Circular 003 de 2003

CIRCULAR 003 DE 2003. (Febrero 11) | PARA: | TODAS LAS DEPENDENCIAS ---|--- DE: | SUBSECRETARIA GENERAL (E) ASUNTO: | PRESENTACIÓN DE CUENTAS Y REPROGRAMACIÓN PAC Vigencia: | 2003 Con el fin de optimizar los procesos que se requieren en el trámite de las órdenes de pago y garantizar una eficiente ejecución de los recursos disponibles programados en el P.A.C y ubicados por la Tesorería Distrital en cada uno de los meses se hace necesario cumplir con los siguientes aspectos:

PRESENTACIÓN DE CUENTAS

Para ordenar el pago oportuno las cuentas que se originen por la adquisición de bienes y prestación de servicios durante el mes, se deberán remitir a la División Administrativa y Financiera a más tardar en las siguientes fechas:

MES | FECHA LIMITE ---|--- ENERO | 22 FEBRERO | 20 MARZO | 20 ABRIL | 22 MAYO | 21 ½ JUNIO | 18 JULIO | 23 AGOSTO | 21 SEPTIEMBRE | 22 OCTUBRE | 23 NOVIEMBRE | 20 DICIEMBRE | TRATAMIENTO ESPECIAL Las cuentas que requieran de ingreso al almacén serán recibidas por esta área dos días antes de la fecha límite detalladas anteriormente.

REPROGRAMACIÓN DEL PAC

Para el manejo del Programa Anual de Caja. PAC las oficinas responsables de la elaboración, deberán tener en cuenta tanto para la vigencia como para las reservas presupuestales, lo siguiente:

* Analizar la ejecución de sus rubros durante el mes anterior, verificando que cuentas quedaron giradas y los valores que se fueron a Columna 13 o PAC sin ejecutar para el caso de las Reservas se debe revisar contrato por contrato.

* Los gerentes de proyectos de inversión deberán reportar la información a la Oficina Asesora de Planeación antes del último día hábil de cada mes para que a su vez esta Oficina consolide la información y remita a la División Administrativa dentro de los dos (2) primeros días hábiles del mes siguiente.

* Reportar a la División Administrativa y Financiera las reprogramaciones dentro de los dos (2) primeros días hábiles de cada mes, tanto para los rubros de la vigencia, como para cada uno de los contratos de las reservas.

* Para liberar recursos que por no ejecutarse han sido trasladados por la Tesorería Distrital al PAC no ejecutado de la VIGENCIA, las dependencias deberán elaborar la solicitud dirigida a la Tesorería Distrital indicando qué recursos necesita sean liberados, además adicionar a la solicitud de reprogramación, una justificación debidamente soportada con el plan de pagos o flujo financiero. El flujo financiero deberá reflejar las formas y compromisos de pago convenidos en los respectivos contratos. Esta documentación será recepcionada en la División Administrativa y Financiera para el trámite ante el ordenador del gasto.

Debe entenderse que la solicitud como tal no es aprobación y que la Tesorería Distrital tendrá en cuenta los recursos disponibles y la prioridad de pagos.

* Para liberar recursos que por no ejecutarse han sido trasladados por la Tesorería Distrital al PAC no ejecutados de las RESERVAS, las dependencias deberán elaborar un memorando de solicitud dirigido al ordenador del gasto, indicando qué recursos necesita sean liberados y el mes o meses que necesita se ubiquen. Una vez el ordenador del gasto dé su visto bueno, la División Administrativa consolidará la información de todas las dependencias y hará un solo trámite ante la Tesorería Distrital.

No sobra recordar que la mala ejecución del PAC de la entidad dará como resultado un indicador negativo ante la Tesorería Distrital y podrá ocasionar la reasignación de los recursos a otras instituciones del Distrito.

Cordialmente, ANGELA PIEDAD ARENAS PORRAS