Resolución 079 de 2007

**RESOLUCIÓN 079 DE 2007 (Julio 16) "Por medio de la cual se adopta el Modelo Integrado de Gestión para el FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS DE BOGOTA- FOPAE". LA REPRESENTANTE LEGAL DEL FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS DE BOGOTÁ D.C., En ejercicio de sus atribuciones legales y de conformidad con lo dispuesto por los artículos 5 y 6 de la Ley 87 de 1993, el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 18 del Decreto Distrital 652 de 1990, y

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 209 de la Constitución Política, establece que la administración pública tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones; * Que el Artículo 269 de la Constitución Política, establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno; * Que la Ley 87 de 1993, relativa a la implementación del Sistema de control Interno en las entidades públicas prevee en su artículo 13, que las entidades a que se refiere la misma, deberán establecer al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización; * Que mediante el Decreto Nacional 1599 del 20 de mayo de 2005 fue adoptado el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 1000:2005; * Que mediante la Ley 872 de 2003, se crea el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente; * Que mediante el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, el Presidente de la República, reglamentó la Ley 872 de 2003 y adoptó la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP - 1000:2004: la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley 872 de 2003; * Que mediante el Decreto 387 de 2004, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., reglamento el Acuerdo 122 de 2004, por medio del cual el Concejo Distrital adoptó el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la ley 872 de 2003; estableciéndose en el precitado decreto que la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad aplica a todas las entidades distritales, sean éstas del nivel central o descentralizado, a las entidades que prestan servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del Estado; * Que mediante el Decreto 061 de 2003, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., adoptó el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital, y estableció que la Coordinación del Sistema Ambiental del Distrito Capital - SIAC, será realizada por el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente - DAMA, mediante la aplicación del Protocolo SIAC. Así mismo que los compromisos así concertados con cada entidad se recogerán en los Planes Institucionales de Gestión Ambiental -PIGA, dentro de los cuales las instituciones, según su tema o misión particular, establecerán las directrices para el armado y evolución de los escenarios en los cuales participan como actores institucionales;

Que en los artículos 36 y 37 de la Ley 489 de 1998, se establece la creación del Sistema General de Información Administrativa del sector Público, y se indica que toda entidad pública debe tener un Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos como parte del Sistema de Información Administrativa del sector público; * Que mediante el Decreto 475 de 2006, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., creó el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., como el organismo encargado de orientar la función archivística en el Distrito Capital y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá; * Que mediante el Decreto 514 de 2006, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., estableció que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. Dicho Subsistema estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad; * Que la Ley 9 de 1979 expedida por el Congreso de la República, dicta las normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones * Que mediante Decreto 614 de 1984, el Presidente de la República determina las bases para la organización y administración de la salud ocupacional en el país; * Que la Resolución 2013 de 1986 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, establece la creación y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las empresas;

RESUELVE:

Artículo 1.

ADOPCIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN. Adoptar el Modelo Integrado de Gestión para el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá D.C., que se describe en la presente Resolución.

Artículo 2.

DEFINICION DEL MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN. El

Modelo Integrado de Gestión está compuesto por los subsistemas de gestión de la entidad, como son: el Modelo Estándar de Control Interno -MECI, el Sistema de Gestión de Calidad - SGC, el Plan institucional de Gestión Ambiental - PIGA, el Sistema Interno de Gestión Documenta¡ y Archivos - SIGA y el Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional - SISO.

Artículo 3.

CREACIÓN**. Crear un grupo de trabajo denominado "Comité de Coordinación del Modelo Integrado de Gestión"

Artículo 4.

CONFORMACIÓN**. El Comité estará integrado por: 1. El representante Legal del FOPAE ó su delegado, quien lo presidirá. 2. Los responsables de las Áreas de Apoyo Institucional, Gestión Sectorial, Gestión Territorial, Emergencias e Investigación y Desarrollo. 3. Los responsables de Planeación y Jurídica. 4. El responsable de Información Pública. 5. Los Líderes de MECI, PIGA, SISO, SIGA y SGC, estos desempeñan la función de apoyo sin derecho a voto. 6. Jefe de la Oficina de Control Interno, Asesor o quien haga sus veces con voz y sin voto. Podrá asistir como invitado al Comité cualquier persona que por concepto del Representante Legal o de los miembros del Comité, deba participar en la sesión, con voz y sin voto. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el responsable de Planeación.

Artículo 5.

