Resolución 013 de 2007

**RESOLUCIÓN 013 DE 2007 (Marzo 13) "Por la cual se adopta el Subsistema Interno de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Veeduría Distrital, se asignan unas funciones al Comité de Archivo y se dictan otras disposiciones" LA VEEDORA DISTRITAL, en uso de sus facultades legales conferidas en el literal h del artículo 4o del Acuerdo 24 de 1993 y,

CONSIDERANDO:

Que el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., expidió el Decreto 514 del 20 de diciembre de 2006, "por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público" en cumplimiento a la ley 594 de 2000 que establece la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y de conformidad con lo señalado en la Ley 489 de 1999 que estipula la obligatoriedad de crear el sistema General de Información Administrativa del Sector Público.

Que el citado Decreto establece en su artículo 1°, que el Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital y como tal debe ser integrado a sistemas como el de Gestión de la Calidad -SGC y el Modelo Estándar de control Interno MECI.

Que en su artículo 3°, la norma en comento señala que toda entidad pública a nivel Distrital debe contar con un Subsistema de Gestión Documental y Archivo -SIGA, conformado por los archivos de gestión central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación, y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad y en su artículo 6° asigna unas funciones adicionales a la dependencia encargada del SIGA.

Que en la estructura orgánica vigente de la Veeduría Distrital, adoptada mediante Acuerdo 207 del 17 de marzo de 2006 "por el cual se modifica la estructura orgánica, la planta y se ajusta la nomenclatura y la clasificación de los empleos de la Veeduría Distrital" no existe una dependencia que tenga como objetivo o función específica de adelantar la gestión documental, archivística, de información o de correspondencia.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo. 5° del Acuerdo 24 de 1993 y con el artículo 4° del Acuerdo 207 de 2006, le corresponde al Despacho del Viceveedor Distrital, coordinar, bajo la dirección del Veedor, el cumplimiento de las normas legales y orgánicas de la Veeduría y el eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de la Entidad; planear, coordinar, controlar y evaluar a través de sus dependencias, la organización administrativa, financiera, de recursos humanos y físicos y la correcta prestación de los servicios administrativos de la Veeduría; coordinar y controlar la prestación de los servicios generales que se requieran para el correcto funcionamiento de la Veeduría y diseñar, controlar y mantener los sistemas de información para el desarrollo de la misión de la Veeduría.

Que en la Resolución 040 del 18 de mayo de 2006, "por la cual se modifica y actualiza el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la planta de cargos de la Veeduría Distrital, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2539 de 2005" se definen como perfiles ocupacionales adscritos al Despacho del Viceveedor Distrital, un cargo de Profesional Especializado Código 222 Grado 02 que tiene como propósito principal, diseñar, controlar y mantener actualizados los archivos y sistemas de documentación y archivo de la Entidad, y de otra, un empleo de Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 05 que tiene como objeto responder por el trámite y custodia de la correspondencia generada en la Entidad y de la recibida de otras instancias garantizando su adecuada conservación y destino final.

Que en la precitada Resolución también se establecen 6 cargos profesionales en el Despacho del Viceveedor, que tienen como objeto brindar el soporte técnico y las herramientas de informática y telecomunicaciones necesarias para el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica y de la información de la Entidad.

Que mediante Resolución 071 del 01 de junio de 2000, la Veeduría Distrital, creó y reglamentó su Comité de Archivo, según lo previsto en el artículo 19 del Acuerdo 07 de 1994 por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos, conformado como órgano asesor interno de la Veeduría Distrital, responsable de definir políticas, programas de trabajo y de tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Que el Decreto 785 de 2005, reglamentario de la Ley 909 de 2004, suprimió el nivel ejecutivo de las entidades públicas lo que en la Veeduría Distrital representó una modificación en la estructura orgánica, por lo que se hizo necesario actualizar la conformación del Comité de Archivo y el funcionamiento del Comité, mediante la Resolución 115 del 13 de septiembre de 2006, la cual derogó la Resolución 071 de 2000.

Que como consecuencia de lo señalado en el Decreto 514 de 2006, se hace necesario precisar algunos aspectos de organización interna, dado que la Entidad, si bien tiene un área general encargada de la dirección y coordinación administrativa, no cuenta con una dependencia específica que pueda tener a cargo él SIGA en los términos planteados en la mencionada norma. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

-Adoptar el Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo -SIGA, de forma integral con el Sistema de Gestión de la Calidad -SGC y con el Modelo Estándar de Control interno MECI.

Artículo segundo.

-Conformación. El Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo -SIGA, está conformado por: 1. El Comité de Archivo. 2. El Despacho del Viceveedor Distrital que tiene bajo su responsabilidad funcional y orgánica, el apoyo al cumplimiento de la misión de la Veeduría Distrital, entre otros procesos transversales, el archivo central, el centro de documentación, el servicio de correspondencia y el soporte y administración de los sistemas de información. 3. Los archivos de gestión de las diferentes dependencias que conforman la estructura orgánica de la Entidad.

Artículo tercero.

-Funciones. Asignar al Comité de Archivo de la Entidad, las siguientes funciones adicionales a las previstas en la Resolución 115 del 13 de septiembre de 2006: a. Asesorar a la Administración el cumplimiento de la función de planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica. b. Asesorar a la Administración en los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia. c. Asesorar a la Administración en la dirección de los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central. d. Asesorar a la Administración para que se den las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con él fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia. e. Asesorar a la Administración para que se den las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia y para que se observen las reglas vigentes para el servicio y consulta de los documentos. f. Asesorar a la Administración para que se adelante el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares. g. Asesorar a la Administración para que propenda porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes y porque se elaboren los instrumentos de control necesarios y se mantengan actualizados los procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.

Artículo cuarto.

-Modificación del Manual Específico de Funciones Y Competencias Laborales. Ordenar al Despacho del Viceveedor Distrital adelantar con la Oficina Asesora de Planeación él la modificación del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, para que el cargo de Profesional Especializado Código 222 Grado 02, responsable de la gestión documental y de archivos, incluya los aspectos operativos y de coordinación necesarios para cumplir las funciones adicionales que le competen a la Administración en virtud del artículo 8°, 9°, 10 y 11° del Decreto 514 del 20 de diciembre de 2006.

Artículo quinto.

-Ordenar al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como representante de la Alta Dirección de la Veeduría Distrital para la Implementación del SGC y del MECI, armonizar las acciones requeridas para la articulación de estos sistemas con él SIGA e informar a los Comités de Control Interno y de Coordinación del SGC, las decisiones tomadas en el contexto del Comité de Archivo, que puedan afectar la implementación sistémica de los diferentes componentes.

Artículo sexto.

-La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición. **COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D.C., a los trece (13) días del mes de marzo de 2007 MARÍA CONSUELO DEL RÍO MANTILLA Veedora Distrital