Resolución 014 de 2007

** RESOLUCIÓN 014 DE 2007 (Marzo 13) "Por la cual se modifica la Resolución No 040 del 18 de mayo de 2006 "por la cual se modifica y actualiza el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la planta de cargos de la Veeduría Distrital, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2539 de 2005" LA VEEDORA DISTRITAL, en uso de sus facultades legales conferidas en el artículo 22 del Acuerdo 24 de 1993 y,

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución No. 040 del 18 de mayo de 2006, se modificó y actualizó el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la planta de cargos de la Veeduría Distrital, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2539 de 2005".

Que el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., expidió el Decreto 514 del 20 de diciembre de 2006, "por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público".

Que como consecuencia de lo señalado en el Decreto 514 de 2006, se hizo necesario precisar algunos aspectos de organización interna, por lo que mediante Resolución No 013 del 13 de marzo de 2007 se adoptó el Subsistema Interno de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Veeduría Distrital, se asignaron unas funciones al Comité de Archivo y se Ordenó la modificación del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, para que el cargo de Profesional Especializado Código 222 Grado 02, responsable de la gestión documental y de archivos, incluyera los aspectos operativos y de coordinación necesarios para cumplir las funciones adicionales que le competen a la Administración en virtud del artículo 8º, 9º, 10 y 11º del Decreto 514 del 20 de diciembre de 2006.

Que es deber de la Veeduría Distrital mantener actualizado el Manual de Funciones y Competencias Laborales, buscando la correlación necesaria entre el cumplimiento legal, las necesidades del servicio, los perfiles ocupacionales y las funciones inherentes a cada cargo, con el propósito de lograr la delimitación precisa de las tareas y responsabilidades de los funcionarios y cumplir con eficiencia la gestión institucional. Por lo anteriormente expuesto,**

RESUELVE:

Artículo primero.

- Al cargo de Profesional Especializado Código 222, Grado 02, ubicado en el Despacho del Viceveedor Distrital, que tiene como propósito "Diseñar, controlar y mantener actualizados los archivos y sistemas de documentación de la Entidad", le corresponden las siguientes funciones: 1. Desarrollar bajo la coordinación del jefe inmediato la organización y aplicación de las Tablas de Retención Documental en los archivos de gestión. 2. Actualizar cuando se requiera, bajo la supervisión del jefe de la dependencia y previa autorización del Comité de Archivo de la Entidad, las Tablas de Retención Documental de la Veeduría Distrital. 3. Diseñar y aplicar los programas e instrumentos requeridos para las transferencias documentales de los archivos de gestión al Archivo Central. 4. Custodiar, conservar, dar información y controlar los préstamos sobre el acervo documental del Archivo Central y del Centro de Documentación. 5. Aplicar las normas archivísticas y legales sobre documentación y archivos dentro de la Entidad y facilitar la supervisión y el monitoreo en los archivos de gestión que permitan controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares de calidad fijados por la Administración. 6. Adelantar las acciones necesarias para que la producción, administración y archivo de la documentación de las diferentes dependencias y archivos de gestión, se ajusten a los estándares y manuales establecidos para ellas. 7. Velar por la actualización de la información y conservación de los sistemas y bases de datos existentes sobre documentación y stock bibliográfico de la Entidad y coordinar los procesos requeridos para su conservación, organización, inventario, servicio y control. 8. Velar por la actualización de la información y conservación de los sistemas y bases de datos existentes sobre documentación y archivo central de la Entidad y coordinar los procesos requeridos para su conservación, organización, inventario, servicio y control. 9. Identificar las necesidades documentales en la Entidad, presentando a consideración del jefe de la dependencia, propuestas y análisis para la actualización del Centro de documentación y Archivo. 10. Coordinar las acciones necesarias para que la retención, selección y eliminación de documentos, se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y para que se observen las normas legales vigentes. 11. Coordinar las acciones necesarias para que las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo con la normativa y protocolos correspondientes. 12. Coordinar su acción con otros centros de gestión que tengan a cargo funciones de compilación y difusión de información y de material documental, de conformidad con los parámetros que fije el jefe inmediato y lo previsto en el manual de procedimientos. 13. Analizar los procesos y procedimientos existentes sobre gestión documental, Archivo y Correspondencia y evaluar su aplicación en la Entidad para propender porque se lleven a cabo con metodologías y herramientas técnicas y adecuadas. 14. Coordinar el cumplimiento de las normas establecidas para el trámite oportuno de las comunicaciones internas y externas recibidas y enviadas. 15. Participar en nombre de la Entidad en los programas de gestión documental que desarrolle el Archivo de Bogotá o el Archivo General de la Nación. 16. Presentar a su jefe inmediato informes que le sean solicitados en desarrollo de sus funciones. 17. Las demás que le asigne el jefe inmediato, de acuerdo con la naturaleza del cargo.

Artículo tercero.

(sic) - La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.** COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los trece (13) días del mes de marzo de 2007 MARÍA CONSUELO DEL RIO MANTILLA Veedora Distrital