Resolución 019 de 2006

**RESOLUCIÓN 019 DE 2006 (Enero 13) "Por la cual se aprueba el Manual de Mantenimiento de los Equipos, las Máquinas y la Planta Física y se conforma el Comité Técnico de Mantenimiento de Equipos, Máquinas y Planta Física de la Secretaría de Gobierno" EL SECRETARIO DE GOBIERNO DEL DISTRITO CAPITAL, en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo segundo del Decreto 367 del 30 de abril de 2001, el Decreto 854 de 2001, el Decreto-Ley 1421 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 209 de la Constitución Nacional de Colombia y el Artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, establecen que la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, responsabilidad y transparencia, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que el inciso del Artículo 209 de la Constitución Nacional establece "que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que el Artículo 269 de la Constitución Política de Colombia establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente de cada entidad pública, de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la ley.

Que en la Ley 87 de 1993, relativa a la implementación del Sistema de Control Interno en las entidades públicos (sic) prevé en su artículo 4º que las entidades deberán implementar los aspectos necesarios que orienten la aplicación del Control Interno.

Que el Decreto 1537 del 26 de julio de 2001, reglamentario de la Ley 87 de 1993, prevé como instrumento para garantizar el cumplimiento de Control Interno en las organizaciones públicas, la elaboración, adopción y aplicación de manuales de procedimientos.

Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros de calidad facilita y agiliza la gestión de la Entidad.

Que esta estandarización propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores públicos, generando credibilidad en la Administración Pública frente al ciudadano.

Que la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del Orden Nacional, señala en su Artículo 15: Las entidades autónomas, territoriales y las sujetas a regímenes especiales definirán un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, que constituyen el Sistema de Desarrollo Administrativo.

Que el Decreto 1421 de 1993, Estatuto orgánico de Bogotá, en su Artículo 114 dispone que el control interno se ejercerá en todas la entidades del Distrito, mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación del desempeño y de la gestión que se cumple, y que con tal fin se adoptarán manuales de funciones y procedimientos.

Que el Artículo ibídem en concordancia con el literal b del Articulo 3 de la Ley 87 de 1993, señala que el establecimiento, desarrollo, mantenimiento y perfeccionamiento del sistema de control interno será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad y que el sistema deberá ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.

Que el artículo 4 de la Ley 87 de 1993 establece que las entidades públicas deberá implantar los aspectos necesarios que orienten la aplicación del control interno.

Que la Ley 734 de 2002 establece en el Artículo 34, numeral 21, que son deberes de todo servidor público: "Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados".

Que de conformidad con el Artículo 24 del Decreto 367 del 2001, se faculta al Secretario de Gobierno para conformar grupos internos de trabajo de acuerdo con la estructura organizacional, las necesidades del servicio, los programas y proyectos de la Entidad, con el fin de desarrollar con eficiencia las acciones y cumplir con la misión.

Que las actuaciones administrativas se deben de desarrollar con base en los postulados del Artículo 2 de la Constitución Nacional "Fines del Estado".

Que la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública (NTCG 1000:2004), en la que se establecen los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad en la gestión pública, señala en su numeral 4.2.1, que la documentación de tal sistema debe incluir: Literal b) Los procedimientos documentados requeridos por la Norma NTCGP 1000:2004, y literal d) Los documentos requeridos por la Entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Que con fundamento en todo lo anterior se hace necesario desarrollar y adoptar un documento que contenga directrices y procedimientos para el mantenimiento de los equipos y máquinas de la Entidad, particularmente de los equipos y máquinas del Cuerpo Oficial de Bomberos y la Cárcel Distrital de Varones y Anexo de Mujeres; y así mismo establecer una metodología sistemática y homogénea para desarrollar, ejecutar, actualizar y mejorar políticas, procesos y procedimientos para el mantenimiento de los mencionados equipos. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

Adoptar como "Manual de Mantenimiento de los Equipos, Máquinas y Planta Física de la Secretaría de Gobierno" el documento anexo, el cual hace parte integral de la presente Resolución.

Artículo segundo.

