Resolución 366 de 2007

**RESOLUCIÓN 366 DE 2007 "Por la cual se adopta el Plan de Comunicaciones de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos" LA DIRECTORA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PUBLICOS en uso de sus atribuciones legales y

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución No. 250 de 2005 se adoptó en la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos el Modelo Estándar de Control Interno -MECI-.

Que el Modelo Estándar del Control Interno -MECI- en su componente de Comunicación Pública destaca la importancia de la existencia de procesos de comunicación apropiados en la entidad.

Que la Norma Técnica de Calidad en Gestión Pública NTCGP 1000:2004 mediante la cual se establecen los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras entidades prestadoras de servicios. dispone en el numeral 5.5 sobre Responsabilidad, Autoridad y Comunicación que _"La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la entidad"._ Que la NTCGP 1000:2004 en su numeral 5.5.3 sobre Comunicación Interna dispone que: _"La alta dirección debe asegurarse de que se establezcan los procesos de comunicación apropiados dentro de la entidad y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de calidad"._ Que la Comunicación en las entidades públicas tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas se integren para lograr objetivos comunes, en tanto involucre todos los niveles y procesos de la organización.

Que a partir de las políticas fijadas en materia de Comunicación Organizacional e Informativa, la entidad debe establecer mecanismos internos y externos para socializar la información generada para lo cual debe diseñarse un Plan Estratégico de Comunicaciones.

Que en este plan deben definirse los medios de comunicación de carácter permanente a utilizar por parte de la Unidad.

Que la Unidad debe promover la participación democrática de los usuarios de los servicios a su cargo y apoyar las instancias de participación comunitaria y del nivel descentralizado que se constituyan para atender las necesidades de las comunidades locales relacionadas con los servicios que debe garantizar la Unidad.

Que la comunicación a nivel organizacional apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones de la entidad pública con los grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

Que la publicidad de la información y la interlocución con la ciudadanía es una condición necesaria para que se realicen los principios de la democracia participativa y de Democratización de la Administración Pública.

RESUELVE:

Artículo primero.

Adoptar el Plan de Comunicaciones de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, el cual forma parte integral de esta Resolución.

Artículo segundo.

VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los GLORIA LUCIA OSPINA SORZANO DIRECTORA PLAN DE COMUNICACIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS - UAESP Antecedentes La reforma administrativa transformó la dependencia de Participación y Control Social en la _Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social._ Durante 2006, esta dependencia estaba a cargo de diversos temas como la participación ciudadana, el acompañamiento social de los procesos desarrollados en la Unidad, la promoción del control social y de las Veedurías ciudadanas, así como de todas las estrategias comunicativas que estos procesos requirieran. En este sentido, el Proyecto 244, _"Participación y Control Social para el Desarrollo y uso responsable de los servicios Públicos a cargo de la UAESP",_ aplicaba las comunicaciones al desarrollo de los eventos relacionados con el tema de participación y control social y acompañaba a las demás dependencias con el apoyo de los procesos comunicativos que se requirieran para el cumplimiento de los objetivos misionales. La nueva Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social asumió nuevos retos a partir de la reforma administrativa. De esta manera, se hizo imprescindible diseñar este _plan de comunicaciones_ con el fin de establecer unos lineamientos básicos que guíen el proceso de crear una base sólida para construir una infraestructura a nivel de comunicaciones internas y externas para apoyar el cumplimiento de los diferentes objetivos misionales de la Unidad. Introducción A partir de la reforma administrativa del Distrito, la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, vio la necesidad de reorientar el tratamiento que se le daba a las comunicaciones, direccionando un plan que interactúe con las dependencias de manera transversal, a nivel interno y externo, con el fin de lograr unos productos de comunicación armonizados y consecuentes con sus nuevas funciones, objetivos y estrategias. El diseño y la ejecución del Plan de Comunicaciones de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos para el período del año 2007 es responsabilidad de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social. Este Plan de Comunicaciones es creado con el fin de estructurar canales de comunicación que serán implementados para apoyar a las diferentes dependencias que forman parte de la Unidad. Crear una estructura a nivel de comunicaciones es fundamental para lograr el fortalecimiento de la imagen institucional, con el fin de obtener un posicionamiento a nivel comunitario, a nivel Distrital y en los medios de comunicación nacionales, distritales y locales. Adicionalmente, para promover el control social a los servicios públicos a cargo de la UAESP, es indispensable generar canales de comunicación institucionales confiables, de transmisión de información a la comunidad en general, así como a los funcionarios y contratistas de la entidad. I. Comité Interno de Comunicaciones Se formalizará un comité de comunicaciones que se constituirá como la instancia que apoya el proceso de canalización de información técnica hacia la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social y hará sugerencias frente a este Plan Estratégico de Comunicaciones. Sus funciones serán: a) Proponer temas que se consideren de conocimiento público a nivel interno o externo _b)_ Proponer contenidos para la web _y_ la intranet c) Dar apoyo a la Oficina Asesora de Comunicaciones y de la Participación Social en el desarrollo y publicación de contenidos técnicos El Comité Interno de comunicaciones se reunirá una vez cada dos meses en sesión ordinaria y en sesión extraordinaria cuando alguno de sus miembros lo considere necesario, siempre y cuando cuente con la aprobación de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social. El Comité estará conformado por el Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social y su delegado, los funcionarios que por delegación del jefe de cada una de las subdirecciones y oficinas asesoras hayan sido designados para tal fin. Pueden ser invitados a participar, con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social, los funcionarios que se requieran en cada sesión. La Secretaría Técnica estará a cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social, que tendrá como responsabilidades, la convocatoria, la logística, el levantamiento de actas y su archivo adecuado. II. Comunicación Interna El primer componente incluido dentro del Plan de Comunicaciones define aspectos relacionados con la aplicación de una cultura organizacional enfocada a la cualificación de la información que emiten y reciben las diferentes dependencias que componen la institución. A partir del desarrollo de la comunicación interna, se establecerá una identidad renovada con el fin de incentivar mayor compromiso por parte de los miembros de la Unidad. Los canales de comunicación interna brindan la posibilidad de conectar a los miembros de la institución entre sí, a través de noticias (de carácter externo o interno) y a través de información de carácter organizacional. A continuación, se especifican los elementos que serán desarrollados. _Creación y Unificación de la Imagen Institucional _El primer paso para fomentar una identidad institucional consiste en la creación de una imagen que sea compartida, utilizada y apropiada por los funcionarios y los contratistas de la entidad para que a su