Resolución 022 de 2007

RESOLUCIÓN 022 DE 2007 (Noviembre 23) [Derogada por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 16 de 2008](http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33732#3) Por la cual se modifican documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Orientación Institucional de la Contraloría de Bogotá, D.C. EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D. C. En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001; y

CONSIDERANDO:

De conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 _"Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones",_ se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos. La Contraloría de Bogotá, mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 12 de junio de 2006 adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, de que trata el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005. El artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D.C., _"Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones",_ fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D.C. y faculta al Contralor de Bogotá, D.C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos. El numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, _"Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias"._ La racionalización de los trámites, métodos y procedimientos constituye herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad. Mediante Resolución Reglamentaria No. 017 del 2 de agosto de 2006, se modificaron los procedimientos y la caracterización del Proceso de Orientación Institucional. El objetivo del Sistema de Gestión de Calidad es implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas. En desarrollo del concepto de mejora contemplado en la Normas NTC - ISO 9001: 2000 y NTCGP 1000:2004, los documentos y procedimientos adoptados en la citada resolución deben ser modificados parcial o totalmente. En mérito de lo expuesto, este Despacho; [Ver la Resolución de la Contraloría Distrital 17 de 2008](http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33733#0) **

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. **Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Orientación Institucional: 1. Caracterización del proceso de Orientación Institucional: descripción del proceso y matriz de responsabilidad y comunicación. Versión 5.0 - Código 10 2. [Derogado por el art. 5, Resolución 028 de 2009](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=38928#5). Procedimiento para la formulación del plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C. Versión 3.0 - Código 1001. Se unificó a este procedimiento, el de revisión por la dirección. 3. [Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 21 de 2008](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=35321#3). Procedimiento para auditoria interna del sistema de gestión de la calidad. Versión 5.0 - Código 1002, el cual cambio de nombre por "Procedimiento para evaluaciones independientes realizadas por la Oficina de Control Interno". 4. [Derogado por el art. 5, Resolución 028 de 2009](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=38928#5). Procedimiento para la formulación y modificación del plan estratégico: Versión 5.0 - Código 1003. 5. [Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 21 de 2008](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=35321#3). Procedimiento para la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora continua. Versión 5.0 - Código 1005. 6. [Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 20 de 2008](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36579#3). Procedimiento para registro y control de procesos judiciales y para el cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones en la Contraloría de Bogotá D.C. Versión 2.

Artículo 2°.

Suprimir la versión 4.0 - Código 1004, del procedimiento para efectuar revisión por la dirección.

Artículo 3°.

