Resolución 066 de 2006

RESOLUCIÓN 066 DE 2006 (Febrero 22) Por medio de la cual se establecen pautas y mecanismos para la ejecución de programas de mejoramiento y formalización de procesos EL REPRESENTANTE LEGAL DEL FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS DE BOGOTÁ - FOPAE _En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 2, 72 y 78 de la Ley 489 de_ 1998, _y_

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 652 de 1990, en su artículo 18, literal b, permite al Representante Legal del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias - FOPAE, planear, organiza y dirigir las diversas actividades administrativas y financieras del Fondo y coordinar las actividades de sus dependencias, lo cual lo faculta para fijar pautas que permitan realizar programas de mejoramiento y formalización de procesos, en armonía con el direccionamiento estratégico de la Organización, al igual con las políticas y planes gubernamentales de modernización, simplificación y racionalización de la gestión pública.

Que en virtud del artículo 6° de la Ley 872 de 2003, _"Por la cual se crea elSistema de Gestión de la Calidad \- SGC en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en _otras _entidades prestadoras de servicios",_ en materia de Normalización de Calidad en la Gestión, adoptó a través del Decreto 4110/04, la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad.

Que esta norma técnica tiene como propósito mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los clientes de los entes públicos.

Que la orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí.

RESUELVE:

Artículo 1.

La conducción y planeamiento **del FOPAE debe establecerse en el marco de los propósitos fundamentales, que se definirán anualmente para cumplir la misión, visión y objetivos establecidos en el Plan Estratégico de la Entidad.

Artículo 2.

Desarrollo e integración de procesos**. Para la integración de flujos de información de los procesos y sistemas organizacionales, se hará provisión oportuna y confiable de la información por cada una de las unidades misionales y administrativas de la Organización, respecto al mapa de procesos definido. Con lo cual se pretenderá el establecimiento de una cultura corporativa de gestión basada en procesos y mejoramiento continuo de los mismos.

Artículo 3.

Formalización de procesos. Los programas de mejoramiento y formalización de procesos del FOPAE se diseñarán y ejecutarán conforme a las siguientes orientaciones: a. El _Grupo de Planeación_ coordinará la preparación, ejecución, evaluación y control de los programas de mejoramiento y formalización de procesos y brindará a las dependencias la asesoría y asistencia técnica requerida. b. Los Responsables de área, dentro del marco de sus obligaciones, serán encargados directos de la definición y mejoramiento continuo de los procesos de su competencia. Para el logro de este propósito podrán requerir asesoría y asistencia técnica del Grupo de Planeación, de acuerdo a los instrumentos metodológicos diseñados para tal fin. c. La instancia de Control Interno de la Institución, participará en los programas de mejoramiento y formalización de procesos para garantizar que estos incorporen los elementos básicos de control que sean necesarios, de acuerdo con las políticas que al respecto se fijen y tendientes a fortalecer el Sistema de Control Interno de la Entidad y su complementariedad con el SGC. d. Los procesos en el FOPAE se formalizarán mediante la firma de una ficha suscrita por el Responsable de área respectivo (procesos de las áreas misionales y de apoyo) y el Responsable del Grupo de Planeación, como facilitador técnico y metodológico del proceso. La ficha de formalización de cada proceso contendrá la siguiente información:** | | 1. NOMBRE DEL PROCESO | Código: ---|---|--- 1.1. Código | Pág. __ De__
2. DEPENDENCIA COORDINADORA |
3. RESPONSABLE DEL PROCESO |
4. FECHA DE FORMALIZACIÓN |
5. FECHA DE FORMALIZACIÓN |
6. ELABORADO POR: | 7. Formalizado por:
Encargado | Nombres y Apellidos | Firmas Responsables de área | | Responsable Grupo de Planeación | | **

Con la firma de la ficha se entenderán formalizados los siguientes documentos:

1

. Descriptor del proceso que contiene: diagrama de flujo, objetivo, insumos, proveedores, productos, clientes, requisitos (base legal, normas técnicas, estándares), puntos de control y medición de cada proceso.

2

. Formas o formatos asociados a cada proceso.

3

. Control de Registros del proceso.

4.

Glosario de términos asociados a cada proceso (cuando amerite) _

Parágrafo.

_ El Grupo de Planeación, determinará las reglas metodológicas que se aplicarán en la elaboración, modificación y actualización de los manuales de procesos del FOPAE, los cuales harán parte integral del Manual de Calidad

Artículo 4.

. De los Formatos del FOPAE. Los formatos que se utilicen en el FOPAE para el registro de información que soportan los procesos de la Entidad, seguirán el esquema de diseño definido por el Grupo de Planeación y el cual deberá estar enmarcado dentro del ámbito metodológico que esta dependencia defina para su gestión.

Artículo 5.

Oficialización de los Formatos. Para que un formato sea oficial al interior del FOPAE deberá ceñirse al esquema de diseño establecido y a un código de identificación del mismo, asignado por el Grupo de Planeación, que permita distinguir a que dependencia pertenece, su consecutivo y fecha de creación o revisión. Lo anterior con el propósito de conformar el esquema maestro de documentos y de esta manera mantener el control efectivo de los registros de la Entidad.

Artículo 6.

Codificación.

La estructura de codificación de la documentación será fijada por el Grupo de Planeación, de acuerdo a la tipología de documentación definida.

Artículo 7.

Prohibición

**. Ninguna persona del FOPAE, distinta a la facultada(s) para tal fin, podrá modificar o ajustar los procedimientos o formatos señalados en los manuales.

Las actualizaciones o mejoras que sea conveniente incluir a los manuales del FOPAE, se tramitarán a través del Grupo de Planeación, siguiendo el procedimiento que se diseñará para este efecto.

**

Artículo 8.

De las siglas del FOPAE.

** Para efectos de la identificación abreviada de las dependencias del FOPAE, se tomarán como referencia las definidas por el Grupo de Planeación.

Las siglas en el FOPAE se emplearan como elemento de identificación en los siguientes casos:

* Identificación abreviada de las dependencias de acuerdo a la estructura funcional * En las comunicaciones escritas que se generen en el FOPAE (memorandos, oficios, circulares, etc.)

* En la codificación de procesos y formatos que se utilicen para el desarrollo de la misión de la Entidad.

* Sistemas de información actuales o que se generen.

* En los elementos de señalización que se establezcan para facilitar la ubicación física de las dependencias del FOPAE, y * En los que se considere necesario la identificación abreviada de las dependencias que conforman el FOPAE.

**

Artículo 9.

Diseñar, rediseñar _y_ mejorar continuamente los procesos misionales _y_ administrativos de la Entidad.

Artículo 10.

Vigencia.

La presente Resolución rige a partir de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Dado en Bogotá a los 22 de febrero de 2006 FERNANDO RAMÍREZ CORTÉS Representante Legal FOPAE **