Permanente,

compuesto por los documentos que se transfieren desde el archivo central, y que por decisión del Comité de Archivo deben conservarse permanentemente, dado el valor que poseen para la investigación, la ciencia o la cultura. De modo que, existirá un Archivo Histórico o permanente de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., ubicado en la carrera 6 con Calle 5.

9. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

_ Los documentos que se tramitan en las dependencias de la Secretaría General se organizan en expedientes y son conjuntos ordenados de documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a resolver un asunto determinado_**. ---