Es responsabilidad de los Directores, de los Jefes de Oficinas, Jefes de Oficinas Asesoras y de los Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación de los documentos y procedimientos adoptados. ARTÍCULO 4°. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución [017](http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=21077#0) del 2 de Agosto de 2006. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, D. C. a los 23 días del mes de noviembre de 2007 PATRICIA RIVERA RODRÍGUEZ Contralor de Bogotá D.C. (A.F) CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL: DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y MATRIZ DE RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIÓN. 1. OBJETIVO(S): Establecer y difundir la política y objetivos de la Organización que permitan satisfacer tanto las necesidades de nuestros clientes como los requisitos legales y reglamentarios, así como evaluar el desempeño de la Contraloría de Bogotá D.C., para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y el Mejoramiento Continuo. 2. ALCANCE: El proceso de Orientación Institucional inicia con la formulación de la orientación estratégica, efectuando la definición y difusión de la política, luego realiza la planificación del sistema de gestión de calidad, identificando el mapa de procesos y sus interacciones, así como el establecimiento de los niveles de autoridad, funciones, responsabilidades y los métodos de comunicación correspondientes, para asegurar la eficacia de los procesos del sistema, posteriormente incluye la revisión y análisis del sistema por parte de la alta dirección, a través, de la implementación de un sistema de seguimiento y medición de los procesos con la aplicación de auditorias internas de calidad. Termina con la revisión por la dirección, donde se establece el estado del sistema de gestión de calidad permitiendo la definición e implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora que aseguren la eficacia del sistema. 3. APLICACIÓN: En el desarrollo del proceso Orientación Institucional intervienen todas las dependencias de la Entidad. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACTIVIDADES Y SISTEMA DE MEDICIÓN DE LA GESTIÓN DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C. 1. OBJETIVO Identificar las actividades que cada proceso deberá asumir para contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de tal forma que permitan medir la gestión de la Contraloría de Bogotá. 2. ALCANCE Este procedimiento contempla cuatro etapas: *Formulación de Actividades e Indicadores: Inicia con la comunicación de los lineamientos de la Alta Dirección, y termina con la aplicación del procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. *Modificación de Actividades e Indicadores: Inicia con la solicitud de modificación de actividades e indicadores por parte de las dependencias a los responsables de proceso y termina con la aplicación del procedimiento para el control de documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. *Reporte de Resultados y elaboración de informes de gestión: Inicia con el reporte de información (variables) por parte de todas las dependencias de la entidad así como el análisis de los diferentes indicadores en la herramienta sistematizada diseñada para tal fin y termina con la incorporación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora en los anexos respectivos para cada proceso. *Revisión por la Dirección: Inicia con el establecimiento y difusión de los lineamientos para efectuar la revisión por la Dirección y termina con la elaboración del informe de Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. BASE LEGAL Constitución Política de 1991, artículo 339, 209 y 269. Ley 42 de 1993, artículo 12 "Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y los Organismos que lo ejercen". Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 190 de Junio 6 de 1995, artículo 48 "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa", y se norma que todas las entidades públicas deberán establecer, a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos. Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, artículos 37 y 42 "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". Resolución Reglamentaria, "Por la cual se reglamenta el Comité Directivo como Órgano Superior Jerárquico de Consulta, Coordinación y Evaluación en la Contraloría de Bogotá, D.C." Norma NTC-ISO 9001:2000 Ítem 5.6. Revisión por la Dirección. Norma NTCGP 1000:2004 Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. 4. DEFINICIONES Actividad: Se entiende por actividad el conjunto de tareas que conducen a un resultado específico y que materializan los propósitos del Plan Estratégico. Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo. Efectividad (Impacto): La efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados. Nota La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto. Eficacia (Logro): Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos. *Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional. *Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado. *Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario. *Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan. Nota La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado. Eficiencia (Gestión de Recursos): Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos. Algunos de los objetivos de los indicadores que miden el Factor de Eficiencia son: *Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada. *Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos. *Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo. Formato Único de Actividades: Es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión y los rangos de calificación. Gestión: Es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra la toma de decisiones orientada a cumplir la misión institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas y objetivos, los planes, las metas y la asignación de los recursos para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible. Este proceso dinámico y permanente se lleva a cabo mediante la toma de decisiones la cual se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la cultura organizacional. Hoja de Vida del Indicador: Es la misma ficha técnica del indicador que registra los principales datos y la definición de las variables que lo integran con el propósito de coadyuvar en su interpretación. _ Indicador:_ Se define Indicador como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados1. Informe de Gestión: Informe que refleja los resultados claves de la gestión realizada durante un periodo de tiempo determinado en términos de logros alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión institucional, los objetivos, las estrategias y las actividades del Plan Estratégico. Plan Estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización para un periodo determinado; e incorpora como mínimo la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las estrategias para su logro. Plan de Actividades: Es la programación anual para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan estratégico institucional, que incluye: actividades, responsables, indicadores, metas, entre otros. Política: Son las intenciones Globales de la Organización para orientar y facilitar el cumplimiento de la misión y el desarrollo de la visión. Política de Calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Responsable de Proceso: Encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual de Calidad. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Ejemplo: Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades. Nota Los términos conveniencia y adecuación se refieren a: *Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. *Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos. Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. 5. REGISTROS *Lineamientos de la Alta Dirección *Formato formulación de actividades, indicadores y seguimiento. *Acta de Comité de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad. *Formato consolidado formulación de actividades e indicadores. *Acta de Comité Directivo *Formato Solicitud de elaboración o modificación de documentos del SGC *Acta de reunión Equipo de Análisis o Comité Técnico Sectorial *Informe de Gestión de la dependencia. *Informe de Gestión por Proceso *Informe consolidado estadístico sobre el seguimiento al Plan de actividades. *Informe de Gestión del SGC. 6. ANEXOS _ Anexo 1._ Metodología para la formulación de Actividades e Indicadores Formato formulación de Actividades, indicadores y seguimiento. Formato Código 1001001 _ Anexo 2._ Informe de Gestión por Proceso. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1. FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES E INDICADORES 7.2. MODIFICACIÓN DE ACTIVIDADES E INDICADORES 7.3. REPORTE DE RESULTADOS Y ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN 7.4. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ANEXO Nº 1 Metodología para la formulación de Actividades e Indicadores La formulación de las actividades parte del marco de referencia institucional que contempla tres aspectos; el _normativo_ que define funciones, procedimientos y competencias, el _plan estratégico_ que proporciona las intenciones globales de la organización y los _resultados_ que permiten establecer qué se ha logrado y qué hace falta, es decir, determinar el nivel de desarrollo de cada actividad y la formulación de actividades complementarias no contempladas en el Plan Estratégico, necesarias para alcanzar los objetivos y estrategias o la exclusión de aquellas actividades ejecutadas en su totalidad; así como proporcionar el ámbito de competencia del proceso y de las dependencias. A través de un proceso participativo en cada una de las dependencias, utilizando técnicas administrativas como lluvia de ideas entre otras, se formularán actividades contemplando incluso aquellas que deben realizar otras dependencias que no integran el proceso, siendo necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados; caso en el cual deberán ser comunicadas al responsable del proceso, para que sean concertadas en el proceso correspondiente. Formulación de Actividades Al formular las actividades se debe determinar para cada una de ellas el objetivo y estrategia al cual apunta de conformidad con el Plan estratégico vigente, así como la dependencia responsable. Para la formulación se deben tener presente insumos tales como: Plan estratégico, lineamientos de la Alta Dirección, plan de actividades anteriores y formatos para los registros respectivos, entre otros. Para redactar la descripción de la actividad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: *Debe iniciar con un _Verbo de Acción_ en tiempo infinitivo que indique claramente el resultado esperado. En consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, fomentar, participar, promover, etc., no deben utilizarse, por cuanto no permiten su seguimiento y medición. *Debe establecerse la _Meta_ cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles. *Debe contener la _Fecha,_ tiempo en el que se planea desarrollar la actividad propuesta. *Debe señalar el Logro al cual está enfocada la actividad, para determinar la situación que se pretende alcanzar. Los anteriores datos se incorporan en el formato "Formulación de actividades e indicadores" (Formato Código 1001001). Formulación de Indicadores Los indicadores se deben construir con la relación entre variables que permitan determinar el nivel de eficacia (logro), de eficiencia (gestión de recursos) y de efectividad (impacto) de las actividades planteadas, con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados. Cada Actividad podrá medirse con la aplicación de uno o varios indicadores, para cada indicador se determinan los siguientes aspectos: Meta, nombre del indicador, tipo de indicador, fórmula, unidad de medida, fecha de inicio real. Fecha final real, y los rangos de calificación; los anteriores datos se incorporan en el formato "Formulación de actividades e indicadores" (Formato Código 1001001). Recuerde utilizar la misma unidad de medida del patrón de comparación con la meta planteada. Ejemplo: Número de auditorias ejecutadas, días utilizados, procesos terminados, hallazgos concluidos, horas auditor. Para la formulación de los indicadores se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Los indicadores de gestión permiten medir el desempeño de los procesos, el cumplimiento del Plan Estratégico y en su conjunto el desempeño de la Contraloría en términos de: Efectividad (Impacto): La efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados. Responde a preguntas como: *¿Qué tan efectiva es la Contraloría para dirigirse al logro de su Misión? *¿Tiene la Contraloría la capacidad para satisfacer las necesidades de los Clientes? *¿Al satisfacer las necesidades de los Clientes cómo busca el apoyo de sus involucrados2 para asegurar su futuro? *¿La Contraloría proporciona a los involucrados los productos y servicios que requieren y están dispuestos a apoyar? Eficacia (Logro): Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos. En términos de eficacia se busca: *Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional. *Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado. *Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario. *Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan. Eficiencia (Gestión de Recursos): Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos. Es decir, mide la manera en que los recursos e insumos se convierten económicamente en resultados o productos. Algunos de los objetivos de los indicadores que miden el Factor de Eficiencia son: *Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada. *Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos. *Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo. Los indicadores de eficiencia que se tiene en el Plan de Actividades, hacen referencia al recurso tiempo ya que no se dispone de un sistema de costos que permita medir la relación productos/recursos