vez la Unidad sea identificada fácilmente por la comunidad, las otras entidades distritales y los demás entes con quien interactúa. En coordinación con la oficina de comunicaciones de la Alcaldía, se especificará la imagen institucional actualizada. Una vez se desarrolle el logo representativo, se divulgará la imagen de la institución a nivel interno para su adopción y uso obligatorio tanto para las comunicaciones internas como las externas. La Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social facilitará las plantillas de presentaciones uniformes y coherentes con la imagen institucional a cada dependencia. _Boletines Internos _Se publicarán y divulgarán oportunamente, cada vez que el jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social así lo considere, boletines internos con el fin de dar a conocer información de importancia para funcionarios y contratistas de la Unidad. A través de este instrumento comunicativo se difundirá la información relacionada con todos los eventos y actividades que se realicen en el marco del desarrollo, tanto de los objetivos misionales como de las actividades relacionadas con el funcionamiento diario de la Unidad. Los boletines internos se publicarán en las carteleras ubicadas para tal fin en los pisos 10 y 13, así como en la intranet. Dependiendo se la pertinencia, establecida por el jede de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social, los boletines serán enviados también vía email. _Cartelera _Se actualizará constantemente la cartelera de Prensa de la Unidad. Será responsabilidad del jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social establecer la periodicidad con la que se debe actualizar el contenido de las carteleras institucionales. Los funcionarios y los contratistas pueden hacer sugerencias sobre temáticas pertinentes en el marco del Comité de Comunicaciones. Este elemento sencillo ofrece un ambiente organizacional con mayor información. El espacio considerado como cartelera física será una forma sencilla de transmitir la información destacada del mes. Esta cartelera es un elemento vital para transmitir una imagen más sólida a nivel de comunicaciones, ya que será accesible para todas las personas que asisten a las oficinas. La cartelera tendrá un margen y un señalador bien presentado con el fin de atraer mayor atención. Habrá carteleras institucionales en el piso 10 y 13. Para publicar cualquier pieza comunicativa se debe contar con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social, quien también debe establecer el tiempo de exposición de acuerdo a los requerimientos del interesado y la pertinencia de la información. _Acompañamiento Audiovisual _Se realizará un registro de vídeo de los eventos y gestiones de las diferentes dependencias. Este acompañamiento audiovisual será efectuado en caso de que la Dirección o la cabeza de cada dependencia considere que es pertinente y necesario obtener un registro. La Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social será la encargada técnica de hacer la filmación. Las dependencias interesadas en solicitar el servicio deben diligenciar el formulario establecido para tal fin con una anticipación no menor a 3 días hábiles. El archivo de video se mantendrá en la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social, bajo cuya responsabilidad está mantener su integridad y facilitar a las dependencias interesadas el préstamo de los videos. _Seguimiento de Prensa _El seguimiento de prensa es un aspecto indispensable, ya que de esta manera se inicia y mantiene un flujo de información constante a nivel interno, sobre las actividades que desarrolla la Unidad o las entidades con quien se relaciona. El seguimiento de prensa será realizado diariamente. Las Direcciones de cada dependencia obtendrán un reporte de las últimas noticias relacionadas con los temas de interés para la Unidad. Asimismo, el Intranet incluirá de manera mensual, un espacio para las noticias de interés. _Diseño y contenidos Intranet _Se establecerá un nuevo diseño para el Intranet con el fin de ajustarlo a la imagen institucional y lograr mayor identificación por parte de los usuarios. El intranet implementará nuevas modalidades para obtener una comunicación interna eficiente. La periodicidad de las actualizaciones será definida por el jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social. 1. Cartelera Virtual: Se diseñará una cartelera virtual en la cual se publicará la información más importante del mes. Esta información será transmitida en forma de avisos, con manejo de gráficos para hacerla más atractiva a los usuarios. La cartelera virtual será la mejor forma de conocer novedades mensualmente. Esta herramienta es una garantía de obtener una base rotativa de noticias que integre la información recibida por las dependencias y sirva como instrumento para divulgar noticias a nivel interno. 2. Noticias Contexto: El intranet incluye noticias nacionales e internacionales que sean relevantes con las temáticas manejadas en cada dependencia. De esa manera se logra conectar a las dependencias con el exterior, para ofrecer un contexto más amplio de los temas que se manejan a nivel interno. 