TEMAS A CARGO DEL COMITÉ. **1. Establecer los lineamientos, políticas y estrategias para el modelo Integrado de Gestión, con respecto a cada uno de los subsistemas que lo conforman (El Modelo Estándar de Control Interno -MECI, el Sistema de Gestión de Calidad - SGC, el Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, el Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA y el Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional - SISO). 2. Asignar recursos para la implementación del Modelo Integrado de Gestión 3. Verificar la ejecución de los planes de trabajo y cronogramas de implementación de los Subsistemas que componen el Modelo Integrado de Gestión. 4. Validar y aprobar los productos resultantes del diseño e implementación del Modelo Integrado de Gestión. 5. Recomendar alternativas de mejoramiento en la implementación seguimiento del Modelo Integrado de Gestión.

Artículo 6.

SESIONES. El Comité sesionará de la siguiente forma: 1. Ordinarias: El Comité sesionará en la sede del FOPAE y se reunirá una vez cada mes, previa citación por parte del Representante Legal. 2. Extraordinarias**: Cuando las necesidades así lo requieran, el Representante Legal del FOPAE, o por solicitud de alguno de sus miembros, convocará a sesiones extraordinarias, por lo menos con tres días de anticipación.

Artículo 7.

AGENDA**. Estará integrada por los temas que señale el Representante de la Dirección, el Secretario del Comité y por los que consideren los demás miembros del mismo.

Artículo 8.

ACTIVIDADES DEL COORDINADOR DE PLANEACIÓN, EN RELACIÓN CON EL MIG**. Dentro del marco del objeto del respectivo contrato de prestación de servicios, son actividades del Coordinador de Planeación en relación con el MIG: 1. Representar a la Dirección, constituyéndose en el soporte principal del Representante Legal para la determinación, implantación, implementación y consolidación del Modelo Integrado de Gestión de la entidad. 2. Impulsar la conformación y coordinación del Modelo Integrado de Gestión. 3. Informar a la Dirección sobre el desempeño del Modelo Integrado de Gestión y de cualquier necesidad de mejora. 4. Asegurar que se establezcan, realicen y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Modelo integrado de Gestión. 5. Identificar y conocer los requisitos de la ciudadanía, usuarios, destinatarios o beneficiarios de todos los niveles de la entidad. 6. Firmar las actas y documentos relacionados con el Modelo Integrado de Gestión. 7. Representar a la Dirección en asuntos relacionados con el Modelo Integrado de Gestión, ante organismos externos. 8. Asegurar la aplicación del enfoque sistémico y basado en procesos, procurando las interacciones y vínculos de los procesos que desarrolla la entidad, mediante adecuados mecanismos de coordinación y articulación. 9. Definir y desarrollar las estrategias para integrar o armonizar el Modelo Integrado de Gestión con otros sistemas de gestión y de control relacionados y establecidos mediante normas de aplicación general.

Artículo 10.

CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL GRUPO OPERATIVO. Crear el Grupo de Trabajo Operativo del Modelo Integrado de Gestión del Fondo de Prevención y Atención de emergencias de Bogotá D.C., el cual estará integrado por: 1. Los Líderes de los Sistemas que conforman el Modelo Integrado de Gestión. 2. Un mínimo de contratistas de las diferentes áreas a saber: * Un representante de la Oficina de Información Pública. * Un representante de la Coordinación Jurídica. * Un representante del Área de Apoyo Institucional. * Tres representantes del Área de Gestión Territorial. * Dos representantes del Área de Gestión Sectorial. * Dos representantes del Área de Investigación y Desarrollo. * Un representante del Área de Emergencias. * Un representante de la Coordinación Administrativa. Podrá asistir como invitado al Grupo Operativo cualquier persona que por concepto del Coordinador de Planeación, Líderes de los Sistemas o de los miembros del Grupo Operativo, deba participar en la sesión, con voz y sin voto.

Parágrafo. Con el fin de garantizar la coordinación, fortalecimiento y continuidad de las actividades del Modelo Integrado de Gestión, se debe procurar la permanencia de las personas que conforman el Grupo Operativo.

Artículo 11.