utilizados. Los indicadores pueden ser: cuantitativos ó cualitativos. Cuantitativos: Representación numérica de un concepto. Son los más utilizados._ Ejemplo:_ Número de Hallazgos, Procesos de Responsabilidad Fiscal Terminados. Cualitativos: Percepciones. Presentan dificultades en su análisis._ Ejemplo:_ Cuan útil resultó la Capacitación? Buena, Regular, Mala. El Departamento Administrativo de la Función Pública en su documento "Guía para el diseño de un sistema de evaluación y Control de Gestión" presenta aspectos relacionados con los indicadores de gestión que vale la pena enunciar y analizar así: El indicador es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias, su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado de tiempo. Los indicadores deben proporcionar a cada responsable de dependencia o área, en forma sintetizada, la información que es relevante y concederle elementos de juicio para la toma de decisiones. La utilidad de los indicadores como mecanismo de medición y evaluación de la gestión no radica en tener una cantidad indeterminada de ellos, el medir por medir no es útil, por esta razón para que el indicador sea útil es necesario definir qué se quiere medir y para qué, diseñar el indicador efectivo y analizar siempre su resultado. Los indicadores deben ser definidos para monitorear los factores claves de éxito, para posteriormente ser agrupados y analizados por el responsable del mismo, quien deberá determinar el nivel de desarrollo y cumplimiento total o parcial de la meta establecida, facilitando la toma de decisiones haciendo replanteamientos oportunos con planes de mejoramiento que garanticen el cumplimiento de los objetivos establecidos. Este proceso será llevado a cabo en cada nivel de decisión (Estratégico, Táctico y Operativo), donde se establecerá la relación en forma vertical dejando claras las responsabilidades a cada nivel para optimizar los recursos. Con el propósito de asegurar la consistencia, utilidad y pertinencia de los indicadores de gestión, quienes coordinen su desarrollo deben tener en cuenta, además del proceso de planeación de la entidad y las metas claramente establecidas, como mínimo las siguientes características: * Participativo: El indicador debe ser construido o diseñado por los propios responsables de los procesos o actividades, socializado entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o que tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas; esto permite la motivación para liderar el proceso de evaluación con la implementación, orientación y entendimiento del indicador. * Claro: Es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado. * Representativo: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad. * Temporalidad: Debe estar relacionado con un período de tiempo previamente definido. * Cuantificable: Implica que el resultado de la aplicación del indicador pueda ser convertido en cifras, números, estándares que permitan su medición. * Confiable: Las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, que sustenten su resultado. * Que agregue valor: El contenido del indicador debe permitir a la organización identificar alertas para la toma de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de decisiones, no debe mantenerse. Los indicadores expresan el grado de importancia de un concepto o situación y el hecho de medirlo le da relevancia y puede cambiar hasta las actividades de la Entidad. De allí la importancia al definir indicadores de gestión. _ Ejemplo:_ Al medir la Cantidad de Hallazgos Fiscales se puede interpretar que se da mayor importancia al número sin importar la calidad, en consecuencia esto puede percibirse como la obtención de gran cantidad de hallazgos; mientras que el Indicador Efectividad de los Hallazgos Fiscales promueve la calidad y el sustento de los hallazgos. De otra parte, algunos indicadores pueden señalar paradoja o contradicción: Ejemplo:Cantidad de Hallazgos Administrativos puede interpretarse como alto nivel de eficacia en el trabajo auditor o de otra parte, deficiencias en el seguimiento a los planes de Mejoramiento, al presentarse acciones reiterativas. En este mismo sentido, para cada sector o entidad existen unidades de medición convencionales (indicadores) que dan cierta dirección para comprender su desempeño institucional de manera específica, los cuales están estrechamente relacionados con su misión. Un indicador se presenta a través de: *Razones: Relación entre dos datos o variables con la misma unidad de medida. Esta relación se expresa en la Forma a/b. Cuando se trata de variables con diferente unidad de medida se denominan tasas. Ej. RAZÓN: Beneficios del Control Fiscal; TASA: Días Utilizados en el traslado de hallazgos/Hallazgos trasladados. *Porcentajes: Presentan el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a cien. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. En otras palabras muestran el valor relativo de una parte con respecto a un todo, al cual se le atribuye el valor de 100. Se expresa K = a/b x 100. Ej. No. Productos no conformes/Total de Productos x 100. *Promedio: Los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda. La media aritmética se obtiene sumando un conjunto de valores y dividiendo el resultado por el número de valores sumados. La mediana de un conjunto de datos es el valor que ocupa la posición central cuando esos datos son ordenados del más bajo al más alto. Cuando el número de datos es par, la mediana es la medida entre los dos datos centrales. La moda es el valor que se representa el mayor número de veces. Ej. El salario modal en una empresa es el que reciben el mayor número de trabajadores. *Números Índice: Expresan los cambios relativos de una variable, comparada con una base a la cual se le asigna el valor de cien. Proporcionan un método simple para comparar cambios que presenta una variable a través de un período, el valor del año anterior, debe ser el denominador. Ej. Valor Año 2001 /Valor Año 2000; Índice de variación de los Fallos con Responsabilidad Fiscal. FORMATO FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES, INDICADORES Y SEGUIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES, INDICADORES Y SEGUIMIENTO _(1). Plan Estratégico:_ Registre el dato correspondiente al No. de objetivo de acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta la actividad. _(2). No. de Actividad:_ Corresponde a la secuencia de las actividades determinadas para el proceso._(3). Descripción de la actividad:_ Conjunto de acciones desarrolladas al interior de un proceso que agregan valor al mismo, permitiendo el logro de resultados._(4). Proceso:_ Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad._(5). Responsabilidad:_ Registre los datos correspondientes a dependencia responsable y cargo ejecutor así:_ Dependencia Responsable:_ Se indica la dependencia encargada de reportar los datos del indicador._ Cargo ejecutor:_ Cargo del funcionario responsable de cumplir con la actividad._(6). Código indicador:_ Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo, así: | 10 ---