3. Boletines de prensa: También serán publicados para mantener informados a los funcionarios de la Unidad sobre temas relevantes referidos a su misión. III. Comunicación Externa El segundo componente incluido dentro del Plan de Comunicaciones plantea la utilización de herramientas básicas de comunicación, con el fin de lograr, en primera instancia, un reconocimiento y una visibilidad mayor de la Unidad por parte de diferentes actores con quienes se relaciona, y en segundo lugar, favorecer los mecanismos de control social que deben ejercer los ciudadanos, a partir del conocimiento de una información pertinente, actualizada y efectiva. Los públicos objetivos especificados para el Plan de Comunicaciones son: Grupos comunitarios, Instituciones adjuntas a nivel Distrital y gubernamental, Medios de Comunicación nacionales, distritales y __ locales, y __ la sociedad civil en general. La comunicación externa se desarrolla de manera paralela a la comunicación interna, sin embargo, una vez se desarrollen las principales herramientas de comunicación interna se tendrá mayor eficacia en el momento de desarrollar la estrategia para fortalecer la comunicación externa. Es importante anotar que los resultados obtenidos dentro del desarrollo de la comunicación externa serán evidentes de manera progresiva. Esta segunda parte del Plan adquiere diferentes formas de lenguaje para llegar a los diversos públicos objetivo, enumerados anteriormente. Las herramientas a implementar son: _1. Página Web _En coordinación con la Oficina de sistemas se organizará la página Web en diseño y contenidos. Esta herramienta es la carta de presentación de la Unidad frente a los usuarios externos. La actualización de la información contenida en la página Web debe ser permanente y es responsabilidad del Comité de Comunicaciones, en cabeza del Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social o su delegado, quien aprobaría y enviaría a la Oficina de Sistemas el contenido y las instrucciones para la actualización respectiva. _2. Base de Datos _Se establecerá una base de datos de medios de comunicación, la cual será alimentada constantemente. Las bases de datos son consideradas como una valiosa herramienta que permitirán establecer contactos inmediatos con diferentes medios de comunicación para divulgar información referida a las actividades que desarrolla la entidad. Este producto será propiedad de la Unidad. La base de datos será sistematizada y tendrá su metodología de búsqueda. Será administrada por la Oficina de Comunicaciones y Participación Social. _3. Relación Directa con Medios de Comunicación _Se establecerá relación directa con medios de comunicación a nivel distrital, nacional y local, tanto escritos, como de radio y televisión. Se implementarán Ruedas de Prensa en caso de que sea necesario. La necesidad de la realización de estas se definirá conjuntamente entre la Dirección y el Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social. La logística necesaria (convocatoria de medios, consecución del salón y equipos audiovisuales) estará a cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social que deberá contar con el apoyo de la Oficina de Sistemas para la disponibilidad y operación de los equipos que se requieran y estén bajo su responsabilidad. _4. Boletines de Prensa _Se realizarán y divulgarán Boletines de Prensa que serán enviados a los medios de comunicación y a las instituciones con quienes la Unidad se relacione, según el tema. Estos boletines contienen la información que el público objetivo debe conocer sobre los servicios prestados por la UAESP y las actividades que desarrolla para el cumplimiento de su misión. Es importante anotar que los boletines serán elaborados exclusivamente cuando la información sea relevante y tenga las características para convertirse en noticia, ya que es importante evitar que la Unidad se convierta en una fuente de información abundante que no tiene impacto. Dicha información debe, en tal sentido, ser cualificada. Este aspecto es fundamental para lograr credibilidad, de lo contrario, los receptores de la información no le darán importancia a los boletines. Internamente, como se estableció en el apartado anterior, vía carteleras y mail, intranet y web se divulgarán los boletines. La responsabilidad de las dependencias técnicas frente a la elaboración de los boletines se circunscribe a la entrega de la información oportuna a la Oficina de Comunicaciones. _5. Seguimiento Prensa _Se realizará un seguimiento de prensa exclusivo para comunicación externa, el cual recopila las apariciones de la Unidad en los medios de comunicación. Se divulgará a los directivos vía correo interno la información recopilada. IV. Gestión Cultural y Educativa para involucrar a la ciudadanía La cuarta parte del Plan de Comunicaciones esta compuesta por el desarrollo de eventos que le dan la posibilidad a la Unidad de ser expuesta como una institución accesible a la comunidad y que comunica a través de la cultura elementos que dan un aporte valioso a nivel distrital. Se vincularán dependencias de la Unidad con modalidades culturales y educativas con el fin de involucrar a la ciudadanía y obtener mayor reconocimiento de los servicios que presta de una manera progresiva. La responsabilidad frente a la organización de estas actividades recae en la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social, pero siempre con el insumo de las áreas técnicas que deben determinar los contenidos y la pertinencia de las actividades. La publicación de cualquier pieza comunicativa o de divulgación en el marco de este Plan debe ser autorizada por la Oficina Asesora de Comunicaciones y Participación Social.