ACTIVIDADES DEL GRUPO OPERATIVO**. Dentro del marco del objeto de sus respectivos contratos las siguientes son las actividades que en relación con el MIG cumplirán los integrantes del grupo operativo: 1. Analizar y adecuar los pasos y actividades que se deben implementar en la entidad según los manuales de implementación, teniendo en cuenta el contexto en que la entidad se desenvuelve y las características propias de la misma. 2. Coordinar y realizar paralelamente las actividades de los diferentes subsistemas que conforman el Modelo Integrado de Gestión, para lograr el desarrollo eficaz y eficiente en la implementación global del mismo. 3. Realizar todas las actividades y estrategias de soporte necesarias para la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Integrado de Gestión dentro del FOPAE. 4. Acompañar a las dependencias en el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del Modelo Integrado de Gestión en la entidad y ejecutar estrategias propuestas para su sensibilización, divulgación y aplicación. 5. Someter a verificación por parte del Representante de la Dirección los procedimientos y los cambios que se propongan por este equipo. 6. Participar activamente en las mesas de trabajo para el desarrollo de todos los componentes del Modelo integrado de Gestión de la entidad, en las cuales los miembros del Grupo Operativo deben dedicar hasta el 50% de su tiempo laboral. 7. Asesorar a la Dirección y a las distintas áreas funcionales del FOPAE, en la formulación y adopción de políticas, planes, programas, proyectos y normas en la materia de Gestión Documental. 8. Adelantar los procesos de selección y valoración documental de los fondos acumulados que implican las siguientes actividades: Estudiar los valores testimoniales, informativos e históricos de los documentos puestos a consideración, aplicar las directrices técnicas que en materia de selección y valoración autorice el Archivo de Bogotá y el Archivo General de la Nación. 9. Las demás actividades que le asigne el Comité de Coordinación, relacionadas con el Modelo Integrado de Gestión.

Artículo 12.

SESIONES. El Grupo Operativo sesionará de la siguiente forma: 1. Ordinarias: El Grupo Operativo sesionará en la sede del FOPAE y se reunirá cada quince días. 2. Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo requieran, el Coordinador de Planeación, o por solicitud de alguno de sus miembros, convocará a sesiones extraordinarias, por lo menos con tres días de anticipación. 3. ARTÍCULO 13. AGENDA**. Estará integrada por los temas que señalen los líderes de los sistemas que conforman el Modelo Integrado de Gestión, el Secretario del Grupo Operativo y por los que consideren los demás miembros del mismo.

Artículo 14.

ASISTENCIA**. La asistencia a los Comités y Grupo Operativo es obligatoria e indelegable. La inasistencia injustificada a los mismos será causal de mala conducta.

Artículo 15.

QUÓRUM. El Comité y el Grupo Operativo podrán reunirse y deliberar con la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones se tomarán por la mayoría absoluta de los asistentes y en caso de empate, se definirá por voto del Representante Legal, en el caso del Grupo Operativo por el voto del Coordinador de Planeación.

Artículo 16.

ACTAS**. De las reuniones del Comité y Grupo Operativo, el Secretario respectivo levantará actas que contendrán los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, y serán remitidas a cada una de los participantes para su revisión y aprobación. Las actas del Comité serán suscritas por el Representante Legal y las actas del Grupo Operativo por el Coordinador de Planeación y los Líderes de los subsistemas.

Artículo 17.

EVALUACION INDEPENDIENTE DEL MIG**. Crear el Grupo de Trabajo Evaluador del Modelo Integrado de Gestión del Fondo de Prevención y Atención de emergencias de Bogotá D.C., el cual estará integrado por: 1. Asesor de la oficina de control interno. 2. Auditores Internos de Calidad.

Artículo 18.

ACTIVIDADES DEL GRUPO DE TRABAJO EVALUADOR. Dentro** del marco del objeto de sus respectivos contratos de prestación de servicios, son actividades a cargo del Grupo Evaluador en relación con el MIG las siguientes: 1. Realizar la evaluación al Modelo Integrado de Gestión y a la gestión de la entidad, así como el seguimiento a los Planes de Mejoramiento Institucional y Ambiental, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la alta dirección para su puesta en marcha; 2. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Modelo Integrado de Gestión. 3. Verificar que el diseño e implementación del modelo hayan sido realizados efectivamente conforme a la estructura legal y normativa de cada subsistema. 4. Evaluar y analizar los documentos que el Modelo Integrado de Gestión proyecte en cuanto a las actividades de implementación de los subsistemas. 5. Coordinar a los auditores internos del Sistema de Gestión de Calidad, en la evaluación de la eficiencia y eficacia del sistema.

Artículo 19.

VIGENCIA. La presente resolución tendrá vigencia desde el momento de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 069 del 27 de Febrero de 2006, Resolución 290 del 16 de Agosto del 2006, Resolución 209 del 07 de junio de 2006 y Resolución 095 de 1997. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá, Distrito Capital, a los dieciséis días del mes de julio de 2007 DIANA MARCELA RUBIANO VARGAS Representante Legal Fondo de Prevención y atención de Emergencias - FOPAE