El Manual de Mantenimiento de los Equipos, Máquinas y Planta Física de la Secretaría de Gobierno, adoptado en el Artículo Primero de esta Resolución comenzará a regir seis (6) meses después de haberse conformado el Comité Técnico de Mantenimiento de la Secretaría de Gobierno.

Artículo tercero.

Crear un Comité Técnico de Mantenimiento, encargado de desarrollar, estudiar, establecer e implementar políticas y procedimientos necesarios para garantizar en todas las dependencias de la entidad la actuación homogénea, eficiente, efectiva y eficaz en materia de mantenimiento de equipos, máquinas y planta física.

Parágrafo. Será responsabilidad de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información de la Secretaría de Gobierno o la que haga sus veces, elaborar y entregar al Comité Técnico de Mantenimiento el insumo básico en materia de políticas, procesos y procedimientos relacionados con el manual de mantenimiento de los equipos de la Secretaría de Gobierno.

Artículo cuarto.

Conformación del Comité Técnico de Mantenimiento de la Secretaría de Gobierno. El Comité que se crea mediante el Artículo Tercero, estará integrado por los siguientes funcionarios de la Secretaría de Gobierno. 1. El Director (a) de Planeación y Sistemas de Información o su delegado. 2. El Director (a) Administrativo (a) o su delegado. 3. El Comandante del Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá o su delegado. 4. El Director (a) de la Cárcel Distrital de Varones y Anexo de Mujeres o su delegado. 5. El Profesional responsable del área de mantenimiento en la Dirección Administrativa.

Parágrafo 1. _** El Profesional responsable del área de mantenimiento de la Dirección Administrativa ejercerá la secretaría técnica del Comité Técnico de Mantenimiento, para lo cual deberá preparar y coordinar las reuniones, así como levantar las actas correspondientes.

Parágrafo 2. El Comité Técnico de Mantenimiento podrá invitar a las reuniones que adelante, a cualquier funcionario o persona que considere necesario, para que participe en ellas con voz pero sin voto.

Artículo quinto.

Los miembros que conforman el Comité Técnico de Mantenimiento tendrán las siguientes funciones: 1º. Asesorar al Secretario de Gobierno en la determinación de políticas y procedimientos que permitan garantizar en todas las dependencias de la entidad la actuación homogénea, eficiente, efectiva y eficaz en materia de mantenimiento de los equipos, las máquinas y la planta física de la Secretaría de Gobierno. 2º. Garantizar la implementación, divulgación, aplicación y seguimiento del proceso y de los procedimientos de mantenimiento señalados en el manual de mantenimiento de los equipos y máquinas de la Secretaría de Gobierno. 3º. Garantizar la implementación, mejora y actualización del Manual de Mantenimiento. 4º. Asesorar al Secretario de Gobierno para reorganizar el recurso de mantenimiento de la entidad de acuerdo con las directrices consignadas en el Manual de Mantenimiento implementado. 5º. Proponer medidas que permitan una adecuada optimización de los recursos. 6º. Desarrollar mecanismos para el control de los procesos de mantenimiento de los equipos, máquinas y planta física de la Secretaría de Gobierno. 7º. Presentar informes de su gestión ante el Despacho del Secretario de Gobierno.

Artículo sexto.

Documentación del proceso de mantenimiento. Dentro de las actas que aprueben las actualizaciones y mejoras del Manual de Mantenimiento de la Secretaría de Gobierno, se dejará constancia expresa de que los procedimientos de mantenimiento cumplen con las normas legales y técnicas colombianas y/o con las normas técnicas internacionales a las cuales se acoja la Secretaría de Gobierno.

Artículo séptimo.

El Comité Técnico de Mantenimiento se reunirá de manera ordinaria por lo menos una vez dentro del respectivo semestre, por convocatoria del Director (a) Administrativo (a), pero de manera extraordinaria cuando alguno de los miembros que lo conforman se lo solicite al Director (a) Administrativo (a), quien hará la respectiva convocatoria.

Artículo octavo.

Votación. Las decisiones del Comité Técnico de mantenimiento deberán ser aprobadas por la mitad más uno de los integrantes del mismo.

Artículo séptimo.

Esta Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. **PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, a los trece (13) días del mes de Enero de 2006 JUAN MANUEL OSPINA RESTREPO Secretario de Gobierno